Principales fonctionnalités CMMS pour rationaliser les opérations de maintenance

Fonctionnalités du logiciel CMMS dont vous avez besoin

Un nombre croissant d'entreprises dans un large éventail de secteurs industriels, de services et d'entreprises ont réalisé que leur approche « crayon et papier » ou tableur de la gestion de maintenance n'est plus suffisante. La concurrence accrue sur le marché, les exigences économiques et les changements technologiques sont les principales raisons pour lesquelles les entreprises cherchent des moyens d'améliorer leur stratégie de maintenance. Dans le but de fonctionner mieux, plus vite, plus intelligemment et plus efficacement, les entreprises sont motivées à trouver des moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, in fine, en atteignant un plus grand retour sur investissement (ROI). Pour toutes ces raisons, les propriétaires d'entreprises se tournent de plus en plus vers la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) comme solution de gestion de maintenance.

Pour ceux qui envisagent un système de maintenance automatisé, la sélection d'un logiciel CMMS peut sembler un peu accablante au premier abord, surtout compte tenu du nombre croissant de fournisseurs trouvés en ligne. Un bon point de départ dans le processus est de d'abord comprendre ce qu'est le logiciel CMMS, puis de se familiariser avec les fonctionnalités de système disponibles. Avec cette information, des décisions éclairées peuvent alors être prises pour trouver un système qui conviendra à votre entreprise, ses objectifs de maintenance et son budget.

Qu'est-ce qu'un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) ?

Pour commencer, le logiciel CMMS est mieux décrit comme un groupe de systèmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble de l'opération d'une installation ou, alternativement, le statut d'un équipement individuel. Ces outils puissants et robustes offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive ou des réparations. Cette dernière fonctionnalité — maintenance préventive (PM) — représente le pilier du logiciel de maintenance. La capacité de planifier des bons de travail PM en utilisant des paramètres variables et personnalisables, d'envoyer à distance des notifications concernant les bons de travail en attente, en cours ou en retard, et de générer instantanément des rapports PM est l'atout majeur pour la plupart des entreprises souhaitant non seulement améliorer l'efficacité et réduire les coûts, mais aussi prendre des décisions sur leurs opérations alors qu'elles avancent.

Liste des fonctionnalités CMMS

Tous les logiciels de gestion de maintenance automatisés font à peu près la même chose, comme le contrôle des stocks, les bons de travail, les plannings PM et les rapports. Les différences concernent principalement la façon dont le système est déployé ainsi que la polyvalence avec laquelle leurs fonctions sont exécutées. Voici une liste des fonctionnalités logicielles CMMS les plus recherchées par les propriétaires d'entreprises :

CMMS sur site vs Web – Les systèmes CMMS sont disponibles dans deux formats de base ; logiciel basé sur le cloud et logiciel autonome, installé sur site. Chacun est un excellent système ne différant que par la façon dont il est géré et déployé. Les systèmes autonomes nécessitent que le logiciel soit installé sur les ordinateurs de l'entreprise. Ils nécessitent également certaines spécifications de système informatique, logiciel de sécurité système ainsi que du support technique interne pour s'occuper de la maintenance et des mises à niveau du système. D'autre part, le logiciel basé sur le cloud est accessible via le serveur du fournisseur avec toute la maintenance et les mises à niveau fournies à distance. En dehors des différences de coûts entre les systèmes (avec des coûts initiaux plus élevés pour les systèmes autonomes et des coûts à long terme plus élevés pour les systèmes basés sur le cloud), les systèmes autonomes peuvent offrir plus de contrôle sur la sécurité des données et la maintenance de l'entreprise ; mais à un coût additionnel. D'autre part, les systèmes basés sur le cloud retirent le travail, l'inquiétude et les coûts additionnels de la maintenance et des mises à niveau.

Capacités d'accès au système – Pour les propriétaires d'entreprises avec de grandes organisations, pouvoir attribuer différents niveaux d'accès au système est important. Par exemple, les gestionnaires de maintenance peuvent avoir un accès complet au système tandis que les techniciens de maintenance ont un accès limité aux fonctionnalités ou zones spécifiques du système.

Accessibilité des appareils mobiles – L'une des fonctionnalités les plus attrayantes du logiciel CMMS est la capacité de passer des bons de travail, vérifier l'inventaire, commander des pièces ou générer des rapports, etc., en déplacement. Pouvoir accéder à un tableau de bord CMMS sur n'importe quel appareil avec accès Internet est un énorme gain de temps comparé à devoir retourner au bureau pour accomplir ces tâches. L'accessibilité mobile du logiciel CMMS réduit les délais inutiles sur de nombreux fronts.

Lecture de codes-barres et capacités photo – Avec l'accessibilité des appareils mobiles viennent deux autres fonctionnalités intégrées importantes ; lecture de codes-barres et photos. Ces deux fonctionnalités sont extrêmement avantageuses car elles réduisent les erreurs et la confusion inutiles. Les techniciens de maintenance peuvent prendre une photo de l'équipement nécessitant une réparation et également scanner une image du code-barres d'une pièce nécessitant un remplacement. Des bons de travail précis et/ou des commandes de pièces peuvent être faits immédiatement sans délais chronophages dus à des erreurs commises par confusion sur quel équipement a besoin d'entretien ou commande de la mauvaise pièce.

Dessins architecturaux – Pouvoir accéder aux dessins architecturaux (c'est-à-dire un rendu d'un design architectural en vue de plan et/ou d'élévation d'un bâtiment ou structure) depuis un tableau de bord CMMS fournit une autre façon d'identifier l'emplacement exact d'un équipement nécessitant un service. Au-delà, le plan d'une installation notera, entre autres, tous les placements électriques et de plomberie. Ceux-ci peuvent être vitaux lorsqu'il s'agit de faire des modifications à un bâtiment qui pourraient impliquer le déplacement, la mise à niveau ou le remplacement d'équipement.

Implémentation, Intégration et Support Continu – Un aspect critique de tout système logiciel CMMS est de s'assurer que le système fonctionne comme prévu et que le personnel de maintenance l'utilise correctement. C'est là qu'avoir accès à un support fiable et opportun de la part d'un fournisseur CMMS peut tracer la ligne entre le succès et l'échec pour une entreprise. La phase d'implémentation d'un système automatisé est critique et implique la saisie de données sur l'inventaire, les actifs et les utilisateurs ainsi que la configuration des PM selon les besoins. Si cette phase n'est pas faite correctement, le système ne fonctionnera pas bien, peu importe à quel point ses utilisateurs sont bien informés. Pour cette raison, le fournisseur CMMS offre un choix d'audits internes ou de support technique à distance et par téléphone. Il existe également une variété de ressources d'intégration et continues disponibles pour les utilisateurs sous forme de manuels en ligne, vidéos, e-mail, chat et enregistrements de webinaires ainsi que support téléphonique pour répondre aux préoccupations opérationnelles des utilisateurs ou fournir un rafraîchissement pour les tâches qui ne sont pas faites régulièrement.

Conclusion
Alors que la population des utilisateurs de logiciels de gestion de maintenance continue de croître, le nombre de fournisseurs de logiciels CMMS augmente aussi. Pour cette raison, les propriétaires d'entreprises sont les mieux servis en se familiarisant avec les formats de système, les fonctionnalités logicielles CMMS et les grilles tarifaires qui séparent l'un de l'autre. La clé est de faire correspondre les objectifs de gestion de maintenance de votre entreprise avec le bon produit, le bon prix et les services de support.