5 stratégies éprouvées pour réduire efficacement les coûts de maintenance

Attention ! Votre installation a une fuite grave qui doit être réparée immédiatement.

Bon, ce n'est peut-être pas une fuite de tuyau ou de produits chimiques, mais il y a de fortes chances que votre service maintenance ait déjà connu cette fuite. La fuite grave dont nous parlons est celle de votre budget maintenance. Elle apparaît souvent sous forme de réparation réactive, de pièce de rechange égarée, ou du temps passé à créer ce rapport de maintenance.

Des pratiques inefficaces comme celles-ci font fuir des ressources précieuses de votre service maintenance ; vous coûtant plus d'argent et utilisant le temps moins efficacement. Si vous utilisez encore des tableurs, votre entreprise pourrait perdre de l'argent sans que vous le sachiez — l'utilisation d'un logiciel GMAO plutôt que de tableurs peut aider à optimiser votre activité.

Les pannes et réparations sont inévitables. Cependant, des niveaux élevés de maintenance réactive peuvent indiquer que votre équipe travaille dur pour rattraper le retard au lieu de planifier correctement à l'avance. Cela gaspille du temps de plusieurs façons qui ne sont pas toujours évidentes.

Mais au lieu de se concentrer seulement sur le problème, il est important de trouver des solutions. Voici cinq façons dont votre service maintenance perd de l'argent et comment y remédier.

1. Amélioration de l'efficacité énergétique dans les installations

Le bâtiment de bureaux moyen dépense environ 19 % de plus que nécessaire en électricité et gaz. Il est facile de considérer certains coûts comme inévitables, mais en réalité, de simples techniques de maintenance peuvent faire d'énormes différences en consommation d'énergie — et en coûts.

Une étude du Pacific Northwest National Laboratory a révélé que les bâtiments commerciaux pouvaient réduire leurs coûts de chauffage et climatisation de 38 %, grâce à de simples modifications de leurs systèmes CVC en toiture.

D'autres facteurs comme une maintenance défaillante ou l'utilisation d'équipements obsolètes peuvent encore augmenter le coût de maintenance des systèmes CVC et de chauffage de l'eau. D'autres facteurs nuisant à l'efficacité énergétique incluent une isolation inadéquate, une mauvaise étanchéité et des appareils anciens ou mal entretenus.

À l'origine, certaines entreprises tentaient de résoudre cela en réduisant les heures de main-d'œuvre, plutôt qu'en utilisant le temps alloué pour améliorer l'efficacité du travail.

Avec un logiciel GMAO, planifiez des tâches de routine et de maintenance préventive comme l'entretien des chauffages et le ré-étanchéité des fenêtres. Ainsi, les installations reçoivent automatiquement des bons de travail et rappels. Cela aide à faire des choix plus stratégiques. Vous pourrez organiser vos projets d'économie d'énergie dans le temps, tout en contrôlant les dépenses M&R (Maintenance et Réparation).

Une autre utilisation du logiciel de gestion de maintenance est de planifier vos tâches saisonnières, comme l'installation de chauffe-eau ou le changement de filtres à air. Cela aide à intégrer ces tâches dans les plannings existants de vos travailleurs — et dans votre budget.

2. Processus de gestion des bons de travail standardisés

Une organisation dépend fortement de ses collaborateurs et des procédures claires aident l'équipe à réussir. Mais à mesure que votre entreprise grandit, vous ou votre gestionnaire ne savez pas toujours ce qui est assigné à chacun chaque jour.

Sans procédure de maintenance standardisée, certains employés peuvent utiliser des méthodes inefficaces qui gaspillent temps et ressources sur les bons de travail.

Plus important encore, un manque de standardisation peut introduire des lacunes, des risques professionnels et des irrégularités dans vos procédures de maintenance. Cela peut mener à une qualité de travail inconstante, une durée de vie réduite des actifs, ou introduire des accidents du travail.

Que se passe-t-il si certains de votre service maintenance sautent une étape lors d'une inspection ou de la réparation d'une machine ? Et s'ils assemblent mal les choses, ou omettent de vérifier un manomètre régulièrement ?

Le logiciel de gestion de maintenance vous permet de distribuer les outils des meilleures pratiques de maintenance dans toute votre organisation. Vous pouvez standardiser les modèles de travail pour la maintenance préventive et les procédures de réparation en utilisant des bons de travail détaillés.

Hippo CMMS enverra des bons de travail automatisés à chaque agent maintenance selon la date ou la fréquence.

Suivez et vérifiez que chacun a terminé ses tâches assignées sans passer au crible de nombreux fichiers et tableurs.

Avec le logiciel de gestion de bons de travail à la demande, vous pouvez trier les bons de travail et voir lesquels sont terminés.

Les rapports de maintenance programmés rassemblent toutes les informations, avec des graphiques conviviaux mesurant productivité, coûts, heures supplémentaires, date d'achèvement et autres métriques clés pour vous donner une vision plus profonde de votre historique de maintenance, et détecter les zones problématiques nécessitant de l'attention.

3. Gestion du temps

Le Journal Inspectioneering a publié une étude 2015 révélant que les organisations qui ne planifient pas ou n'ordonnancent pas correctement la maintenance ne passent que 35 % de leur temps sur le travail de maintenance réel — soit 2h48 sur une journée de 8h ! Le reste du temps est utilisé (et parfois gaspillé) ailleurs — 33 % sur les retards de travail, temps de déplacement et heures ajustées, 17 % à trouver les bonnes ressources (outils, manuels, etc.), et 15 % sur les pauses autorisées et le temps personnel. Quand les plannings de maintenance sont moins structurés, la maintenance réactive prend une quantité de temps surprenante.

Par Matt Midas chez GenesisSolutions. Cet article paraît dans le numéro mars/avril 2015 du Journal Inspectioneering

Une bonne planification et ordonnancement peuvent augmenter la productivité à 65 %, ce qui signifie que vos ouvriers passeront 5h12 par quart sur le travail de maintenance. Non seulement cela réduit les coûts de main-d'œuvre, mais avec une bonne planification, votre organisation peut :

• Réduire les arriérés de maintenance
• Anticiper et éviter les futures pannes d'équipement
• Augmenter la disponibilité des actifs
• Améliorer la gestion des actifs et pièces de rechange
• Prendre de meilleures décisions de réparation et d'achat d'actifs

Le système de maintenance des actifs et équipements sauvegarde l'historique des réparations de tous les équipements avec les relevés de compteurs, et améliore la gestion des pièces de rechange en liant les pièces associées aux actifs.

Non seulement cela rend les réparations plus rapides et efficaces, mais cela vous permet aussi d'apprendre des pannes d'équipement. Si une pièce casse, vous pourrez noter les signes avant-coureurs et planifier de la maintenance préventive sur d'autres machines.

Pour la collecte de pièces et d'informations. La gestion des pièces de rechange et la gestion des bons de travail d'Hippo assurent que les ouvriers ont tous les outils et informations pour réduire le temps passé sur les réparations. Vous pourrez aussi planifier les travaux dans un ordre plus logique. Les bons de travail impliquant les mêmes outils, services ou type d'équipement peuvent être organisés par lieu ou catégorie de travail pour réduire le temps que les ouvriers passent à aller-retour dans votre installation.

4. Sélection améliorée des fournisseurs et sous-traitants pour la maintenance des installations

Vous avez peut-être un système actuel pour sélectionner le fournisseur le plus rentable. Mais parfois, le processus peut être assez difficile. Le choix du bon fournisseur implique souvent la prise en compte de plusieurs facteurs : fiabilité, délai de livraison, remises volume et qualité des pièces. Pour les sous-traitants, il y a aussi les structures de prix, garanties et historiques à considérer — pour un actif critique, cela peut valoir le coup d'engager quelqu'un en qui vous avez confiance, même à un tarif plus élevé.

Et si vous êtes un service maintenance réactif, le manque de prévoyance peut encore augmenter vos dépenses en fournisseurs et sous-traitants. Si vous tombez en rupture d'une pièce essentielle, ou subissez une panne d'actif critique, vous pourriez être coincé avec le fournisseur disponible à court terme, même s'il offre un service de moindre qualité.

En utilisant les rapports de maintenance, vous pouvez examiner et comparer les fournisseurs face à face. Pour chaque fournisseur, examinez l'historique détaillé des pièces, livraisons et prix pour voir qui vous donne la meilleure affaire globale. Avec toutes vos informations présentées en graphiques, vous réduirez votre temps à feuilleter des pages de données pour prendre la décision la plus économique. La fonctionnalité de rapports de stock prédéfinis vous alertera quand les pièces sont basses, pour que vous puissiez toujours commander les remplacements avec le temps nécessaire.

Les rapports GMAO vous permettent aussi de comparer sous-traitants et ouvriers. Vous pouvez regarder les heures enregistrées, le temps passé pour terminer les bons de travail, les taux d'achèvement et autres données essentielles. Cela simplifie le choix du sous-traitant le plus rentable, l'affectation du meilleur personnel à des tâches de maintenance particulières, ou même la décision des travaux qu'il est judicieux d'externaliser.

Les systèmes de gestion des ressources et fournisseurs rationalisent davantage le travail avec les fournisseurs, en vous permettant de leur envoyer des bons de travail directement, en utilisant le même système que pour les travailleurs internes. Vous pouvez les sélectionner par catégorie de bon de travail, assigner des bons de travail détaillés, et leur transférer un e-mail avec les détails listant ce dont ils ont besoin pour leur travail. Coûts, temps de réponse et autres métriques peuvent ensuite être enregistrés après l'achèvement du bon de travail. Vous pouvez alors examiner la performance des fournisseurs et attribuer les futurs contrats sur la base de la performance, sans tenue de registres chronophage.

5. Gestion des stocks désorganisée

Vos installations nécessitent souvent beaucoup d'espace pour stocker l'inventaire, les pièces de rechange et l'équipement utilisés dans les opérations principales. La gestion des stocks implique le suivi de niveaux précis d'articles en stock ou de pièces de rechange pour les réparations.

Si l'information n'est pas précise, vous pouvez vous retrouver avec un excès de stock, des occasions manquées d'économiser sur les réapprovisionnements, ou une pénurie de pièces de rechange pour les réparations d'équipement.

Avoir un logiciel de gestion des stocks intuitif rend la gestion des pièces de rechange plus intelligente. Suivez les pièces par localisation d'installation, modèle d'équipement, numéro d'inventaire, catégorie de travail, ou par fournisseur. Cela signifie que vous pourrez comprendre rapidement l'inventaire dans toute votre organisation, et éliminer les pièces et équipements redondants.

Un système de gestion des stocks aide aux transferts de pièces entre installations ; définissez des seuils minimum et maximum pour éviter le surstock ou le sous-stock.

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Économisez en travaillant plus intelligemment, pas plus dur

Les organisations ne peuvent plus se permettre de voir leur service maintenance comme une équipe réactive pour réparer les choses, avec les coûts GMAO montrant le ROI nécessaire.

Les entreprises conçoivent maintenant des programmes de maintenance qui rendent les opérations plus efficaces et fiables.

En apprenant à organiser efficacement vos efforts, gérer actifs, équipements et pièces, et prioriser le travail, vous passerez moins de temps en réparations d'urgence, et plus de temps à construire une gestion d'installations logicielle.

Le logiciel GMAO réduit les coûts de maintenance et est devenu l'élément le plus courant dans le succès de la maintenance d'installations.