L'automatisation des contrats propulse la transformation digitale des supply chains

Les industries manufacturière et logistique ont affronté des conditions complexes et changeantes rapidement pendant la pandémie de COVID-19. Les entreprises américaines se sont retrouvées en territoire inconnu quand l'épidémie a frappé début 2020. Les lignes d'approvisionnement se sont tendues, les entreprises et prestataires de santé s'efforçant de livrer des fournitures critiques comme les équipements de protection individuelle (EPI).

Neuf mois plus tard, les entreprises manufacturières et logistiques s'efforcent encore de surmonter les obstacles logistiques du COVID-19, tout en protégeant les travailleurs. Même maintenant, l'industrie du fret se prépare à livrer 9 millions de vaccins Pfizer et Moderna chaque jour dans des véhicules réfrigérés. Pour adresser les défis de sécurité et limiter le contact en personne au maximum, les dirigeants de la manufacture et de la logistique doivent prioriser la transformation digitale de la supply chain. La priorité absolue pour les dirigeants est de protéger la santé et la sécurité des employés, tout en continuant à opérer et livrer les marchandises à l'heure. La technologie joue un rôle significatif pour atteindre cet objectif et surmonter les perturbations causées par le virus.

L'impact du confinement sur les contrats

Les arrêts obligatoires et les nouvelles exigences de sécurité au travail ont causé d'énormes retards d'expédition et de graves pénuries d'approvisionnement. Selon les données de World CC (anciennement IACCM), 59 % des entreprises ont été perturbées par des problèmes de supply chain. De plus, le pourcentage d'entreprises subissant des impacts modérés à sévères sur la performance contractuelle est passé de 37 % à 60 % dans les deux semaines au début de la pandémie.

L'un des principaux défis pour les prestataires logistiques pendant la transition vers le travail à distance est la gestion de centaines de milliers de contrats numériques. Les grandes entreprises de supply chain utilisent diverses solutions pour gérer plus de 100 000 documents et contrats, couvrant des décennies de travail. Les entreprises doivent s'assurer que tous les contrats sont honorés, tout en se protégeant des problèmes juridiques et réglementaires.

Les plateformes CLM : un outil critique

Pour faciliter la transition vers le travail à distance, les plateformes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont devenues un outil critique pour numériser les contrats à travers les organisations de supply chain. Le CLM assure que toutes les informations fournisseurs résident dans une source unique centralisée de vérité. De plus, les systèmes CLM automatisent les workflows et suivent les expirations et renouvellements de contrats, permettant aux organisations d'accélérer le processus d'approbation des contrats et de maximiser les revenus.

Selon une enquête d'Oxford Economics, l'automatisation de tâches routinières comme la paperasse et la gestion des contrats est un objectif prioritaire pour les dirigeants de la supply chain. À un moment où les leaders business cherchent à rationaliser les opérations et réduire les coûts, une plateforme CLM peut offrir le retour sur investissement le plus élevé pour l'automatisation dans la supply chain. Par exemple, le CLM a permis à l'une des plus grandes entreprises de transport routier américaines de superviser un volume énorme de modifications des conditions des fournisseurs liées à l'impact du COVID-19. En adoptant un système CLM automatisé, les prestataires de solutions supply chain peuvent gérer plus efficacement des aspects tels que les dates de renouvellement, les contreparties nommées, l'indemnisation et les conditions de fret.

Au-delà de l'efficacité : visibilité et responsabilité

Au-delà de l'efficacité et d'un accès plus facile aux documents importants, le CLM automatisé aide les organisations sur la visibilité et la responsabilité contractuelles. Il stocke les contrats et enregistrements dans le cloud pour qu'ils soient accessibles de manière sécurisée depuis n'importe où quand nécessaire. Le CLM augmente la transparence à travers l'organisation, et permet aux employés de partager et négocier des documents numériques en temps réel de manière sécurisée. Cela rationalise les cycles de vente tout en réduisant drastiquement le risque de conformité. Par exemple, le CLM automatisé peut signaler si un envoi va être en retard, quand les termes du contrat stipulent qu'il doit être livré à une date certaine, ou quand le fournisseur est financièrement responsable. Ainsi, le fournisseur peut accélérer la livraison pour respecter l'échéance, ou au moins notifier l'autre partie que les marchandises seront livrées en retard.

En réponse à la pandémie, les fabricants ont exigé une plus grande visibilité dans les supply chains de leurs fournisseurs. L'innovation s'est accélérée à chaque étape de la supply chain à cause des défis posés par le COVID-19. Plus que jamais, l'automatisation est appliquée à de nombreux aspects de la supply chain pour fonctionner de manière plus autonome. Le CLM reste une partie clé de l'évolution digitale de la supply chain en rationalisant les processus contractuels.

La distribution des vaccins : un nouveau test

Alors que la distribution des vaccins COVID-19 commence, la supply chain est testée à nouveau. Avec la bonne technologie et les outils CLM pour suivre les expéditions, surveiller les températures des camions et gérer des millions de livraisons, les entreprises de fret pourront livrer efficacement les vaccins à travers tout le pays.

Avec le CLM, les dirigeants de supply chain ont plus de flexibilité pour réviser et approuver les contrats depuis n'importe quel lieu, ce qui accélère les temps de traitement et maintient la supply chain en mouvement pendant ces temps tumultueux. Mais la recherche de solutions capables peut être une entreprise massive. Les prestataires supply chain intéressés par le CLM automatisé devraient commencer leur recherche auprès d'un cabinet de recherche logiciel tiers, de préférence basé sur de vraies expériences clients. Ces sources fournissent de vraies informations, pas du marketing, sur les capacités et l'expérience client, que les dirigeants supply chain peuvent utiliser pour cibler le bon fournisseur CLM.

Colin Earl est directeur technique chez Agiloft.