Débloquer le CMMS : fonctionnalités clés et avantages pour la gestion de maintenance moderne

Les avantages d'un CMMS sont que vous en faites plus, plus vite, avec moins d'effort et moins de stress. Votre vie devient plus facile parce que votre journée de travail est plus prévisible.

Mais pour vraiment comprendre les avantages, cela vaut la peine de regarder ce qu'est un CMMS, comment il fonctionne, pourquoi il est mieux que le papier et les tableurs, ce qu'il a en termes de fonctionnalités, et comment ces fonctionnalités s'assemblent pour fournir des flux de travail efficaces. Pourquoi devez-vous savoir comment il fonctionne pour mieux comprendre les avantages ? C'est la même chose avec votre voiture. Plus vous savez comment le moteur fonctionne, mieux vous pouvez conduire.

Qu'est-ce qu'un CMMS, au juste ?

Un système informatisé de gestion de maintenance (CMMS) est un logiciel que vous utilisez pour centraliser, standardiser et rationaliser vos opérations de maintenance. Vous obtenez toutes vos données en un seul endroit, les rendant sûres, sécurisées et accessibles.

C'est souvent plus facile de comprendre comment tout s'assemble en pensant à un CMMS comme ayant deux parties séparées mais interconnectées.

La base de données CMMS

Au cœur se trouve la base de données, où vous gardez toutes vos données organisées et à jour. Les solutions modernes gèrent la base de données un peu différemment, et une partie de la compréhension du logiciel CMMS consiste à regarder comment beaucoup de fournisseurs préfèrent un partenariat continu au lieu d'une vente unique.

Les anciens systèmes étaient sur site, ce qui signifie que vous aviez les serveurs sur place. Mais beaucoup de systèmes plus récents ont la base de données dans le cloud, ce qui signifie que votre fournisseur s'occupe de tous les serveurs pour vous, assurant que tout est mis à jour et en marche. Au lieu d'acheter le logiciel purement et simplement, vous obtenez un abonnement, vous donnant un accès illimité.

Ce modèle commercial de logiciel en tant que service (SaaS) est la même chose que ce que vous avez avec Netflix. Vous n'achetez pas tous ces films et émissions de télévision. Au lieu de cela, vous avez un abonnement qui vous donne accès à eux pour que vous puissiez en regarder autant que vous voulez.

Une différence clé, cependant, est que toutes vos données de maintenance sont les vôtres, et si vous décidez de mettre fin à l'abonnement avec votre fournisseur CMMS, vous emportez vos données avec vous. Ici, l'analogie change pour une baby-sitter. Votre fournisseur CMMS est là pour s'occuper de vos données et s'assurer qu'elles sont en sécurité, mais dès que vous les redemandez, vous les récupérez.

L'interface CMMS

L'autre partie du CMMS est l'interface, qui est la partie avec laquelle vous interagissez directement pour ajouter, mettre à jour et partager des données. Vous pouvez aussi penser à l'interface comme toutes les différentes fonctionnalités du CMMS, y compris :

• Gestion des bons de travail
• Maintenance préventive
• Contrôle d'inventaire
• Rapports de maintenance

L'interface est la partie du logiciel que vous voyez, tandis que la base de données est plus en coulisses.

Quels sont les avantages d'un CMMS par rapport au papier et aux tableurs ?

Un CMMS moderne est meilleur que le papier et il est meilleur que les tableurs, mais pour des raisons opposées.

Les bons de travail papier rendent difficile la génération et le partage de données

Quand vous essayez de suivre et planifier toute votre maintenance avec du papier, vous foncez droit dans deux problèmes. Premièrement, il est difficile de générer des données parce que vous devez tout écrire à la main, vous laissant avec des bons de travail griffonnés pleins de petites mais souvent critiques erreurs. Parfois c'est la mauvaise date. D'autres fois vous notez le mauvais actif. Dans les deux cas, ces petites erreurs peuvent finir par vous coûter à vous et au reste du département de maintenance beaucoup de temps et d'ennuis.

Et c'est parfois le moindre de vos terribles problèmes. Beaucoup de fois, le travail passe simplement entre les mailles du filet parce qu'il est si facile d'égarer tous ces bouts de papier. Ensuite, vous manquez les petites tâches que vous auriez dû faire tôt, vous préparant à de plus gros problèmes plus tard.

Même quand le système fonctionne parfaitement, quand tout le monde a une écriture parfaite et personne ne perd jamais rien, vous luttez sous un système qui est tout simplement lent. Chaque fois que vous assignez un nouveau bon de travail, vous devez soit pourchasser le technicien assigné, soit attendre qu'il passe par le bureau pour récupérer la paperasse. Cela vous ralentit. Et devoir retourner au bureau pour de nouvelles affectations ralentit les techniciens.

Les bons de travail tableur rendent trop facile la génération et le partage de données

Avec les tableurs, vous avez le problème inverse. Parce que maintenant vous pouvez copier-coller d'un fichier à l'autre, faire des copies est rapide et facile.

Mais ces copies ne restent pas des copies longtemps. Quand vous envoyez d'abord une copie en pièce jointe d'email, c'est la même chose que l'original. Mais dès qu'un seul technicien fait des changements à sa copie, il y a maintenant plusieurs versions de ce fichier. Tout de suite, toutes les autres versions de ce fichier sont instantanément obsolètes, et quiconque en utilise une travaille avec des données périmées.

L'avantage d'un CMMS par rapport au papier et aux tableurs est que vous n'avez plus jamais à vous soucier de travailler avec des données périmées. Rappelez-vous, tout est dans une base de données, et tout le monde regarde les mêmes données. Si vous faites un changement, mettez à jour un bon de travail, ou changez la date d'une inspection, toute l'équipe peut voir les mêmes données à jour.

Une source de vérité signifie zéro confusion.

Quels sont les avantages d'un CMMS ?

Tout se résume à votre journée de travail devenant plus prévisible et moins stressante. Vous obtenez plus de contrôle, moins de surprises. C'est ça en gros traits. Mais il y a aussi une longue liste d'avantages spécifiques qui viennent avec une solution logicielle de gestion de maintenance moderne.

Mettre en place, planifier et suivre la maintenance préventive

Un bon CMMS vous aide à planifier les inspections et tâches de maintenance préventive, pour que vous attrapiez les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de se transformer en gros problèmes qui font exploser le budget. C'est comme quand vous vous souvenez toujours de vérifier et changer l'huile dans votre voiture. Un petit peu de maintenance préventive vous sauve d'un moteur grippé coûteux.

Rester au top de la maintenance réactive

Et pour ces moments où les choses tournent mal quand même, le logiciel CMMS vous aide à réagir plus vite. Au lieu d'attendre que le problème devienne si gros que tout le monde le sache, le portail de demande ouvert intégré rend facile pour n'importe qui sur site de vous contacter dès qu'ils voient un problème qui couve.

Tout ce qu'ils ont à faire est d'ouvrir la page de demande en ligne et de soumettre leur demande de maintenance. Et parce que la page vient avec des champs personnalisables, vous pouvez vous assurer d'obtenir l'information dont vous avez besoin pour prioriser correctement le travail et générer un bon de travail avec tout ce dont vos techniciens ont besoin pour clôturer efficacement.

Contrôler l'inventaire, réduire les coûts

Même si vous avez vos meilleurs techniciens qui arrivent au bon endroit au moment parfait, ils ne peuvent rien faire sans les bonnes pièces et matériaux.

Et c'est plus que de l'efficacité. Une petite panne pourrait s'éterniser pendant des jours si vous devez attendre que les pièces arrivent d'un fournisseur. Non seulement vos techniciens sont assis sur leurs mains, mais tous les opérateurs d'actifs sont aussi là, assis inactifs.

Mais une fois que vous suivez l'inventaire MRO en utilisant le logiciel, vous n'avez pas à vous soucier de manquer de pièces critiques. Parce que vous savez toujours ce que vous avez en main, vous savez aussi toujours quand vous devriez passer la prochaine commande. Et quand vous commandez bien avant d'en avoir besoin, vous économisez aussi sur les coûts d'expédition express coûteux.

Exploiter les données, prendre de meilleures décisions

Un bon CMMS vous met aux commandes d'aujourd'hui, mais il vous aide aussi à mieux vous préparer pour l'avenir. Parce que vous êtes maintenant capable de capturer de meilleures données, plus fiables, vous pouvez les exploiter pour obtenir des informations exploitables sur vos opérations globales.

Comment ça marche ? À l'intérieur du CMMS se trouvent toutes les données sur, par exemple, l'une des pompes que vous avez dans votre installation. En regardant les données, vous savez qu'elle a tendance à tomber en panne environ une fois tous les trois mois. Et c'est généralement à cause de problèmes de lubrification.

Parce que vous pouvez faire confiance à ces données, vous pouvez prendre des mesures pour vous faciliter la vie. D'abord, remélangez les maintenances préventives connectées pour que vous vérifiiez les problèmes tous les deux mois et demi. Aussi, assurez-vous que ces maintenances préventives incluent des inspections axées sur les signes de chaleur excessive et d'autres signes que la lubrification a besoin d'attention. Finalement, si le problème continue de revenir, vous pouvez changer de fournisseur et commencer à stocker des lubrifiants de meilleure qualité.

Quelles sont les fonctionnalités clés d'un CMMS ?

Une autre façon de penser aux avantages est de regarder les fonctionnalités les plus courantes. Une fois que vous connaissez les fonctionnalités, vous avez une meilleure idée de comment vous pourriez les combiner en flux de travail efficaces.

C'est la même chose que de regarder une liste de matériaux de construction pour avoir une idée de ce que vous pourriez éventuellement construire pour vous-même.

Module de gestion des bons de travail

Au cœur de la gestion de maintenance se trouve la gestion des bons de travail, où vous contrôlez ce que l'équipe fait, comment ils le font, et dans quel ordre.

Le logiciel CMMS vous donne un flux de travail de bon de travail fluide, commençant par le portail de demande de maintenance ouvert. Dès qu'une demande arrive, vous pouvez l'examiner et l'approuver. À partir de là, et toujours à l'intérieur du CMMS, vous pouvez générer un nouveau bon de travail, le prioriser, l'assigner à un technicien, et ensuite suivre leur progression jusqu'à la clôture.

Module de maintenance préventive

Le dernier endroit où vous voulez être est derrière la courbe de maintenance, à courir partout pour éteindre des incendies. Le module de maintenance préventive vous aide à rester en avant, où vous êtes enfin aux commandes de ce que l'équipe fait parce que c'est tout proactif, pas réactif.

En utilisant le CMMS, vous pouvez configurer vos maintenances préventives avec toutes les données dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement. Ils arrivent sur site en sachant quoi faire et avec toutes les pièces et matériaux dont ils ont besoin pour le faire correctement.

Et une fois que vous avez vos maintenances préventives remplies avec les bonnes données, vous pouvez les configurer pour qu'elles se génèrent basées sur le compteur ou le temps. Par exemple, vous pourriez avoir une pompe que vous vérifiez après un nombre défini de cycles et un convoyeur que vous vérifiez une fois toutes les trois semaines.

Module de gestion des actifs et équipements

Avant de pouvoir maintenir vos actifs et équipements, vous devez savoir lesquels vous avez. Bien que cela semble évident, de nombreuses organisations n'ont pas de listes d'actifs et d'équipements complètes et à jour.

Les solutions CMMS modernes vous donnent l'endroit parfait pour collecter et garder toutes vos données d'actifs, y compris tout, des numéros de série aux manuels O&M. Et parce que vous savez maintenant où tout est, c'est beaucoup plus facile pour vous de le garder à jour.

Module de gestion d'inventaire

Sur le sujet de devoir savoir ce que vous avez, un CMMS rend le contrôle d'inventaire beaucoup plus facile. Une fois que vous avez vos niveaux actuels dans le logiciel, le CMMS les met automatiquement à jour chaque fois qu'un technicien clôture un bon de travail avec des pièces et matériaux associés.

Par exemple, vous avez trois petits moteurs en inventaire. Une pompe tombe en panne, donc vous générez un bon de travail, en associant l'un des moteurs. Quand le technicien clôture, le logiciel vous aide à suivre l'inventaire en mettant automatiquement à jour les niveaux. Quand vous vérifiez, maintenant vous pouvez voir que vous n'avez plus que deux moteurs en main.

Mieux encore, vous pouvez configurer le logiciel pour que quand vous descendez en dessous de vos niveaux de commande, vous receviez une alerte par email vous disant qu'il est temps d'en commander plus. Et avec toutes les infos fournisseur déjà dans le CMMS, vous pouvez facilement mettre en place votre commande.

Prochaines étapes

Prêt à commencer à voir les avantages d'un CMMS ?

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui vous convient le mieux, y compris répondre à vos questions sur les logiciels de gestion de maintenance, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé

Les solutions CMMS modernes offrent une longue liste d'avantages, et plus vous savez comment le logiciel fonctionne, plus il est facile de les comprendre. Les responsables maintenance et d'installations peuvent utiliser le logiciel pour prendre le contrôle de leurs opérations de maintenance en rendant leurs données sûres, sécurisées et accessibles. Ça commence avec le cloud computing, où toutes vos données vivent dans une base de données centrale. L'interface est ce que vous utilisez pour ajouter, mettre à jour et partager les données. Contrairement aux anciennes méthodes de gestion de maintenance comme le papier et les tableurs, avec un CMMS toutes vos données sont toujours à jour et avoir une source unique de vérité signifie que personne dans l'équipe de maintenance n'est jamais hors du coup.

Un bon CMMS rend plus facile la gestion des bons de travail, la mise en place et la planification des inspections et tâches de maintenance préventive, le contrôle d'inventaire, et l'exploitation des données. Il vous aide à faire tout cela avec une combinaison de fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour construire des flux de travail rationalisés, y compris des modules pour la gestion des bons de travail, la maintenance préventive, l'inventaire et les rapports.