Déterminer les avantages de la GMAO grâce à une simple analyse coûts-avantages

Un retour sur investissement (ROI) positif est une mesure importante à prouver avant de prendre une décision d'investissement commercial. Dans la plupart des situations, le retour sur investissement est calculé dans le contexte d'investissements marketing et commerciaux pour accroître la notoriété ou la clientèle d'une organisation. En plus d'être l'une des mesures les plus importantes sur lesquelles fonder les décisions, il peut également s'agir de l'une des mesures les plus difficiles à calculer, en particulier lorsqu'il s'agit de systèmes de GMAO.

Regardons la formule ROI :ROI GMAO =(Valeur - Coût) / Coût

Cela semble simple, non ? Devine encore. Déterminer la variable « valeur » d'une GMAO est une tâche complexe et devient de plus en plus difficile à mesure que vos opérations sont importantes. Parce que la valeur se trouve dans les domaines de la réduction des coûts, les gestionnaires d'installations se tournent vers les données de maintenance, telles que :

• Durée de vie des actifs et de l'équipement
• Réduction des temps d'arrêt,
• Pièces et inventaire,
• Productivité accrue, et

L'ironie ici est que les métriques de valeur nécessaires pour aller de l'avant avec les décisions d'achat GMAO sont les mêmes métriques générées par un système logiciel de cette nature. Alors que les gestionnaires d'installations se retrouvent dans un scénario poule contre œuf, les projets sont interrompus avant même qu'ils ne commencent.

Alors, comment justifier l'investissement dans les logiciels lorsque nous ne pouvons pas trouver son retour sur investissement ? La réponse réside dans le calcul d'une autre analyse des coûts et des avantages commerciaux.

Une analyse coûts-avantages évalue le compromis entre les avantages proposés d'un projet et ses coûts. Si les avantages semblent l'emporter sur les coûts, alors une entreprise peut raisonnablement aller de l'avant avec un tel projet. Si l'organisation constate que cela aurait un impact négatif sur le service, elle peut vouloir réévaluer les raisons pour lesquelles elle a poursuivi la mise en œuvre de la GMAO en premier lieu. Quoi qu'il en soit, il est beaucoup plus facile de déterminer les avantages de la GMAO que de quantifier un montant en dollars pour sa valeur, comme vous le feriez lors du calcul du retour sur investissement.

Comme son nom l'indique, une analyse coûts-avantages GMAO comprend deux variables, le coût et l'avantage. Les deux variables sont cependant déterminées par plusieurs facteurs, dont chacun sera examiné plus en détail.

Avantages

Nous vous suggérons de dresser une liste de tous les avantages de la GMAO pour votre organisation, à la fois tangibles (vous pouvez lui appliquer une valeur monétaire) et intangibles (avantages intrinsèques qui peuvent être plus difficiles à quantifier).

Avantages tangibles de la GMAO

• Prolonger la durée de vie des actifs et des équipements

De nombreuses recherches suggèrent que la mise en œuvre d'un logiciel formel de maintenance préventive prolonge la durée de vie des actifs. Un rapport confirme que sans programme PM, la durée de vie utile attendue (EUL) des actifs d'un fabricant diminuerait de 10 à 90 % en fonction de l'actif spécifique.

Une statistique courante utilisée par les recherches de l'industrie de la GMAO indique que l'augmentation moyenne de l'espérance de vie d'un actif est de 20 % lorsque la maintenance préventive est régulièrement appliquée. Une approche similaire pour quantifier la mise en œuvre de la PM de votre organisation peut être adoptée en suivant un petit échantillon d'équipements/actifs critiques et en mesurant sa période de panne estimée avec et sans PM en place.

Vous pouvez également parler avec le fabricant de l'actif pour mieux comprendre son EUL et comment la maintenance préventive peut vous aider.

• Réduction des temps d'arrêt

Il est facile de justifier la maintenance préventive en examinant son effet sur la réduction des temps d'arrêt des équipements. Il s'agit d'une mesure importante et quantifiable, car la planification des procédures de maintenance au lieu d'attendre que les actifs tombent en panne sans avertissement augmente considérablement la disponibilité de l'actif. Si votre équipement nécessite soudainement une réparation imprévue, la productivité globale de votre organisation ralentit, ce qui a d'énormes répercussions sur vos résultats.

• Éliminer les processus manuels

L'un des plus grands avantages GMAO qu'un logiciel GMAO offre à ses utilisateurs est une automatisation poussée, et le module de maintenance préventive d'un GMAO ne fait pas exception. Les ordres de travail sont générés automatiquement à une fréquence donnée et sont pré-affectés à un technicien spécifique pour être exécutés.

De plus, des notifications par e-mail sont envoyées à l'avance, à la fois lorsque le travail est dû et pour communiquer tout projet en retard. Pour les responsables, les rapports sont automatiquement envoyés par e-mail à une fréquence donnée, ce qui élimine le besoin de collecter manuellement des données et de créer des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels.

Les systèmes logiciels de maintenance comprennent également des modèles de bons de travail pour les modèles d'équipement. Cela permet aux utilisateurs de créer facilement de nouveaux PM pour les unités avec des types de modèles existants, ce qui fait gagner du temps à l'utilisateur et garantit que tous les PM sont standardisés. Certains systèmes peuvent également être configurés pour commander des pièces lorsque les seuils de quantité minimum ont été atteints.

Ce niveau d'automatisation libère du temps pour le personnel de maintenance qui peut se concentrer sur l'entretien des installations et de l'équipement.

• Réduire les coûts de maintenance

Si vous ne disposez pas d'un système formel de maintenance préventive, vos techniciens attendent que l'équipement tombe en panne, puis réagissent. Ceci est très coûteux à bien des égards. Premièrement, la maintenance corrective est plus coûteuse que la maintenance préventive planifiée.

Dans un scénario les coûts de réparation d'un compresseur d'air ont été comparés à son entretien préventif. Il a constaté qu'avec un programme PM, le compresseur devrait être réparé une fois tous les 4 ans, ce qui se traduirait par un coût de 236 $/an. Avec la maintenance préventive, le même compresseur devrait être réparé en trois ans pour un coût de 315 $/an.

Bien qu'une différence de 79 $ puisse ne pas sembler significative au premier abord, considérez les implications de l'entretien de dizaines de compresseurs d'air, de gestionnaires et de systèmes CVC dans plusieurs installations année après année. 79 $ s'élèvent rapidement à des dizaines de milliers de dollars en réparations d'entretien pour l'ensemble de vos opérations.

• Augmenter la productivité des employés

En plus des économies de coûts de réparation de maintenance, un système PM rendra votre équipe de maintenance plus productive . En planifiant la maintenance selon un calendrier défini, votre équipe est mieux utilisée pendant ses heures de travail. Les projets ne se transforment pas en heures supplémentaires, car tous les travaux sont soigneusement planifiés et coordonnés pour s'adapter à la durée d'une journée de travail normale de 8 heures. Il en résulte une baisse des coûts de main-d'œuvre et un meilleur équilibre travail/vie personnelle pour le personnel. Ces petits ajustements sont facilement effectués via un calendrier agile et des outils de planification au sein du système. Le logiciel GMAO facilite la consultation des horaires du personnel et les ajustements.

Toutes les informations de productivité sont facilement suivies et contrôlées via un système CMMS. Des dates d'échéance et des délais d'exécution estimés peuvent être attribués aux ordres de travail et aux rapports sont ensuite générés pour montrer une répartition des performances de l'équipe de maintenance.

• Créer un environnement sans papier

Les activités de maintenance sur papier peuvent répondre aux besoins immédiats, mais elles font de la tenue de registres un cauchemar. Avec le logiciel GMAO, le service de maintenance s'éloigne des bons de travail et des listes de tâches sur papier pour se tourner vers des processus automatisés.

La conservation des données dans un emplacement centralisé permet de les suivre et de les mesurer en continu, tandis que les méthodes manuelles ne permettent pas une collecte efficace des données, encore moins une analyse approfondie pour les rapports. Les responsables se retrouvent alors à passer de précieuses heures de travail à parcourir du papier pour trouver des données de rapport ou des ordres de travail écrits à la main pour afficher l'historique de maintenance d'un actif.

À mesure que les systèmes GMAO deviennent plus conviviaux et abordables - obstacles initiaux pour de nombreuses organisations dans le passé - les entreprises sont de plus en plus disposées à s'éloigner des systèmes papier archaïques.

• Prendre des décisions basées sur les données

Le logiciel GMAO permet aux responsables de la maintenance et aux superviseurs d'accéder rapidement aux données et de prendre des décisions éclairées sur la base de rapports approfondis. Si vous traitez des centaines de bons de travail et d'achats chaque mois, les responsables doivent donner un sens aux enregistrements d'équipement pour évaluer ses performances.

Les systèmes de gestion de la maintenance sont équipés de mesures et d'indicateurs de performance clés que les responsables utilisent pour surveiller leurs services et prendre des décisions éclairées pour améliorer les processus. Sans métriques, les managers travaillent à partir de leur intuition et de leur intuition… ce qui, dirons-nous, peut être loin d'être exact.

Avantages intangibles de la GMAO

• Visibilité et transparence accrues

La transparence qu'elle apporte aux services est souvent négligée en tant qu'avantage de la GMAO. Il n'y a rien de pire qu'un superviseur qui interroge l'équipe sur la manière dont les performances doivent être améliorées sans données à l'appui.

Les systèmes de gestion de la maintenance permettent aux managers et au personnel de s'accorder sur les attentes et de suivre les performances pour ajuster leurs méthodes. La mesure et le suivi des données sont standard tout au long de l'opération de maintenance afin d'instaurer un environnement d'équité et de fournir au responsable des données solides pour étayer ses évaluations.

• Amélioration de la satisfaction client

Bien qu'il puisse être difficile de calculer dans quelle mesure le logiciel GMAO affecte la satisfaction client, on peut affirmer que la GMAO joue son rôle. L'une de ces indications est affichée dans le programme PM d'un système.

Comme indiqué ci-dessus, la maintenance préventive permet de réduire les temps d'arrêt des actifs pour augmenter la productivité globale. Les clients sont satisfaits lorsque leurs commandes sont expédiées à temps et correctement, des aspects qui ne seraient pas toujours possibles sans l'aide de processus automatisés.

• Amélioration du moral des employés

En termes simples, un employé responsabilisé est plus heureux et plus productif. Les systèmes GMAO fournissent des outils simples au personnel de maintenance pour faire leur travail mieux et plus rapidement. Lorsque la direction achète des systèmes en pensant à son personnel, cela envoie un énorme message indiquant qu'elle est appréciée et qu'elle est responsable de ses propres tâches.

À mesure que la propriété et l'autonomie augmentent, les employés deviennent plus motivés et fonctionnent plus efficacement, ce qui à son tour a des avantages de productivité significatifs et augmente le résultat net. En savoir plus sur la façon dont la motivation des employés affecte la productivité ici.

De plus, investir dans une GMAO signale aux employés que la direction prend des mesures pour rationaliser les processus qui peuvent être obsolètes ou peu intuitifs. Les managers qui cherchent à favoriser une culture d'amélioration continue sont considérés comme des leaders positifs et des modèles pour leurs employés.

Coûts

Maintenant que nous avons une liste des avantages de la GMAO, nous devons examiner les coûts de la GMAO. En ce qui concerne les coûts associés à la GMAO, vous devez tenir compte des coûts directs et indirects. Aux fins de cette analyse, nous ne considérerons que les logiciels de GMAO basés sur le Web.

Coûts directs

• Frais de licence du logiciel

Les frais de licence logicielle sont soit payés annuellement pour une petite remise, soit mensuellement pour atténuer le risque perçu par l'acheteur. Malgré la période de paiement, ces frais sont continus et permettent à l'acheteur d'agir en tant que loueur de logiciels.

Les frais de licence logicielle varient d'un fournisseur à l'autre en fonction de leurs fonctionnalités et de leur structure de prix. Bien que les fournisseurs facturent généralement des frais de licence par utilisateur, d'autres proposent une structure de prix plus créative. tels que la facturation par installation ou bâtiment.

Pour plus d'informations sur la façon de rechercher la meilleure GMAO pour votre entreprise, lisez notre article ici . Une fois que vous avez quelques fournisseurs en tête, intégrez leurs frais de licence applicables à votre analyse coûts/avantages.

• Frais de configuration

Habituellement, mais pas toujours, il y a des coûts d'installation associés à la mise en œuvre d'un système de GMAO. Ces coûts varient en fonction du fournisseur et du niveau de services requis.

Chez Hippo CMMS, 10 % de nos clients font venir nos ingénieurs sur site, auditent tous les équipements et gèrent l'intégration des données du début à la fin ; 75 % livrent des fiches techniques pour que les spécialistes de l'intégration Hippo les valident et les importent ; et 15 % adoptent l'approche DIY.

Les audits de site impliquent évidemment des coûts de mise en place plus élevés que la fourniture de fiches techniques à importer. Pour plus d'informations sur la façon de choisir le bon type de configuration pour votre organisation, lisez notre article ici et ici .

• Frais de formation et d'assistance technique

C'est une bonne idée d'augmenter votre budget GMAO avec suffisamment d'espace pour tenir compte des frais de formation et de support technique potentiels. L'une des raisons les plus fréquemment citées pour expliquer les échecs de la mise en œuvre de la GMAO est le manque de formation et d'assistance de la part du fournisseur.

Les sessions de formation personnalisées sont le meilleur moyen de bien comprendre les différentes fonctionnalités qu'une GMAO a à offrir et peuvent être adaptées à chacun de vos utilisateurs en fonction de leur pertinence. La bonne nouvelle est que de nombreux fournisseurs proposent désormais une formation et une assistance technique gratuites pendant une période ou regroupent ces services dans les frais de licence.

De plus en plus de fournisseurs commencent à comprendre l'importance d'offrir ce service vital, alors assurez-vous de le rechercher pendant votre phase de recherche.

Chez Hippo CMMS, nous proposons une formation initiale et un support technique continu sans frais.

Coûts indirects

Les coûts associés à l'évolution des processus et à l'intégration du personnel lors de la mise en œuvre d'un logiciel de GMAO sont souvent négligés et difficiles à estimer. Il n'existe aucun moyen réel de quantifier avec précision ce nombre, mais il est important que vous consacriez du temps à ce processus.

L'intégration impliquera plusieurs séries de sessions de formation avec tous les utilisateurs sur une période de quelques mois à un an, en fonction de la taille de votre équipe de maintenance, de l'étendue des fonctionnalités avancées que vous souhaitez utiliser et de l'impact d'un changement radical sur une GMAO automatisée. provenir de vos opérations actuelles.

Si vous avez une équipe de 40 employés de maintenance qui n'ont jamais utilisé de système GMAO, vous trouverez peut-être plus de résistance et une courbe d'apprentissage plus abrupte. Prévoyez suffisamment de temps pour intégrer une GMAO à vos opérations et assurez-vous d'obtenir les commentaires de votre équipe à chaque étape du processus.

Pour plus de conseils pour optimiser vos sessions de formation et assurer une bonne mise en œuvre de la GMAO, lisez notre article ici.

Il ne fait aucun doute que le logiciel GMAO apporte de la valeur à ses utilisateurs. Après tout, sinon pourquoi de plus en plus d'entreprises embarqueraient et paieraient pour un nouveau processus automatisé ? La clé est de s'assurer qu'une GMAO fournira à votre organisation suffisamment d'avantages pour compenser ses coûts globaux en temps et en argent.

En termes d'identification des coûts, concentrez-vous sur la valeur en dollars des frais de licence, les coûts d'installation et les heures de travail administratif qui seront utilisées pour aider à mettre en œuvre le système. Pour les avantages, déterminez le coût des temps d'arrêt des machines et l'importance d'augmenter la longévité de vos actifs.

Un système solide permet également aux organisations d'économiser du temps et de l'argent en rationalisant les processus et en réduisant la nécessité de trier les bons de travail sur papier ou de collecter des données. Une fois que vous avez déterminé le coût et les avantages d'une GMAO, assurez-vous d'obtenir un résultat positif.

Although this method may not be as accurate as an ROI, it’s sure to give your decision makers the information they need to make a more informed choice.

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