3 stratégies éprouvées pour les équipes achats pour réduire les coûts de l'entreprise

Une enquête Deloitte de 2014 a révélé que 69 % des directeurs des achats (CPO) voyaient la réduction des coûts comme leur priorité principale sur les 12 mois suivants. En 2018, la même enquête montrait que ce chiffre avait grimpé à 78 % — une augmentation de 9 % en seulement quatre ans.

La capacité à comprendre les dépenses, fixer des objectifs d'économies et gérer le sourcing pour atteindre ces objectifs devient essentielle. Pour y parvenir, les organisations passent à une nouvelle génération de plateformes de sourcing pour changer fondamentalement la façon dont les organisations achats opèrent. Investir dans une solution qui rationalise et étend les processus de sourcing permet des changements critiques et de nouvelles approches, incluant négociations dynamiques, analytiques précises, enchères inversées et nouveaux niveaux de transparence et collaboration. Ces changements résultent en économies de coûts planifiées, ciblées et autres bénéfices stratégiques.

Voici quelques façons dont les solutions stratégiques peuvent aider les équipes achats à ajouter un impact plus grand à l'entreprise dans son ensemble.

La transparence aide à identifier les opportunités de réduction des coûts

Prendre des décisions éclairées sur le risque et les opportunités d'économies est presque impossible pour les équipes achats sans une vue simple, rationalisée et partagée sur les relations fournisseurs, contrats et obligations. Des outils de contrat lourds, manuels et legacy allongent le processus et réduisent l'avantage concurrentiel et les opportunités d'économies. Avec les outils legacy, les connexions entre fournisseurs, obligations et documents sont difficiles à trouver, et encore plus à gérer et optimiser.

En revanche, des solutions permettant aux équipes de collaborer et d'avoir une visibilité en temps réel sur toutes les activités fournisseurs peuvent fournir un moyen simple et efficace pour les leaders sourcing et gestionnaires de contrats d'avoir une vue à 360° de la relation fournisseur. De plus, les professionnels du sourcing gagnent un moyen fluide et efficace de gérer les contrats pour leurs parties prenantes business, ainsi que de fournir une visibilité continue de bout en bout.

Quand le juridique, les parties prenantes, fournisseurs et vendeurs ont une transparence totale, les équipes achats peuvent piloter un processus de bout en bout plus rationalisé, car toutes les parties ont l'information dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin. Les équipes peuvent prioriser et suivre la progression à chaque étape, et in fine prédire des résultats business réussis. En retour, ce niveau de transparence réduit les coûts pour les entreprises, car elles peuvent trouver plus d'opportunités de réduction des coûts et boucler les boucles de communication plus rapidement.

Économies par enchères inversées et négociations dynamiques

De nouvelles approches, comme les enchères inversées et les négociations dynamiques, font un impact sur le résultat net à travers l'entreprise. Elles fournissent de nouveaux moyens d'achat, particulièrement pour les volumes et achats réguliers continus. Les deux méthodes ont été notoirement difficiles par le passé, mais de nouvelles plateformes peuvent simplifier les processus et les mettre entre les mains de la plupart des organisations sourcing. Ces solutions peuvent permettre le bon équilibre entre prix, qualité et autres facteurs importants. Selon une enquête Scout RFP 2017, les entreprises qui mènent avec succès des enchères inversées priorisent la haute qualité pour un bon prix, plutôt qu'attribuer automatiquement au plus bas soumissionnaire.

Quand les enchères inversées et négociations dynamiques sont des parties intégrantes d'une plateforme de sourcing plutôt que des outils autonomes, elles non seulement maximisent les économies de coûts, mais aident à faire avancer les relations fournisseurs, puisque la tarification et les négociations peuvent être faites dans le contexte de l'expérience historique et d'opportunités additionnelles identifiées pour ajouter de la valeur. Acheteurs et fournisseurs ont la visibilité dont ils ont besoin pour mener une enchère réussie et équitable ; les fournisseurs ont une vision claire des exigences, et les acheteurs peuvent faire leur due diligence sur les enchères, connectant les points sans couture pour toutes les parties impliquées. Les entreprises utilisant une stratégie d'enchères inversées économisent entre 10-20 % dans leur processus d'achat. Une entreprise mondiale de retail a économisé près de 400 000 $ dans une enchère de matières premières de 30 minutes, parce qu'elle a pu accélérer les négociations.

Collaboration à travers toutes les parties

La collaboration est clé pour les événements achats standards ainsi que pour des formes plus avancées, comme celles utilisant les enchères inversées. Elle assure l'exactitude et l'efficacité, et unit même les parties prenantes en un groupe virtuel travaillant pour atteindre le meilleur résultat. Questions et problèmes peuvent être résolus rapidement, éliminant beaucoup des problèmes de démarrage/arrêt communs aux achats traditionnels.

Si votre entreprise utilise une plateforme de sourcing qui ne permet pas la collaboration à travers toutes les parties, il est temps de reconsidérer les outils que vous utilisez. La collaboration à travers les parties prenantes business est critique pour un processus achats réussi qui peut atteindre les objectifs d'économies et répondre aux exigences des clients internes. Sans collaboration, le sourcing peut devenir lourd et une irritation constante pour tous les impliqués. Cela résulte souvent en manquant un élément important ou produisant des résultats moins qu'idéaux.

La collaboration permet aux parties prenantes business d'être partie prenante de tout le processus. Les parties prenantes business sont plus investies, se sentent valorisées et deviennent contributrices au lieu de simples spectatrices du processus. Le résultat est une plus grande communication à travers l'entreprise, bénéficiant in fine à la position de trésorerie globale et à l'impact business du projet.

Une étude récente de leaders achats à travers le monde a révélé qu'ils s'attendent à une augmentation de 40 % des économies annuelles avec des solutions d'achats automatisées. Avec ces stratégies clés en tête et les bonnes solutions en place, les équipes achats auront un impact plus grand sur l'entreprise entière, menant au succès pour toutes les parties impliquées et un impact mesurable année après année.

La combinaison de transparence, de nouvelles pratiques de sourcing comme les enchères inversées et négociations dynamiques, et la collaboration complète entre l'équipe achats et toutes les parties prenantes business, crée un environnement propice à conduire un changement significatif. Supportée et améliorée par une nouvelle génération de plateforme de sourcing, elle permet des économies de coûts qui mènent directement à un impact sur le résultat net. En même temps, les économies ne doivent pas se faire au détriment d'autres considérations clés. Risques et compromis devraient être clarifiés et considérés collaborativement. D'autres facteurs, aussi, comme la qualité, la vitesse et la valeur ajoutée supplémentaire doivent être considérés. Avec toutes ces qualités, un nouveau type de sourcing peut émerger qui ajoutera au succès et à la longévité de l'entreprise.

Stan Garber est président et co-fondateur de Scout RFP, un fournisseur de logiciels de sourcing et achats.