Gestion des installations hôtelières :ce qu'il faut rechercher

Les gestionnaires d'installations dans l'hôtellerie utilisent désormais des solutions logicielles hôtelières pour améliorer leur façon de travailler. En ce qui concerne les logiciels de maintenance, et lorsque vous parcourez les différentes options, cela peut sembler écrasant. Si vous voulez le bon logiciel de maintenance pour votre hôtel, tenez compte des facteurs qui affectent le plus votre équipe.

Concentrez-vous sur les questions liées à ce que fait votre équipe de maintenance au quotidien. Avec ce logiciel :

Cela m'aidera-t-il à planifier mes activités de maintenance préventive ?

Mon personnel peut-il l'utiliser pour communiquer efficacement ?

Existe-t-il des limites quant à l'endroit et à la manière dont nous pouvons accéder au logiciel ?

Existe-t-il des fonctionnalités et des ressources pour aider mon équipe à atteindre ses objectifs ?

Ce sont des questions que vous voulez éviter de poser après avoir effectué un achat. C'est pourquoi l'accès aux bons outils et au bon système peut aider. Voici quatre fonctions clés à rechercher lorsque vous recherchez le bon logiciel de maintenance pour votre hôtel ou complexe.

Outils de planification et de calendrier de maintenance

L'hospitalité exige que vos hôtels soient à leur meilleur pour le séjour de vos clients. Pour ce faire, votre équipe de maintenance doit avoir une longueur d'avance. Le plus grand obstacle auquel de nombreux hôtels sont confrontés est le retard pris dans les tâches de maintenance préventive et les inspections de routine. Cela entraîne des problèmes tels que des pannes d'équipement ou des dommages matériels non réparés pendant des jours.

Les outils de planification initiale peuvent impliquer l'envoi par e-mail d'un travail planifié ou l'attribution de tâches pour la journée. Cela peut être une méthode utile mais, avec le temps, cela peut devenir plus difficile à gérer. Ce qui est important avec la planification, c'est que votre équipe puisse être proactive plutôt que réactive. Si d'autres problèmes surviennent tout au long de la journée, le travail prévu n'est pas abandonné.

Ce que les hôtels recherchent dans un logiciel de maintenance, c'est la capacité de structurer et de suivre efficacement toutes leurs activités de maintenance de routine. La maintenance préventive est l'une des fonctionnalités les plus couramment utilisées dans les logiciels de maintenance des bâtiments. Cela implique un logiciel de maintenance préventive et des modules pour créer des ordres de travail planifiés - des activités axées sur la maintenance et la réparation proactives. La plupart des programmes fournissent des outils pour programmer des ordres de travail spécifiques de façon routinière. Cela peut être fait sur la base d'un calendrier, d'un relevé de compteur ou d'une heure de fonctionnement.

Des calendriers interactifs sont également disponibles dans les logiciels de GMAO. Le calendrier vous donne une vue de vos ordres de travail planifiés et aide à préparer votre équipe. Si un ordre de travail particulier nécessite une préparation supplémentaire, définissez un rappel par e-mail plusieurs jours à l'avance.

Logiciel de demande de maintenance

Votre maintenance est responsable de l'exécution des bons de travail et des tâches de maintenance. Cependant, ils ne doivent pas être les seuls à communiquer les besoins d'entretien des installations dans vos hôtels. Votre réception et les autres membres du personnel d'accueil sont utiles pour garder un œil sur les problèmes d'équipement de bâtiment et de service. Ils peuvent vous informer, vous ou votre responsable, des plaintes des clients, par exemple des toilettes cassées ou une chambre sans climatisation.

Même si les employés peuvent aider à mettre en lumière les problèmes, ils peuvent ne pas être en mesure de soumettre eux-mêmes un ordre de travail. Le personnel peut avoir une connaissance limitée des détails de l'équipement ou ne pas être sûr de la cause de la plainte d'un client. Un portail Web simple est une alternative populaire. Cela donne au personnel de service la possibilité d'envoyer des problèmes de maintenance aux techniciens qu'ils reçoivent des clients tout au long de la journée. Les demandes peuvent ensuite être approuvées et converties en bons de travail qui renvoient automatiquement des mises à jour de statut à l'expéditeur. Cela permet au personnel de service de l'hôtel de rassurer les clients sur le fait que leur climatisation cassée ou leur butée de porte endommagée sera prise en charge.

Accès depuis n'importe quel emplacement

Avoir un ordinateur de maintenance fixe peut être inefficace pour les grands hôtels ou les chaînes hôtelières. Les solutions logicielles basées sur le Web permettent à l'ensemble de votre organisation d'avoir un système logiciel de maintenance tout en donnant aux techniciens et au personnel la flexibilité de travailler à partir de n'importe quel ordinateur de l'entreprise. Cela aide également le personnel de service à soumettre les réclamations des clients directement depuis la réception.

Cependant, vous ne souhaitez peut-être pas que votre équipe de maintenance des installations se limite à travailler à partir de son ordinateur de bureau ou de bureau. Les appareils mobiles pour les logiciels de maintenance hôtelière peuvent être essentiels pour réagir et répondre plus rapidement aux activités quotidiennes. Lorsque les techniciens mettent à jour ou terminent des ordres de travail, ils peuvent mettre à jour les tâches de maintenance en temps réel.

Notifications et rapports de maintenance automatisés

Les rapports réguliers ne sont pas toujours faciles à préparer. Les outils de notification peuvent être utiles mais pas toujours pertinents pour votre flux de travail défini. La bonne solution logicielle de maintenance devrait vous donner la possibilité de définir les bons rappels et alertes pour votre équipe afin de la préparer aux activations à venir ou aux problèmes urgents.

La haute direction ou le directeur financier peuvent vouloir des rapports détaillés sur les coûts et les activités de main-d'œuvre. Utilisez les rapports de maintenance programmés pour planifier à l'avance; définissez les paramètres de ce que vous voulez que votre logiciel de maintenance rappelle dans votre historique de bons de travail. Ensuite, définissez une liste de réception par e-mail pour recevoir vos rapports automatiquement à une date planifiée plutôt que de créer manuellement des rapports à chaque fois.

Les rapports de maintenance détaillés peuvent s'avérer difficiles à tenir à jour manuellement. Cela est particulièrement vrai pour l'entretien des bâtiments hôteliers très fréquentés sur plusieurs sites. Même les entreprises disposant de logiciels existants sont confrontées à des défis si leur système n'est pas convivial ou accessible pour l'équipe de maintenance.

Un logiciel de maintenance des installations dans les hôtels peut être un outil utile pour votre équipe de maintenance, mais devrait également fournir des solutions pour améliorer l'expérience client. Une panne inattendue de l'équipement de service pourrait causer des désagréments à un client pendant ses vacances. La lenteur des réponses aux plaintes des clients peut également réduire la satisfaction globale des clients.

Les techniciens n'ont souvent pas d'interaction directe avec la plupart des clients de l'hôtel. Cependant, l'entretien des installations joue un rôle important dans le fait que les clients reviennent ou non pour une autre nuit. La gestion de la maintenance des hôtels implique chaque jour de nombreux défis; votre logiciel devrait être un outil pour relever ces défis. Utilisez votre logiciel pour clarifier ce que fait votre personnel de maintenance et améliorer la façon dont votre équipe travaille.