Assurer la Conformité Réglementaire dans les Établissements pour Personnes Âgées avec des Solutions GMAO Avancées

La longue histoire de l'implication des gouvernements fédéral, étatiques et locaux avec les établissements pour personnes âgées a connu hauts et bas, mais globalement, il y a eu une augmentation constante du nombre de réglementations. Cela signifie que les services maintenance de ces établissements font face à des défis de conformité toujours croissants. Quelle est la solution à long terme ?

Un logiciel GMAO complet aide les services à rester conformes. Une bonne GMAO vous aide à :

• mettre en place des programmes de maintenance préventive favorables à la conformité
• rester agile et s'adapter rapidement aux nouvelles réglementations
• maintenir des registres précis et générer des rapports riches en données

Maintenance préventive favorable à la conformité

Il y a des réglementations pour la façon dont les choses se font et la fréquence. Le module de maintenance préventive dans une GMAO riche en fonctionnalités assure que ces tâches sont faites selon le planning et que rien n'est oublié. Par exemple, les établissements pour personnes âgées avec des patients souffrant de démence nécessitent des dispositifs de sécurité très spécifiques. Comme les patients risquent de s'égarer, avec des conséquences potentiellement désastreuses, l'aile est sécurisée par des « serrures déroutantes » spéciales. Les soignants peuvent les verrouiller et déverrouiller facilement tandis que les patients ne le peuvent pas, mais seulement parce qu'elles ne ressemblent pas à des serrures et que les pièces mobiles sont astucieusement cachées. Si l'une devient lâche, cependant, des patients déterminés peuvent les ouvrir assez facilement. Un programme de maintenance préventive appuyé par une GMAO assure que ces serrures sont vérifiées et resserrées régulièrement.

Et avec une bonne GMAO, les MP, tout comme les ordres de travail à la demande ordinaires, sont pleines d'informations pour aider les techniciens à faire les choses à temps et correctement, notamment :

• Historique complet des ordres de travail de l'actif
• Pièces et matériaux associés
• Instructions détaillées étape par étape
• Versions numériques des manuels O&M
• Check-listes personnalisables
• Plans de sol interactifs

Adoption agile avec des ordres de travail riches en données

Rester au top des changements réglementaires est si difficile que les établissements pour personnes âgées ont souvent des responsables conformité dédiés. Même pour les établissements avec responsables, les offres d'emploi pour postes administratifs de haut niveau exigent généralement que les candidats aient une solide connaissance pratique des lois applicables.

Heureusement, le chef du service maintenance n'aura pas à avoir une connaissance encyclopédique des dernières règles. Par exemple, on ne s'attend pas à ce que vous connaissiez par cœur les réglementations fédérales sur la sécurité incendie (qui se trouvent dans le Joint Commission/NFPA Life Safety Book. Même la version PDF a l'air lourde).

Mais, on s'attendra à ce que vous communiquiez efficacement à vos techniciens tout changement aux politiques et meilleures pratiques du service maintenance résultant de nouvelles lois. Quand il y a une nouvelle réglementation fédérale sur comment et à quelle fréquence tester les alarmes incendie, vous devrez informer l'équipe et appliquer les nouvelles politiques.

Un bon logiciel de gestion de maintenance hospitalière rend cela bien plus facile. Sans GMAO, vous devriez peut-être convoquer une réunion générale pour passer en revue les changements. Ou envoyer un e-mail et espérer que tout le monde le lit et le comprend. Avec une GMAO, il suffit de mettre à jour certains ordres de travail dans le planning de maintenance préventive existant. En changeant simplement la fréquence des MP et en mettant à jour les instructions étape par étape personnalisables, vous assurez que les techniciens suivent toutes les nouvelles règles.

Quelle est la difficulté de changer les MP ? Pas difficile du tout, et l'une des raisons principales est qu'une bonne GMAO repose sur une base de données cloud, la rendant à jour et accessible depuis n'importe quel appareil mobile. Au lieu de travailler avec des bouts de papier facilement perdus ou un million de versions différentes du même fichier tableur, tous ceux qui accèdent à la GMAO regardent la version la plus à jour des données. Vous n'avez jamais à vous soucier que des techniciens utilisent accidentellement une vieille copie obsolète d'un formulaire ou fichier.

Rapports personnalisés auto-générés

La conformité a deux parties. Il y a la partie être conforme. Et puis il y a la partie tout aussi importante : le prouver. Un logiciel GMAO complet rend les deux bien plus faciles.

Prenons un exemple basique. Vous devez trouver le temps moyen que mettent les techniciens à clôturer des ordres de travail. Ici, on ne regardera que les ordres à la demande, répondant à « Combien de temps faut-il pour réparer quelque chose après qu'on a remarqué qu'il est cassé ? » Sans GMAO, d'abord il faut rassembler tous vos ordres à la demande. Avec du papier ou des tableurs, tout dépend de votre organisation. Peut-être avez-vous tous les papiers dans une belle pile nette ou tous les fichiers bien nommés et sauvés dans un dossier. Si ce n'est pas le cas, trouver tous ces bouts de papier et fichiers individuels peut être un vrai défi. Le pire est de devoir fouiller dans votre compte e-mail pour trouver des fichiers qui n'existent plus que comme pièces jointes.

Disons que vous les retrouvez tous. L'étape suivante est de les parcourir un par un, calculant le temps entre génération et clôture. Avec des tableurs, ce pourrait être un peu plus facile, mais quoi qu'il en soit, vous regardez pas mal de clics et de frappe. La dernière étape est d'essayer d'imprimer le tout, ce qui signifie réorganiser et redimensionner les colonnes un million de fois pour tout faire tenir sur une page.

Avec un logiciel GMAO, c'est complètement différent. Les rapports sont personnalisables et auto-générés. Vous n'avez pas à traquer des chiffres. Tout est déjà dans le logiciel, garanti précis et à jour. La GMAO fait tous les calculs pour vous, et imprime même les résultats, joliment formatés.

Prochaines étapes

Pour les établissements pour personnes âgées, rester conforme est un défi ; il y a beaucoup de règles et elles changent avec le temps. En plus, l'échec est une affaire sérieuse. Dans le meilleur des cas, vous risquez une amende. Dans le pire, perte de qualité de vie, blessures ou pire pour certains de nos plus vulnérables. C'est terrible.

Un bon logiciel de gestion de maintenance d'établissement hospitalier complet et piloté par les données rend la conformité bien plus facile. Si vous n'en avez pas, ou si vous en avez une qui ne donne pas les résultats promis, c'est le moment de commencer à parler aux fournisseurs. Assurez-vous de leur demander comment ils gèrent vos données. Tout comme dans la santé, un bon fournisseur GMAO sera très prudent avec les informations d'autrui. Ce sont vos données et elles doivent toujours vous appartenir. Le fournisseur ne fait que les garder pour vous.