Passez d'Excel au CMMS : Boostez l'efficacité et réduisez les coûts de maintenance

Nous sommes bien en 2019 et il est temps de faire un bilan d'efficacité. Suivez-vous encore les bons de travail et les activités de maintenance manuellement ou avec des tableurs ? Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. Presque 80 % des professionnels d'installation et de maintenance que nous interrogeons utilisent des tableurs ou absolument rien pour suivre les bons de travail, les demandes de maintenance et la maintenance préventive dans les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Nouvelle flash, l'utilisation de ces méthodes coûte à votre département et à l'entreprise pour laquelle vous travaillez d'énormes sommes d'argent.

La recherche montre que plus de 88 % des tableurs contiennent des erreurs, ce qui entraîne la perte de millions de dollars pour les entreprises.

Que vous soyez une petite entreprise qui démarre ou une entreprise plus établie qui est en affaires depuis plusieurs années, si vous utilisez encore des tableurs ou des méthodes manuelles pour « rester au top » de vos opérations de maintenance, il est temps d'envisager un changement, qui améliorera la façon dont vous utilisez votre temps, réduira les temps d'arrêt d'équipement, transformera votre département de réactif à planifiant la maintenance et réduira les temps d'attente pour les pièces et fournitures. Le changement dont nous parlons est de passer à l'utilisation d'un logiciel CMMS au lieu d'Excel.

Voici pourquoi.

Un monde sans CMMS

« Une erreur de codage Excel a-t-elle détruit les économies du monde occidental ? » s'est interrogé Paul Krugman dans le New York Times. Une étude de Harvard par les économistes Reinhart et Rogoff a conduit à des calculs douteux pour la politique fiscale mondiale. Le tableur n'a pas inclus certaines cellules dans le calcul et a ainsi surestimé l'impact de la charge de la dette sur la croissance économique de la nation. Ce n'est pas tout !

Rappelez-vous l'incident de la « baleine de Londres » chez JP Morgan ? Cela a coûté à la banque la somme astronomique de 6,2 milliards de dollars, tout cela à cause d'une erreur de tableur dans leur modèle.

Ce qui précède sont des exemples d'erreurs massives et coûteuses résultant d'experts s'appuyant sur des données de tableur pour la prise de décision. Nous ne suggérons pas que l'utilisation de tableurs pour suivre vos activités de maintenance fera couler l'entreprise pour laquelle vous travaillez, plutôt que les données sont sujettes aux erreurs et souvent peu fiables. D'autres inconvénients incluent :

Intensif en main-d'œuvre

Les tableurs exigent des utilisateurs qu'ils saisissent manuellement les données et parfois exigent un poste entièrement nouveau pour gérer toute la saisie de données. Si des économistes de Harvard peuvent faire des erreurs en utilisant des tableurs, il est très probable que l'employé moyen expert en Excel fera de même. Les entreprises dépensent des milliers de dollars en personnel inutile pour effectuer la saisie et la maintenance des données quand un CMMS pourrait faire plus avec moins et les données sont plus fiables et les résultats sont automatisés.

Ne permettent pas d'analyses complexes

Les tableurs limitent les utilisateurs à des analyses plus simples des opérations d'installation, menant à une image incomplète de l'état actuel de l'installation. Les logiciels de gestion d'installation et autres programmes de maintenance sont équipés d'outils de rapport beaucoup plus puissants et de fonctionnalités qui ont été développés et testés par des experts. Ces outils de rapport permettent aux professionnels de maintenance comme vous d'obtenir des informations instantanées sur les bons de travail critiques, les retards, goulets d'étranglement, temps d'arrêt, niveaux de stock, données de coûts, et bien plus encore. Avoir ces capacités résulte en une meilleure prise de décision, des efficacités améliorées et des coûts plus bas.

Perte de données

Que vous utilisiez des tableurs ou une armoire de classement, la possibilité de perte de données, de vol ou de mauvaise gestion est dix fois supérieure comparée à l'utilisation d'une application de gestion de maintenance comme un CMMS. Les tableurs nécessitent des mises à jour fréquentes alors que le logiciel CMMS nécessite souvent la saisie de données sur un ou deux points de données comme le temps de main-d'œuvre, ou la vérification d'un statut à terminé. Ces mises à jour déclenchent de nombreux autres calculs qui fournissent des données fiables et importantes aux gestionnaires. De plus, la saisie de données n'est pas restreinte à une seule personne (le propriétaire du tableur), plutôt avec un CMMS, le technicien peut mettre à jour le système en temps réel depuis son ordinateur ou appareil mobile. Stocker des données dans des tableurs et des armoires de classement augmente également la chance que l'information tombe entre de mauvaises mains, compromettant potentiellement la sécurité de l'entreprise.

Données peu fiables

Mentionné précédemment, mais valant la peine d'être souligné, 88 % de tous les tableurs contiennent des erreurs qui coûtent de l'argent aux entreprises. Se diriger vers l'utilisation d'un logiciel de gestion de maintenance est un pas dans la bonne direction pour économiser du temps et de l'argent à votre département.

Pas écologique

Si vous utilisez encore des tas de papier pour stocker et gérer vos données, vous êtes la raison pour laquelle nous avons encore nos manteaux au printemps. Avec le réchauffement climatique menant à des températures record (hautes et basses), il est grand temps que nous fassions un effort pour faire ce que nous pouvons pour l'environnement. Si vous ne voulez pas le faire pour sauver les arbres, que diriez-vous de moins de désordre autour de votre bureau.

Ce ne sont que quelques-uns des inconvénients qui résultent de l'utilisation de tableurs et de papier pour suivre vos bons de travail, réparations, maintenance préventive et autres activités de maintenance. Cet article dresse un tableau de l'art du possible avec un CMMS, mais vous devez en essayer un pour vraiment voir les avantages du CMMS. En passant, si vous avez eu de mauvaises expériences avec un CMMS dans le passé, sachez que les solutions actuelles ont baissé en coût, sont bien plus conviviales et accessibles.

Un monde avec CMMS

Le CMMS permet aux gestionnaires d'installations, techniciens, clients et essentiellement tous ceux qui ont accès de suivre tous les aspects de l'installation dans un système complet. Qu'il s'agisse de logiciel de bons de travail, logiciel de maintenance préventive, gestion d'équipement et d'actifs, véhicules, personnel, fournisseurs ou gestion des stocks, vous pouvez tout obtenir et plus dans une application centralisée.

Découvrez certaines de ces fonctionnalités impressionnantes disponibles dans un logiciel CMMS.

Rapport d'historique de maintenance d'installation

Calendrier de maintenance mensuel (travaux actuels et maintenance préventive planifiée)

Plans de site et d'étage interactifs

Vous voulez en savoir plus sur pourquoi vous devriez utiliser un logiciel CMMS plutôt qu'Excel et d'autres méthodes manuelles ? Nous vous avons ! Nous avons mis ensemble cet e-book pour vous aider à séparer le fait de la fiction et vous donner un vrai aperçu de pourquoi les tableurs et le papier sont mauvais pour votre entreprise et comment vous pouvez renverser la situation.

Alerte spoiler : Cet e-book va vous montrer comment un simple CMMS transformera votre département de maintenance et fera économiser de l'argent à votre entreprise !