Tarification abordable des logiciels GMAO : à quoi s'attendre

Au cours de la dernière décennie, de plus en plus de propriétaires d'entreprises se tournent vers les logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) comme logiciel de gestion d'installations. La concurrence accrue sur le marché, les exigences économiques ainsi que les changements technologiques et les tendances du marché ont tous motivé les entreprises à rechercher des moyens améliorés d'accroître l'efficacité opérationnelle. Ayant auparavant compté sur des approches traditionnelles de type tableur ou « crayon et papier » pour la gestion de maintenance, un nombre croissant de propriétaires reconnaissent désormais la nécessité de passer à une GMAO, un système qui va bien au-delà du simple décompte des chiffres associés aux réparations, aux coûts d'équipement et aux niveaux de stock. Pour performer à une efficacité maximale, les entreprises d'aujourd'hui doivent rester au top de leurs activités de gestion de maintenance grâce à des vérifications de maintenance préventive régulières, de meilleures allocations de ressources et des économies de coûts démontrées. Ayant reconnu le besoin d'un système de gestion de maintenance automatisé, les propriétaires sont souvent submergés dans leur recherche par la gamme de produits GMAO disponibles sur le marché. Acquérir un logiciel GMAO abordable qui convient parfaitement à votre exploitation peut être un défi supplémentaire. Voici comment sélectionner un logiciel GMAO abordable qui répond à la fois à vos besoins et à votre budget.

Comprendre les fonctions d'une GMAO

Pour comprendre à quoi ressemble un logiciel GMAO pas cher, il faut d'abord résumer ce qu'est un logiciel GMAO en général. Essentiellement, ces systèmes sont mieux décrits comme des programmes logiciels hautement sophistiqués qui exploitent des milliers de points de données et qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Quel que soit le produit sélectionné, tous les systèmes GMAO actuels offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance préventive. Une utilisation cohérente et appropriée du logiciel GMAO a conduit à une prolongation de la durée de vie des équipements, une meilleure organisation, une meilleure gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre, et in fine, une réduction des coûts opérationnels et une augmentation des profits de l'entreprise.

Définir les besoins de votre entreprise

Afin de garantir que le système GMAO choisi fasse ce que vous attendez de lui, il est impératif d'identifier d'abord les besoins de votre entreprise. Commencez par recueillir l'avis de votre personnel de maintenance sur les défis auxquels ils font face avec votre système de suivi de maintenance actuel ainsi que sur ce qu'ils estiment nécessaire pour les surmonter. Parmi les fonctionnalités les plus demandées, on trouve :

• Suivi des coûts de réparation de maintenance mensuels ou trimestriels
• Réduction des temps d'arrêt des équipements grâce aux outils de maintenance préventive
• Réduction du papier
• Gestion simple des bons de travail et formulaires de demande de bons de travail
• Capacité à traiter les bons de travail via des appareils mobiles
• Méthode pour suivre l'emplacement des équipements et des pièces
• Système de calendrier pour planifier les activités de maintenance
• Amélioration de la communication entre les membres de l'équipe et la direction
• Accès mobile
• Personnalisation du logiciel – capacité à changer et à évoluer selon les besoins de l'entreprise

En tenant compte de ces éléments ainsi que d'autres fonctionnalités que vous pourriez souhaiter, vous pourrez dresser une liste complète des fonctionnalités à rechercher dans votre solution GMAO. Affinez votre liste en classant les éléments en « indispensables » et d'autres en « souhaitables ». Votre liste finale guidera votre recherche d'un logiciel GMAO à faible coût, en gardant à l'esprit que le coût des GMAO augmente à mesure que des fonctionnalités sont ajoutées.

Comprendre les options de déploiement GMAO

Les logiciels GMAO sont disponibles dans deux formats différents ; sur site et basés sur le cloud. Ces différences sont importantes non seulement en raison du coût, mais aussi en raison de leur mode de déploiement. Les systèmes basés sur le cloud reposent sur l'hébergement des données par le vendeur sur ses propres serveurs (dans le cloud), tandis que les systèmes sur site nécessitent qu'une entreprise installe et héberge ses données sur son propre équipement, sur site. Le premier repose sur la maintenance du système par le vendeur, tandis que le second doit utiliser la maintenance interne du système et du matériel par son propre spécialiste IT.

De nombreux clients trouvent les GMAO basées sur le cloud préférables en raison de leur coût inférieur et de l'absence de maintenance requise. D'autre part, d'autres trouvent les systèmes sur site plus attrayants car ils offrent aux responsables de maintenance un contrôle total et une personnalisation complète de leurs données et du système (les opérateurs peuvent planifier leur maintenance et leurs mises à niveau système selon leur propre calendrier, et non selon celui des vendeurs basés sur le cloud). Une autre différence importante est que les plateformes basées sur le cloud offrent une accessibilité mobile, tandis que les plateformes sur site n'en offrent pas. Lors de la comparaison des coûts des logiciels GMAO, une distinction finale entre les deux formats est une différence de coût significative, les plateformes sur site entraînant des coûts initiaux beaucoup plus élevés.

Comprendre les structures de coûts et les options

Une grande partie de l'acquisition d'un logiciel GMAO abordable consiste à savoir ce que l'on obtient et pour combien. Pour ce faire, il est important de considérer les différences dans les options de fonctionnalités et de services ainsi que les différences de coûts entre les plateformes système. Déjà noté, les plateformes sur site sont plus coûteuses – du moins en termes de coûts initiaux. Ces systèmes ont tendance à coûter trois fois plus que les frais de licence annuels des systèmes basés sur le web. En contrepartie, le coût initial plus élevé des systèmes sur site est un paiement unique sans autres frais système supplémentaires. D'un autre côté, le coût initial pour un système basé sur le cloud est plus faible, mais les coûts à long terme associés aux frais de licence sont plus importants dans le temps (frais d'abonnement/licence annuels estimés à 1500 $ par an pour un petit service de maintenance). Malgré ces différences, il existe des coûts associés et/ou continus avec les systèmes sur site, tels que le coût du matériel, des pare-feu et des logiciels antivirus, ainsi qu'un membre du personnel IT nécessaire pour maintenir et gérer tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, la saisie des données, la mise à niveau, la sécurité et la formation du personnel. Les GMAO basées sur le cloud ne nécessitent aucun coût additionnel, car les supports système incluent toutes les mises à jour logicielles, les mises à niveau système, la sécurité et le support technique.

Enfin, il existe des coûts additionnels optionnels associés aux logiciels GMAO, tels que la saisie de données sur site et des tutoriels en ligne pour l'intégration du personnel, que de nombreux vendeurs intègrent dans leurs frais de licence annuels. Les audits d'inventaire sur site et l'intégration du personnel sont également disponibles, à nouveau à un coût additionnel. Plus le nombre d'options sélectionnées sur l'une ou l'autre plateforme de gestion de maintenance est élevé, plus elles seront coûteuses.

L'essentiel pour trouver un logiciel GMAO abordable

La chose la plus importante à retenir lors de la recherche d'un logiciel GMAO abordable est de trouver un système qui fonctionne comme vous en avez besoin et qui apporte les résultats que vous souhaitez. Reconnaissant que les systèmes de gestion de maintenance sont un investissement en termes d'argent, de temps et de ressources, réduire les coûts en sélectionnant un système qui ne répond pas aux besoins de votre entreprise maintenant ou à l'avenir ne sera pas de l'argent bien dépensé. Pour vous assurer d'obtenir la meilleure valeur dans un système de maintenance automatisé, prenez le temps pendant le processus de recherche, parlez aux vendeurs, participez à des démonstrations en ligne et recherchez des clients qui utilisent actuellement des GMAO. Comme ces systèmes ont des prix différents selon les formats, les fonctionnalités et les options, le coût d'un logiciel GMAO abordable réside dans ce qu'il peut faire pour votre entreprise et combien vous en bénéficierez.