5 raisons pour lesquelles les gestionnaires de maintenance choisissent encore les tableurs plutôt que le CMMS

Les experts de l'industrie, les universitaires, les gestionnaires de maintenance et d'installations reconnaissent et citent les avantages des logiciels de gestion d'installations dans des études de recherche, des articles et d'autres sources. Les entreprises de logiciels vantent des retours sur investissement potentiellement élevés avec les implémentations de logiciels de maintenance.

Souvent cités comme avantages des logiciels CMMS sont :

• Capacité à gérer et suivre les bons de travail efficacement
• Déclenchement automatique des bons de travail de maintenance préventive
• Alertes automatisées pour les événements à venir et quand l'inventaire est bas
• Amélioration de la planification et de la gestion de la main-d'œuvre
• Amélioration de la communication entre la maintenance et les autres départements
• Économies de coûts grâce à une meilleure gestion des stocks
• Les bons de travail, mises à jour et autres transactions sont enregistrés avec précision et peuvent faire l'objet de rapports
• Génération de rapports clairs et précis pour les audits industriels et les inspections de conformité réglementaire
• Accès aux données de maintenance n'importe où, n'importe quand
• Mises à jour en temps réel

Malgré tous les avantages du CMMS, pourquoi tant de gestionnaires de maintenance et d'installations s'accrochent-ils encore aux tableurs pour suivre leurs opérations ? Dans un récent sondage, 45 % des gestionnaires d'installations ont déclaré qu'ils utilisaient encore des méthodes manuelles pour suivre leurs opérations de maintenance, indiquant qu'ils « se noient dans le papier ». 15 % des gestionnaires ont également dit que leur suivi de maintenance n'était pas du tout établi et 67 % ont déclaré que leur suivi était quelque peu établi.

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Le problème avec les tableurs

Il peut être justifié pour un département de maintenance de commencer en utilisant des tableurs, des bons de travail papier et un système d'e-mails et d'appels téléphoniques pour communiquer les travaux. Cependant, le succès à long terme de ces méthodes offre des rendements décroissants. Après tout, les tableurs ne sont pas conçus pour votre département de maintenance. Par exemple, des erreurs peuvent survenir lors de la sauvegarde de modifications de tableur si plus d'une personne est responsable de sa mise à jour. Dans ce cas, des heures de saisie de données peuvent être perdues ou écrasées. De plus, les tableurs n'envoient pas d'alertes e-mail planifiées lorsque les tâches de maintenance préventive arrivent ou lorsque les pièces de rechange sont faibles. Ils sont également incapables de créer des bons de travail ou des bons de commande, et l'évaluation de métriques comme l'historique de maintenance, les temps d'arrêt d'équipement et l'utilisation de la main-d'œuvre est manuelle, fastidieuse et moins précise.

Bien que nous ayons commencé cet article en mentionnant les avantages courants des logiciels de gestion de maintenance, en utilisant sa fonctionnalité de logiciel de bon de travail pour gérer les bons de travail, il est également important de discuter des inconvénients ou coûts qui peuvent accompagner l'implémentation d'un CMMS. Ces inconvénients sont les raisons clés pour lesquelles les gestionnaires de maintenance et d'installations continuent de choisir d'utiliser des tableurs pour suivre les opérations de maintenance.

5 raisons pour lesquelles les gestionnaires utilisent encore les tableurs plutôt que les logiciels CMMS… et ce qu'on peut faire à ce sujet.

1. Manque de soutien de la direction :

En période de ralentissement économique ou de difficultés financières, les organisations réduisent souvent leurs effectifs pour compenser les coûts, et l'un des premiers départements touchés est la maintenance. C'est parce que la direction considère généralement la maintenance comme une dépense. La direction a tendance à regarder les états de résultats avec une vue trop simplifiée. Ils réduisent les dépenses pour augmenter les profits à court terme. Étrangement, des études montrent que s'il est correctement implémenté, le logiciel CMMS génère un retour sur investissement élevé. Encore plus étrange, avec des tactiques de réduction à court terme, les entreprises ne réduisent pas le nombre d'actifs (bâtiments et équipements), mais réduisent les ressources dont les départements de maintenance disposent pour les maintenir, une recette claire pour une équipe de maintenance surchargée et des installations détériorées. Avoir des décideurs qui pensent ainsi rend très difficile la mise en place d'un système informatisé de gestion de maintenance car un CMMS est considéré comme une dépense supplémentaire seulement.

2. Coûts initiaux élevés :

Il y a bien plus de 150 systèmes de logiciels de gestion de maintenance parmi lesquels choisir, tous variant en prix et structure de frais. Traditionnellement, la plupart des déploiements CMMS étaient sur site, ou installés sur PC. Ces déploiements impliquaient des coûts d'installation et de configuration élevés qui dissuadaient les gestionnaires de faire l'investissement. Il y avait trop de « et si ? » Et si le personnel de maintenance résistait à la nouvelle technologie ? Et si le fournisseur CMMS arrêtait de supporter l'application ? Et si le logiciel ne produisait pas les résultats promis ? À quoi ressembleraient les coûts de changement ? Tous ces inconnus rendaient l'idée d'installer un logiciel de gestion de maintenance très risquée et rester avec les tableurs une alternative confortable. Au cours des dix dernières années, il y a eu un changement vers les CMMS basés sur le web avec de faibles coûts initiaux et de changement, annulant beaucoup des risques mentionnés ci-dessus. De plus, la plupart des systèmes vous permettent de migrer vos données d'historique de maintenance, utilisateurs, actifs et équipements vers votre nouveau système gratuitement. Vous n'aurez pas à repartir de zéro pour collecter des données et vous pourrez exécuter des rapports d'historique de maintenance immédiatement. Les coûts d'implémentation antérieurs de l'ancien système ne sont jamais perdus lors de la migration vers un nouveau.

3. Coûts cachés et intangibles :

En surface, il est assez facile de calculer le coût d'implémentation d'un système de logiciel de gestion de maintenance. Par exemple, si vous regardez un CMMS basé sur le web avec utilisateurs illimités (pas rare de nos jours), vous pourriez vous attendre à des coûts de 3 000 $ en frais de licence logicielle annuels et 1 500 $ supplémentaires en frais de formation et de configuration initiale. Ce serait 4 500 $ pour la première année et 3 000 $/an par la suite, non ? Malheureusement, ce n'est pas si simple. Nous avons négligé un certain nombre de coûts intangibles liés à l'installation d'un logiciel informatisé de gestion de maintenance (CMMS). Certains de ces coûts sont :

a. Coûts impliqués dans l'évaluation de différents fournisseurs CMMS :

Souvent négligé est le temps qu'il faut pour évaluer différents fournisseurs de logiciels. Les gestionnaires qui ont traversé ce processus auparavant sont probablement habitués aux visites sur site du fournisseur de logiciels, vols, hébergements, déjeuners, etc. Avec tout le temps et les dépenses impliqués, de nombreux gestionnaires résisteront à l'évaluation de solutions logicielles de maintenance. Les temps ont changé, et tous ces tracas peuvent être évités. La plupart des évaluations de logiciels de maintenance peuvent être menées en ligne via des webinaires en direct et des démos personnalisées. Finis les jours de visites sur site, festins et négociations sur les frais de voyage.

b. Coûts impliqués dans l'achat de logiciels de maintenance :

Si vous travaillez pour une grande organisation, il y a généralement un processus d'approvisionnement formel. Plus il y a de formalités, plus il y a de temps et de personnes impliqués. L'achat de logiciels en particulier nécessite des apports de différents départements ; La maintenance doit rechercher les exigences logicielles fonctionnelles et décider si le coût correspond à leur budget, l'informatique doit s'assurer que le logiciel de maintenance passe leurs exigences de sécurité, et le juridique doit s'assurer que l'accord de niveau de service est solide. Le département comptable pourrait vouloir qu'il s'intègre à leur logiciel comptable, tandis que la direction pourrait chercher des fonctionnalités de reporting flashy. Avec tous ces besoins, le prix du logiciel CMMS vient de monter significativement. Heureusement, les petites organisations n'ont pas besoin de sauter par tous ces cerceaux et les gestionnaires de maintenance ont l'autorité pour prendre la décision avec très peu d'implication d'autres départements. Les grandes organisations devraient apprendre à lâcher prise et donner plus d'autonomie aux gestionnaires de maintenance ou solidifier les besoins de chaque département et répondre aux plus importants. Si le CMMS est un accord SaaS (Software as a Service), il est assez facile de sortir de l'arrangement si insatisfait.

 

c. Temps impliqué pour la configuration : 

Quiconque a eu l'expérience de passer par l'implémentation de logiciels d'affaires sait qu'il y a beaucoup de temps impliqué dans le processus de configuration et que beaucoup de choses peuvent mal tourner. Si vous travaillez dans une petite installation (petit hôtel unique, usine de fabrication) avec seulement 50 pièces d'équipement et ne cherchez qu'à mettre en place un logiciel de maintenance préventive automatisé, la configuration impliquée est assez simple. Tout ce qui est requis est d'obtenir une liste d'actifs et de configurer les calendriers de maintenance. Cependant, si vous supervisez plusieurs installations avec des centaines ou des milliers d'actifs et cherchez à suivre l'inventaire, les fournisseurs, les coûts de main-d'œuvre, les fournisseurs et les réparations, le temps impliqué pour configurer le système de gestion de maintenance est beaucoup plus important. Les gestionnaires de maintenance peuvent être conscients des avantages que le logiciel CMMS peut offrir, mais n'ont simplement pas le temps de configurer le système. Éteindre les incendies et s'assurer que les systèmes sont opérationnels prend le pas sur la mise en place d'un nouveau programme de maintenance.

d. Temps impliqué pour la formation :

Plus l'opération est grande et plus les exigences fonctionnelles sont nombreuses, plus le temps requis pour former le personnel sur le CMMS est long. Rend les choses plus difficiles est d'avoir une équipe de maintenance qui n'est pas férue de technologie. Dans de nombreuses organisations, nous voyons une énorme variété de niveau de compétence technique parmi l'équipe de maintenance. Les départements qui penchent vers une démographie plus âgée ont plus de difficulté à adopter de nouvelles technologies. Du côté positif, à mesure que plus de Millennials entrent sur le marché du travail, nous verrons un changement vers une adoption plus rapide et moins de résistance aux nouvelles technologies. Ce n'est pas pour dire que les générations plus âgées ne peuvent pas apprendre les logiciels de gestion de maintenance, mais cela peut impliquer que votre équipe nécessitera plus d'heures de formation pour devenir à l'aise avec le logiciel. Gardez à l'esprit que de nombreux fournisseurs CMMS offrent une formation gratuite pour les clients et sont rapides pour fournir des services de support de qualité. Rendant les choses plus faciles est la tendance croissante des logiciels CMMS conviviaux. Les fournisseurs poussent de nouvelles versions de leurs logiciels avec un design plus simple et une navigation intuitive pour augmenter l'expérience utilisateur.

e. Coûts de personnalisation du logiciel : 

Souvent, après l'achat d'un logiciel de gestion de maintenance, une entreprise réalise que des changements doivent être faits pour que le logiciel s'adapte mieux à leurs besoins opérationnels spécifiques. Dans le passé, quand les installations CMMS étaient uniquement sur site et achetées directement, les personnalisations logicielles étaient attendues et coûtaient cher. Aujourd'hui, avec plus d'entreprises optant pour des arrangements SaaS, la question de la personnalisation du logiciel est controversée. Les clients sont moins disposés à investir de grosses sommes dans des frais de personnalisation pour un logiciel qu'ils louent essentiellement. Cependant, même si les fournisseurs de logiciels de maintenance ne font pas de logiciels que les utilisateurs peuvent personnaliser, ils sont disposés à s'associer avec les clients pour écouter leurs besoins de développement et partager certains des coûts de personnalisation.

4. Risque élevé d'échec :

La triste vérité est que les installations de gestion de maintenance n'ont pas le meilleur historique. Certaines études suggèrent des taux d'échec de 40 % tandis que d'autres rapportent jusqu'à 80 %. Les taux d'échec élevés sont attribués à de mauvais plans d'implémentation, une mauvaise configuration, un manque de support du fournisseur, la résistance des utilisateurs et une formation insuffisante. Quelle que soit la raison, les fournisseurs de logiciels de maintenance travaillent plus dur pour rendre les logiciels plus conviviaux, offrant plus de support et une meilleure formation.

5. Résistance des utilisateurs finaux :

La résistance du personnel au changement est une barrière majeure pour passer des tableurs aux logiciels informatisés de gestion de maintenance. Les gestionnaires et les subordonnés résistent au changement pour diverses raisons. Le personnel de maintenance voit souvent le logiciel CMMS comme un outil utilisé pour mesurer leur performance et peut facilement se sentir menacé ou méfiant face au changement. Ils voient aussi son utilisation comme un travail supplémentaire pour lequel ils n'ont pas le temps. Afin d'atténuer la résistance, les gestionnaires doivent impliquer leur personnel tôt, expliquer clairement le but de l'implémentation du système (et ne pas insister sur le suivi de leur performance), et montrer comment l'outil rendra leur vie plus facile. Une fois que vous avez l'adhésion de votre équipe, ils soutiendront l'abandon des tableurs pour les logiciels de maintenance.

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Conclusion :

La liste des avantages CMMS est extensive. En théorie, cela semble être une solution logique pour tout département de maintenance. Il serait difficile de concevoir pourquoi un gestionnaire de maintenance ou d'installations continuerait à utiliser des tableurs et n'implémenterait pas un système de logiciel de maintenance connaissant tous les avantages. En regardant de plus près la situation, nous voyons qu'il y a beaucoup de risques qui accompagnent les installations de logiciels de maintenance. Les gestionnaires sont réticents à faire le changement en raison de coûts cachés imprévus, de la résistance du personnel et de la peur de l'échec. Cependant, les fournisseurs CMMS s'attaquent à cela en produisant des logiciels moins chers avec des plans de paiement plus flexibles et des CMMS plus conviviaux. De plus, des personnes de maintenance plus férus de technologie entrent sur le marché du travail et sont ouvertes aux technologies de logiciels de maintenance.