Logiciel CMMS : Surmonter les défis de maintenance des petites entreprises

Logiciel CMMS pour les petites entreprises

Ces dernières années, la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) a transformé la façon dont les entreprises font des affaires et, en particulier, comment elles supervisent leur gestion d'installations. Au cours des deux dernières décennies, les entreprises — grandes et petites — font de plus en plus le passage des programmes de tableur aux packages de gestion de maintenance hautement sophistiqués et robustes offerts par un nombre croissant de fournisseurs CMMS. Ce changement est survenu en réponse aux demandes du marché, aux défis économiques et aux avancées technologiques qui ont mis au défi les entreprises dans une large gamme de secteurs industriels de trouver des moyens de faire des affaires de manière plus légère, plus intelligente et plus efficace. Une fois considéré comme l'apanage des grandes entreprises seules (c'est-à-dire celles avec plusieurs entreprises), il est maintenant reconnu que la gamme d'options disponibles dans les packages CMMS les rend extrêmement bien adaptés aux petites entreprises également.

Selon le Bureau de la Défense des Petites Entreprises (SBA) des États-Unis, les petites entreprises sont définies comme des entreprises avec un maximum de 35,5 millions de dollars de ventes annuelles et 1500 employés. Données ces seuils, il est facile de voir que le logiciel CMMS pour les petites entreprises peut récolter des avantages similaires à ceux de leurs homologues grandes entreprises en matière d'efficacité organisationnelle accrue, de durée de vie prolongée des équipements, de meilleure gestion du temps et d'utilisation de la main-d'œuvre et, in fine, de réduction des coûts et d'augmentation des profits. Avec la capacité du CMMS à automatiser pleinement les plannings de maintenance préventive, les bons de travail et les niveaux de stock, les petites entreprises peuvent opérer plus efficacement avec des avantages d'économie de coûts.

Les petites entreprises représentent un groupe diversifié d'entreprises couvrant une large gamme de secteurs industriels, corporatifs et commerciaux. À cause de cela, ainsi que de la gamme dans leur taille et structure, les propriétaires de petites entreprises font face à un certain nombre de défis lors de la recherche d'un CMMS le mieux adapté à leurs besoins. Heureusement, la plupart des systèmes de gestion de maintenance sont connus pour leur personnalisation. Cela signifie que le logiciel CMMS peut répondre aux besoins individuels des entreprises grandes et petites, et avec des nombres différents d'actifs, utilisateurs, sites et exigences de maintenance préventive. Les systèmes automatisés ont également la capacité de s'adapter aux besoins changeants des organisations à mesure qu'elles grandissent et se reforment, une préoccupation commune parmi les entreprises émergentes. Avec un CMMS personnalisable, le système s'adapte à l'organisation et non l'organisation au système.

Voici une liste d'autres fonctionnalités bien adaptées aux petites entreprises avec des préoccupations uniques :

Logiciel basé sur le cloud

Les petites entreprises peuvent ne pas avoir leur propre personnel IT interne. À cause de cela, la simplicité et l'économie de coûts sont importantes. De nombreux systèmes CMMS offrent un déploiement basé sur le cloud, ce qui signifie que le système est accessible via le serveur du fournisseur avec toute la maintenance et les mises à niveau fournies à distance. Il n'y a pas besoin de support système interne ni de logiciel de sécurité additionnel. Les coûts initiaux des systèmes basés sur le cloud sont moins coûteux que les systèmes installés sur site. Dans l'ensemble, avec un logiciel CMMS basé sur le cloud, le travail, l'inquiétude et les coûts additionnels de maintenance et de mises à niveau sont tous pris en charge par le fournisseur CMMS.

Accès utilisateur personnalisé

Les petites entreprises ont généralement des personnes assignées à faire différentes tâches avec différents niveaux de responsabilité. Cela peut également impliquer d'avoir des niveaux variables de clearance de sécurité. Le logiciel CMMS est capable de répondre à ces problèmes en attribuant différents niveaux d'accès au système pour les utilisateurs basés sur la sécurité, les descriptions de rôles ou d'autres considérations. Par exemple, les gestionnaires de maintenance peuvent se voir attribuer un accès complet à l'ensemble du système, tandis que les techniciens de maintenance peuvent se voir attribuer un accès limité à des zones spécifiques du CMMS.

Mobilité du système

Dans les petites entreprises, il est courant que le personnel de maintenance soit déployé à divers emplacements à l'intérieur ou à l'extérieur d'une installation. Par exemple, un technicien de maintenance peut être assigné à travailler dans une installation et plus tard être déployé pour effectuer des tâches hors site. L'une des fonctionnalités les plus attrayantes du logiciel CMMS est sa portabilité grâce aux capacités d'accès mobile qui permettent aux techniciens de maintenance de passer des bons de travail, vérifier les niveaux de stock, commander des pièces ou générer des rapports, etc., où qu'ils soient. Pouvoir accéder à un tableau de bord CMMS depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet est incroyablement efficace car cela réduit les délais inutiles associés au fait de devoir compter sur des ordinateurs de bureau pour accomplir ces tâches.

Capacités de capture d'images

Éviter les erreurs lors de la commande de pièces est une préoccupation commune pour les entreprises de toutes tailles. Trop souvent, les techniciens de maintenance font l'erreur de transcrire le mauvais numéro de pièce ou de série. La meilleure façon de surmonter ce problème est de capturer les codes-barres via une image. L'utilisation de la lecture de codes-barres via l'application mobile garantit que la bonne pièce ou le bon équipement sera commandé. De plus, des images photo d'un équipement et de son emplacement peuvent être capturées. Ces fonctionnalités intégrées CMMS peuvent identifier avec précision l'équipement nécessitant une réparation et capturer une image scannée du code-barres d'une pièce nécessitant un remplacement. Les deux fonctionnalités réduisent les retards souvent coûteux lorsque des erreurs courantes sont commises.

Accès aux plans architecturaux et documents

Lors de la familiarisation des nouveaux employés avec la disposition et la structure d'une installation ou de l'identification des emplacements des installations électriques ou de plomberie lors de l'ajout d'équipement, avoir des dessins architecturaux est utile pour les propriétaires de petites entreprises. Ces dessins sont également connus sous le nom de plans — ce sont un rendu d'un design architectural en vue de plan et/ou d'élévation d'un bâtiment ou structure. Les dessins architecturaux sont accessibles via les tableaux de bord système dans de nombreux packages CMMS. Les avoir fournit une autre façon d'identifier l'emplacement exact de l'équipement ainsi que tout placement électrique et de plomberie qui pourrait avoir un impact sur les opérations d'une installation.

Support continu du logiciel CMMS

La ligne de fond pour les petites entreprises est d'avoir un support continu fiable qui assure qu'elles tirent le maximum de leur investissement. De nombreux packages logiciels CMMS regroupent les supports dans leur structure de prix tandis que d'autres fournisseurs CMMS vendent les supports comme des fonctionnalités additionnelles. Les supports CMMS sont disponibles pour couvrir les entreprises de l'implémentation jusqu'aux soins après-vente dans le but d'avoir le système fonctionner comme il a été conçu. D'une grande importance est la phase d'implémentation lorsque toutes les données critiques concernant l'inventaire, les actifs et les utilisateurs sont entrées ainsi que la configuration des plannings de maintenance préventive. Les fournisseurs CMMS offrent aux clients un choix d'audits internes ou de support technique à distance et par téléphone pour des fins d'implémentation. De plus, de nombreux fournisseurs CMMS incluent dans leurs packages système une variété de ressources d'intégration et continues pour aider les utilisateurs dans l'utilisation du système au fil du temps. Ces ressources sont disponibles sous forme de manuels en ligne, vidéos, e-mail, chat et enregistrements de webinaires ainsi que support téléphonique.

Les petites entreprises, comme leurs homologues grandes entreprises, ont l'opportunité de réaliser des avantages d'économie de coûts en ajoutant un logiciel CMMS à leurs opérations. Les petites entreprises, opérant généralement sur des marges plus petites, ont une motivation encore plus grande à trouver des moyens d'opérer mieux, plus léger, plus vite et plus intelligemment. Le logiciel CMMS rend cela possible grâce à des efficacités opérationnelles accrues en réduisant les coûts, en économisant du temps et des ressources et, in fine, en atteignant un plus grand retour sur investissement (ROI). Les CMMS sont conçus pour répondre aux besoins divers des petites entreprises maintenant et alors qu'elles continuent de grandir et d'évoluer à l'avenir.