Votre organisation à but non lucratif pourrait-elle bénéficier d'un logiciel de GMAO ?

Lorsque chaque dollar est donné, il y a toujours une pression pour réduire les coûts. En conséquence, les organisations à but non lucratif effectuent souvent des coupes dans des domaines qui ne sont pas le travail des clients de première ligne - des domaines tels que la maintenance. Malheureusement, cela peut faire grimper les coûts, car les réparations et la désorganisation constantes de la maintenance réactive prennent un temps précieux pour les bénévoles ou les employés. Avec des pannes constantes et sans les ressources nécessaires pour les réparer, votre organisation à but non lucratif est moins efficace et peut perdre de vue sa mission globale.

Un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) peut aider les organisations de toutes tailles à rationaliser leurs responsabilités de maintenance tout en économisant de l'argent. Les systèmes CMMS ont la capacité de réduire les coûts globaux de plusieurs manières, de l'augmentation de la longévité de vos actifs grâce à une réparation de maintenance proactive à la réduction des heures supplémentaires en rationalisant le travail administratif redondant sur un système numérique. Lisez la suite pour apprendre que le logiciel de GMAO pour les organisations à but non lucratif peut aider tous les aspects.

La gestion d'une organisation à but non lucratif

Maintenir les installations tout en réduisant les coûts représente un défi pour de nombreuses organisations, mais la nature du travail à but non lucratif le rend encore plus difficile. Les petites organisations à but non lucratif peuvent ne pas avoir de responsable de l'entretien à temps plein, et celles qui en ont ont souvent des bénévoles qui s'occupent de l'essentiel des travaux d'entretien et de réparation. La fréquentation peut être imprévisible, et il n'y a pas toujours assez de personnes pour terminer les tâches de maintenance, sans parler de la difficulté à trouver des bénévoles possédant les bonnes compétences pour effectuer les réparations.

Il est également difficile de communiquer ce qui doit être fait, car quelqu'un qui vient une ou deux fois par semaine ne comprendra pas tous vos besoins d'entretien. Et si quelque chose se brise et que vous n'avez qu'un ou deux volontaires qui savent comment le réparer, il se peut qu'il n'y ait personne de disponible; vous devrez soit attendre leur prochaine journée de bénévolat, soit rechercher un entrepreneur extérieur capable de faire le travail.

De nombreux organismes à but non lucratif utilisent des équipements anciens donnés qui se cassent plus souvent et leurs installations peuvent ne pas être en particulièrement bon état, nécessitant plus d'entretien que les bâtiments plus récents. Mais avec des contraintes budgétaires imprévisibles, il y a toujours la tentation de reporter les tâches de maintenance aussi longtemps que possible.

Bien que les subventions et les campagnes de dons soient utiles pour financer d'importants programmes à but non lucratif, ces fonds sont généralement alloués à un projet et ne peuvent pas être utilisés pour la réparation ou l'entretien des installations. En bref, vous dépendez de bénévoles inexpérimentés (et parfois peu fiables) pour entretenir des équipements et des installations obsolètes avec un budget restreint.

Qu'est-ce qu'un logiciel GMAO ?

Un système informatisé de gestion de la maintenance, ou GMAO, est un logiciel qui rationalise tous les aspects de vos tâches de maintenance. Il est plus facile de :

• Planifier et automatiser les tâches de maintenance sur un calendrier informatisé
• Fournir un portail simple de demande d'ordre de travail pour les clients, le personnel et les bénévoles
• Suivez les bons de travail et créez-les en déplacement via une application GMAO mobile
• Générer des ordres de travail planifiés pour les fournisseurs externes
• Surveiller les performances de l'équipement et des travailleurs et générer des rapports

"Sans logiciel, le personnel de maintenance est obligé de gérer avec des méthodes manuelles, telles que des bons de travail papier ou des feuilles de calcul et des calendriers", explique Taylor Short, chercheur de marché GMAO chez Software Advice, un site Web qui compare et examine les logiciels GMAO et d'autres logiciels d'entreprise.

La GMAO est utilisée par tout le monde, des petites entreprises aux multinationales, mais la complexité de certains logiciels de gestion de la maintenance peut la rendre peu pratique pour la plupart des organisations à but non lucratif. Hippo CMMS est conçu pour être suffisamment convivial pour les plus petites organisations à but non lucratif, mais suffisamment riche en fonctionnalités pour les grandes organisations aux besoins complexes.

Organisez-vous des collectes de fonds ou des événements presse dans votre établissement ?

Peu importe à quel point les choses deviennent chaotiques dans les coulisses, votre organisation doit être parfaite lors d'une collecte de fonds ou d'un événement médiatique. Le bâtiment doit être impeccable, le climat contrôlé et tout dommage inesthétique aux installations doit être réparé.

De plus, vous devrez peut-être installer un système audiovisuel ou un autre équipement rarement utilisé pour divertir et informer vos invités. Un câble de micro manquant ou un fusible interne grillé peuvent faire la différence entre un discours d'ouverture efficace qui impressionne les donateurs et un fiasco qui les fait réfléchir à deux fois avant de soutenir votre organisation.

Le logiciel de gestion des bons de travail à la demande d'Hippo peut vous aider à vous assurer que toutes les tâches de réparation et de configuration sont terminées avant le grand événement. Vous pouvez utiliser l'outil pour connecter le personnel, les bénévoles, les responsables de la maintenance et les techniciens externes. Toute personne que vous ajoutez peut soumettre des demandes de maintenance en cas de besoin, en informant immédiatement le responsable de la maintenance.

Le gestionnaire peut alors assigner chaque tâche à un bénévole ou à un entrepreneur extérieur, la catégoriser, marquer sa priorité et ajouter d'autres détails pertinents. Les responsables peuvent également accéder à des rapports détaillés pour suivre les ordres de travail terminés ou découvrir les projets en retard.

Étant donné que Hippo CMMS fonctionne à partir de n'importe quel appareil, toute personne ayant accès au système dans votre organisation peut mettre à jour les bons de travail. Cela signifie que vous saurez que la sonorisation a été configurée et que la salle de réunion a été nettoyée, au lieu de réaliser que le micro ne s'allumera pas lorsqu'il sera trop tard pour faire quoi que ce soit.

Gérez-vous plusieurs propriétés ?

Les petites organisations à but non lucratif peuvent fonctionner avec un bon leadership et quelques bénévoles dévoués. Cependant, travailler sur plusieurs propriétés augmente considérablement la complexité de la gestion des installations et de l'entretien des bâtiments.

La logistique se complique. Vous ne pouvez pas compter sur le bouche à oreille ou gérer les bons de travail avec du papier, car les informations ne circuleront pas de manière fiable d'un bâtiment à l'autre. Les outils que vous déposez dans un bâtiment se retrouvent dans l'autre, car le personnel ou les bénévoles les empruntent pour effectuer les réparations nécessaires. Sans système centralisé, les rapports sur les progrès de la maintenance dans toutes les installations prennent plus de temps.

Ce manque d'organisation passe souvent inaperçu jusqu'à ce qu'il y ait une urgence. La plomberie tombe en panne dans le nouveau bâtiment, ou l'électricité est coupée, et vous vous rendez compte que vous ne savez pas quelles pièces sont sous la main. Vous pouvez soit espérer que vos outils se trouvent là où vous les avez vus pour la dernière fois, soit distribuer de l'argent pour un matériel d'urgence.

Le logiciel Hippo CMMS élimine le stress lié à la maintenance de plusieurs sites. Notre système de gestion de la maintenance des actifs et des équipements vous permet de visualiser tous vos équipements à partir d'un plan d'étage et de stocker des images, des manuels d'exploitation et de maintenance et d'autres informations cruciales, afin que les bénévoles, les employés et les sous-traitants externes aient toujours des documents importants à portée de main. Vous pouvez même configurer des avertissements d'inventaire pour réapprovisionner lorsque les pièces deviennent faibles et planifier un entretien régulier pour le CVC, les chauffe-eau et tout ce qui nécessite des mises au point régulières.

Fournissez-vous des services de santé ?

Lorsqu'il s'agit de soins de santé, de petites erreurs peuvent avoir des conséquences dramatiques. Que vous travailliez dans un grand hôpital à but non lucratif ou dans une petite clinique gratuite, le maintien de la propreté des installations et du bon état de fonctionnement de l'équipement fait une grande différence dans la qualité des soins prodigués aux patients par votre personnel.

De plus, les procédures de maintenance sont plus compliquées dans les soins de santé. Il existe des règles spécifiques sur la manière et le moment de nettoyer les installations, ainsi que des politiques de contrôle d'accès strictes, ce qui peut compliquer la planification de la maintenance. Les équipements spécialisés tels que les appareils IRM doivent être entretenus de manière constante, nécessitant des techniciens externes. Et en plus de tout cela, vous devez toujours faire tout l'entretien régulier du bâtiment et des installations.

Le logiciel Hippo CMMS fournit des solutions de gestion de la maintenance des soins de santé et des hôpitaux pour les organisations de toutes tailles. Il est évolutif et comprend un nombre illimité d'utilisateurs, ce qui vous permet de donner le bon niveau d'accès à tous ceux qui en ont besoin, de l'administrateur en chef aux techniciens qui n'interviennent que lorsqu'une réparation spécialisée est nécessaire.

Les médecins, les infirmières et les autres membres du personnel peuvent soumettre des demandes de travail au responsable de la maintenance, qui peut les hiérarchiser et les affecter au personnel de nettoyage, aux sous-traitants ou aux techniciens extérieurs en temps réel. Les responsables peuvent également configurer le logiciel pour créer automatiquement des listes de tâches d'activités de maintenance préventive, que les travailleurs peuvent recevoir et mettre à jour sur des appareils portables.

Étant donné que le logiciel organise et stocke les informations sur les sous-traitants, il est également facile de suivre la maintenance préventive spécialisée. Que vous ayez besoin que les sols soient récurés demain ou que la machine à rayons X soit entretenue par un technicien extérieur dans 6 mois, Hippo CMMS envoie et suit automatiquement le bon de travail.

Les actifs de votre établissement sont-ils irremplaçables ?

L'atmosphère calme et réfléchie d'une galerie ou d'un musée peut sembler à l'opposé d'un établissement de santé très fréquenté, mais les deux nécessitent des soins minutieux de la part du personnel d'entretien. La négligence nécessitait un entretien du système de climatisation et vous pourriez endommager une peinture inestimable ou un artefact culturel. Utilisez le mauvais produit chimique de nettoyage et vous pourriez détruire une antiquité unique en son genre.

Le logiciel Hippo CMMS réduit le risque d'erreur humaine. Les ordres de travail ne sont pas relayés de bouche à oreille ou notés sur papier - ils sont enregistrés et suivis dans un logiciel, avec autant de détails que nécessaire. Les ordres de travail de maintenance préventive contiennent des listes de contrôle des tâches étape par étape, garantissant une approche standardisée pour chaque ordre de travail.

Ce n'est pas une différence triviale; il ne serait pas pratique d'envoyer une équipe de nettoyage avec un classeur rempli d'instructions spécifiques pour chaque article ou section d'une collection fragile. Avec Hippo, cependant, c'est facile. Chaque travailleur reçoit des ordres de travail individuels depuis son smartphone ou sa tablette, avec des instructions d'entretien particulières pour chaque tâche. Avec une plus grande responsabilité et plus d'informations, vous pouvez être sûr que chaque membre de votre personnel de maintenance traitera les travaux avec le soin qu'ils méritent.

Avez-vous des difficultés à suivre les codes ou les inspections ?

Si vous opérez aux États-Unis, vous êtes probablement déjà sous le coup de l'OSHA et des lois du travail. Il existe également des codes de sécurité des bâtiments à suivre - des avertisseurs de fumée et des extincteurs à entretenir, et des moyens de sortie pour éviter tout encombrement. Il existe des codes supplémentaires si vous fournissez un logement ou des services médicaux, enseignez des compétences ou exploitez un atelier d'usinage, vendez des produits ou cuisinez et servez de la nourriture - presque tout ce que fait votre organisation ajoute des exigences de conformité. Une seule inspection ratée peut entraîner de lourdes amendes, la fermeture de l'installation et une réputation entachée.

Le logiciel Hippo CMMS facilite le suivi de tous les petits détails. Les tâches de conformité de routine, comme s'assurer que les sorties sont claires, peuvent être transformées en ordres de travail automatiques qui se répètent aussi souvent que nécessaire. La GMAO informe automatiquement le responsable de la maintenance, garantissant que même les tâches qui ne doivent être effectuées qu'une fois tous les plusieurs mois, comme la vérification des détecteurs de fumée, ne sont pas oubliées.

Dans une organisation à but non lucratif, chaque dollar compte. Un service de maintenance inefficace peut peser sur votre budget et rendre votre organisation moins efficace. Hippo CMMS peut aider votre organisation à but non lucratif accomplissez tout le travail qui se passe dans les coulisses, tout en économisant plus d'argent pour votre mission.