5 façons éprouvées dont le logiciel CMMS améliore l'organisation de la maintenance

Le logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est un outil formidable qui aide les professionnels de la maintenance à devenir plus organisés. Le logiciel CMMS rationalise les processus de maintenance, faisant tout depuis les simples demandes, jusqu'aux bons de travail, maintenance préventive, gestion des stocks et suivi des temps d'arrêt.

Avec des activités quotidiennes toujours en mouvement, garder les bons de travail et autres informations ensemble est un défi. Si vous savez comment utiliser au mieux votre logiciel de maintenance, accomplir le travail qui doit être fait est beaucoup plus facile. Voici cinq avantages du logiciel de bons de travail CMMS pour mieux organiser et améliorer l'efficacité dans leurs départements de maintenance.

Catégoriser les travaux de maintenance

Typiquement, les bons de travail peuvent varier entre différentes actions et responsabilités. Selon les détails liés à un bon de travail, il peut y avoir différentes procédures à suivre. Certains travaux peuvent concerner l'infrastructure, tandis que d'autres sont pour une réparation d'équipement. Une association appropriée des bons de travail connexes aide à trouver des modèles dans la maintenance d'installation. Il peut également y avoir des projets ou départements qui ont besoin d'avoir leur historique de bons de travail distingué du reste des bons de travail.

Une ressource à utiliser dans le CMMS est le logiciel de bons de travail. Créez des noms personnalisés d'activités de maintenance et de départements (plomberie, électricité, revêtement de sol, etc.). Tout bon de travail créé peut alors être classé sous l'une des catégories qui l'associera à chaque bon de travail de la même catégorie ou sous-catégorie.

En créant une liste de catégories et sous-catégories, vous pouvez mieux organiser les activités de maintenance les unes par rapport aux autres et mieux structurer les rapports de maintenance. Cela peut révéler des modèles dans les pannes ou les départements qui ont des problèmes de maintenance plus critiques.

Attribuer des permissions utilisateur pour les rôles de maintenance

Si vous avez plusieurs utilisateurs dans votre système logiciel de gestion de maintenance, gardez à l'esprit ce que vos techniciens et membres de l'équipe de maintenance voient. Si leur rôle est de surveiller l'électricité, ils ne devraient probablement pas voir les bons de travail pour le nettoyage des fenêtres lorsqu'ils se connectent. Les gestionnaires, dont le rôle est de vérifier le travail accompli, devraient être les seuls à marquer les bons de travail comme terminés. Pour les aider à se concentrer, leur accès utilisateur ne devrait être lié qu'à ce que sont leurs rôles et responsabilités.

Selon votre logiciel, vous pouvez avoir un nombre fixe de licences utilisateur pour votre système de maintenance. Prenez le temps de revoir le rôle de chaque personne et ce que leurs permissions utilisateur sont définies. Si nécessaire, de nombreuses entreprises logicielles ont un support technique disponible pour vous aider. Contactez-les pour vous guider sur l'accès utilisateur que chaque membre devrait avoir.

Planifier les rapports de maintenance

Comme mentionné précédemment, la création de rapports peut être chronophage sans les bons outils. Si vous connaissez le type de rapports de maintenance que vous devez suivre, de nombreux systèmes logiciels peuvent les avoir préconfigurés pour vous. Avec Hippo CMMS, nos clients créent des rapports enregistrés pour examiner une activité de maintenance spécifique — temps d'arrêt d'équipement, coûts de réparation, performance des fournisseurs, etc. Ceux-ci sont disponibles pour consultation ou peuvent être planifiés pour être envoyés à une liste d'e-mails régulièrement.

Minimiser ou éliminer la paperasse

Améliorer la gestion des bons de travail implique d'utiliser la meilleure méthode pour suivre le processus du début à la fin. Les bons de travail imprimés peuvent se perdre lors du transfert d'une personne à une autre. Cela rend plus difficile le rappel pour des revues importantes. Cela peut être un vrai casse-tête de rechercher du contenu et des documents quand vous en avez le plus besoin. C'est pourquoi il est utile de considérer l'alternative au papier — qui est moins de papier ou pas du tout.

Si possible, numérisez vos copies imprimées de manuels d'équipement ou manuels O&M pour les enregistrer sur votre ordinateur. Ceux-ci peuvent ensuite être téléchargés dans votre logiciel en tant que fichiers PDF pour y accéder quand nécessaire.

Importer les contacts fournisseurs et vendeurs

Lors de la prise de contact avec les fournisseurs pour des services, il est toujours bon de rationaliser le processus autant que possible. Fournir les bonnes informations est essentiel pour obtenir le service ou le devis de prix nécessaire.

En important les contacts de vos fournisseurs, vous pouvez associer directement les fournisseurs aux bons de travail dans votre système. Cela devient alors un outil pour suivre et examiner la performance des fournisseurs au fil du temps. C'est aussi utile de savoir si vous obtenez la meilleure valeur. Définissez un rapport planifié de performance des fournisseurs avec les bons de travail qui leur sont assignés. Vous pourrez voir si vous obtenez une excellente valeur ou qu'il est temps de chercher un autre fournisseur.

Avec l'utilisation de ces ressources, vous pouvez alléger la charge de l'organisation quotidienne. Configurer des catégories et sous-catégories appropriées pour rappeler les tâches connexes. Structurer chaque compte utilisateur dans le système selon leurs rôles pertinents dans l'équipe de maintenance. Planifier les rapports de maintenance à l'avance pour travailler correctement sur l'examen des informations. Avoir vos fournisseurs dans votre logiciel CMMS (également connu sous le nom de logiciel de gestion d'installation) peut aider à rationaliser la communication et à examiner leur performance.

En planifiant à l'avance, en réduisant ce qui n'est pas nécessaire et en rationalisant vos étapes, il faut moins de temps pour en faire plus sur votre charge de travail.