Les solutions CMMS gratuites sont-elles vraiment sans coût ? Découvrez la vérité

Qui n'aime pas le mot gratuit ? La plupart des gens sautent sur l'opportunité d'économiser de l'argent, sans parler d'obtenir quelque chose de valeur sans aucun coût.

Qu'en est-il du logiciel CMMS gratuit ? Imaginez révolutionner tout votre lieu de travail avec des outils logiciels qui promettent d'automatiser et de gérer la maintenance préventive, les équipements et actifs, les bons de travail, les stocks, les techniciens et les sous-traitants.

Ai-je votre attention ? Creusons plus profondément dans ce qu'est vraiment le logiciel CMMS gratuit (également connu sous le nom de logiciel EAM) et voyons si cela a du sens.

Logiciel CMMS gratuit

Prenons quelques secondes pour faire des recherches. Que voyez-vous quand vous tapez « logiciel CMMS gratuit » sur Google ? Regardez de près les 10 premiers résultats de recherche. La plupart des sites qui apparaissent offrent en réalité un Essai Gratuit et non des services logiciels gratuits.

Les rares qui offrent un logiciel CMMS gratuit viennent avec une fonctionnalité très basique ou avec des restrictions d'utilisation qui, in fine, battent en brèche le but d'utiliser un CMMS en premier lieu. Si votre département de maintenance traite en moyenne 50-100 bons de travail par mois et que le logiciel gratuit ne vous permet d'en traiter que 20, le logiciel gratuit ne sera pas très utile.

La même chose s'applique aux applications gratuites qui limitent les utilisateurs au nombre d'actifs ou d'équipements. Si vous n'êtes autorisé qu'à 10 actifs, mais en avez plus de 50 que vous voulez suivre, la valeur décline.

Une autre considération clé qui est presque toujours négligée est le coût total de possession (CTP) et est le vrai but de cet article. Nous espérons faire prendre conscience aux professionnels de la maintenance et des installations du concept de CTP et de l'intégrer si et quand ils recherchent un système logiciel de gestion de maintenance.

Bien que l'idée de gratuit semble super attrayante au début, c'est le CTP que nous devrions vraiment considérer.

Coût Total de Possession (CTP)

Le CTP peut être facilement expliqué à travers un scénario que la plupart d'entre nous connaissent — « l'achat et la possession d'une maison ».

Le CTP inclut non seulement le coût de la maison mais aussi l'entretien impliqué dans les futures réparations, maintenance, temps, factures et autres.

Appliquons maintenant cela au logiciel CMMS.

Un gestionnaire de maintenance d'une usine de fabrication est responsable de l'entretien des machines de production et des équipements mécaniques, électriques et de plomberie de l'installation. Le gestionnaire de maintenance a les options suivantes :

1. Rester avec le statu quo et compter sur les méthodes manuelles et les ressources internes (main-d'œuvre) pour gérer les opérations de maintenance. Le statu quo n'implique pas de coûts directs additionnels.
2. Utiliser un CMMS « gratuit » qui répondrait aux exigences minimales et supporterait une fraction des exigences de travail. Mais avoir quand même une certaine automatisation en place.
3. Passer un mois, rechercher quelques CMMS solides et implémenter une solution qui convient bien au département de maintenance de l'usine de fabrication. Ce serait quelque chose qui répond aux besoins de l'entreprise mais payant.

Lorsque les organisations choisissent de compter sur les ressources internes (Excel, programme développé en interne par l'IT, systèmes papier) seules ou optent pour un logiciel CMMS gratuit, le plus souvent, elles ne prennent pas en compte le CTP.

Le CTP inclut de telles variables que :

• Gestion de projet
• Gestion de base de données
• Maintenance du serveur
• Pare-feu
• Sécurité
• Formation et intégration
• Ressources de service d'assistance

Tous ce qui précède implique du temps, des personnes et d'autres ressources, qui s'additionnent finalement en coûts.

Les CMMS gratuits sont souvent installés ou téléchargeables ou les entreprises cherchent aussi souvent des systèmes sur site pour éviter de payer des frais d'abonnement continus. Ce qu'elles ne prennent pas en compte, c'est ce que les modèles de déploiement SaaS (Software as a Service) regroupent dans les frais annuels ou mensuels.

Le plus souvent, les logiciels CMMS basés sur le web incluent les mises à jour, le support technique, un certain niveau de conseil, l'hébergement, les sauvegardes de données et plus. Ces avantages peuvent s'additionner à beaucoup d'argent et sont le plus souvent essentiels.

Consultez le calculateur de CTP de Software Advice pour calculer le coût du logiciel CMMS et comparer Sur site vs Software as a Service pour un regard plus approfondi sur ces coûts cachés.

Pourquoi opter pour un CMMS payant ?

Évidemment, nous chez Hippo CMMS voulons faire valoir le paiement de frais d'abonnement pour un CMMS. Vraiment, si cela a du sens d'opter pour un système gratuit, nous sommes tous pour et soutenons l'idée.

Mais si votre entreprise a atteint un point de basculement, reconnaissant le besoin de logiciel de gestion de maintenance, alors l'opération est assez grande pour que la plupart des options CMMS gratuites n'aient pas ce qui est nécessaire.

Ayant été dans le domaine CMMS depuis plus d'une décennie, cela nous étonne pourquoi les organisations gaspillent du temps et des ressources précieuses à chercher un « logiciel CMMS gratuit ».

Responsabilité

Un CMMS vient avec un service automatisé qui prend en charge tout, depuis les alertes de calendrier quotidiennes jusqu'à la gestion d'équipement en passant par les mises à jour d'inventaire.

Être responsable de tous les aspects et événements dans une installation est complexe et avoir un logiciel CMMS fiable garantit que tout le travail et les actifs sont enregistrés et tient les gestionnaires d'installations et de maintenance, techniciens et sous-traitants responsables.

Moins de choses passent à travers les mailles du filet et le résultat final est une installation gérée plus efficacement.

Experts à votre service 24/7

Les experts CMMS parlent CMMS 24/7. Préféreriez-vous avoir votre installation gérée par des experts qui connaissent les tenants et aboutissants de la gestion d'équipement et d'installation ou par des chefs de projet qui s'occuperaient de plusieurs autres exigences de l'entreprise en même temps ?

C'est l'expérience que les experts CMMS apportent à la table, avec la fourniture de logiciels qui améliorent la façon dont les installations fonctionnent. Payer pour un CMMS permet aux experts d'apporter leur expérience de travail à travers de nombreuses entreprises et secteurs, assurant que les meilleures pratiques de gestion de maintenance d'actifs sont suivies.

Abordabilité

Bien qu'il puisse être tentant d'opter pour un « logiciel CMMS gratuit », ce que beaucoup d'entreprises ne réalisent pas, c'est que le coût de l'abonnement à un CMMS payant a diminué de manière significative, et est bien moins que les déploiements traditionnels sur site.

Nous recommandons de revisiter les différents prix CMMS si vous ne l'avez pas regardé dans les 2 dernières années. Si l'argent est un problème, vous serez agréablement surpris par certains frais d'abonnement.

En fait, la plupart des entreprises de logiciels CMMS permettent un « essai et achat », permettant aux utilisateurs d'expérimenter le logiciel avant d'investir dedans.

Les frais utilisateurs peuvent être aussi bas que 45 $ USD/mois pour les packages d'entrée de gamme et certains offrent des utilisateurs illimités comme une option économique pour les départements plus grands.

Les frais de licence CMMS ne sont pas si chers si vous faites le tour et quand vous considérez le service, le support et les autres avantages regroupés dedans.

Personnalisation

L'un des principaux avantages d'un CMMS solide est la capacité pour les utilisateurs de le personnaliser pour répondre à leurs exigences opérationnelles de maintenance spécifiques. Ce n'est souvent pas le cas avec les logiciels CMMS gratuits.

Les logiciels gratuits sont généralement « prêts à l'emploi » et très limités en fonctionnalités de personnalisation. En optant pour une option gratuite, vous renoncerez à la capacité d'avoir des alertes et notifications par e-mail opportunes, une conception d'interface utilisateur unique, des champs personnalisés et obligatoires, des rapports, et des rôles et permissions utilisateur.

Les logiciels CMMS payants, d'autre part, incluent les fonctionnalités de personnalisation ci-dessus et souvent plus ; capacités d'intégration, lecture de codes-barres, cartes et plans d'étage interactifs, maintenance préventive, parmi beaucoup d'autres.

Ces fonctionnalités paient à la fin en rationalisant et en améliorant les opérations d'installation.

Pour conclure, pour répondre à la question « Le logiciel CMMS gratuit est-il vraiment gratuit ? », nous vous laissons décider. À court terme, il peut être tentant d'opter pour un logiciel CMMS gratuit, mais à long terme, le Coût Total de Possession est-il moindre ?