Approvisionnement à l'épreuve du futur : 5 stratégies essentielles pour surmonter les défis supply chain

Plus de 66 % des professionnels de l'approvisionnement disent que naviguer les supply chains était le plus grand point de tension dans le processus d'approvisionnement tout au long de la pandémie COVID-19, selon une enquête en cours. Il n'est pas surprenant que naviguer les pénuries supply chain soit apparu comme un thème commun, considérant que le monde entier avait besoin de nombreux mêmes biens et services pour faire tourner les entreprises comme d'habitude, du gel hydroalcoolique aux combinaisons EPI.

On s'attend à ce que les défis supply chain persistent sur l'année prochaine, au minimum, alors que nous continuons à traverser collectivement les effets de la pandémie. En tant que tel, les équipes d'approvisionnement se tournent vers la technologie plus que jamais pour digitaliser leur processus et s'adapter. Le processus de digitalisation de l'approvisionnement se déroule sur trois phases émergentes : réagir, réévaluer et rendre à l'épreuve du futur. Les équipes d'approvisionnement peuvent se trouver dans une phase différente selon leur configuration opérationnelle avant le COVID-19.

Réagir

Quand la pandémie COVID-19 a frappé, cela a signifié que les équipes d'approvisionnement devaient faire tout ce qui était possible pour maintenir les processus en business as usual, ce qui a mené à des décisions réactives plutôt que stratégiques. Le stade « réagir » de la transformation digitale de l'approvisionnement inclut des initiatives telles que :

• rationaliser les opérations en les mettant en ligne pour répondre plus efficacement aux demandes urgentes adressant la santé et la sécurité publiques ;
• permettre de meilleures capacités de télétravail tout en travaillant à distance ou avec un accès limité au bureau ;
• utiliser des ressources en ligne comme les bases de données fournisseurs pour diversifier et élargir les viviers de fournisseurs face aux perturbations supply chain, etc.

Certaines équipes ont pu réagir vite car elles avaient l'infrastructure en place pour le faire, tandis que d'autres ont dû adopter de nouveaux outils et processus en urgence pour gérer efficacement la réponse d'urgence. Ceux qui avaient la prévoyance ou la planification stratégique pour passer à des processus digitaux durables comme des outils e-procurement validés peuvent continuer à les utiliser dans le futur avec ajustements mineurs. Alors que ceux qui ont réagi à la situation dans une panique quelque peu urgente (comme tant ont dû le faire !) peuvent maintenant se retrouver à réévaluer les outils et processus qu'ils utilisent.

Réévaluer

Alors que les équipes d'approvisionnement continuent de répondre aux demandes et besoins urgents liés au COVID-19, elles doivent aussi réévaluer les outils et processus initialement adoptés pendant le stade « réagir », identifiant les gaps d'efficacité, les manquements de conformité étatiques, et si ces solutions sont durables au-delà de la pandémie. Dans cette phase de réévaluation, les équipes d'approvisionnement doivent évaluer leurs opérations et outils en utilisant des questions telles que :

• Mes opérations de bout en bout (intake à gestion de contrats) sont-elles digitalisées et connectées ?
• Mon pipeline de projets est-il centralisé en un seul endroit et facilement accessible ?
• Nos processus sont-ils intuitifs et faciles à utiliser pour tous les clients internes ?

De plus, la demande pour des services digitaux et sans contact a crû de 20 % aux US selon McKinsey, donc les équipes d'approvisionnement doivent adresser cette demande alors qu'elles déterminent les processus de digitalisation long terme. La réponse rapide de l'approvisionnement au COVID-19 en fournissant paiement digital et livraison de services (surtout pour le secteur public) a créé un précédent que clients ou administrés attendront au-delà de la pandémie.

Rendre à l'épreuve du futur

Des développements comme la distribution vaccinale généralisée amènent la fin des restrictions et confinements COVID-19 en vue, menant de nombreuses organisations à commencer à penser sérieusement au-delà de la pandémie. Le COVID-19 a mis le rôle critique de l'approvisionnement en temps de crise sous les projecteurs — ils seront perçus dans les organisations comme des acteurs critiques et stratégiques dans le processus supply chain, plutôt que comme le fardeau « paperasse » nécessaire qu'on leur prête souvent. Les équipes d'approvisionnement devront bâtir sur leur fondation de transformation digitale focalisée sur efficacité, conformité et engagement fournisseurs pour répondre aux besoins de reprise et répondre aux demandes croissantes de durabilité, résilience et adaptation technologique.

Alors que les organisations ont traversé ces trois phases l'an dernier, et continueront de transitionner à travers elles, nous avons vu l'émergence de cinq tendances core qui ont enveloppé la fonction approvisionnement dans les supply chains. Ces tendances doivent être considérées alors que les organisations entrent dans la phase « future-proof » et exploitent la technologie comme égaliseur pour toutes :

1. Décisions de réduction des coûts. L'approvisionnement doit non seulement faire plus avec moins, mais aussi fournir la stratégie qui aidera le reste de leur agence à prospérer malgré des ressources limitées.

Puisque les équipes d'approvisionnement à travers l'Amérique du Nord ont démontré leur potentiel stratégique aux premiers jours de la pandémie, elles seront inévitablement appelées à être des décideurs majeurs pour la réduction des coûts et la planification et repriorisation budgétaire.

2. Télétravail. Le COVID-19 a introduit une nouvelle normalisation du travail à distance, relativement nouveau pour les employés du secteur public. En 2019, par exemple, seulement 42 % de la main-d'œuvre fédérale US étaient éligibles au télétravail. Mais tout au long de 2020, l'US Army a vu une augmentation de 400 % des capacités de travail à distance.

L'approvisionnement sera sans doute appelé à sourcer les produits et solutions nécessaires pour construire l'infrastructure de façon sécurisée et efficace. Cela signifiera travailler étroitement avec les départements IT pour soutenir les exigences de travail évolutives.

3. Efficacité et adaptabilité. La prochaine normale de l'approvisionnement impliquera de réexaminer les processus d'approvisionnement, les rendant plus rapides et plus agiles pour le long terme — pas juste en urgence — pour répondre à ces nouvelles attentes des parties prenantes et administrés.

Alors que les équipes d'approvisionnement, surtout dans le secteur public, se préparent pour la turbulence économique prévue dans les mois et années à venir, la capacité à lancer plus d'appels d'offres plus efficacement positionne votre agence pour être plus rapide, plus forte et plus productive même face à la repriorisation budgétaire et coupes de ressources.

4. Focus sur les contrats DBE. Les mouvements de justice sociale comme Black Lives Matter ont amené les citoyens à se tourner vers leur gouvernement pour le changement l'an dernier. Ce que beaucoup ne réalisent pas, c'est que les départements d'approvisionnement dans le secteur public ont l'opportunité de promouvoir le bien social en créant un terrain de jeu équitable pour les fournisseurs divers.

Les Disadvantaged Business Enterprises (DBE) ont toujours été un focus pour les équipes d'approvisionnement public, mais ils sont devenus une priorité focus l'an dernier et nous verrons la tendance continuer. En tant que tel, les équipes peuvent tirer parti de la technologie (ex: outils e-procurement) pour agir comme égaliseur pour l'attribution et l'audit de contrats afin d'assurer un équilibre entre contrats fournisseurs DBE et non-DBE.

5. Données et IA. L'approvisionnement a toujours été un département « touche-à-tout, maître de rien », censé avoir une expertise dans tout, de la construction à l'IT en passant par les services professionnels. En résultat, les agents d'approvisionnement peuvent trouver qu'ils passent beaucoup de temps sur Google à chercher des templates, ou au téléphone avec un pair d'une autre agence pour voir comment ils abordent de nouvelles catégories.

La prochaine normale de l'approvisionnement impliquera une prise de décision plus data-driven pour aider à accéder aux benchmarks et insights de données de pairs pour guider leurs clients internes vers les bonnes exigences, et appliquer d'autres meilleures pratiques d'approvisionnement, comme le pondération appropriée des critères, pour atteindre un résultat réussi.

Qu'est-ce que cela signifie pour le gouvernement, fournisseurs business et citoyens ?

Ces tendances ont déjà commencé à saisir le marché et continueront de le faire, au point qu'elles deviendront la nouvelle normale de l'approvisionnement, comme indiqué dans l'ebook The Rise of Procurement's Next Normal. En regardant spécifiquement les opérations d'approvisionnement gouvernementales, les équipes deviendront plus agiles et stratégiques ; de nombreuses agences pourraient voir la centralisation d'achats précédemment décentralisés alors que l'approvisionnement continue de développer sa réputation comme partenaire data-driven.

Le gouvernement verra son département d'approvisionnement comme un acteur stratégique clé, détenant la capacité d'impacter à la fois décisions sociales et économiques par la gestion budgétaire et contractuelle. Les fournisseurs business auront des lignes de communication plus claires et de la visibilité dans le processus d'approvisionnement. Donc, ils auront une meilleure compréhension et appréciation du processus de sélection des fournisseurs, surtout pour les DBE. Enfin, les citoyens continueront de subir les effets d'onde des décisions prises par les équipes d'approvisionnement gouvernementales. Cependant, parce que les décisions d'approvisionnement seront plus efficaces, les impacts sur les citoyens seront ressentis plus vite qu'avant. Il est aussi important de noter que les changements économiques — et bénéfices — évolueront alors que la tendance de l'approvisionnement pour l'égalité sociale s'accélère pour devenir une priorité motrice pour de nombreuses équipes d'approvisionnement gouvernementales.

Le COVID-19 a pu forcer de nombreuses entreprises au confinement et beaucoup de gens au télétravail, mais c'est aussi la force motrice derrière la transformation digitale accélérée qui a, à bien des égards, poussé l'approvisionnement gouvernemental sur son chemin inévitable, bien que plus vite que quiconque n'aurait pu prédire.

Omar Salaymeh est chief client et product officer chez Bonfire.