Clauses essentielles que tout contrat de supply chain doit inclure

Les partenariats intelligents et la gestion des relations sont critiques pour toute stratégie d'approvisionnement, mais le contrat de supply chain est ce qui compte quand des questions surgissent ou que les choses tournent mal. Les contrats définissent les attentes, guident la résolution des litiges, et décrivent comment et quand les obligations des parties prennent fin. Bien le faire est crucial.

Les dispositions exactes des contrats de supply chain varieront selon le business et votre industrie. Mais certaines dispositions devraient rarement, voire jamais, être exclues. Voici cinq clauses clés qui devraient être des incontournables des contrats de supply chain.

1. Protégez vos informations confidentielles et votre savoir-faire

Cela vous aide à maintenir vos avantages concurrentiels. L'atteindre en pratique peut être compliqué, car cela requiert à la fois une protection pratique et contractuelle. Voici les caractéristiques d'une forte protection des informations confidentielles dans un contrat de supply chain :

Définissez clairement les informations confidentielles. Assurez-vous de détailler soigneusement ce qui constitue des informations confidentielles dans votre contrat fournisseur. Envisagez d'inclure les informations financières, prix des produits, projections business, designs, composites, moules, outils, équipements, détails d'autres fournisseurs, et tous processus spécialisés, entre autres.

Limitez l'accès à toute information confidentielle. Cette clause doit décrire les mesures pratiques que votre fournisseur doit prendre pour empêcher le personnel (ou quiconque d'autre, incluant fournisseurs tiers et sous-traitants) d'accéder à vos informations confidentielles et savoir-faire. Ces mesures pourraient inclure :

• Barrières physiques,
• Accès restreint aux actifs numériques,
• Mesures de sécurité,
• Faire accepter aux tiers la disposition de confidentialité de votre accord (ou exigences de confidentialité similaires),
• Assigner la responsabilité du maintien de la confidentialité à un membre particulier de l'équipe du fournisseur, et
• S'assurer que les informations confidentielles seront retournées quand le contrat se termine.

Détaillez qui possède toute propriété intellectuelle développée. Votre fournisseur peut développer de la PI en travaillant sur votre projet. Le contrat décrivant votre accord doit clairement assigner les droits sur la PI à votre entreprise, si vous souhaitez en revendiquer la propriété.

Prévoyez des procédures d'audit. La meilleure pratique signifie mettre l'effort bien au-delà de la rédaction du contrat. Vous devriez avoir la capacité de visiter les sites de vos fournisseurs et d'examiner leurs dossiers pour vous assurer que les mesures requises sont en place et respectées. Votre contrat doit décrire comment et quand ces audits peuvent avoir lieu.

2. Détaillez vos exigences en matériaux et qualité

Des chaînes d'approvisionnement diversifiées aident à répondre aux attentes des consommateurs, augmenter les profits, innover et rester compétitifs. Elles rendent aussi plus fastidieux la gestion et la garantie de la qualité. Des contrats fournisseurs clairs et concis peuvent aider à atténuer les problèmes de matériaux et qualité.

L'inclusion d'une clause détaillant les exigences exactes en matériaux peut empêcher les fournisseurs de substituer des matériaux de qualité inférieure. Vous devriez décrire le type, la couleur, la forme, la taille, le poids, et les sources acceptables des fournitures.

Quant aux exigences de qualité, votre contrat doit définir un standard minimum ferme pour la qualité. Vous devriez spécifier l'usage du produit, et détailler que les produits livrés doivent être adaptés à cet usage. Tous tests d'assurance qualité requis doivent être clairs, tout comme les conséquences du non-respect des standards requis.

3. Protégez votre PI contre les contrefaçons

La loi sur la propriété intellectuelle dans toute juridiction où vous opérez offre une certaine protection contre les contrefaçons, tant que vous y enregistrez votre PI. Cette protection peut être amplifiée par des dispositions de dommages-intérêts liquidés, qui offrent de forts incitatifs pour les fournisseurs de protéger votre PI, et une disposition pour une injonction immédiate là où elle est violée.

Les dispositions de dommages-intérêts liquidés stipulent que, là où votre PI est utilisée à mauvais escient, vendue, ou « prise en otage » pendant un litige ou après la résiliation du contrat, votre fournisseur sera tenu de vous verser une somme d'argent prédéterminée.

Une disposition d'injonction vous donne la capacité d'exiger légalement que votre fournisseur arrête ce qu'il fait qui contrevient aux termes de votre contrat. Dans le contexte de la PI, votre fournisseur devrait immédiatement cesser de vendre les produits contrefaits.

Les ventes non-approuvées à des tiers devraient aussi être couvertes dans la clause de dommages-intérêts liquidés. Cela empêche votre fournisseur d'écouler tout produit excédentaire ou produits que vous rejetez. Vous pouvez aussi l'atteindre en exigeant que votre fournisseur fournisse une certification de destruction par un tiers, ou retourne vos produits.

4. Incluez des conditions pour promouvoir la performance contractuelle

L'importance de clauses de performance soigneusement rédigées dans vos contrats de supply chain n'a jamais été plus apparente qu'au long de la pandémie. Les comparutions en cour, et la négociation de règlements relatifs à la non-performance pendant la pandémie, continueront pendant des années.

Des dispositions qui favorisent la performance peuvent être bénéfiques dans ces cas. Celles-ci incluent :

• Garanties de performance d'une société mère,
• Pénalités financières pour retards,
• Clauses de résiliation pour non-performance,
• Clauses de suspension ou résiliation pour performance retardée,
• Arrangements d'escrow,
• Cautions de performance, et
• Droits permettant à un autre fournisseur de « prendre le relais » là où le fournisseur a échoué à livrer.

5. Planifiez la fin de votre contrat

Les contrats de supply chain devraient décrire les circonstances sous lesquelles les parties peuvent résilier un contrat, et ce qui se passe une fois cette résiliation survenue. Vous devriez être clair sur ce qui est dû à qui, et quelles étapes doivent être prises avant et après la résiliation.

Des obligations claires dès le départ minimisent le risque qu'un litige surgisse en premier lieu. Si une résiliation survient, cela définit des attentes claires pour ce qui suit — limitant à nouveau la portée de tout litige.

Avec ces protections contractuelles et des relations de supply chain fortes et stratégiques, vous pouvez mieux positionner votre entreprise pour le succès à l'avenir.

Hannah Genton est associée fondatrice chez CGL LLP.