Combien coûte un logiciel GMAO abordable ?

Au cours de la dernière décennie, de plus en plus de propriétaires d'entreprise se sont tournés vers le logiciel de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) comme logiciel de gestion des installations. La concurrence accrue sur le marché et les exigences économiques ainsi que les changements dans la technologie et les tendances du marché ont tous incité les entreprises à rechercher des moyens améliorés d'améliorer l'efficacité de leurs opérations. S'appuyant auparavant sur des feuilles de calcul traditionnelles ou des approches «crayon et papier» pour la gestion de la maintenance, un nombre croissant de propriétaires d'entreprise reconnaissent désormais la nécessité de passer à une GMAO, un système qui va bien au-delà du simple comptage des chiffres associés aux réparations et les coûts d'équipement ainsi que les niveaux de stock. Afin de fonctionner avec une efficacité maximale, les entreprises d'aujourd'hui doivent rester au top de leurs activités de gestion de la maintenance grâce à des contrôles de maintenance préventive de routine, une meilleure allocation des ressources et des économies de coûts démontrées. Ayant reconnu le besoin d'un système de gestion de maintenance automatisé, les propriétaires d'entreprise sont souvent dépassés dans leur recherche par la gamme de produits GMAO disponibles sur le marché. Acquérir un logiciel GMAO abordable qui convient à votre exploitation peut être un défi supplémentaire. Ici, je vais vous expliquer comment sélectionner un logiciel de GMAO abordable qui répond à la fois à vos besoins et à votre budget.

Comprendre les fonctions de GMAO

Pour comprendre à quoi ressemble un logiciel GMAO bon marché, commencez par résumer ce qu'est un logiciel GMAO en général. Essentiellement, les systèmes sont mieux décrits comme des programmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble du fonctionnement d'une installation ou, alternativement, l'état d'un équipement individuel. Quel que soit le produit sélectionné, tous les systèmes de GMAO actuels offrent aux entreprises la possibilité de suivre les ordres de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément lesquels de leurs actifs nécessitent une maintenance préventive. L'utilisation cohérente et appropriée du logiciel GMAO a permis d'allonger la durée de vie des équipements, d'améliorer l'organisation, d'améliorer la gestion du temps et l'utilisation de la main-d'œuvre et, en fin de compte, de réduire les coûts d'exploitation et d'augmenter les bénéfices de l'entreprise.

Définissez les besoins de votre entreprise

Afin de vous assurer que le système de GMAO choisi fait ce que vous voulez qu'il fasse, il est impératif que vous identifiiez d'abord les besoins de votre entreprise. Commencez par recueillir les commentaires de votre personnel de maintenance sur les défis auxquels ils sont confrontés avec votre système de suivi de maintenance actuel ainsi que sur ce qu'ils estiment nécessaire pour les surmonter. Certaines des fonctionnalités les plus demandées sont :

• Suivi mensuel ou trimestriel des coûts de maintenance et de réparation
• Réduire les temps d'arrêt des équipements grâce à des outils de maintenance préventive
• Réduction du papier
• Gestion simple des ordres de travail et formulaires de demande d'ordre de travail
• Capacité à traiter les bons de travail à l'aide d'appareils mobiles
• Méthode de suivi de l'emplacement de l'équipement et des pièces
• Système de calendrier pour la planification des activités de maintenance
• Améliorer la communication entre les membres de l'équipe et la haute direction
• Accès mobile
• La personnalisation du logiciel :la possibilité de changer et de se développer à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent

La prise en compte de ces fonctionnalités ainsi que d'autres fonctionnalités que vous souhaiteriez peut-être vous aidera à développer une liste complète des fonctionnalités à rechercher dans votre solution GMAO. Affinez votre liste en catégorisant les articles comme "incontournables" et les autres comme "aimerions avoir". Votre liste finale guidera votre recherche d'un logiciel de GMAO à faible coût en gardant à l'esprit que le coût des GMAO augmente à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées.

Comprendre les options de déploiement CMMS

Le logiciel GMAO est disponible en deux formats différents; sur site et basé sur le cloud. Ces différences sont importantes non seulement en raison du coût, mais également en raison de la manière dont elles sont déployées. Les systèmes basés sur le cloud reposent sur le fournisseur qui héberge les données sur ses propres serveurs (c'est-à-dire dans le cloud), tandis que les systèmes sur site nécessitent qu'une entreprise installe et héberge ses données sur son propre équipement, sur site. Le premier dépend de la maintenance du système par le fournisseur, tandis que le second doit utiliser la maintenance interne du système et du matériel par son propre spécialiste informatique.

De nombreux clients préfèrent les GMAO basées sur le cloud en raison de leur faible coût et de l'absence d'exigences de maintenance. D'autre part, d'autres trouvent les systèmes sur site plus attrayants car ils offrent aux responsables de la maintenance un contrôle total et une personnalisation de leurs données et du système (c'est-à-dire que les opérateurs peuvent planifier la maintenance et les mises à niveau de leur système en fonction de leur propre calendrier et non selon aux fournisseurs basés sur le cloud). Une autre différence importante est que les plates-formes basées sur le cloud offrent une accessibilité mobile, contrairement aux plates-formes sur site. Lorsque l'on compare le coût des logiciels de GMAO, une dernière distinction entre les deux formats est un écart de coût important, les plates-formes sur site entraînant des coûts initiaux beaucoup plus élevés.

Comprendre les structures de coûts et les options

Une grande partie de l'acquisition d'un logiciel GMAO abordable consiste à savoir ce que vous obtenez et pour combien. Pour prendre cette décision, il est important de prendre en compte les différences trouvées dans les options de fonctionnalités et de services ainsi que les différences de coût dans les plates-formes système. Déjà noté, les plates-formes sur site sont plus coûteuses, du moins en termes de coûts initiaux. Ces systèmes ont tendance à fonctionner trois fois plus que les frais de licence annuels des systèmes Web. Dans l'ensemble, le coût initial plus élevé des systèmes sur site est un paiement unique sans autres frais de système supplémentaires. D'autre part, le coût initial d'un système basé sur le cloud est inférieur, mais les coûts à long terme associés aux frais de licence sont plus élevés au fil du temps (c'est-à-dire des frais d'abonnement/de licence annuels estimés à 1 500 $ par an pour un petit service de maintenance). Malgré ces différences, il existe des coûts associés et/ou permanents avec les systèmes sur site tels que le coût du matériel, des pare-feu et des logiciels antivirus ainsi qu'un personnel informatique nécessaire pour maintenir et gérer tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, les données l'entrée, le perfectionnement, la sécurité et la formation du personnel. Les GMAO basées sur le cloud ne nécessitent aucun coût supplémentaire car les supports système incluent toutes les mises à jour logicielles, les mises à niveau du système, la sécurité et le support technique.

Enfin, il existe des coûts supplémentaires facultatifs associés au logiciel GMAO, tels que la saisie de données en interne et des didacticiels en ligne pour l'intégration du personnel, que de nombreux fournisseurs intègrent dans leurs frais de licence annuels. Des audits d'inventaire sur site et l'intégration du personnel sont également disponibles, toujours à un coût supplémentaire. Plus il y a d'options sélectionnées sur l'une ou l'autre des plates-formes de gestion de la maintenance, plus elles seront coûteuses.

L'essentiel pour trouver un logiciel de GMAO abordable

La chose la plus importante à retenir lors de la recherche d'un logiciel de GMAO abordable est de trouver un système qui fonctionne comme vous en avez besoin et qui apporte les résultats que vous souhaitez. Reconnaissant que les systèmes de gestion de la maintenance sont un investissement en termes d'argent, de temps et de ressources, réduire les coûts en sélectionnant un système qui ne répond pas aux besoins actuels ou futurs de votre entreprise ne sera pas de l'argent bien dépensé. Pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix dans un système de maintenance automatisé, prenez le temps pendant le processus de recherche, parlez aux fournisseurs, participez à des démonstrations en ligne et recherchez des clients qui utilisent actuellement des GMAO. Étant donné que ces systèmes ont des prix différents en fonction des formats, des fonctionnalités et des options, le coût d'un logiciel de GMAO abordable dépend de ce qu'il peut faire pour votre entreprise et des avantages que vous en tirerez.