Comment justifier le coût d'une GMAO

Blog invité d'Elizabeth Mazenko de Better Buys

Faire participer les gens au changement n'est pas toujours facile.

Cela est particulièrement vrai dans le secteur de la maintenance, où de nombreuses personnes s'appuient encore sur des formulaires papier sans manifester un grand intérêt pour l'adoption de logiciels de gestion de maintenance tels que les systèmes de gestion de maintenance informatisés (GMAO).

Souvent, les responsables de la maintenance s'en tiennent aux formulaires papier pour quatre raisons :

1. Ils ne veulent pas former leurs employés aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus.
2. Ils ont déjà eu des problèmes avec les formulaires électroniques ou mobiles.
3. Ils ont besoin d'une solution qui fonctionne au bureau et sur le terrain.
4. Ils ne veulent pas payer pour toutes les fonctionnalités alors que l'établissement n'en utilisera que quelques-unes.

Déterminer le retour sur investissement (ROI) d'une GMAO peut vous aider à montrer la valeur de la solution et à obtenir l'adhésion de la haute direction. Voici ce que vous devez savoir sur le calcul du ROI d'une GMAO.

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Pour commencer

Il n'y a pas deux installations identiques, ce qui signifie que vous devez comprendre les processus et stratégies actuels de votre entreprise pour comprendre les avantages de l'introduction d'une GMAO.

Pour ce faire, vous devez mesurer les indicateurs de performance clés (KPI) de vos actifs au fil du temps. Cela peut inclure :

• Perte de revenus et de budget due à l'indisponibilité des actifs
• Suivi et organisation des stocks
• Durée de vie réelle d'un élément par rapport à son espérance

Conseil de pro :Plus vous examinez de données, mieux vous comprendrez vos résultats. Si les données historiques ne sont pas disponibles, vous devez mesurer ces KPI pendant au moins six mois à un an pour obtenir une vue précise des performances de vos actifs.

Ensuite, vous devez répondre aux quatre questions suivantes pour avoir une bonne idée de la façon dont les différentes fonctionnalités de GMAO peuvent améliorer les performances et les processus de maintenance :

1. Quelles données/rapports rendraient le travail plus facile ?
2. Quelles informations votre superviseur demande-t-il systématiquement ?
3. Où va la majeure partie de votre budget de maintenance ?
4. Quel est votre ratio maintenance planifiée (PM)/maintenance corrective (CM) souhaité ?

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Calcul du ROI

Pour calculer avec précision le ROI d'une GMAO, vous devez déterminer le coût total de possession et la valeur de la solution de maintenance.

Coût total de possession

Le coût total de possession consiste à ajouter tous les coûts initiaux de mise en œuvre de la GMAO aux coûts à long terme de maintenance de la solution. Lorsque vous décidez dans quelle GMAO investir, assurez-vous de poser des questions sur les coûts suivants :

• Prix initial du logiciel ou de la licence
• Matériel et logiciels supplémentaires requis
• Services et assistance pour la mise en œuvre de solutions
• Formation des utilisateurs et des administrateurs
• Assistance et mises à niveau à long terme
• Frais de renouvellement de licence

Valeur GMAO

La valeur d'une GMAO est facile à voir, et sa mise en œuvre peut réduire les coûts commerciaux entre 12% et 18%. Cependant, pour avoir une idée précise de la valeur qu'une GMAO peut apporter à votre entreprise, vous devez examiner les métriques suivantes :

• Durée de vie de l'actif :nombre d'années estimé pour prolonger le cycle de vie d'un actif
• Heures supplémentaires – moyenne de la main-d'œuvre horaire (y compris les heures supplémentaires) perdues
• Inventaire :temps moyen perdu en raison d'un inventaire insuffisant
• Services publics :montant du budget consacré aux services publics par rapport aux coûts attendus lorsque les services publics fonctionnent à plein rendement
• Productivité :temps passé sur des tâches telles que la planification et la gestion des ordres de travail
• Efficacité de la gestion des documents :combien de temps il faut pour créer, archiver, copier, rechercher et récupérer des documents critiques

Une GMAO offre de nombreuses fonctionnalités avantageuses qui peuvent améliorer vos flux de travail actuels et votre efficacité. L'utilisation de ces métriques pour déterminer la valeur potentielle qu'une GMAO peut apporter à votre entreprise aidera à convaincre un responsable de la maintenance d'en utiliser une.

La formule

Une fois que vous avez déterminé les coûts et la valeur, vous pouvez mettre les mesures dans cette formule :

ROI GMAO =(Valeur – Coûts) / Coût

L'effet positif

Le calcul du ROI peut vous aider à montrer la valeur d'une GMAO et justifier les coûts d'achat pour obtenir le soutien de la haute direction.

Biographie de l'auteur : 
Elizabeth est rédactrice chez Better Buys, une source fiable d'actualités et de recherches sur les logiciels de maintenance. Suivez-la sur @ElizMazenko pour en savoir plus sur les logiciels d'entreprise et la recherche technologique associée.

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