Maîtriser les KPI GMAO : Booster l'Efficacité et Piloter la Réussite

Les KPI (indicateurs clés de performance) consistent à fixer des objectifs et suivre les progrès. Ce sont les blocs fondamentaux de la réussite. Mais comment fonctionnent-ils et lesquels utiliser ?

Avant d'avoir un KPI, il faut un objectif. Une fois l'objectif défini, on choisit quels KPI utiliser pour mesurer la performance. Mais attention. Il vaut la peine d'examiner de près l'idée de « comment on se débrouille ». Ce n'est souvent pas aussi simple que « bien » ou « mal ».

KPI pour la distance et la vitesse

Par exemple, vous suivez le temps sur clé, avec un objectif de techniciens passant au moins 50 % de leur journée à clôturer activement des ordres de travail. En regardant les chiffres, vous êtes à 45 % ; vous vous en sortez bien, non ? Vous êtes proche de l'objectif. Mais combien de temps cela a-t-il pris ? Et si vous ne gagnez qu'un pourcent par an ? Vous avez progressé, mais cela a pris très longtemps, et en regardant vers l'avenir, êtes-vous prêt à attendre cinq ans pour enfin atteindre l'objectif ?

Pour déterminer comment on se débrouille, un seul type de KPI ne suffit généralement pas. Dans cet exemple, nous avons quelque chose qui dit à quel point nous sommes proches de l'objectif et quelque chose d'autre qui dit à quelle vitesse nous nous en approchons. C'est comme un road trip. Un type de KPI vous dit quelle distance vous avez parcourue. C'est votre odomètre. Mais un autre type vous dit à quelle vitesse vous avancez vers votre destination. C'est votre compteur de vitesse. Et vous avez besoin des deux pour vraiment comprendre comment se passe votre voyage.

KPI retardés et avancés

Globalement, il y a deux catégories d'indicateurs de performance, retardés (lagging) et avancés (leading). Le premier est celui qui vient à l'esprit quand on pense aux KPI ; le second est peut-être un peu moins évident mais tout aussi important.

Indicateurs retardés

Ici, on utilise des données historiques pour voir si on avance vers ou loin d'un objectif. Donc, si votre objectif est de perdre du poids ou d'augmenter votre nombre de pompes, vous regarderez votre poids ou vos records de pompes sur les derniers mois, les tracerez sur un graphique, et regarderez la ligne de tendance.

Ça s'améliore ! La ligne de tendance bleu clair montre une augmentation globale.

Pour perdre du poids, vous voudrez une ligne pointant vers le bas, mais pour augmenter les pompes max, vous en voudrez une pointant vers le haut. Avec des indicateurs retardés, vous pouvez prédire approximativement quand vous atteindrez votre objectif. Ce ne sera pas exact, mais si tout reste globalement pareil, vous aurez une bonne idée de l'avenir. Rappelez-vous, pour les KPI retardés, vous en avez un par objectif. Vous voulez perdre du poids, le KPI est votre poids. Vous voulez faire plus de pompes, le KPI est votre max de pompes.

Indicateurs avancés

Ici, vous suivez toutes les choses que vous devriez faire pour atteindre votre objectif. Contrairement aux KPI retardés, où c'est généralement un par objectif, là nous avons une collection. Pour perdre du poids, on peut inclure des KPI sur calories consommées et brûlées, temps à la salle, qu'on peut subdiviser en KPI cardio et musculation, et même un pour heures de sommeil par nuit. On ne suit pas le mouvement absolu vers l'objectif. Au lieu de cela, on regarde les choses qu'on sait nous aider à y arriver.

Comme il est peu probable que votre travail soit de surveiller votre tour de taille et de devenir champion de pompes, regardons un exemple rapide et spécifique de la fabrication. Votre objectif : le plus petit nombre possible d'ordres de travail non planifiés pour votre grande presse critique. Votre KPI retardé est simple : le nombre d'ordres de travail à la demande sur cette presse. Plus ce nombre baisse, mieux vous vous en sortez. Pour les KPI avancés, vous pouvez suivre le nombre de MP manquées. Combien de fois les inspections visuelles planifiées ont-elles été manquées ? Combien de fois avez-vous sauté le test et le changement de lubrification ? Il se peut que les techniciens nécessitent une formation spécifique avant de faire des MP sur la presse. Un autre KPI avancé pourrait être le nombre de techniciens ayant complété cette formation.

Les KPI qui comptent vraiment

Quels sont les KPI les plus importants ? Ça dépend de ce qui vous importe et que vous voulez améliorer. Au final, un bon KPI est celui qui améliore le comportement des gens. Il les amène à réévaluer leur façon de travailler, les faisant passer de pratiques courantes à meilleures pratiques.

Ne vous laissez pas emporter. Au début, vous pourriez avoir une longue liste, mais vous voudrez la réduire. Avec un bon logiciel GMAO, les KPI sont faciles à configurer, mais dans certains cas, suivre un KPI peut signifier mettre en place de nouvelles façons de collecter des données. Exemple : vous voulez perdre du poids, mais avant de configurer un KPI pour suivre vos progrès, vous devez d'abord aller au magasin acheter une balance. Autre exemple : vous voulez un KPI lié au nombre de cycles d'une pompe. Avez-vous un moyen fiable et précis de collecter cette donnée, ou devrez-vous investir dans du nouvel équipement ?

Si vous ne pouvez pas décider ou n'êtes pas sûr lesquels marcheront le mieux pour vos opérations, vous pouvez toujours commencer avec certains des KPI plus standards.

Les KPI « classiques »

Votre liste finale de KPI sera déterminée par votre industrie et vos circonstances et besoins spécifiques. Elle peut changer avec le temps à mesure que vous l'affinez, atteignez des objectifs et en fixez de nouveaux. Mais pour commencer, il est peut-être préférable d'opter pour certains des KPI plus courants. Un avantage est qu'il existe une norme « classe mondiale » pour les plus courants, établie au fil du temps par l'expérience pratique directe. Vous n'avez pas à utiliser les normes « classe mondiale » comme objectifs de départ, mais c'est bien de les garder en tête comme référence.

MTBF

Pour celui-ci et le suivant, il y a un article de blog complet qui explique les différences, comment les utiliser et pourquoi ils sont importants.

En résumé rapide : le temps moyen entre pannes (MTBF) est la durée pendant laquelle un actif fonctionne avant d'avoir besoin d'être réparé. Pas remplacé, réparé. C'est important car il n'est utilisé que pour les actifs réparables.

Prenez le nombre total d'heures de fonctionnement de l'actif, le nombre de fois qu'il a fallu, et le temps de réparation après chaque panne. Puis divisez le total des heures de fonctionnement par le nombre total de pannes. N'incluez pas le temps hors ligne pour la maintenance préventive. Si cela semble beaucoup à retenir, c'est parce que ça peut l'être. Pour une explication plus complète, voir l'article original. Et pour configurer et suivre ce KPI, procurez-vous une bonne GMAO.

Le MTBF vous dit beaucoup, notamment :

• comment les techniciens font les réparations
• avec quel soin les opérateurs utilisent un actif
• avec quelle efficacité vos MP détectent les problèmes tôt

MTTF

Combien de temps durera une ampoule ? C'est le temps moyen avant défaillance (MTTF) : combien de temps quelque chose dure avant d'avoir besoin d'être remplacé. Contrairement au MTBF, ici on ne regarde que les actifs qui ne peuvent pas être réparés, seulement remplacés. Pour obtenir le MTTF, il faut plusieurs exemplaires du même article. Disons que vous avez cinq ampoules qui durent 30, 31, 30, 35 et 25 heures. Le MTTF est la somme divisée par cinq : un peu plus de 30 heures.

Le MTTF nous dit qu'il faut changer de marque d'ampoules. Ces chiffres sont terribles. Généralement, pour améliorer ce KPI, il faut acheter des articles de meilleure qualité. La meilleure phrase de l'ancien article : « C'est votre KPI vous-avez-ce-que-vous-payez. »

Arriéré de maintenance

La pile sans cesse croissante d'ordres de travail que votre technicien doit clôturer. Au premier abord, on pourrait vouloir un arriéré nul, mais un KPI très bas ici suggère en fait que vous êtes probablement sur-effectif.

Pourcentage de maintenance planifiée (PMP)

Les services maintenance ont de bonnes raisons de vouloir s'éloigner de l'incertitude des ordres de travail réactifs à la demande et de tout le stress et coûts qui les accompagnent. La maintenance préventive assure que les problèmes sont découverts et corrigés avant qu'ils n'aient la chance de devenir des problèmes budgétaires.

Le PMP montre quel pourcentage de tous vos ordres de travail sont de la maintenance préventive. Plus le nombre est élevé, mieux c'est. La norme classe mondiale est autour de 80 %.

Conformité maintenance préventive (PMC)

Similaire au PMP mais un peu différent. Ici, on regarde combien de vos MP sont clôturées. Si votre nombre est haut, votre programme de maintenance préventive est suivi. Si vous êtes à 100 %, cela pourrait signifier qu'il est temps d'ajouter des MP au planning ; vous semblez avoir les ressources pour. Un bas nombre signifie que votre programme n'est pas suivi, et à terme, cela va aussi tirer le PMP vers le bas.

Prochaines étapes

Si vous n'avez pas de GMAO, procurez-vous-en une. Rien ne rendra le suivi des KPI plus facile qu'une GMAO intuitive et conviviale. Pas sûr qu'une GMAO en vaille la peine ? Vous pouvez calculer votre ROI GMAO avec notre calculateur ROI. Vous aurez une bonne idée de comment les chiffres joueront en votre faveur. Si vous avez déjà une GMAO mais qu'elle ne livre pas ce qui était promis, changez-en. Dans les deux cas, assurez-vous de demander aux fournisseurs comment ils gèrent les KPI. Vous voulez une solution qui rend leur suivi et rapportage faciles.

Si vous avez déjà une GMAO, les KPI sont un excellent moyen de rentabiliser votre investissement. Si vous aimez votre GMAO mais n'êtes pas sûr comment l'utiliser pour les KPI, appelez votre fournisseur et demandez une formation supplémentaire. N'ayez pas honte. Un bon fournisseur veut que vous tiriez le maximum de son produit.