Rationaliser la Maintenance Scolaire avec un Système d'Ordres de Travail Piloté par GMAO

Les petites écoles d'une seule salle d'autrefois sont loin derrière nous. Les écoles d'aujourd'hui peuvent être d'immenses installations avec leurs propres grands services de maintenance. Pas de doute, c'est dur de faire tourner les choses. Mais à quel point serait-ce plus facile avec une GMAO pilotée par les ordres de travail ?

Les écoles d'aujourd'hui ont leurs propres voies de dépose et reprise, aires de jeux multi-structures, pistes pavées, et souvent des complexes sportifs complets avec terrains en gazon synthétique et tribunes. Au centre de ces labyrinthes se trouvent salles de classe, gymnases, centres de ressources, cafétérias, auditoriums, laboratoires informatiques, laboratoires de sciences et bibliothèques. Maintenir la sécurité et la conformité est un travail à temps plein, toute l'année. La plupart du personnel et des élèves ont l'été libre, mais juillet et août sont des mois chargés pour les services maintenance scolaires, avec des plannings pleins de projets de rattrapage.

Explorons le rôle que peuvent jouer les ordres de travail dans la journée type d'un gestionnaire de maintenance scolaire. Utilisons une vraie offre d'emploi pour un professionnel de la maintenance pour bien comprendre les défis quotidiens. Les descriptions de responsabilités suivantes sont empruntées directement à une offre pour une école élémentaire du New Jersey.

Tâches générales de maintenance et réparation

Effectuer des tâches générales de maintenance et réparation dans divers domaines et selon les directives du superviseur de maintenance, conformément à tous les codes et réglementations applicables

C'est un bon point de départ car cela décrit une grande partie de la journée type d'un technicien. Quel rôle les ordres de travail y joueraient-ils ?

Dans de nombreux cas, les ordres de travail commencent par un ticket soumis par un enseignant ou autre membre du personnel. Imaginons l'enseignante d'art remarquant un robinet cassé dans sa salle. En se connectant au logiciel d'ordres de travail, elle saisit une brève description du problème et son emplacement. L'information est alors automatiquement transmise par le logiciel GMAO au superviseur maintenance.

L'enseignante d'art aura probablement inclus très peu d'informations. Mais maintenant, le superviseur peut prendre le ticket et le développer en un ordre de travail riche en données. À son bureau ou sur un appareil mobile, il accède à la GMAO et, si c'est une bonne, via son interface intuitive et conviviale, il ajoute à l'ordre de travail :

• Plans de sol interactifs
• Listes des pièces requises, avec niveaux de stock actuels
• Check-listes personnalisables pour garantir les meilleures pratiques actuelles

Il peut ajouter bien plus, mais pour un robinet cassé, il restera probablement simple. Ensuite, il priorise et attribue la réparation. Tout dépend du niveau de criticité relatif de l'actif. Un robinet dans la salle d'art est-il crucial pour garder l'école ouverte ? Probablement pas. Mais il doit considérer la sécurité des élèves et du personnel pour tout ordre de travail. Cet aspect mènera à des mains tachées de peinture, ce n'est pas un gros problème. Mais une balançoire cassée dans la cour avec une chaîne métallique lâche est un danger immédiat pour les enfants curieux.

Au final, le robinet cassé aura probablement une priorité basse. C'est décidé, le superviseur attribue maintenant l'ordre de travail. Comme il envoie les tâches à chaque membre de son service via des ordres de travail traçables dans la GMAO, il sait où chacun est et ce qu'il fait. En regardant les ordres de travail en cours, il place la réparation du robinet dans l'après-midi d'un technicien. En fin de journée, il reviendra vérifier si l'ordre a été clôturé, quelles pièces ont été utilisées, et si le technicien a renvoyé des notes.

Ordres de travail pour tiers

Recommander des réparations ou procédures au-delà du champ de responsabilités, compétences ou expérience, en décrivant le travail nécessaire et les spécifications requises d'un entrepreneur externe.

Cela arrive moins souvent dans les écoles, mais des ordres de travail peuvent être générés pour des fournisseurs tiers. Installer un nouveau panneau de disjoncteurs, par exemple, nécessite un électricien agréé. Il n'y a peut-être personne dans le service qui puisse faire le travail légalement ou en toute sécurité.

Même si le travail est fait par quelqu'un hors du service, un ordre de travail aidera tout à mieux se passer. Il peut contenir l'information sur le travail requis ainsi que les coordonnées du superviseur. Avoir tout dans un ordre de travail est pratique pour payer le fournisseur ou suivre les accords et garanties.

Suivi des stocks avec les ordres de travail

Maintenir un approvisionnement adéquat en pièces et fournitures habituellement utilisées en réparation et demander les fournitures nécessaires via les procédures établies du district.

Une bonne GMAO rend le suivi des stocks un jeu d'enfant. Une fois vos comptages initiaux précis, le suivi est géré par le logiciel d'ordres de travail. Les pièces requises pour une réparation peuvent être incluses dans l'ordre de travail à sa création. À sa clôture, les niveaux de stock sont automatiquement ajustés.

L'offre d'emploi mentionne « procédures établies du district ». Difficile de savoir ce que c'est, mais regardons comment une bonne GMAO rationalise le contrôle des stocks. Dans le logiciel, pièces et stocks peuvent avoir des seuils de réapprovisionnement. Une fois les chiffres sous ces niveaux personnalisables, la GMAO peut envoyer les commandes toute seule, en tenant compte des délais actuels. Ou elle peut notifier le service maintenance par e-mail que les niveaux sont bas. À vous de choisir.

Maintenance préventive et suivi des ordres de travail

S'assurer que toutes les réglementations et lois applicables en matière d'incendie, sécurité, santé et environnement sont respectées et dépassées.

Tenir un journal de toutes les fonctions de maintenance et réparations effectuées.

La conformité a deux volets : être conforme et le prouver. Pour le premier, les services utilisent les MP, un type spécial d'ordre de travail planifié à l'avance pour s'assurer qu'aucune réparation ou remplacement majeur ne sera nécessaire à l'avenir. Ils couvrent inspections et menues maintenances. Pour les écoles, les MP incluent vérifier les détecteurs de fumée, s'assurer que les extincteurs sont chargés, et que les stations de lavage oculaire sont approvisionnées dans les laboratoires de sciences. Une fois les MP ajoutés à la GMAO, ils deviennent des ordres de travail récurrents. Ils garantissent que rien n'est oublié.

Le suivi des ordres de travail rend le second volet, prouver la conformité, un jeu d'enfant. Une bonne GMAO permet de revoir les données historiques, calculer d'innombrables combinaisons d'indicateurs clés de performance (KPI), et générer sans peine des rapports, qui peuvent être transmis aux services gouvernementaux concernés.

Gestion de maintenance organisée

Afficher une attitude coopérative et agréable en tout temps, particulièrement en présence du personnel, des élèves et des visiteurs de la communauté.

OK, les ordres de travail ne peuvent pas garantir que chaque membre de votre service sera agréable. Mais ils rendent la gestion de maintenance plus organisée et donc moins stressante. La planification est plus facile, donc moins de mauvaises surprises. Les ordres de travail ne changeront pas votre humeur. Mais utiliser des systèmes de tickets et de suivi d'ordres de travail rend beaucoup moins probable qu'un problème au travail gâche votre journée.