L'automatisation des contrats est une étape clé vers l'évolution de la chaîne d'approvisionnement numérique

Les industries de la fabrication et de la logistique ont été confrontées à des conditions complexes et en évolution rapide pendant la pandémie de COVID-19. Aux États-Unis, les entreprises se sont retrouvées en territoire inconnu lorsque l'épidémie a frappé début 2020. Les lignes d'approvisionnement sont devenues tendues, alors que les entreprises et les prestataires de soins de santé se sont précipités pour livrer des fournitures essentielles telles que des équipements de protection individuelle (EPI).

Neuf mois plus tard, les entreprises de fabrication et de logistique s'efforcent toujours de surmonter les obstacles logistiques du COVID-19, tout en assurant la sécurité des travailleurs. Même maintenant, l'industrie du fret se prépare à livrer 9 millions de vaccins Pfizer et Moderna chaque jour dans des véhicules réfrigérés. Pour relever les défis de sécurité et limiter autant que possible les contacts en personne, les responsables de la fabrication et de la logistique doivent donner la priorité à la transformation numérique dans la chaîne d'approvisionnement. La priorité absolue des dirigeants est de protéger la santé et la sécurité des employés, tout en continuant à fonctionner et à livrer les marchandises dans les délais. La technologie joue un rôle important pour atteindre cet objectif et surmonter les perturbations causées par le virus.

Les fermetures obligatoires et les nouvelles exigences de sécurité sur le lieu de travail ont causé d'énormes retards d'expédition et d'importantes pénuries d'approvisionnement. Selon les données de World CC (anciennement IACCM), 59% des entreprises ont été perturbées par des problèmes de chaîne d'approvisionnement. De plus, le pourcentage d'entreprises souffrant d'impacts modérés à sévères sur l'exécution des contrats est passé de 37 % à 60 % au cours des deux semaines qui ont suivi le début de la pandémie.

L'un des principaux défis auxquels les prestataires logistiques sont confrontés lors de la transition vers le travail à distance est la gestion de centaines de milliers de contrats numériques. Les grandes entreprises de la chaîne d'approvisionnement utilisent diverses solutions pour gérer plus de 100 000 documents et contrats, couvrant des décennies de travail. Les entreprises doivent s'assurer que tous les contrats sont remplis, tout en se protégeant des problèmes juridiques et réglementaires.

Pour faciliter la transition vers le travail à distance, les plateformes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont devenues un outil essentiel pour numériser les contrats dans les organisations de la chaîne d'approvisionnement. CLM garantit que toutes les informations sur les fournisseurs résident dans une source de vérité centralisée. De plus, les systèmes CLM automatisent les flux de travail et assurent le suivi des expirations et des renouvellements de contrats, afin que les organisations puissent accélérer le processus d'approbation des contrats et maximiser leurs revenus.

Selon une enquête d'Oxford Economics, l'automatisation des tâches de routine telles que la paperasserie et la gestion des contrats est un objectif prioritaire pour les cadres de la chaîne d'approvisionnement. À une époque où les chefs d'entreprise cherchent à rationaliser les opérations et à réduire les coûts, une plate-forme CLM peut offrir le meilleur retour sur investissement pour l'automatisation de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, CLM a permis à l'une des plus grandes entreprises de camionnage des États-Unis de superviser un énorme volume de modifications des conditions des fournisseurs liées à l'impact de COVID-19. En adoptant un système CLM automatisé, les fournisseurs de solutions de chaîne d'approvisionnement peuvent gérer plus efficacement des questions telles que les dates de renouvellement, les contreparties nommées, les indemnités et les conditions de fret.

Au-delà de l'efficacité et d'un accès plus facile aux documents importants, le CLM automatisé aide les organisations à améliorer la visibilité et la responsabilité des contrats. Il stocke les contrats et les enregistrements dans le cloud afin qu'ils soient accessibles en toute sécurité de n'importe où en cas de besoin. CLM augmente la transparence dans l'ensemble de l'organisation et permet aux employés de partager et de négocier en toute sécurité des documents numériques en temps réel. Cela rationalise les cycles de vente tout en réduisant considérablement le risque de conformité. Par exemple, le CLM automatisé peut signaler si une expédition va être retardée, lorsque les termes du contrat stipulent qu'elle doit être livrée avant une certaine date, ou lorsque le fournisseur est financièrement responsable. De cette façon, le fournisseur peut accélérer la livraison pour respecter la date limite, ou au moins informer l'autre partie que les marchandises seront livrées en retard.

En réponse à la pandémie, les fabricants ont exigé une plus grande visibilité sur les chaînes d'approvisionnement de leurs fournisseurs. L'innovation s'est accélérée à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement en raison des défis posés par COVID-19. Plus que jamais, l'automatisation est appliquée à de nombreux aspects de la chaîne d'approvisionnement pour fonctionner de manière plus autonome. Le CLM reste un élément clé de l'évolution numérique de la chaîne d'approvisionnement en rationalisant les processus contractuels.

Alors que la distribution du vaccin COVID-19 commence, la chaîne d'approvisionnement est à nouveau testée. Avec la bonne technologie et les bons outils CLM pour suivre les expéditions, surveiller la température des camions et gérer des millions de livraisons, les entreprises de fret seront en mesure de livrer efficacement des vaccins dans tout le pays.

Avec CLM, les responsables de la chaîne d'approvisionnement disposent d'une plus grande flexibilité pour examiner et approuver les contrats depuis n'importe quel endroit, ce qui accélère le temps de traitement et fait avancer la chaîne d'approvisionnement pendant ces périodes tumultueuses. Mais la recherche de solutions efficaces peut être une entreprise colossale. Les fournisseurs de chaîne d'approvisionnement intéressés par le CLM automatisé doivent commencer leur recherche par une société de recherche de logiciels tierce, de préférence sur la base d'expériences client réelles. Ces sources fournissent de vraies informations, et non des discours marketing, sur les capacités et l'expérience client, que les responsables de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser pour se concentrer sur le bon fournisseur CLM.

Colin Earl est directeur de la technologie de Agiloft .