Exploiter le CMMS pour maîtriser les réglementations santé : conformité et sécurité patient renforcées

La qualité et l'efficacité dépendent toujours d'une bonne maintenance, mais nulle part cela n'est plus apparent que dans un hôpital. Presque tout ce que font les travailleurs de maintenance affecte la conformité, et la maintenance de routine comme le nettoyage, l'inspection et le stockage correct de l'équipement peut faire la différence entre la vie et la mort pour les patients. Une liste de contrôle de maintenance d'hôpital est un bon début pour garder les procédures en ordre.

Au minimum, un hôpital repose sur des processus efficaces pour maintenir un flux constant de soins aux patients, assurant qu'un nombre défini de patients sont vus selon un horaire défini. Les pannes d'équipement et les tâches manquées peuvent augmenter le temps d'attente des patients et mettre à rude épreuve le personnel hospitalier et l'équipement de secours.

Le logiciel de gestion d'installations hospitalières est un outil fondamental utilisé par les organisations pour aider à adhérer aux normes de conformité réglementaire et réduire les coûts en centralisant les processus. Bien que de nombreux hôpitaux aient déjà adopté des logiciels de gestion de maintenance, certaines organisations utilisent encore des méthodes manuelles décentralisées. Si votre organisation n'a pas sauté dans le wagon CMMS, lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages des logiciels de gestion de maintenance pour les hôpitaux.

Votre hôpital a-t-il du mal à respecter les réglementations ?

Les hôpitaux sont parmi les installations les plus réglementées, et le département de maintenance joue un rôle important dans le respect de ces réglementations. La loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance santé (HIPAA) est une loi qui, entre autres, exige une forte protection de l'historique personnel et médical des patients. Ces exigences ne s'adressent pas directement aux départements de maintenance, mais elles peuvent compliquer les tâches de routine comme le nettoyage et la maintenance préventive. Un manuel de politiques et procédures de maintenance d'hôpital doit être suivi pour simplifier les tâches de routine. Si le travail n'est pas planifié soigneusement, les travailleurs se retrouvent dans des zones où ils sont exposés aux informations de santé protégées (PHI). Cela les place dans le champ d'application de HIPAA, nécessitant une formation et des protections supplémentaires, et augmentant inutilement les risques de violation.

Les tâches de maintenance impliquant des équipements informatiques ou des zones où des données sont stockées doivent être gérées soigneusement pour minimiser le risque de violation. Cela nécessite des protocoles supplémentaires pour s'assurer que les postes de travail sont déconnectés ou que les classeurs sont verrouillés avant que la maintenance ne soit effectuée. La conformité HITECH impose des fardeaux de maintenance supplémentaires pour assurer l'utilisation efficace de la technologie. Les ordinateurs, le réseau et autres ressources informatiques nécessitent un service régulier pour s'assurer qu'ils sont sécurisés et en bon état de fonctionnement en tout temps.

En plus de cela, il y a les règles du Ministère de la Santé, les exigences de la Commission Conjointe, les enquêtes HCAHPS qui affectent la perception publique de l'hôpital et des normes optionnelles comme les exigences du Code de Sécurité de la Vie que de nombreux hôpitaux choisissent de respecter.

Avec un tel labyrinthe complexe de règles et réglementations, il ne suffit pas de réparer les choses quand elles cassent. Les gestionnaires de maintenance doivent être capables d'énoncer les normes et de prioriser les tâches pour s'assurer que les réparations et la maintenance préventive liées à la conformité sont traitées. Le logiciel informatisé de gestion de maintenance est un outil efficace qui assure que rien n'est négligé et ne passe entre les mailles du filet.

Cette étude de cas sur Philhaven Health Care illustre ce que le bon logiciel CMMS peut faire. Ce fournisseur de soins de santé comportementaux luttait pour faire face à leur croissance rapide en utilisant des méthodes traditionnelles de gestion de maintenance. Avec 12 sites incluant un hôpital de 103 lits, les bons de travail papier et les tableurs Excel ne suffisaient plus. Jim Ipsen, Directeur des Installations chez Philhaven, explique :

« Pour gérer efficacement et efficiemment les opérations de maintenance dans nos installations et démontrer la conformité avec les autorités dirigeantes, nous avions besoin d'un système de gestion de maintenance plus agile pour enregistrer et rapporter le statut des tâches. »

Le logiciel de gestion de maintenance Hippo a permis à Philhaven de « simplifier la communication entre toutes les parties impliquées dans la création, l'exécution et le traitement des bons de travail. » La fonctionnalité de gestion des actifs et équipements leur a permis de suivre la maintenance à travers leurs installations, assurant qu'aucune tâche de maintenance n'était omise. Non seulement cela a facilité la vérification de la conformité, mais cela a aussi généré des gains d'efficacité. Cela signifie un niveau de soins plus élevé, des risques de conformité réduits et des dépenses diminuées à travers leur organisation.

Votre hôpital manque-t-il de standardisation des processus ?

Dans la gestion de maintenance hospitalière, chaque tâche doit correspondre aux bonnes étapes et benchmarks. Tout ce qui affecte la conformité, la sécurité ou la mission de l'hôpital — stériliser les outils, entretenir l'équipement médical et même vérifier l'équipement d'urgence — doit être fait d'une manière très particulière pour minimiser les risques et maximiser la qualité des soins. Même les tâches à faible complexité doivent être détaillées, étape par étape, dans les moindres détails.

Le bouche-à-oreille ou l'instruction pratique n'est pas fiable. Les hôpitaux ont des dizaines à des centaines de personnes responsables de la maintenance. Des tâches comme l'entretien d'équipements de diagnostic complexes, ou l'exécution et la surveillance de la sécurité informatique sont généralement faites par des entrepreneurs externes, et souvent la maintenance de routine des installations est sous-traitée. Le taux de rotation est souvent élevé, et à tout moment, l'hôpital peut changer de fournisseurs ou externaliser des tâches qui étaient auparavant gardées en interne.

Même avec des procédures opératoires standard pour chaque équipement, il est difficile de les faire respecter sans logiciel de gestion de maintenance. S'ils sont gardés dans un tableur ou un classeur, il n'y a souvent pas de moyen pratique pour les travailleurs d'y accéder quand ils en ont besoin ; il n'est pas pratique pour tout le monde de retourner au bureau de maintenance pour revérifier les procédures et s'assurer qu'ils ont tout correct. Travailler de mémoire mène à des erreurs et des étapes oubliées, tandis qu'utiliser un système papier s'avère fastidieux à organiser et à consulter.

Un puissant logiciel de gestion des bons de travail à la demande rend facile d'assurer l'achèvement opportun des travaux peu importe le travailleur assigné — des travailleurs de maintenance à temps plein aux entrepreneurs externes qui ne viennent qu'une ou deux fois par an. Les bons de travail ont des champs personnalisables, permettant aux gestionnaires d'installations de spécifier aussi peu ou autant d'informations que nécessaire. Les outils nécessaires, documents, problèmes de sécurité et autres données sont accessibles sur les bons de travail, permettant aux travailleurs de référencer toutes les informations appartenant à cette réparation.

Les bons de travail peuvent être accédés par les travailleurs de maintenance internes ou les fournisseurs externes. Tous les utilisateurs peuvent recevoir des bons de travail n'importe où ils ont une connexion Internet avec la capacité de mettre à jour les informations des bons de travail depuis le terrain en utilisant une application CMMS mobile. Les administrateurs peuvent trier, suivre et visualiser l'avancement des bons de travail, s'assurant que tout le monde est sur la bonne voie et que tout est fait.

Êtes-vous capable de tenir les employés et fournisseurs responsables ?

Le suivi des bons de travail, de l'historique des réparations et d'autres facteurs n'aide pas seulement les travailleurs de maintenance ; cela fournit également à la direction la visibilité nécessaire pour assurer la responsabilité à travers l'organisation. Des rapports de maintenance approfondis permettent aux gestionnaires de voir le statut de tous les bons de travail d'un coup d'œil, filtrés par des catégories définissables par l'utilisateur en graphiques faciles à utiliser. Il est facile de voir quelles tâches sont complétées, dues ou en retard — trier par priorité, type de travail et autres critères.

Les rapports CMMS rendent l'extraction des enregistrements d'historique de maintenance simple. Les utilisateurs peuvent examiner les coûts, les décomposant par heures de main-d'œuvre régulières et supplémentaires, pièces et matériaux utilisés, et factures. Les rapports d'historique de maintenance donnent un aperçu précis des indicateurs clés de performance aussi. Avoir ces données rend facile de trouver le fournisseur avec le prix le plus compétitif, promouvoir les employés avec les meilleurs historiques, ou mettre les travailleurs sous-performants en formation supplémentaire. Cela aide aussi à prendre des décisions de dotation plus stratégiques, permettant aux gestionnaires de comparer entrepreneurs et employés tête-à-tête.

Le logiciel de gestion de maintenance est aussi utile pour gérer les pièces et autres inventaires que pour planifier les travailleurs. La fonction de rapports d'inventaire permet aux gestionnaires d'examiner et trier tout le stock d'un coup d'œil. Quand les pièces et matériaux sont bas, des alertes par e-mail sont envoyées aux bonnes personnes pour le réapprovisionnement, assurant que les pièces critiques sont toujours disponibles. Les modules de gestion d'inventaire CMMS stockent aussi les informations de contact des fournisseurs, donc quand les pièces et matériaux doivent être réapprovisionnés, cela peut être fait sans délai.

La visibilité et la responsabilité des rapports ont été une fonctionnalité cruciale pour de nombreux gestionnaires d'installations, y compris Reynold Peters de l'Autorité Régionale de Santé du Manitoba, Santé Sud. L'organisation couvre presque 27 000 kilomètres et opérait sur un modèle décentralisé, ce qui pose des défis uniques. Bien qu'une autorité centrale supervise certaines de leurs installations, beaucoup de leurs hôpitaux, cliniques et centres de vie assistée sont gérés indépendamment, donc il est difficile de vérifier une performance cohérente à travers leur département de maintenance.

En utilisant le logiciel CMMS Santé, cela leur a permis de révolutionner leur département de maintenance. Selon Peters, Gestionnaire Construction et Économies d'Énergie, le logiciel de maintenance leur permet de voir « qui a émis le bon de travail et savoir qui contacter s'il y a des problèmes avec la documentation. » Ils peuvent utiliser les rapports et benchmarks pour comparer la performance entre les installations, repérer les problèmes de contrôle qualité avant qu'ils ne deviennent un problème sérieux. Et ils ont pu le faire tout en opérant encore avec l'autonomie locale qui permet à chaque installation de répondre au mieux aux besoins de sa communauté.

Avez-vous adopté un programme de maintenance préventive ?

Dans une industrie comme la fabrication où une machine cassée peut arrêter la production, tout le monde comprend les avantages de la maintenance préventive, mais de nombreuses organisations de santé la négligent encore. Pourtant, les hôpitaux ont aussi des infrastructures critiques pour la mission qui doivent être entretenues régulièrement. Ce n'est pas seulement l'équipement clé comme le support vital où l'échec peut être désastreux ; une panne inattendue de l'infrastructure CVC, des alimentations de secours ou de l'équipement de décontamination peut aussi diminuer les niveaux de productivité et impacter sérieusement les soins aux patients.

Même quand des vies ne sont pas en jeu, la maintenance préventive apporte d'énormes avantages aux hôpitaux. Des IRM aux unités de réfrigération, avoir un programme de maintenance planifié formalisé prolongera la longévité des actifs. Cela économise de l'argent et minimise les perturbations, permettant aux établissements de santé de fournir un niveau de soins plus élevé et plus constant.

Les bons logiciels de maintenance préventive permettent aux hôpitaux d'utiliser un seul système pour planifier, suivre et confirmer les réparations régulières, du laboratoire de sang à la cuisine de la cafétéria. Les bons de travail sont planifiés basés sur une fréquence de calendrier ou des lectures de compteur, avec des options flottantes définies pour ajuster les futurs bons de travail basés sur la date de service la plus récente.

Avec un CMMS, les bons de travail de maintenance préventive sont définis pour qu'ils soient automatiquement assignés au bon travailleur ou technicien, ou envoyés à un administrateur qui peut ensuite les assigner. Les dates d'échéance, les rappels de notification avancés et d'autres fonctionnalités de planification rendent facile de planifier à l'avance, permettant aux travailleurs de prioriser les tâches de maintenance importantes sans perturber leurs tâches régulières.

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Le logiciel de gestion de maintenance soutient tout ce que votre hôpital fait. Il facilite l'atteinte des objectifs de conformité, promeut la responsabilité, permet des décisions stratégiques pour les fournisseurs et le personnel et augmente la durée de vie de l'équipement hospitalier et de maintenance.

Hippo Health Care CMMS se spécialise dans la fourniture de systèmes de gestion de maintenance pour l'industrie de la santé. Il a été implémenté avec succès dans plus de 200 hôpitaux, communautés de retraite, cliniques et établissements de vie assistée. Contactez Hippo CMMS pour en savoir plus sur notre logiciel simple de gestion de maintenance pour les établissements de santé.