Exploiter la GMAO pour Accélérer la Formation des Techniciens : Guide pour Responsables d'Établissements

Le succès d'une entreprise dépend largement des capacités de ceux qui y travaillent. Sans personnel bien formé, il est peu probable que les entreprises atteignent leur plein potentiel.

Dans le monde manufacturier, une formation inadéquate entraîne souvent des retards de production qui se traduisent par des coûts accrus et des revenus diminués. Simplement dit, un personnel insuffisamment formé mène à des déficits opérationnels.

Pour de nombreuses entreprises confrontées à des déficits opérationnels, la racine du problème peut être attribuée à l'incapacité de l'entreprise à maintenir et communiquer sa « connaissance tribale ». Dans le monde des affaires, la connaissance tribale désigne l'information non écrite mais connue sur les opérations de l'entreprise parmi les employés de longue date. Des problèmes surviennent quand cette information non écrite n'est pas transmise aux nouveaux employés avant le départ de leurs homologues expérimentés. Malheureusement, sans documentation des informations opérationnelles souvent critiques, les connaissances essentielles peuvent être perdues à jamais sauf si communiquées aux nouveaux employés. Cela montre pourquoi une documentation adéquate de toutes les procédures opérationnelles est essentielle non seulement aux fonctions courantes de l'entreprise mais aussi à sa viabilité et son succès à long terme.

Voici comment un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) peut préserver la connaissance tribale d'une entreprise et faciliter la formation des nouveaux techniciens de maintenance et service dans tous les aspects de leurs exigences. En résumé, les plateformes GMAO y parviennent en assurant que toutes les opérations de maintenance et informations connexes sont correctement documentées et stockées tout en étant systématiquement accessibles à tous les employés, nouveaux et anciens.

Données des ordres de travail

Outre la capacité du logiciel GMAO à guider les nouveaux techniciens du début à la fin du processus d'ordre de travail, ce module contient des informations précieuses sur tous les actifs essentiels de l'entreprise. Pour les nouveaux techniciens de maintenance, la possibilité d'accéder aux manuels d'exploitation et maintenance des actifs stockés dans la base de données du système est précieuse. Les techniciens peu familiers avec une procédure n'ont qu'à consulter le manuel pour des instructions détaillées et images utiles. De plus, ils peuvent consulter l'historique des ordres de travail pour un actif particulier. Cela leur montre ce qui a mal tourné avec les actifs par le passé et comment les problèmes ont été résolus. Une GMAO élimine les incertitudes en fournissant l'information requise d'un simple clic de souris ou appui sur tablette.

Plans de sol interactifs et cartes de site

Tous les systèmes n'ont pas cette fonctionnalité, mais ceux qui l'ont s'avèrent inestimables, particulièrement pour les grands établissements avec de nombreux actifs ou les entreprises où les techniciens travaillent sur plusieurs sites différents. L'accès à des plans de sol interactifs et cartes de site fait gagner temps et ressources. En recherchant un actif particulier sur le système GMAO, son emplacement exact peut être rapidement identifié sur son plan stocké dans la base de données de l'entreprise. Pouvoir localiser un actif nécessitant un service sans l'aide d'un autre technicien est un énorme avantage pour ceux qui débutent. Cela les rend autonomes beaucoup plus vite, libérant le temps des autres techniciens.

Plannings de maintenance préventive

La maintenance préventive est l'attraction numéro un pour la plupart des entreprises choisissant une GMAO pour gérer leurs besoins de maintenance. Bien que son but principal soit de superviser, planifier et rendre compte des contrôles de maintenance de routine pour tous les équipements de l'entreprise, le module de maintenance préventive de la GMAO est aussi un excellent outil pour la formation des techniciens. Le module aide les nouveaux techniciens de maintenance de plusieurs façons, notamment :

• La fonctionnalité de planification MP permet aux responsables maintenance de déléguer et suivre les ordres de travail. Pour un nouveau technicien, les responsables peuvent attribuer un ordre de travail le mieux adapté à ses capacités pour effectuer la tâche et la clôturer à temps. Comme la GMAO permet aux responsables de suivre la progression d'un ordre de travail, de l'aide peut être offerte à un nouveau technicien quand un ordre prend trop de temps. Si un ordre qui devrait être terminé en une heure n'est toujours pas clôturé deux heures plus tard, le responsable sait qu'il y a un problème, par exemple.

• Comme contrôle qualité, la GMAO a la capacité additionnelle d'empêcher les nouveaux techniciens de clôturer eux-mêmes les ordres de travail. Ainsi, les responsables peuvent vérifier que les inspections de maintenance sont bien faites avant de clôturer eux-mêmes les ordres via le système GMAO. Une fois qu'un nouveau technicien est dans l'entreprise depuis un moment, ses paramètres de permission utilisateur peuvent être ajustés.

Plus généralement, les MP sont un excellent exemple de la façon dont un logiciel de gestion de maintenance informatisé préserve la connaissance tribale. Quand une entreprise acquiert un nouvel actif, le planning MP est défini selon les recommandations du fabricant. Mais avec le temps, le service maintenance commence à ajuster le planning. Ils examinent l'historique de réparation de l'actif, voient quelles réparations ont été faites et se font une idée de ce qui fonctionne ou non. En tenant compte de l'expérience directe des techniciens avec l'actif, ils peuvent définir leur propre planning MP et y inclure tous les trucs et astuces connexes.

Indicateurs clés de performance (KPI)

Les KPI sont des valeurs mesurées quantitativement qui fournissent des informations sur l'efficacité avec laquelle une entreprise atteint ses objectifs clés. Les KPI sont définis selon les objectifs uniques d'une entreprise, qui peuvent inclure l'utilisation des actifs, les coûts évités, les taux de conformité, la prévision de la demande et la satisfaction client, pour n'en nommer que quelques-uns. Pour évaluer la performance des nouveaux techniciens, les GMAO peuvent effectuer des KPI de fin de mois spécifiquement liés aux ressources humaines. En utilisant cette mesure, les responsables peuvent évaluer la performance des nouveaux techniciens en leur indiquant s'ils sont surchargés ou sous-exploités.

Conclusion

L'intégration de nouveaux employés exige l'engagement de l'entreprise en temps, énergie et ressources pour les former. Lésiner sur la formation crée des risques sur plusieurs fronts : productivité, sécurité, motivation, satisfaction et rétention des employés. Alors que les programmes GMAO offrent une solution robuste pour la gestion globale de la maintenance, ils ont aussi l'avantage additionnel de former et surveiller la performance des nouveaux techniciens. Considérés ensemble, cela fait des systèmes GMAO une ressource rentable et productive pour des opérations d'entreprise efficaces et rentables.