Comment le logiciel GMAO transforme la gestion des stocks dans les établissements de santé

Imaginez que vous gérez les stocks d'un hôpital. Votre succès dépend de réponses précises à des questions comme : « Quels articles ai-je ? » et « Combien de chaque article ai-je ? »

Vous aurez également besoin d'un moyen de garder vos réponses précises dans le temps. Les hôpitaux sont des environnements rapides, et la médecine moderne implique beaucoup de dispositifs jetables à usage unique. Les niveaux de stock peuvent fluctuer fortement d'un jour à l'autre, voire d'une heure à l'autre.

La solution est la fonctionnalité de suivi des stocks d'un logiciel GMAO, qui vous permet de rester à jour sur chaque article, jusqu'au dernier dépresseur de langue.

Voici comment cela peut fonctionner. Chaque fois que de nouveaux stocks arrivent, ils sont scannés et automatiquement ajoutés à vos enregistrements via la GMAO. Comme tout le système est basé sur le cloud, l'information est disponible de n'importe où, à tout moment. La GMAO peut également suivre quand les choses sont utilisées. Par exemple, quand le moteur d'un lit ajustable tombe en panne, les pièces de rechange sont indiquées dans le bon de travail, et quand le technicien clôture le bon de travail, les pièces sont automatiquement retirées de vos enregistrements d'inventaire.

C'est impressionnant, mais ce n'est que le début. Le suivi des stocks vous donne les réponses à une large gamme de questions importantes. La clé pour répondre à chaque question est d'utiliser votre logiciel GMAO pour collecter et conserver les bonnes informations sur les articles de votre inventaire. Examinons certaines de ces questions et comment y répondre en utilisant un logiciel GMAO.

Comment puis-je trouver rapidement ce dont j'ai besoin ?

Informations requises : Nom, description et emplacement physique.

Ne pas pouvoir trouver quelque chose, c'est exactement la même chose que de ne pas l'avoir du tout.

Assurez-vous d'inclure non seulement le nom de l'article, mais aussi une description. Bien que la plupart des gens connaissent le nom exact, certains ne sauront seulement à quoi ressemble quelque chose ou ce qu'il fait. Ajouter à la fois le nom et la description résout également le problème des articles ayant plus d'un nom. Les dépresseurs de langue, par exemple, sont tout aussi souvent appelés spatules, mais ils ne sont jamais utilisés que pour une seule chose.

Si l'inventaire est réparti entre plusieurs installations, assurez-vous d'inclure l'emplacement de chaque article. Cela peut être aussi général que la pièce où il se trouve, ou aussi précis que l'étagère et la boîte exactes, selon la taille et la sophistication de votre système.

Comment puis-je en acheter davantage ?

Informations requises : Coordonnées du fournisseur d'achat, numéro de pièce, numéro de série et listes de prix actuelles.

Ce sont toutes les informations dont vous avez besoin pour passer une commande rapidement et facilement lors du réapprovisionnement. Le réel avantage d'avoir ces informations pour le suivi des stocks basé sur la GMAO est que vous n'avez pas à passer les commandes ; la GMAO le fait pour vous. Une fois que vous avez configuré les seuils de réapprovisionnement, le logiciel peut utiliser les niveaux existants et les délais d'approvisionnement estimés pour calculer quand passer la commande suivante.

Que faire si un article est défectueux ?

Informations requises : Coordonnées du fabricant, coordonnées du fournisseur d'achat et numéro de lot de garantie.

Les informations sur la garantie seront cruciales pour décider de vos prochaines étapes. Dans certains cas, vous devrez peut-être contacter le fabricant, tandis que dans d'autres, les réclamations de garantie sont gérées par le fournisseur d'achat. Dans les deux cas, avoir le numéro de lot pourrait vous éviter des maux de tête plus tard, car vous pouvez facilement retrouver tout le reste dans votre inventaire qui provient du même lot défectueux et essayer de le retourner aussi.

Quand dois-je réapprovisionner ?

Informations requises : Criticité.

Le niveau de criticité n'est pas écrit sur le côté de la boîte. C'est quelque chose que vous devez calculer vous-même pour chaque article en stock. Fondamentalement, c'est la réponse à la question « À quel point serait-il difficile de faire fonctionner cet hôpital sans cet article ? »

Nous pouvons voir comment cela fonctionne en comparant un analyseur de chimie avec un défibrillateur. Il pourrait sembler que le défibrillateur est plus critique, car l'appareil est utilisé pour redémarrer le cœur d'un patient. Un analyseur de chimie, d'autre part, semble moins critique. Quand il est en panne, les médecins ne peuvent tout simplement pas commander d'analyses sanguines. Mais l'analyseur de chimie a une criticité plus élevée. Il n'y a probablement qu'un seul analyseur de chimie dans le laboratoire, mais il y a de nombreux défibrillateurs partout dans l'hôpital. Si l'un ne fonctionne pas, il y en a beaucoup d'autres qui fonctionnent. Si l'analyseur de chimie ne fonctionne pas, tout le laboratoire s'arrête net.

Une fois que vous avez déterminé la criticité, vous pouvez définir des niveaux de stock de sécurité et des seuils de réapprovisionnement pour les pièces de rechange. Dans l'exemple ci-dessus, vous pourriez en avoir beaucoup pour l'analyseur de chimie, mais aucun sur site pour les défibrillateurs.

Conclusion

gestion des stocks réussie commence par déterminer ce que vous avez et combien vous en avez. Mais cela ne s'arrête pas là. En réfléchissant aux questions auxquelles vous voulez des réponses, à l'histoire que vous voulez que votre suivi des stocks vous raconte, vous pouvez déterminer les informations dont vous avez besoin et comment les organiser au mieux dans votre GMAO.

Références

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.