Solutions CMMS : 5 indicateurs clés que votre organisation devrait adopter un système CMMS

Les entreprises d'aujourd'hui réalisent les avantages de l'implémentation d'un CMMS. Dans le passé, les systèmes de gestion de maintenance n'étaient trouvés que dans les usines de fabrication, mais nous voyons maintenant des logiciels de maintenance utilisés dans les établissements d'enseignement, les établissements de santé, les municipalités, les installations sportives et récréatives, les centres commerciaux, à peu près tout type d'installation. Si vous êtes un gestionnaire de maintenance ou d'installations, vous pourriez vous demander : « Comment savoir si une solution CMMS est bonne pour mon organisation ? » Les suivants sont 5 signes révélateurs que votre organisation a besoin d'un système de gestion de maintenance.

1. Votre entreprise n'a pas de programme de maintenance préventive en place

De nombreuses entreprises n'ont pas de programme de maintenance préventive formel en place. Par formel, je fais référence à avoir des processus standardisés et des procédures définies en place impliquant l'automatisation, et tenant les gens responsables de l'achèvement des tâches. La maintenance préventive sert à réduire les temps d'arrêt d'équipement. En surface, cela réduit le temps et l'argent dépensés pour réparer l'équipement. De plus, la maintenance préventive régulière augmente la productivité, réduit les arrêts de production et augmente l'espérance de vie de l'équipement. Les organisations ont souvent des programmes de maintenance préventive en place, mais ils font défaut. Si votre département de maintenance travaille à partir d'un manuel ou livre, un presse-papiers ou des tableurs, vous devriez envisager un logiciel de maintenance préventive. Opter pour un système de maintenance préventive offrira de nombreux avantages :

• Notifications anticipées quand les PM arrivent à échéance
• Alertes quand les bons de travail de maintenance préventive sont en retard
• Mises à jour sur les pièces nécessaires et les niveaux d'inventaire actuels
• Commande de pièces quand les niveaux d'inventaire tombent en dessous du seuil
• Suivi du temps et des coûts pour compléter le travail
• Reporting en temps réel sur la performance de la maintenance préventive
• Instaure une culture qui considère la maintenance préventive comme une priorité

2. Les réparations et la maintenance non planifiée ne sont pas documentées

Si vous envisagez le CMMS pour votre entreprise, vous vous demandez probablement : « Combien de fois l'équipement 'X' est-il tombé en panne l'an dernier ? » « Combien d'argent avons-nous investi dans la réparation de la machine 'Y' ? » « À quelle fréquence réparons-nous la douche dans l'unité 101 ? » Avec un système informatisé de gestion de maintenance, les gestionnaires d'installations et de maintenance trouvent facilement des réponses à ces questions, et plus. Les solutions CMMS sont équipées d'outils de gestion de bons de travail à la demande qui permettent aux utilisateurs de documenter les événements de maintenance non planifiée quand ils surviennent et de les suivre de la soumission à la complétion. À travers ce processus, des données importantes sont enregistrées qui peuvent être utilisées par les gestionnaires pour prendre des décisions éclairées. Cela inclut :

• Date et heure de soumission du bon de travail
• Informations du demandeur
• Temps de réponse du technicien ou entrepreneur assigné
• Temps requis pour compléter
• Coûts et matériaux impliqués dans le bon de travail
• Fréquence de ce type de bon de travail

En plus de toutes les métriques ci-dessus, avoir un système de bons de travail informatisé améliore le temps de réponse aux bons de travail critiques. Quand un ascenseur tombe en panne ou qu'un tuyau éclate, les minutes peuvent égaler de GROS SOUS. Si l'amélioration du temps de réponse à la maintenance non planifiée est un objectif, l'implémentation d'un logiciel de maintenance informatisé vous aidera à l'atteindre.

3. L'attente de pièces est un contretemps courant

Trouvez-vous que votre équipe de maintenance attend souvent l'arrivée de pièces ? Les bons de travail sont-ils régulièrement retardés en raison de ne pas avoir ce dont vous avez besoin en inventaire et pièces en commande ? Si ce sont des problèmes courants, il est temps de commencer à faire des recherches sur les logiciels CMMS. Presque tous les logiciels de maintenance informatisés viennent avec des outils de gestion d'inventaire qui permettent aux gestionnaires de maintenance de s'assurer que les pièces critiques sont disponibles quand nécessaire. Le logiciel de gestion d'inventaire peut :

• Définir des seuils de quantité min et max
• Fournir des informations détaillées sur les fournisseurs et coûts des pièces
• Lier les pièces aux équipements et bons de travail de maintenance préventive
• Envoyer des alertes quand les niveaux d'inventaire sont bas
• Être scanné avec des lecteurs de codes-barres et appareils mobiles
• Générer des bons de commande
• Suivre l'utilisation et les coûts des pièces dans le temps
• Réduire l'inventaire disparu par vol ou autre
• Réduire les coûts de dépréciation par le juste-à-temps

Avoir des solutions CMMS en place donne aux gestionnaires de maintenance et d'installations plus de contrôle sur leur inventaire et assure que les pièces critiques sont disponibles quand nécessaires.

4. Le suivi et la planification de la main-d'œuvre doivent être améliorés

Si votre département de maintenance implique 1 ou 2 personnes, le suivi de la main-d'œuvre et la planification d'événements peuvent être assez simples et peuvent probablement être gérés en utilisant Outlook ou une application de calendrier similaire. À mesure que le département de maintenance grandit et que plus de personnes sont impliquées, le suivi des heures de main-d'œuvre et la planification des tâches deviennent plus compliqués. De nombreuses entreprises opèrent sans systèmes de suivi formels pour leurs équipes de maintenance, et sentent qu'elles fonctionnent bien sans problèmes. Le logiciel CMMS devrait être considéré non seulement quand les problèmes sont évidents, mais quand les opérations peuvent être améliorées. Les systèmes de logiciels de maintenance sont instrumentaux pour identifier et résoudre les goulets d'étranglement avec l'utilisation de la main-d'œuvre, surveiller la réactivité du personnel, les coûts de main-d'œuvre, la planification de la maintenance préventive et planifiée et la prévision. Ces systèmes offrent aux gestionnaires l'opportunité d'améliorer le temps de réponse et l'utilisation de la main-d'œuvre et de réduire les coûts de main-d'œuvre.

5. Il n'y a pas de mesures de performance formelles en place

Pour que les entreprises restent compétitives, il doit y avoir une culture de réduction des coûts à l'échelle de l'entreprise. Les coûts n'existent pas pour être accumulés ; ils sont là pour être réduits. Les solutions CMMS équipent les gestionnaires avec de puissants outils de reporting qui livrent des données en temps réel sur la performance opérationnelle de maintenance et les aident à prendre des décisions éclairées et des prévisions plus précises. Si vous êtes nouveau au CMMS, vous bénéficierez de rapports sur la main-d'œuvre, l'inventaire et les coûts de réparation, et à mesure que vous vous impliquez davantage, vous progresserez vers des métriques plus granulaires comme le temps moyen de réponse, le temps moyen de réparation, les temps d'arrêt d'équipement, les taux d'utilisation de la main-d'œuvre et l'analyse de tendances. En fin de compte, le logiciel CMMS peut être configuré pour faire des rapports sur n'importe quelle donnée qui est enregistrée et sera un outil nécessaire pour optimiser l'efficacité de la maintenance.

Selon des sites comme Software Advice et Capterra, il y a bien plus de 100 solutions CMMS, toutes offrant la gestion des bons de travail, la maintenance préventive, et les modules de gestion d'inventaire et d'équipement. Prenez le temps de faire vos recherches. Investir dans un logiciel de gestion de maintenance n'a pas besoin de coûter des milliers de dollars d'avance. Il y a de nombreuses opportunités d'essais gratuits, et il y a des options adaptées aux organisations petites et grandes.