Optimisez votre programme de maintenance avec ces cinq étapes simples

Tirez le meilleur parti de votre programme de maintenance

Lorsqu'une organisation prend la décision d'aller de l'avant en achetant une GMAO (système informatisé de gestion de la maintenance) ou en mettant à niveau une solution existante, cela impliquait beaucoup de délibération. Comme il est un fait établi, investir dans une GMAO implique du temps et de l'argent. Voici cinq étapes que nous recommandons pour aider une organisation à obtenir le meilleur retour sur investissement et à optimiser l'utilisation des logiciels de maintenance préventive.

Première étape :assurez-vous d'avoir une adhésion forte et précoce de la part de la direction et des utilisateurs

Comme tout autre outil de gestion d'entreprise, les logiciels de GMAO ne peuvent faire leur travail que si les gens l'intègrent dans leurs routines de travail quotidiennes. Pour aider à améliorer les taux d'adoption par les utilisateurs, des commentaires sont nécessaires de la part des utilisateurs et de la direction sur ce qui est attendu et nécessaire du système. Ensuite, cette entrée est utilisée lors de la recherche d'options logicielles et de fournisseurs. Cela aidera à garantir que le système de GMAO sélectionné sera le mieux adapté aux flux de travail et aux pratiques commerciales actuels de l'entreprise ainsi qu'aux besoins de ceux qui l'utiliseront. De plus, une fois le nouveau système en place, les chefs de projet seront en mesure de donner l'exemple et d'encourager leurs coéquipiers à utiliser le système efficacement.

Étape 2 :Connectez-le à d'autres systèmes dans la mesure du possible

La liaison des systèmes d'entreprise aidera l'utilisateur à prendre de meilleures décisions et évitera d'avoir à ressaisir des données d'un système à un autre. L'utilisateur pourra éviter la tâche inutile de saisie de données en double qui prend du temps et est sujette aux erreurs. Lorsque vous travaillez sur un seul système connecté, les données seront automatiquement mises à jour sur le système. En utilisant cette méthode, l'utilisateur travaillera toujours avec les dernières données à jour.

Le partage et la communication au sein et entre les départements deviennent beaucoup plus faciles. Avec un programme de maintenance intégré, tout le monde a accès aux mêmes données. Il n'est plus nécessaire d'exporter des informations d'un système, puis de les reformater avant de les partager avec des collègues. En réduisant le temps consacré aux tâches administratives, cela laisse du temps mieux consacré à d'autres choses telles que le développement de produits, le marketing et la croissance de l'entreprise. Les gains de productivité sont un résultat important de l'utilisation du système CMMS.

Étape 3 :Définissez des attentes claires et investissez dans la formation

Chaque fois qu'un programme de maintenance est acheté, il est crucial de définir les attentes d'utilisation dès le départ. Sans cela, l'utilisateur peut ne pas être en mesure d'atteindre pleinement ses résultats commerciaux. En identifiant des objectifs d'utilisation spécifiques, les membres de l'équipe seront plus enclins à utiliser le logiciel autant que possible et à être satisfaits des résultats.

Outre l'identification de vos attentes, il est également important de s'assurer que le personnel sait comment utiliser le système avec une formation pratique pour atteindre ces objectifs. La formation doit viser à répondre aux besoins uniques des membres de l'équipe ou du service. Avoir du matériel de formation facilement disponible après la première session de formation en direct est une ressource de référence utile. Faire un suivi avec une autre session de formation programmée six mois après la mise en service du système est une bonne idée. La formation supplémentaire, une fois que le personnel est déjà familiarisé avec le système, est utile car elle donne aux utilisateurs la possibilité d'avoir de nouvelles réponses à leurs questions et permet à la direction de renforcer leurs attentes.

Étape 4 :Utilisez des tableaux de bord personnalisés pour mettre en avant les informations les plus importantes

Dans l'environnement en évolution rapide d'aujourd'hui, avoir un accès rapide et facile à la demande de maintenance cruciale est essentiel au bon fonctionnement de l'installation. C'est là que les tableaux de bord des logiciels de gestion des installations entrent en jeu. Beaucoup d'entre eux, dont le nôtre chez Hippo CMMS, proposent des tableaux de bord personnalisables qui affichent rapidement les données essentielles. Cela facilite le travail à bien des égards, notamment en réduisant la nécessité de lire de longs rapports ainsi qu'en facilitant l'accès aux ordres de travail, à l'utilisation de l'équipement et aux listes d'inventaire. Avoir ce type d'informations à première vue permet de gagner du temps, tout en garantissant que les décisions prises seront basées sur les données les plus récentes. Avec des outils de gestion d'entreprise comme la GMAO, les entreprises auront la certitude que les décisions importantes seront basées sur des données précises et à jour.

Hippo CMMS porte les tableaux de bord traditionnels à un tout autre niveau. Avec eux, vous pouvez :

• Importez des manuels d'éléments, des images et d'autres informations pour un accès facile.
• Stockez des plans et des schémas d'itinéraires pour améliorer l'entretien de votre flotte
• Créez des écrans personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise
• Afficher les récapitulatifs interactifs des bons de travail
• Recueillir toutes les informations sur les actifs et les équipements (des images de modèles aux balises) dans des plans d'étage interactifs

Ces tableaux de bord conviennent parfaitement aux grandes organisations multi-établissements des secteurs de la santé, du gouvernement, de l'hôtellerie, de la restauration, de la vente au détail et de l'éducation.

Étape 5 :Effectuez des vérifications régulières du système

Faire de la maintenance préventive sur la GMAO est un exercice important mais souvent négligé. Idéalement, programmez des vérifications de routine sur la GMAO tous les six mois. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Mon logiciel est-il à jour ?
• Est-ce que je reçois les rapports dont j'ai besoin ?
• Y a-t-il d'autres choses que nous pourrions automatiser avec le logiciel ?

Lors de l'exécution de ces vérifications de routine, c'est également le bon moment pour évaluer si les utilisateurs actuels ont des questions ou si de nouveaux employés ont besoin d'une formation sur le système.

En suivant ces pratiques de maintenance préventive, vous serez sur la bonne voie pour tirer le meilleur parti de votre GMAO.

Hippo CMMS s'efforce d'être un leader dans la gestion simple de la maintenance. Ceci est réalisé en développant un logiciel convivial et rentable et le meilleur support pour nos clients. Si vous souhaitez explorer davantage notre logiciel de pointe, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours !

Essayez Hippo CMMS par vous-même pour en savoir plus ou parlez à un spécialiste en logiciel.

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