Maîtriser la planification de maintenance : augmenter l'efficacité et réduire les coûts

Quand vous avez le bon planning de maintenance en place, vous pouvez améliorer l'efficacité, la précision et économiser sur les coûts.

Mais comment mettez-vous en place le meilleur planning ?

Toutes les organisations visent la qualité maximale mais avec un coût minimum, des temps d'arrêt et des problèmes potentiels. La planification de maintenance, associée à la planification de maintenance, vous aide à tracer les meilleures façons de faire de cela une réalité.

Mais d'abord, assurons-nous de partir du bon endroit.

Qu'est-ce que la planification de maintenance et l'ordonnancement de maintenance ?

La planification de maintenance et l'ordonnancement de maintenance sont deux choses différentes.

L'ordonnancement de maintenance est un travail planifié qui inclut le qui, quoi, quand et où des tâches.

La planification de maintenance est un processus qui vous aide à identifier et résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.

La maintenance planifiée vous aide à planifier le maximum d'heures disponibles, basé sur vos ressources. Elles sont normalement organisées par priorité, avec les bons de travail de la priorité la plus élevée au premier plan. Vous pouvez utiliser la maintenance planifiée pour minimiser le nombre de ressources externes et maximiser la main-d'œuvre interne, ce qui réduit les coûts et accélère considérablement toutes les tâches. La maintenance planifiée vous permet d'implémenter les travaux de maintenance préventive quand nécessaire pour minimiser davantage les temps d'arrêt potentiels et augmenter l'efficacité.

Quel est le but de l'ordonnancement de maintenance ?

L'ordonnancement de maintenance est un moyen d'organiser toutes les tâches pour améliorer l'efficacité, accélérer le flux de travail, réduire les coûts et prévenir les problèmes. Avant de commencer, considérez ces principes de base de l'ordonnancement de maintenance.

Prioriser le planificateur

Si votre planificateur est trop occupé à faire des bons de travail de maintenance qui pourraient être faits par d'autres techniciens, votre planification prend du retard. Vous devriez les retirer des tâches générales et les faire se concentrer sur le planning pour qu'ils aient assez de temps pour le terminer. Faites assigner les tâches générales à d'autres membres de l'équipe.

Se concentrer sur l'avenir

Votre planificateur doit se concentrer sur le travail futur. Faites-le en donnant à votre département de maintenance une semaine déjà planifiée de travail en retard que votre planificateur peut utiliser pour aider à créer les plannings.

Cette semaine de travail en retard planifiée est bénéfique pour créer un planning bien équilibré parce que les techniciens qui terminent le travail peuvent donner un retour au planificateur pour soit faire des changements, donner des idées sur comment améliorer le planning, et soulever les problèmes qui se sont produits.

Utiliser des fichiers au niveau composant

Les fichiers de votre planificateur ne devraient pas être des fichiers au niveau système, mais des fichiers individuels au niveau composant. Ceux-ci peuvent être maintenus dans un système sécurisé basé sur les numéros de balise d'équipement. Quand il y a de nouveaux machines, votre planificateur devrait créer un nouveau mini-fichier (fichier au niveau composant) et lui donner la même étiquette que l'autre équipement pour qu'ils puissent l'utiliser pour améliorer les futurs processus.

Votre planificateur crée ces fichiers pour tout l'équipement après que l'équipe de maintenance clôture le premier bon de travail. En ajoutant des fichiers et des numéros de balise, ils organisent mieux cela, ce qui, quand ils le comparent dans le temps, les aide à planifier plus efficacement.

Faire confiance à votre planificateur

Vous avez choisi votre planificateur pour une raison.

Les planificateurs apportent leurs propres compétences et expérience au travail, ce qui les aide dans la création de bons de travail et de plannings parce qu'ils savent ce qui est le mieux pour l'équipement. Ils savent ce qui fait que les choses coulent le plus efficacement et peuvent déterminer combien de temps des tâches spécifiques devraient prendre.

Pour faire ces choix, les planificateurs utilisent leur meilleur jugement basé sur des données techniques, de communication et organisationnelles. Ils peuvent assigner des employés de niveau supérieur avec le plus de compétences aux bons de travail de haute priorité pour minimiser les problèmes potentiels. Avoir un technicien expérimenté minimise la quantité d'erreurs.

De plus, cela donne aux planificateurs un avantage. Parce qu'ils savent combien de temps une tâche devrait prendre et savent historiquement combien de temps il faut à un travailleur pour faire un travail, ils peuvent voir quand il peut y avoir un problème ou du temps gaspillé.

Par exemple, si une tâche prend généralement deux heures à compléter, et que les données entrantes montrent qu'un travailleur prend 8 heures pour la compléter, alors les superviseurs peuvent intervenir et aller au fond de pourquoi cela se passe. À partir de là, ils peuvent implémenter une solution pour minimiser les temps d'arrêt et résoudre le problème efficacement.

Reconnaître les compétences de vos techniciens

Vos techniciens ont les compétences pour faire le travail correctement et à temps. Votre planificateur devrait tirer parti de ces compétences et travailler en tandem avec les techniciens pour créer les meilleures procédures et listes de contrôle les plus détaillées pour augmenter l'efficacité.

Quand le planificateur crée le planning de maintenance, assurez-vous qu'ils planifient les bonnes tâches pour les bons techniciens. Ne planifiez pas un travailleur moins qualifié pour une tâche de haute priorité, et essayez de ne pas utiliser un travailleur hautement qualifié pour une tâche plus basique.

Utiliser l'échantillonnage de travail pour mesurer la performance

Le « temps clé en main » est la quantité de temps que les techniciens peuvent travailler sur les tâches. Souvent, les techniciens sont interrompus et forcés de travailler sur la maintenance d'urgence, ou ils rencontrent des retards dans leur travail, comme s'ils sont laissés à attendre une autorisation, l'arrivée d'un outil, ou devoir se déplacer vers des emplacements. Le temps clé en main mesure le temps que les techniciens passent réellement à travailler sur leurs tâches assignées.

Cela aide les planificateurs à comprendre combien de temps est perdu à cause des retards ou de la maintenance non planifiée et combien de temps est passé à faire le travail assigné. Quand vous planifiez et ordonnancez le travail, vous réduisez drastiquement les retards. Comprendre le quand et le pourquoi des retards aide le planificateur à planifier pour ces retards et à les prendre en compte dans l'ordonnancement.

Utiliser le planning pour créer des plans de travail

Vous devez connaître les détails d'un travail pour créer le bon planning pour son achèvement. Pour planifier le travail, les plans de travail devraient inclure :

• Nombre de techniciens disponibles
• Niveau de compétence minimum des techniciens
• Heures de travail disponibles par niveau de compétence
• Estimation du temps requis

Le planificateur doit se poser des questions sur ce qui entre dans le travail. Le travail nécessite-t-il du câblage ? Combien de temps avant que les techniciens puissent entrer et finir le travail ? Assurez-vous que toutes les personnes nécessaires sont sur le planning pour compléter le travail efficacement.

Prioriser tous les travaux

Faire en sorte que votre équipe sache ce qui est une priorité chaque semaine et ce qui est moins pressant est la clé pour compléter les tâches importantes rapidement et augmenter la productivité. Les plannings hebdomadaires sont utiles pour coordonner ces tâches, et vous pouvez vous concentrer sur les priorités de la semaine au lieu du travail en retard.

En priorisant les bons de travail, vous avez la capacité de voir s'ils doivent faire partie d'un planning quotidien ou hebdomadaire. Quand vous planifiez par priorité, vous augmentez la productivité et assurez que l'équipe clôture le travail le plus important, ce qui signifie moins de temps d'arrêt pour vos actifs et équipements, tant planifiés que non planifiés.

Planifier basé sur l'équipe disponible

Votre planificateur devrait créer un plan basé sur le nombre d'heures de technicien estimées pour une semaine en utilisant les données de retard. Quand vous commencez votre planning, une prévision d'une semaine est suffisante. Néanmoins, au fil du temps, votre planificateur développe une meilleure maîtrise du nombre de techniciens disponibles et des priorités des tâches, donc ils peuvent planifier plus loin dans le futur.

Planifier basé sur les heures disponibles

En général, le planning devrait montrer combien de travail peut et doit être planifié. Comme ce qui est reflété dans les sections précédentes, le planificateur assemble quelles tâches doivent être assignées basées sur la priorité, les heures de travail disponibles, les techniciens disponibles, et leur niveau de compétence.

Cent pour cent de toutes les heures disponibles pour la semaine à venir peuvent être planifiées à l'avance, donc il n'y a pas de temps d'arrêt entre les deux où les techniciens ne savent pas ce qu'ils doivent faire.

Laisser les chefs d'équipe gérer le quotidien

Basé sur les priorités, votre équipe devrait se référer à un planning quotidien créé par le planificateur pour faire les travaux importants en premier et se concentrer sur les travaux déjà en cours pour qu'ils puissent être complétés rapidement.

Les chefs d'équipe devraient aussi être en charge de gérer les problèmes d'urgence qui surviennent tout au long de la semaine de travail.

Utiliser la conformité du planning pour mesurer la performance

Quand votre planificateur fait le planning d'une semaine, après que la semaine a été complétée, utilisez les données collectées de ce planning pour voir à quel point il a réussi.

Là où vous voyez qu'il y a eu des problèmes ou que les choses ont été complétées en moins de temps que prévu, faites des ajustements.

Quels sont les avantages de la maintenance planifiée ?

L'ordonnancement de maintenance et la planification de maintenance vont de pair. Quand vous utilisez les deux correctement et à leur plein potentiel, l'ordonnancement de maintenance vient avec de nombreux avantages, y compris :

• Productivité plus élevée
• Efficacité accrue
• Diminution des pièces de rechange
• Flux de travail globaux améliorés
• Moins de blessures et moins de stress
• Temps d'arrêt réduits
• Moins de déplacement de ressources
• Moins de coûts et coûts plus bas

C'est pourquoi il est crucial de s'assurer que votre planificateur planifie tout correctement, en utilisant les données les plus précises pour prendre les meilleures décisions.

Comment faire un planning de maintenance ?

Commencez par développer une stratégie générale pour 100 % des heures de travail possibles. Si vous en avez, incluez les notes précédentes des techniciens qui ont travaillé sur l'équipement dans vos plans de travail. De plus, s'il y a des notes de procédures existantes, vous pouvez les inclure aussi.

Voici six étapes à suivre pour créer un planning de maintenance.

1. Assurez-vous que vous êtes prêt à partir

Assurez-vous que votre organisation est à bord. Vendez vos idées en expliquant comment cela réduit les coûts, livre un ROI plus grand pour votre organisation, augmente l'efficacité et la productivité, et aide à localiser et corriger les points faibles.

2. Analyser la situation

Rassemblez tous les représentants de tous les départements — techniciens, chefs d'équipe, superviseurs, parties prenantes, qui que ce soit qui peut aider à donner une image claire de où l'organisation en est actuellement. Avec tout le monde ensemble, construisez un aperçu de la situation actuelle et des problèmes auxquels vous faites face actuellement, et créez un planning qui peut vous aider à les corriger.

3. Commencer les préparatifs

Votre planificateur doit travailler directement avec l'équipe de maintenance pour créer la documentation, les cartes de processus, les rôles et responsabilités. Il est essentiel de mettre à jour votre CMMS et de faire les changements nécessaires avec cette nouvelle information. Avec une solution CMMS moderne, vous n'avez qu'à faire ces changements une fois parce que l'information est mise à jour dans l'ensemble pour tous ceux qui ont accès, donc vous n'avez pas à vous soucier de mauvaises communications.

À partir de là, vous pouvez implémenter des sessions de formation pour les rôles nouvellement établis.

4. Démarrer l'implémentation

Le but ici est de faire de ces plannings hebdomadaires la nouvelle normale. Cela peut prendre quelques mois de coaching, mais l'équipe peut s'installer dans le planning avec le temps. Un système CMMS aide à y parvenir en ayant toutes vos données facilement en un seul endroit.

Rappelez-vous que le planificateur ne devrait faire aucun autre travail sauf créer des plannings, et tout le reste du travail devrait tomber sur le reste de l'équipe.

5. Mettre en place un processus de révision

Finalement, vous êtes dans les étapes de finalisation de votre nouveau planning. Une fois que vous êtes enfin fini avec la phase de coaching, vous voulez vous assurer que tout votre travail acharné ne se défait pas.

Ne laissez pas vos travailleurs sentir que leur travail acharné n'est pas vu. Ils ont travaillé dur pour entrer dans le groove du nouveau planning, alors célébrez vos victoires. Envoyez une révision, voyez ce qui pourrait aller mieux, ce qu'ils pensent qui fonctionne et ne fonctionne pas, et ainsi de suite. Faites un point avec votre équipe de temps en temps pour vous assurer que les choses tournent bien de leur côté aussi.

6. Viser « evergreen » (toujours vert)

Vous avez maintenant vos plannings mis en place. Cependant, les procédures devraient continuellement s'améliorer, et vous devriez toujours réviser vos métriques en réunions pour vous assurer que vous atteignez encore vos cibles.

Conseils supplémentaires

Voici quelques conseils de plus pour s'assurer que votre planificateur fait le meilleur planning possible pour votre organisation :

• Assurez-vous que tous vos plans de travail sont concis et facilement compréhensibles. Les techniciens ne devraient pas avoir à jouer à un jeu de devinettes en essayant de comprendre comment compléter une tâche, et ils ne devraient pas avoir à perdre du temps à demander de l'aide ou des informations supplémentaires.
• Quand vous recevez des retours, utilisez-les. L'information vient de quelqu'un qui travaille actuellement sur la tâche, et c'est un moyen facile d'apprendre où faire des améliorations. C'est aussi bien d'avoir vos techniciens et employés savoir qu'ils sont entendus.
• Considérez toujours l'historique de l'équipement. S'il y a des informations existantes pour un équipement, y compris des notes de ceux qui ont travaillé dessus avant, assurez-vous de les inclure. Toute information omise pourrait causer des retards ou des échecs dans le futur.

Tant que toutes les heures de travail sont remplies, les tâches sont organisées par priorités, et votre CMMS est en place, un planning devrait rendre votre flux de travail fluide et efficace.

Quels sont quelques exemples de maintenance planifiée ?

Il y a des possibilités infinies pour ce que vous pouvez inclure dans votre planning de maintenance spécifique, mais voici juste quelques exemples pour vous donner une idée des types de tâches habituellement inclus dans les plannings de maintenance.

Planning de maintenance transport public :

• Agence/organisation
• Code équipement
• Description équipement
• Condition
• Âge
• Vie utile restante
• Coût de remplacement

Cette liste est pour le transport public mais peut facilement être utilisée pour de nombreux types de lieux de travail. Ce qui suit est similaire mais inclut des plannings additionnels pour être encore plus détaillé. Cela aidera les techniciens à être encore plus précis et augmenter l'efficacité.

Planning de maintenance machinerie :

• Nom machine
• Condition
• Emplacement
• Assigné à
• Dernière date de maintenance
• Fréquence de maintenance (en jours)
• Prochaine date de maintenance
• Prochaine date de maintenance
• Notes

La liste est pour les dates de maintenance complétée pour la réfrigération.

Planning de maintenance réfrigération :

• Nettoyage sous pression de tous les serpents de condenseur à air
• Inspection des évaporateurs
• Nettoyage sous pression de tous les drains
• Vérification de tous les moteurs de ventilateur et pales de ventilateur
• Vérification de température
• Vérification de cyclage
• Vérification du niveau de réfrigérant
• Inspection des joints et joints d'étanchéité de porte
• Inspection des charnières et ferme-portes automatiques
• Huiler moteurs ou roulements quand les ports d'huile existent
• Vérifier le thermostat de l'unité
• Pour la précision
• Vérifier l'isolation de l'unité
• Inspecter le câblage de l'unité
• Vérifier le réglage et le fonctionnement de l'horloge de dégivrage
• Inspecter le compresseur de l'unité
• Recommandations/notes

Chaque planning de maintenance est unique à chaque organisation et devrait être aussi détaillé que possible pour que l'équipe ne manque rien.

Prochaines étapes

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Résumé pour PDG

Les solutions logicielles CMMS aident les départements de maintenance à garder les actifs critiques en ligne pour moins d'argent en rationalisant les processus et en capturant et exploitant des données fiables. Contrairement aux anciens systèmes de gestion, un CMMS moderne vit dans le cloud, assurant que tout le monde a accès à des données à jour. Cela signifie moins de mauvaises communications et d'erreurs, vous faisant économiser de l'argent et des ressources. Les organisations de tous les secteurs peuvent voir des avantages concrets des systèmes, y compris plus de temps de fonctionnement et moins de temps et d'argent gaspillés. Quand vous choisissez un CMMS, il est important de considérer non seulement les fonctionnalités mais aussi l'expérience utilisateur complète, y compris l'implémentation, la formation et le support continu. Utiliser un logiciel CMMS pour votre planification de maintenance vous aide à réduire les coûts et minimiser les temps d'arrêt.