Assurer la sécurité COVID-19 dans les établissements scolaires avec un logiciel CMMS

Le COVID-19 pose des défis uniques pour tous, surtout pour les gestionnaires d'installations et de maintenance chargés de garder les gens en sécurité et les actifs opérationnels. Nous partageons des façons de protéger votre équipe et organisation pendant les arrêts complets ou partiels, puis lors de la réouverture. Nous regardons spécifiquement les écoles et campus, mais l'info s'applique tous secteurs.

Les objectifs restent les mêmes. Garder les gens en sécurité et les actifs en marche. Mais la façon de faire change.

Mettre en place de nouveaux plannings de sanitation avec le logiciel CMMS

Autrefois, vous pensiez probablement plus en termes de propreté. Passer la serpillière sur des sols boueux, essuyer des surfaces tachées d'empreintes. Mais maintenant, propre ne suffit plus. La nouvelle norme est plus élevée. Il faut sanitiser. Concentrez-vous sur les surfaces touchées régulièrement. Celles-ci incluent :

• Poignées de porte
• Interrupteurs
• Bureaux
• Rampes d'escalier
• Claviers et écrans tactiles
• Boutons d'ascenseur
• Chasses d'eau

La liste variera selon votre installation. Par exemple, la plupart des écoles primaires n'ont pas d'ascenseurs. Mais en règle générale, si une surface est touchée à un moment de la journée, sanitisez-la souvent.

Le défi : ce travail est critique, facile à mal faire, et il n'y a pas de temps pour une courbe d'apprentissage. Il faut le faire bien, dès le début.

Comment garantir que les surfaces sont correctement sanitisées ?

Utiliser des templates de bons de travail avec le logiciel CMMS pour partager l'info importante de façon cohérente

Pour assurer un nettoyage correct, créez des templates pour copier facilement instructions importantes et infos dans de nouveaux bons de travail. Rappelez-vous : avoir des bons de travail pour la sanitation ne suffit pas. Il faut qu'ils expliquent comment sanitiser le plus complètement possible.

Vous pouvez et devez bourrer un bon de travail CMMS d'infos, dont :

• Instructions étape par étape
• Checklists personnalisables
• Images numériques, schémas, documents
• Historiques complets de bons de travail d'actifs
• Plans de sol et de site interactifs

Pour les bons de travail liés à la sanitisation, assurez-vous d'inclure les instructions sur la préparation et l'utilisation sécurisée des produits.

Mélange et manipulation

Ça dépend des produits de votre installation. Parfois, il faut mélanger des produits chimiques avant usage. D'autres, tout est pré-mélangé. Assurez-vous que les bons de travail incluent l'info sur la préparation des produits, y compris les équipements de protection individuelle requis. Beaucoup de produits nettoyants sont corrosifs, gants et lunettes ou visières protègent contre contact peau et yeux.

Incluez aussi quels produits chimiques ne pas mélanger. Les techniciens pourraient être tentés de mélanger un peu de chaque nettoyant en « super nettoyant », mais le résultat pourrait être toxique. Mélanger ammoniaque et eau de Javel crée des vapeurs de chloramine, brûlant gorge et yeux. Mélanger alcool à friction et eau de Javel crée chloroforme et acide chlorhydrique. Faibles doses : vertiges. Doses élevées : dommages peau, yeux, poumons, reins, foie, et éventuellement la mort.

Type, ordre d'utilisation, et temps de contact

Nettoyants et désinfectants ne sont pas la même chose, et pour le meilleur résultat, il faut utiliser les bons produits dans le bon ordre.

Généralement, on utilise les nettoyants pour enlever graisse et matière organique avant de désinfecter. Une fois la surface nettoyée, on applique le désinfectant, qui contient des chimiques tuant les germes. On pense souvent que beaucoup d'« huile de coude » nettoie mieux, mais pour désinfecter, il faut d'abord donner aux produits assez de temps de contact pour agir.

Comment mélanger et utiliser les produits nettoyants en sécurité peut tout être couvert dans les instructions étape par étape et checklists personnalisables du bon de travail CMMS. En utilisant des templates, vous incluez tout ça dans chaque bon de travail lié à la sanitation. Quand vous avez besoin d'un nouveau bon, partez du template riche en infos, puis ajoutez toute info additionnelle.

Certaines écoles et campus créent de nouveaux supports de formation pour techniciens pour s'assurer qu'ils ont toutes les infos pour travailler en sécurité et efficacement. Mais certifier tout le monde prend du temps, et tout le monde ne peut pas être formé en même temps. Pour contourner, vous pouvez vérifier les profils des techniciens avant de leur assigner des tâches pour vous assurer qu'ils ont reçu la formation requise.

Ajouter un planning de sanitation n'est qu'une partie de la solution. Que devriez-vous faire d'autre différemment ?

Ajuster vos plannings de maintenance préventive avec le logiciel CMMS

Séparément des nouvelles tâches de sanitation, vous devriez aussi augmenter certaines parties de votre planning de maintenance préventive existant. Si vous n'avez pas de programme, c'est le moment d'en commencer un. Généralement, la maintenance préventive apporte :

• Disponibilité accrue
• Durée de vie des actifs prolongée
• Gestion des stocks facilitée
• Efficacité améliorée
• Sécurité accrue

Tout ça est important, mais avec le COVID-19, c'est devenu critique.

Augmenter certains PM

Les organisations tous secteurs sont forcées de couper tous les coûts possibles. Les départements maintenance doivent faire plus avec moins, moins de techniciens, œil plus près sur les coûts. La dernière chose dont vous avez besoin maintenant, c'est un arrêt non planifié sur un actif important. Maintenant n'est pas le moment pour la chaudière de lâcher. Pour assurer que tout ce dont vous avez besoin reste en ligne, augmentez la fréquence et la quantité de maintenance préventive sur les actifs critiques.

Mettre en pause certains PM

En même temps, il y a des PM qu'il faut peut-être arrêter complètement. Pour une école primaire, pas besoin de vérifier périodiquement les structures de jeu extérieures. Dans la plupart des zones, elles sont interdites. Sur un grand campus universitaire, les départements peuvent mettre en pause la maintenance planifiée sur certains actifs des cuisines de cafétéria. La plupart des actifs inactifs n'ont pas besoin du même niveau d'attention.

Mettre en pause des PM aide aussi les rapports. En fin de mois, vous n'avez pas à patauger dans une bunch de PM manqués qu'il n'aurait jamais fallu faire. Cela a plus de sens de les mettre en pause pour l'instant, vous libérant pour utiliser le temps de votre département de façons qui correspondent mieux à la situation actuelle. Voyez ça comme : vous avez un planning pour arroser la pelouse tous les dimanches soirs l'été, mais ça n'a pas de sens de suivre le planning s'il y a eu un orage dimanche après-midi.

Un bon CMMS vous permet de mettre en pause et relancer votre planning PM en quelques clics.

Basculer vers les PM négligés

Avec plus de temps disponible, vous pouvez enfin rattraper toute la maintenance préventive qui était mise sur le feu arrière. Vous avez le temps d'investir dans tous ces petits projets qui s'additionnent pour une fiabilité et efficacité accrues. Vous pouvez aussi utiliser le temps pour établir de meilleurs flux de travail pour l'avenir. Cela peut inclure l'adoption d'un logiciel CMMS. Même en temps normal, certains départements maintenance trouvent difficile de maintenir leur rythme de travail régulier tout en collectant et organisant les données pour implémenter un CMMS. Pendant que les lignes de production sont à l'arrêt et les bureaux inutilisés, vous pouvez vous préparer au succès pour quand les choses redémarrent.

La planification de maintenance préventive inclut de s'assurer qu'on a les bonnes pièces et matériaux au bon moment. Si vous êtes planifié pour réparer l'écran de projecteur dans une classe, vous avez besoin des bonnes pièces sous la main. Alors, quelle est la meilleure façon de gérer les stocks ?

Sécuriser les chaînes d'approvisionnement critiques avec la gestion automatisée des stocks via CMMS

L'objectif de la gestion des stocks : avoir la bonne pièce au bon moment et au bon prix. Quand vous miscalculez et n'avez pas la pièce quand il le faut, vous pouvez généralement compenser en payant un peu plus pour l'expédition express. Généralement, vous n'avez pas toujours la bonne pièce au bon moment, mais avec patience et argent, vous l'obtenez éventuellement. Mais le COVID-19 met une nouvelle pression sur les chaînes d'approvisionnement. Plus que jamais, pas de place pour l'erreur. Avec les délais qui s'allongent, il faut commander bien avant de manquer.

Possible avec papier ou tableurs, mais le CMMS est plus facile. D'abord, il utilise les pièces et matériaux associés aux bons de travail pour tenir les comptes de stock à jour en temps réel. Retour à l'exemple de l'écran de projecteur. Dès que le bon de travail est clos, le logiciel retire les pièces associées du stock. Vous savez toujours exactement combien vous avez en réserve. Ensuite, dès que ce nombre descend sous le minimum personnalisable, le logiciel vous alerte : il est temps de recommander. Le module d'achat automatise une grande partie des étapes suivantes, facilitant le contact fournisseurs.

Les divisions scolaires et grands campus avec plusieurs installations peuvent aussi bénéficier du partage de stocks. Depuis le CMMS, ils peuvent facilement vérifier tous les stocks. Pour l'instant, ce sera bien plus facile de prendre des pièces et matériaux supplémentaires d'une seconde installation que de commander chez un fournisseur.

Planifier le travail c'est une chose, s'assurer qu'il est fait en est une autre. Il vous faut un moyen de garantir que votre planning de maintenance préventive est suivi. Comment créer transparence et imposer responsabilisation ?

Suivre les bons de travail avec catégories et rapports

Planifier la sanitation et la maintenance préventive est la première étape, mais il faut suivre les tâches liées au COVID-19 pour s'assurer que rien ne passe à travers les mailles. Une façon : ajouter des catégories aux bons de travail à la demande et de maintenance préventive. Si vous travaillez sur papier, vous pouvez faire simple : surligner la date en jaune. Avec tableurs, police d'une autre couleur. Puis quand vous construisez les rapports, vous pouvez regrouper tous les bons de travail critiques.

Il faut regarder :

• Nombre de PM complétés
• Nombre de PM complétés à l'heure
• Pourcentage de PM complétés à temps

Chronophage avec système papier ou tableur, mais faisable. Avec CMMS et rapports auto-générés, c'est bien plus facile. Mettez tous les bons de travail et PM associés sous la même catégorie, et le logiciel tire toutes les données, crée graphiques, calcule KPI.

Quelle que soit votre méthode de compilation, c'est une bonne idée d'augmenter la fréquence. S'il y a des failles dans vos processus, il faut les trouver et les adresser tout de suite.

Travailler à distance avec le logiciel CMMS

Le besoin de distanciation sociale est l'un des plus grands défis. Si votre équipe a l'habitude de travailler serrée, partager l'info verbalement, et pouvoir aller demander quand ils bloquent, le COVID-19 a un effet énorme. Ça peut sembler impossible de travailler efficacement quand tout ce qu'on tenait pour acquis, travailler épaule contre épaule et parler en face-à-face, disparaît soudain. Comment organiser votre équipe quand personne ne peut faire quelque chose d'aussi simple que passer à votre bureau ?

Il vous faut trouver de nouveaux canaux de communication clairs et fiables. Des façons de standardiser l'info pour qu'elle circule facilement entre membres de l'équipe. En plus, un moyen de tenir tout le monde dans la boucle, de mettre à jour l'info en temps réel.

Il y a des options : emails de groupe, arbres téléphoniques. Si vous les utilisez déjà, vous connaissez les inconvénients. Le CMMS soutenu par cloud computing garde votre équipe connectée, même de loin. Toutes les données du département sont stockées dans une base de données centrale, sauvegardées et sécurisées. Mais c'est plus que sécurisé, c'est accessible. Vous et votre équipe pouvez vous connecter depuis n'importe quel ordinateur de bureau, portable, ou mobile connecté à Internet. Une fois dans le CMMS, peu importe où vous êtes. Vous pouvez :

• Générer, assigner, et suivre les bons de travail
• Planifier et suivre les tâches de maintenance préventive
• Contrôler les stocks
• Générer automatiquement des rapports

Tout ce qu'on a couvert, vous pouvez le faire à distance.

Hippo CMMS et vous

On dirait que la pandémie COVID-19 a tout changé, et tout le monde essaie de gérer beaucoup d'incertitude. Mais une chose ne changera jamais. Nous serons toujours là pour aider. Si vous avez des questions sur le CMMS et installations scolaires, ou tout autre secteur, c'est le moment de nous contacter.