Principales fonctionnalités CMMS selon les gestionnaires d'installations : enseignements clés de l'enquête Hippo

Hippo CMMS a mené une enquête de trois mois auprès de 100 gestionnaires d'installations pour obtenir des insights sur ce que les professionnels recherchent aujourd'hui dans un logiciel CMMS, avec des résultats intéressants. L'enquête demandait aux participants de répondre à cinq questions clés, notamment :

1. Quel est l'état actuel de leur service de maintenance immédiat ?
2. À quoi ressemblent leurs opérations ?
3. Quelles sont leurs principales raisons d'acquérir un CMMS ?
4. Quels attributs et fonctionnalités CMMS sont les plus importants ?
5. Quand prévoient-ils d'implémenter un CMMS ?

Nous avons résumé leurs conclusions ci-dessous.
L'état ou la condition actuelle des services de maintenance immédiats
L'une des conclusions les plus intrigantes de l'enquête est que juste sous la moitié des répondants (45 %) déclarent utiliser des méthodes de documentation manuelles (telles que des tableaux Excel, les bonnes vieilles méthodes papier-crayon, ou même des notes autocollantes ou des chaînes d'emails) pour le suivi et la gestion des opérations de maintenance.

Le problème principal avec les méthodes de suivi et de gestion manuelles est l'absence de système centralisé, ce qui peut entraîner des données contradictoires, des erreurs et des informations obsolètes. Idéalement, les services d'installations et de maintenance modernes rationalisent les opérations et la communication entre chaque canal et utilisateur grâce à un système centralisé pour le suivi et la gestion de chaque facette de votre base de données de maintenance.

En fait, les données sont essentielles pour mesurer les progrès par rapport aux références. La fondation de l'International Facility Management Association (IFMA) a publié un guide pratique axé sur ce problème, « Benchmarking for Facility Professionals », soulignant la nécessité non seulement de données mais d'une méthode pour les collecter et les analyser de manière cohérente. « Souvent, lorsque les professionnels des installations expriment un intérêt pour le benchmarking, ils commencent par dire ce qu'ils veulent mesurer. Parmi les exemples les plus populaires figurent l'utilisation de l'espace et la consommation ou les coûts énergétiques », explique le rapport. L'absence de reporting de données efficace et fiable est un obstacle majeur pour les installations qui continuent de s'appuyer sur la documentation manuelle, rendant le benchmarking et la mesure de performance d'autant plus difficiles à atteindre.

Autres résultats intéressants de cette partie de l'enquête :

• Les services de maintenance comptent en moyenne 11 ouvriers de maintenance.
• La plupart des répondants ont indiqué qu'ils considèrent leur service de maintenance comme moyen en termes de niveau d'établissement. (Sur une échelle de « pas du tout établi » à « extrêmement établi », la plupart se situaient quelque part au milieu.)
• Seize pour cent des répondants (16 %) ont déclaré que leur service de maintenance est « pas du tout établi ».

Il n'est donc pas surprenant que de nombreux services de maintenance modernes peinent avec une gestion efficace de la maintenance et des installations. L'absence de processus, protocoles et systèmes clairement définis mène à un effort désorganisé qui échoue souvent à répondre aux besoins de l'organisation et rend le benchmarking pour atteindre les objectifs d'installation quasi impossible.
À quoi ressemblent les services de maintenance d'aujourd'hui ?
Plus d'un tiers des répondants (35 %) ont déclaré n'avoir qu'une seule installation, tandis que 27 % en ont sept ou plus à gérer. Le reste des répondants a déclaré en avoir entre deux et six :

• 5 % ont 5 à 6 installations
• 8 % ont 4 installations
• 5 % ont 3 installations
• 16 % ont 2 installations

Même dans les cas où un service n'a qu'une seule installation, il n'est pas rare que celle-ci compte deux bâtiments ou plus dont le service est responsable pour la supervision et la gestion des activités de maintenance.
Bien sûr, les entreprises ne restent pas statiques. L'organisation n'ayant qu'une seule installation cette année peut en avoir cinq dans les deux prochaines années. Selon un rapport Global Industries Analytics, le potentiel du marché mondial pour la gestion d'installations devrait atteindre 698,8 milliards de dollars d'ici 2020. Cela souligne l'importance d'utiliser des outils technologiques comme le CMMS qui peuvent évoluer efficacement avec la croissance de votre organisation, ainsi que la capacité de comparer les données entre installations.
Principales raisons d'acquérir un CMMS
La majorité des répondants (84 %) s'accordent à dire que la maintenance préventive proactive est importante pour les organisations modernes, citant cela comme une raison majeure d'implémenter un CMMS. De plus, 83 % des participants à l'enquête ont cité les formulaires de bons de travail simples comme facteur déterminant dans leur décision.
Près des trois quarts des participants (74 %) affirment que l'une de leurs raisons principales pour implémenter un CMMS est le désir d'un suivi et d'une gestion simples des équipements, actifs et stocks.
En outre, on estime que 75 % de la main-d'œuvre sera composée de milléniaux d'ici 2015. La génération milléniale a grandi à l'ère numérique, et les pratiques dépassées comme la documentation manuelle semblent souvent archaïques à ces employés. Ils sont habitués à s'appuyer sur les données pour aider et améliorer leur performance professionnelle, donc suivre le rythme des exigences de la main-d'œuvre connectée et férue de technologie signifie que les solutions CMMS sont indispensables pour avancer.
Fonctionnalités CMMS les plus importantes
Les participants à l'enquête ont noté plusieurs fonctionnalités qu'ils considèrent importantes dans le choix d'un CMMS, notamment :

• 74 % disent que la convivialité est une fonctionnalité clé.
• Inversement, 0 % des participants ont dit que la convivialité est « pas du tout importante ».
• 46 % ont rapporté que le support technique de qualité est extrêmement important.
• 44 % préfèrent une solution CMMS avec des capacités de gestion d'équipements et d'actifs.
• 39 % disent qu'une interface calendrier pour visualiser les plannings de travail est l'une des fonctionnalités les plus importantes dans un CMMS, et 32 % préfèrent une solution offrant une application mobile pour un accès facilité.

SMGlobal identifie d'autres fonctionnalités importantes dans un CMMS, telles que des modèles de tâches réutilisables pour les travaux de maintenance fréquents, évitant de réinventer la roue pour les tâches répétitives, et la capacité de planifier les tâches de diverses manières. Cela peut signifier planifier des tâches récurrentes au même jour et à la même heure chaque semaine ou mois, ou déclencher la planification des tâches en fonction d'une condition remplie, comme l'achèvement d'un autre bon de travail, des changements dans les relevés de compteurs, ou des conditions d'alarme ou seuils.
Un backlog de maintenance offre la capacité de suivre les bons de travail en retard, en attente ou incomplets, et le reporting automatique rationalise le processus d'envoi de données de rapport et de statistiques critiques aux parties prenantes clés. Une autre fonctionnalité utile est la capacité de générer des rapports de pannes d'équipements ou de machines, simplifiant l'identification de la cause racine d'une défaillance système ou d'une interruption de service. Une comparaison historique ou en temps réel des problèmes et données liés à la performance et aux coûts des équipements fournit des insights actionnables pour piloter la prise de décision pour la maintenance préventive, le remplacement proactif de pièces et le remplacement d'équipements, permettant aux gestionnaires d'installations d'optimiser la performance.
En considérant les raisons d'implémenter un CMMS et les fonctionnalités les plus désirées, de nombreux gestionnaires d'installations qui s'appuyaient auparavant sur des processus manuels peuvent se tourner vers le reporting et les fonctionnalités de base. Il vaut la peine d'examiner plus en profondeur les capacités plus sophistiquées des solutions CMMS pour déterminer quelles applications et fonctionnalités serviront le mieux votre organisation à mesure qu'elle grandit. FacilitiesNet recommande de créer une équipe de sélection CMMS pour obtenir une variété de perspectives et de s'appuyer sur un processus systématique pour choisir la bonne application.
Délai d'implémentation
Seulement 3 % des répondants à l'enquête ont déclaré que l'implémentation d'un CMMS est un objectif à long terme. Quarante pour cent (40 %) ont dit qu'ils cherchent à implémenter un CMMS dans un à trois mois, et 20 % espèrent le faire dans les trois à six prochains mois.
L'enquête souligne que le délai idéal pour implémenter des solutions CMMS est la fourchette moyenne, quelque part entre un mois et six mois, « car le fournisseur et le client ont alors assez de temps pour collecter et saisir les données mais pas trop de temps pour laisser traîner le projet et subir l'épuisement ».
Ce calendrier est également critique compte tenu que de nombreux répondants ont exprimé le désir d'un suivi rationalisé des actifs, équipements et stocks, car les solutions CMMS sont associées à des étiquettes à codes-barres et des solutions d'étiquetage d'actifs pour faciliter la capture automatique de données. Cette association réduit ou élimine les processus de saisie manuelle de données, réduisant dramatiquement les erreurs, améliorant la précision et l'efficacité, et accélérant des tâches telles que le reporting de maintenance ou de conformité.
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