Comment le logiciel GMAO résout les défis auxquels sont confrontées les petites entreprises ?

Logiciel de GMAO pour les petites entreprises

Au cours des dernières années, les logiciels de gestion de la maintenance informatisée (GMAO) ont transformé la façon dont les entreprises font des affaires et, en particulier, la façon dont elles supervisent la gestion de leurs installations. Au cours des deux dernières décennies, les entreprises, grandes et petites, sont de plus en plus passées des tableurs aux progiciels de gestion de maintenance hautement sophistiqués et robustes proposés par un nombre croissant de fournisseurs de GMAO. Ce changement s'est produit en réponse aux demandes du marché, aux défis économiques et aux progrès technologiques qui ont poussé les entreprises d'un large éventail de secteurs industriels à trouver des moyens de mener leurs activités de manière plus simple, plus intelligente et plus efficace. On pensait autrefois qu'elles étaient réservées aux grandes entreprises (c'est-à-dire celles qui ont plusieurs entreprises), il est maintenant reconnu que la gamme d'options disponibles dans les packages GMAO les rend également extrêmement bien adaptés aux petites entreprises.

Selon l'Office of Advocacy de la Small Business Administration (SBA) des États-Unis, les petites entreprises sont définies comme des entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel maximum de 35,5 millions de dollars et 1 500 employés. Compte tenu de ces seuils, il est facile de voir que les logiciels de GMAO pour les petites entreprises peuvent bénéficier des mêmes avantages que leurs homologues des grandes entreprises en termes d'efficacité organisationnelle accrue, de durée de vie prolongée des équipements, d'amélioration de la gestion du temps et de l'utilisation de la main-d'œuvre et, finalement, de la réduction des coûts et de l'augmentation bénéfices. Grâce à la capacité de CMMS à automatiser entièrement les calendriers de maintenance préventive, les ordres de travail et les niveaux de stock, les petites entreprises sont en mesure de fonctionner plus efficacement tout en réduisant les coûts.

Les petites entreprises représentent un groupe diversifié d'entreprises couvrant un large éventail de secteurs industriels, corporatifs et commerciaux. Pour cette raison, ainsi que la diversité de leur taille et de leur structure, les propriétaires de petites entreprises sont confrontés à un certain nombre de défis lorsqu'ils recherchent une GMAO la mieux adaptée à leurs besoins. Heureusement, la plupart des systèmes de gestion de la maintenance sont connus pour leur personnalisation. Cela signifie que le logiciel GMAO peut répondre aux besoins individuels des entreprises, grandes et petites, et avec différents nombres d'actifs, d'utilisateurs, de sites et d'exigences de maintenance préventive. Les systèmes automatisés ont également la capacité de s'adapter aux besoins changeants des organisations à mesure qu'elles grandissent et se reformulent, une préoccupation commune aux entreprises émergentes. Avec une GMAO personnalisable, c'est le système qui s'adapte à l'organisation et non l'organisation qui s'adapte au système.

Voici une liste d'autres fonctionnalités bien adaptées aux petites entreprises ayant des préoccupations uniques :

Logiciel basé sur le cloud

Les petites entreprises peuvent ne pas avoir leur propre personnel informatique interne. Pour cette raison, la simplicité et les économies de coûts sont importantes. De nombreux systèmes CMMS offrent un déploiement basé sur le cloud, ce qui signifie que le système est accessible via le serveur d'un fournisseur avec toutes les maintenances et mises à niveau, fournies à distance. Aucun support système interne ou logiciel de sécurité supplémentaire n'est nécessaire. Les coûts initiaux des systèmes basés sur le cloud sont moins élevés que les systèmes installés sur site. Dans l'ensemble, avec un logiciel de GMAO basé sur le cloud, le travail, les soucis et les coûts supplémentaires de maintenance et de mise à niveau sont tous pris en charge par le fournisseur de GMAO.

Accès utilisateur personnalisé

Les petites entreprises ont généralement des personnes affectées à différentes tâches avec différents niveaux de responsabilité. Ceux-ci peuvent également impliquer d'avoir différents niveaux d'habilitation de sécurité. Le logiciel CMMS est capable de résoudre ces problèmes en attribuant différents niveaux d'accès au système aux utilisateurs en fonction de la sécurité, des descriptions de rôle ou d'autres considérations. Par exemple, les responsables de la maintenance peuvent se voir attribuer un accès complet à l'ensemble du système, tandis que les techniciens de maintenance peuvent se voir attribuer un accès limité à des zones spécifiques de la GMAO.

Mobilité du système

Dans les petites entreprises, il est courant que le personnel de maintenance soit déployé à divers endroits à l'intérieur ou à l'extérieur d'une installation. Par exemple, un technicien de maintenance peut être affecté à un travail dans une installation, puis être déployé plus tard pour effectuer des tâches hors site. L'une des caractéristiques les plus attrayantes du logiciel CMMS est sa portabilité grâce à des capacités d'accès mobile qui permettent aux techniciens de maintenance de passer des ordres de travail, de vérifier les niveaux de stock, de commander des pièces ou de générer des rapports, etc., où qu'ils se trouvent. Pouvoir accéder à un tableau de bord CMMS à partir de n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet est incroyablement efficace car cela réduit les délais inutiles associés au fait de devoir compter sur des ordinateurs de bureau pour effectuer ces tâches.

Capacités de capture d'images

Éviter les erreurs lors de la commande de pièces est une préoccupation commune pour les entreprises de toutes tailles. Trop souvent, les techniciens de maintenance commettent l'erreur de transcrire la mauvaise pièce ou le mauvais numéro de série. La meilleure façon de surmonter ce problème est de capturer les codes-barres via une image. L'utilisation de la lecture de codes à barres via l'application pour appareil mobile garantit que la bonne pièce ou la bonne pièce d'équipement sera commandée. De plus, des images photographiques d'une pièce d'équipement et de son emplacement peuvent également être capturées. Ces fonctionnalités intégrées CMMS peuvent identifier avec précision l'équipement nécessitant une réparation et capturer une image numérisée du code-barres d'une pièce à remplacer. Ces deux fonctionnalités réduisent les retards souvent coûteux lorsque des erreurs courantes sont commises.

Accès aux plans et documents architecturaux

Lorsqu'il s'agit de familiariser les nouveaux employés avec l'aménagement et la structure d'une installation ou d'identifier les emplacements des installations électriques ou de plomberie lors de l'ajout d'équipements, il est utile d'avoir des dessins architecturaux pour les propriétaires de petites entreprises. Ces dessins sont également connus sous le nom de plans - ils sont un rendu d'une conception architecturale sous forme de vues en plan et/ou en élévation d'un bâtiment ou d'une structure. Les dessins architecturaux sont accessibles via les tableaux de bord du système dans de nombreux packages CMMS. Leur présence offre un autre moyen d'identifier l'emplacement exact de l'équipement ainsi que les emplacements électriques et de plomberie susceptibles d'avoir un impact sur les opérations d'une installation.

Supports continus du logiciel GMAO

L'essentiel pour les petites entreprises est de bénéficier d'un soutien continu fiable qui garantit qu'elles tirent le meilleur parti de leur investissement. De nombreux progiciels de GMAO regroupent des supports dans leur structure de prix, tandis que d'autres fournisseurs de GMAO vendent des supports en tant que fonctionnalités complémentaires. Des supports CMMS sont disponibles pour couvrir les entreprises depuis la mise en œuvre jusqu'au suivi dans le but de faire en sorte que le système fonctionne comme il a été conçu. La phase de mise en œuvre est d'une grande importance lorsque toutes les données critiques concernant l'inventaire, les actifs et les utilisateurs sont saisies ainsi que la configuration des calendriers de maintenance préventive. Les fournisseurs de GMAO offrent aux clients un choix d'audits internes ou d'assistance technique à distance et téléphonique à des fins de mise en œuvre. De plus, de nombreux fournisseurs de GMAO incluent dans leurs packages système une variété de ressources d'intégration et continues pour aider les utilisateurs à utiliser le système au fil du temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, de vidéos, d'enregistrements par e-mail, de chat et de webinaires, ainsi que d'une assistance téléphonique.

Les petites entreprises, comme leurs homologues des grandes entreprises, ont la possibilité de réaliser des économies de coûts en ajoutant un logiciel de GMAO à leurs opérations. Les petites entreprises, qui fonctionnent généralement avec des marges plus faibles, sont encore plus motivées à trouver des moyens de fonctionner mieux, plus efficacement, plus rapidement et plus intelligemment. Le logiciel CMMS rend cela possible grâce à une efficacité opérationnelle accrue en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, en fin de compte, en obtenant un meilleur retour sur investissement (ROI). Les GMAO sont conçues pour répondre aux divers besoins des petites entreprises aujourd'hui et à mesure qu'elles continuent de croître et d'évoluer à l'avenir.