10 utilisateurs clés qui devraient avoir accès au logiciel de GMAO

Savoir qui doit avoir accès à votre GMAO est un élément clé pour s'assurer qu'il fonctionne correctement et profite à votre opération. Ne pas donner le bon accès, ou donner accès à trop de personnes, peut conduire à tout, des données inexactes aux manquements à la sécurité, aux dépenses excessives, etc.

Table des matières

1. Qu'est-ce qu'un utilisateur ? :Comprendre les différents niveaux d'accès à la GMAO
2. Le cas pour avoir plusieurs utilisateurs de GMAO
3. Qui doit avoir accès à une GMAO ?
4. Qui ne devrait pas avoir accès à votre GMAO ?
5. Comment aider les utilisateurs de GMAO à réussir
6. Le dernier mot sur les utilisateurs de GMAO

Qu'est-ce qu'un utilisateur ? :Comprendre les différents niveaux d'accès à la GMAO

Tous les utilisateurs de GMAO ne sont pas créés égaux. Savoir quels niveaux d'accès sont disponibles et déterminer qui placer à chaque niveau est essentiel pour mettre en place un logiciel de GMAO et optimiser son utilisation.

• Le niveau d'accès d'un utilisateur détermine les fonctionnalités qu'il peut utiliser, les informations qu'il voit et le niveau de contrôle dont il dispose.
• La plupart des fournisseurs de GMAO facturent en fonction du nombre d'utilisateurs actifs. Discutez de vos objectifs et de vos processus avec eux afin qu'ils puissent vous recommander qui a besoin d'un accès et combien.
• Différents niveaux d'accès garantissent l'exactitude des informations et l'efficacité des tâches.
• Chaque opération peut avoir des niveaux d'accès personnalisés en fonction du travail qu'elle effectue. Le directeur financier d'une petite entreprise peut souhaiter accéder à la fonction de reporting, tandis qu'une entreprise plus grande peut laisser ce travail à quelqu'un d'autre du service financier.

Même si quelqu'un n'a pas accès à la GMAO, il peut toujours soumettre et suivre les demandes de travaux de maintenance. Joe en finance ou Jane en marketing peuvent toujours profiter de la puissance d'une GMAO sans en être utilisateur. Assurez-vous simplement de choisir une GMAO avec un workflow de demande de travail qui permet aux personnes de soumettre, rechercher, trier et suivre leurs demandes sans avoir à se connecter.

Ne pas donner le bon accès [à votre GMAO], ou donner accès à trop de personnes, peut entraîner des données inexactes, des audits échoués, des manquements à la sécurité, des ordres de travail manqués, des temps d'arrêt et des dépenses excessives.

Le cas pour avoir plusieurs utilisateurs de GMAO

Dans certaines organisations, il n'y a qu'une poignée d'utilisateurs de GMAO, généralement des responsables de maintenance. Bien que cela puisse vous faire économiser de l'argent à court terme, cela peut causer deux gros problèmes au fil du temps :

1. Moins d'utilisateurs met plus de travail sur ces utilisateurs. Ils deviennent responsables de tout, y compris de la journalisation des ordres de travail, de l'exécution des rapports, etc.
2. Cela limite les efforts et l'impact de chacun, des techniciens aux cadres supérieurs. Lorsqu'ils n'ont pas de visibilité sur les opérations de maintenance, cela entraîne de la confusion, des travaux manqués, un moral bas, des décisions mal informées et un manque de responsabilité.

D'un autre côté, donner accès à la GMAO à une variété de personnes au sein de votre organisation est bénéfique pour deux grandes raisons :

1. Cela fait de la maintenance une responsabilité partagée dans l'ensemble de votre entreprise, ce qui permet à l'équipe de maintenance de trouver des moyens de s'améliorer et de se développer.
2. Vous pouvez capturer des informations à tous les niveaux de votre entreprise, les analyser et utiliser les données pour prendre des décisions plus éclairées.

Qui devrait avoir accès à une GMAO

Responsable de maintenance/administrateur système

C'est une évidence que les administrateurs système doivent être un utilisateur principal dans une GMAO. Ce sont les personnes qui supervisent l'utilisation quotidienne du logiciel et sont fortement impliquées dans la sélection, la mise en œuvre et l'optimisation d'une GMAO. La plupart des aspects de la maintenance passent par les gestionnaires, c'est pourquoi ils doivent avoir un accès administratif. De cette façon, ils peuvent créer, planifier et hiérarchiser les ordres de travail, tout en gérant les actifs, en créant des rapports, etc.

Dans certaines organisations, il n'y a qu'un ou deux utilisateurs de GMAO, généralement des responsables de maintenance. Bien que cela puisse vous faire économiser de l'argent à court terme, cela entraîne plusieurs inefficacités qui s'aggravent avec le temps.

Responsable d'installation et/ou responsable des opérations

La maintenance est un élément clé du fonctionnement d'une installation de production. C'est pourquoi les facility managers et les responsables d'exploitation ont besoin d'accéder à une GMAO. Ils doivent être en mesure de consulter les informations de maintenance, les calendriers, les mesures et les performances de différentes installations pour améliorer l'efficacité, déterminer les budgets, préparer les audits, acheter des stocks, etc.

Ingénieur fiabilité, responsable TPM et/ou responsable amélioration continue

Les personnes occupant ces rôles doivent avoir un accès administratif à votre logiciel de maintenance, car elles doivent pouvoir prendre les données collectées avec la GMAO, analyser les chiffres et les transformer en informations exploitables. Être administrateur dans la GMAO leur permet d'accéder à toutes les données nécessaires, d'exécuter des rapports et de créer des processus dans la GMAO qui peuvent réduire les temps d'arrêt, augmenter l'efficacité et réduire les coûts.

Gestionnaire d'inventaire

Donner aux gestionnaires d'inventaire un accès administratif à votre GMAO leur permet d'enregistrer des informations sur les pièces de rechange, d'afficher des données historiques, de définir des quantités minimales et d'envoyer des demandes d'achat. Lorsque vous additionnez tout cela, cela conduit à un meilleur suivi des stocks et à un meilleur achat afin que l'équipe de maintenance dispose des bonnes pièces, au bon endroit et dans la bonne quantité pour chaque travail. Cela se traduit également par des enregistrements et des dépenses plus précis, et une meilleure coordination entre les services.

Personnel de santé et de sécurité

La santé et la sécurité sont d'une importance cruciale pour réduire les accidents et passer des audits pour rester en conformité. L'accès administratif à une GMAO donne à ce personnel la possibilité de mettre toutes les informations sur la santé et la sécurité dans un seul système, comme les certifications, les politiques, les listes de contrôle et les résultats d'audit. C'est un excellent moyen de réduire les risques pour la sécurité au travail et de garantir que l'organisation reste conforme.

Technicien

Les techniciens doivent être instantanément inclus en tant qu'utilisateurs dans votre GMAO. Ce seront eux qui utiliseront le plus la GMAO et ses fonctionnalités pour effectuer la maintenance. Bien que peu de techniciens aient un accès administratif, ils devraient être en mesure d'afficher les bons de travail, de recevoir des notifications, d'ajouter des informations aux profils d'actifs et d'effectuer d'autres tâches essentielles au processus de réparation et d'inspection. Cela leur permet d'être efficaces, précis et sûrs, tout en garantissant que les données sont enregistrées en temps réel.

Personnel de production

Les superviseurs de ligne, les opérateurs de machines et d'autres membres du personnel de production travaillent avec l'équipement tous les jours, ce qui signifie qu'ils peuvent souvent détecter les signes de défaillance tôt et sont sur place lorsqu'une panne se produit. L'accès à une GMAO permet au personnel de production de soumettre des demandes ou d'ajouter des détails aux ordres de travail afin que les problèmes soient détectés tôt et que le processus de réparation soit plus efficace. Les opérateurs peuvent également se voir attribuer des tâches de maintenance de base dans une GMAO, comme le nettoyage de l'équipement, ce qui permet de gagner du temps, de maintenir l'équipement en bonne santé et de libérer les techniciens pour des tâches plus importantes et plus qualifiées.

Entrepreneurs

Les sous-traitants et les techniciens tiers qui ne sont pas toujours sur place ou directement affiliés à votre organisation doivent avoir un accès invité à votre GMAO afin qu'ils puissent afficher les bons de travail, les listes de tâches et les ressources tout en pouvant également ajouter des notes et effectuer des tâches. Cependant, ils n'ont pas besoin d'être des utilisateurs à part entière car ils n'accéderont qu'occasionnellement à la GMAO.

L'accès à une GMAO permet au personnel de production de soumettre des demandes ou d'ajouter des détails aux ordres de travail afin que les problèmes soient détectés tôt et que le processus de réparation soit plus efficace.

Dirigeants et hauts dirigeants

Les dirigeants et autres hauts dirigeants prennent les grandes décisions concernant l'entreprise en utilisant toutes les données qu'ils peuvent. L'accès à votre GMAO les tient au courant des performances de l'opération de maintenance, y compris les réalisations clés, les défis et les KPI, afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées et considérer la maintenance comme cruciale pour le succès de l'organisation. Les cadres supérieurs n'ont besoin que d'un accès limité à la GMAO car ils ne l'utiliseront pas quotidiennement.

Le service informatique

L'équipe informatique supervise l'ensemble de l'infrastructure numérique de votre entreprise, y compris la GMAO. Donner à votre équipe informatique l'accès à votre GMAO lui permet de surveiller les intégrations, les mises à jour logicielles et les tâches de stockage et de sécurité des données entreprises par le fournisseur de logiciels pour s'assurer que les politiques et procédures appropriées sont respectées.

Qui ne devrait pas avoir accès à votre GMAO ?

La réponse courte est que quiconque ne figure pas sur la liste ci-dessus n'a probablement pas besoin d'accéder à votre GMAO. Les employés des autres départements ont souvent peu ou pas de contact avec la production ou la maintenance. Le coût et les efforts pour donner accès à ces employés et les former l'emporteraient sur les avantages. Bien que certaines demandes de maintenance proviennent de ce personnel, les intégrations de GMAO permettent au personnel d'utiliser des systèmes avec lesquels ils sont à l'aise, plutôt que d'avoir à adopter une GMAO.

Comment aider les utilisateurs de GMAO à réussir

Savoir qui doit utiliser votre GMAO n'est que la première étape :ces employés doivent également utiliser le système de manière cohérente et appropriée. Une mise en œuvre réussie de la GMAO repose souvent sur l'adoption par les utilisateurs, qui repose sur la mise à l'aise du personnel avec la nouvelle technologie.

Obtenez les commentaires de chacun avant de sélectionner une GMAO

Si une GMAO n'a pas les fonctionnalités qui conviennent à votre équipe ou si les utilisateurs ne souhaitent pas s'adapter à de nouveaux processus, votre investissement sera vain. Il est important de décider à qui s'adresser lors de la sélection d'une GMAO, de leur demander ce qu'ils pensent de l'adoption de nouvelles routines, de réfléchir à leurs besoins et de s'assurer qu'ils sont pris en compte lors de l'achat et de la mise en œuvre du logiciel.

Créer une politique de gestion des actifs

Une politique de gestion des actifs fournit un ensemble de principes directeurs, d'intentions, d'objectifs et de méthodes de gestion des actifs afin que chacun se sente confiant dans ses choix et ses contributions à l'installation. Une politique de gestion des actifs aide à responsabiliser les utilisateurs de GMAO en leur donnant un ensemble de processus et de limites clairement définis. Lorsque les utilisateurs peuvent prendre des décisions éclairées, ils sont plus susceptibles de se sentir à l'aise avec une GMAO et d'adopter un nouveau logiciel plus rapidement et plus facilement.

Si une GMAO n'a pas les fonctionnalités qui conviennent à votre équipe ou si les utilisateurs ne sont pas disposés à s'adapter à de nouvelles routines, votre investissement sera vain.

Sélectionnez un champion GMAO

Un champion de la GMAO coordonne avec les fournisseurs, la haute direction et les utilisateurs pour s'assurer qu'une GMAO est mise en œuvre et exploite pleinement son potentiel. Ils favorisent l'adoption par les utilisateurs en élaborant une stratégie de mise en œuvre, un programme d'intégration et un plan de formation afin que chaque utilisateur sache pourquoi le logiciel est important, comment il les impacte et comment l'utiliser efficacement. Un champion de la GMAO maintient également tout le monde engagé dans la transition vers les nouvelles technologies en étant le principal point de contact pour les utilisateurs qui ont des questions, des défis ou des suggestions concernant la GMAO.

Le dernier mot sur les utilisateurs de GMAO

Chaque installation définira un utilisateur de GMAO un peu différemment. Cependant, il existe quelques utilisateurs clés qui sont essentiels au succès des logiciels de maintenance, tels que les responsables de maintenance, les techniciens et les ingénieurs de fiabilité. Il est également important de se concentrer sur la façon dont ces utilisateurs peuvent être encouragés à utiliser le logiciel correctement et de manière cohérente. Trouver cet équilibre parfait créera une base sur laquelle une GMAO peut prospérer et les opérations de maintenance peuvent apporter plus de valeur à une entreprise.