Comprendre la maintenance d'urgence : Protéger les personnes et les actifs

La maintenance d'urgence est un cauchemar « tous sur le pont » pour toute équipe. Elle a des impacts négatifs sur l'entreprise, cause des problèmes de sécurité ou même la perte de vie. Vous devez prendre ces situations au sérieux, et une grande partie de cela est de s'y préparer avant qu'elles n'arrivent pour que l'équipe puisse réagir rapidement.

Une urgence où une maintenance immédiate est essentielle est toute réparation que vous devez faire immédiatement pour garder les gens et les actifs en sécurité. Si elle est laissée sans surveillance, les dommages pourraient être substantiels — incluant même le résultat net et la réputation de l'organisation.

Chaque fois qu'il y a une situation où des réparations d'urgence sont nécessaires, la réparation n'est pas toujours faite rapidement. Ces situations exigent que les membres de l'équipe coordonnent et suspendent toutes les autres tâches jusqu'à ce que le problème soit résolu. Plus longtemps les équipes sont concentrées sur l'urgence, plus de temps il leur faut pour finalement revenir et rattraper les autres tâches.

Les urgences causent tellement de stress pour vous et votre équipe. Ces situations ont la possibilité de causer une quantité significative de perte, et il est parfois dur de maîtriser l'urgence. Au lieu de courir partout à éteindre des feux et mettre vos actifs et équipe en danger, minimisez vos risques avec des mesures préventives.

Quand vous créez un plan préventif, vous vous préparez pour le futur pour réduire les risques et avoir une procédure en place pour quand les urgences surgissent inévitablement. Il est impossible de planifier quand ces types d'événements se produisent, mais de cette façon, vous réduisez les temps de réponse pour minimiser la perte d'actifs et de temps, et garder les gens hors de danger.

Quels sont des exemples de maintenance d'urgence ?

Premièrement, il vaut la peine de noter que la maintenance « non planifiée » n'est pas la même que la maintenance « d'urgence ». Bien que ce soit un malentendu commun et qu'elles aient des similarités, la maintenance d'urgence est généralement des événements tels que :

• Incendies
• Pannes de service
• Une canalisation d'égout qui refoule dans une unité ou complexe
• Climatisation qui tombe en panne par températures extrêmes
• Ascenseurs qui tombent en panne avec des gens coincés à l'intérieur

La maintenance d'urgence est classée comme tout ce qui mène à des problèmes de santé et sécurité. Il y a deux types de maintenance d'urgence, selon le type de bâtiment et l'emplacement où elle se produit.

La maintenance résidentielle est quand les urgences surgissent dans des endroits où les gens vivent, comme des appartements, hôtels, ou communautés de vie assistée. Exemples de ce à quoi cela ressemble :

• Incendie
• Inondation
• Pas d'eau
• Tuyaux éclatés
• Toits qui fuient
• Unités AC cassées

Adressez ces situations immédiatement pour garder ceux qui vivent dans ces zones d'hospitalité et résidentielles en sécurité et prévenir les entreprises de subir des pertes.

La maintenance d'urgence industrielle se produit dans des emplacements industriels soit par accidents, personnel non formé, ou quelqu'un qui laisse tomber la balle sur une tâche planifiée qui mène à une défaillance complète d'un actif. Cela peut être :

• Incendie
• Inondation
• Fuites de gaz
• Panne d'électricité
• Panne ou explosion de chaudière
• Tuyaux ou réservoirs qui cassent ou fuient

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles ces types d'événements d'urgence se produisent, mais la meilleure façon de les prévenir est de s'assurer que vous avez des travailleurs formés et un plan en place.

Comment pouvez-vous prévenir la maintenance d'urgence ?

Les urgences sont impossibles à éviter, mais il y a des façons d'aider à les prévenir et mieux se préparer pour quand elles arrivent pour que vous puissiez fixer le problème beaucoup plus vite.

La meilleure ligne de conduite pour se préparer et prévenir est d'avoir des procédures opérationnelles standard (POS) de maintenance planifiée et programmée. Ces plans doivent être en place pour que vous restiez en avance sur la courbe de maintenance. De cette façon, vous avez un certain contrôle sur vos opérations et pouvez être rassuré que même quand les réparations d'urgence inévitables arrivent, votre équipe a la connaissance et le bon plan en place pour le fixer dès que possible.

Il y a quelques stratégies différentes que vous devez utiliser pour vous aider, vous et votre équipe, à prévenir les réparations d'urgence, et vous devez choisir laquelle correspond le mieux à vos actifs. La maintenance préventive est généralement la meilleure option.

Maintenance préventive

La maintenance préventive est un ensemble de tâches planifiées, de routine, qui assurent que l'équipement est en bon état de fonctionnement. Le logiciel GMAO est utile quand vous créez votre plan de maintenance préventive programmé pour aider à prévenir les urgences de vous prendre, vous et votre équipe, au dépourvu.

Il y a quelques autres façons plus petites d'aider à prévenir les réparations d'urgence en les incorporant dans vos plans de maintenance préventive, comme :

• Assurez-vous que votre équipe est correctement formée
• Utilisez les outils seulement de la façon recommandée dans leurs manuels
• Quand vous faites un remplacement, utilisez des pièces du fabricant
• Ayez vos listes de contrôle et procédures faciles d'accès et à comprendre pour vos techniciens
• Assurez-vous que les travailleurs qui opèrent des actifs potentiellement dangereux et critiques sont connaissants sur tous les aspects de l'équipement, incluant les procédures de sécurité

En utilisant le bon logiciel, gérer, planifier, et programmer vos inspections et tâches est facile. Toutes vos données sont stockées et mises à jour à travers le conseil dans le cloud, signifiant plus de listes papier dépassées ou feuilles de calcul, et vous n'aurez pas à vous soucier de votre équipe regardant des ordres de travail ou plans dépassés.

Votre équipe ayant un accès prêt à ces plans et tâches aide à vous donner l'avantage dont vous avez besoin sur votre calendrier de maintenance et prévenir les réparations d'urgence pour minimiser le risque et la perte et prolonger la durée de vie de vos actifs.

Comment devriez-vous vous préparer pour la maintenance d'urgence ?

Vos priorités supérieures sont la santé et la sécurité. Vous devez vous assurer que vos travailleurs ne sont pas en danger immédiat et que les techniciens font leur travail en sécurité et efficacement. C'est pourquoi vous devez avoir un plan en place pour quand les urgences arrivent.

En plus, il y a quatre étapes à prendre quand face à une situation de maintenance d'urgence :

1. Faire une liste des urgences possibles

Avant de faire un plan, vous aurez besoin de savoir la différence entre ce qu'une « urgence » et une maintenance « urgente » ressemble pour vous et votre entreprise. Vous devez clairement définir cela à votre équipe car les deux types de maintenance se chevauchent parfois et ont des similarités.

Alors comment identifiez-vous les « vraies » urgences ?

Urgences : arrivent vite et causent des problèmes de sécurité ou santé. Elles causent aussi des perturbations majeures d'affaires et ont besoin d'attention immédiate.

Urgent : non-urgences qui sont faciles à fixer pendant les heures de bureau régulières.

Définir ce que sont vos urgences aide votre entreprise à mieux maintenir vos actifs et ressources.

2. Décrire vos flux de travail de maintenance d'urgence

C'est là que vous créez un flux de travail de quoi faire quand les urgences se produisent. Les diverses façons de signaler, enregistrer, et traiter sont :

Réponse manuelle : quand un travailleur signale un problème à quelqu'un en charge, la question est évaluée, et un ordre de travail est généré. Cet ordre de travail doit être surveillé du début à la fin.

Réponse automatisée : un système qui détecte quoi que ce soit de mal dans vos actifs et équipements à haut risque sans une personne faisant manuellement le travail. Cela signifie que le système s'arrête si toute défaillance ou danger est détecté et génère des demandes de maintenance de son propre chef.

GMAO : utiliser le logiciel GMAO aide à enregistrer incidents, tâches, maintenance d'urgence et données pour que vous ayez accès à et soyez capable d'analyser des données importantes qui vous aident à avoir une idée de comment prévenir les urgences dans le futur et amélioration globale. Le logiciel GMAO simplifie ces processus pour vous au lieu d'avoir à compter sur des feuilles de calcul et documents papier peu fiables.

Gardez à l'esprit que le flux de travail que vous décidez peut être un mélange de n'importe lesquels de ceux-ci. Cela dépend juste de ce qui est le mieux pour vous et votre département.

3. Décrire les procédures de maintenance d'urgence

Quand vous avez défini vos urgences, vous devez planifier quelles urgences peuvent se produire et créer des listes de procédures pour vos techniciens à adhérer quand face à une urgence. De cette façon, si cela arrivait jamais, votre équipe technique sait déjà quelles étapes prendre.

Ces peuvent être des étapes comme évaluer la situation et les dommages, notifier la bonne personne, et isoler le danger. Avoir un aperçu général disponible pour votre équipe de quoi faire dans ces urgences aide à réduire le danger.

Comment le logiciel GMAO aide-t-il avec la maintenance d'urgence ?

L'erreur humaine, l'incompétence et manque de formation, et la défaillance de machine sont les raisons les plus communes pour lesquelles les urgences se produisent. Pour vous assurer que vos tâches planifiées ne soient pas ignorées ou oubliées, vous devez automatiser la maintenance. Le logiciel GMAO vous aide à automatiser ces processus, ce qui réduit votre charge de travail et rend les tâches plus claires et accessibles à votre équipe.

Le GMAO rend votre vie plus facile en vous aidant à :

• Planifier le travail et laisser votre équipe savoir, pour que rien ne tombe entre les mailles
• Stocker les données pour un accès facile à tout l'historique de maintenance qui aide au diagnostic
• Fournir une communication en temps réel entre membres d'équipe et ceux en charge
• Accorder un accès instantané à toutes les listes, procédures de verrouillage-étiquetage, documents, et directives de sécurité

Quand une urgence se produit, une des choses les plus importantes que vous devez faire est de déterminer ce qui a mal tourné en arrivant à la racine du problème.

Comment faites-vous cela ? Utilisez la méthode des « 5 Pourquoi », une partie de l'analyse de cause racine.

Bien que le nombre de questions que vous vous posez peut varier, l'idée générale de la méthode des « 5 Pourquoi » est que vous adressez les réponses évidentes en premier, mais en vous posant plus de questions, vos réponses finiront par se résumer à la cause racine de votre problème. Quelle cause vous déterminez, vous comprendrez comment la prévenir de se reproduire dans le futur, ou au minimum, l'avoir moins souvent.

Le logiciel GMAO rend votre travail plus facile. Données, tâches, et calendriers sont tous stockés en un endroit, et réduit la quantité d'erreur humaine, tâches oubliées et malentendus dans votre équipe.

Vous et votre équipe bénéficiez de prendre les étapes appropriées pour vous assurer que vous avez un plan en place pour quand les urgences se produisent. Les deux équipes et gestionnaires ont besoin de savoir comment minimiser les risques et prévenir la perte de vie et ressources d'arriver en ayant une procédure en main qui est comprise à travers le conseil.

Ceci est rendu plus facile quand vous utilisez le bon logiciel GMAO pour suivre vos tâches de maintenance, réparations planifiées, et inspections et avoir des données précises, à jour, disponibles pour vous et votre équipe, pour que rien ne tombe entre les mailles.

Avoir un système solide en place avec des techniciens formés est l'étape la plus importante à prendre pour prévenir les demandes de maintenance d'urgence.

Prochaines étapes

La meilleure façon de décider est de parler avec quelqu'un de l'industrie. Tout ce que vous avez à faire est de trouver le bon fournisseur.

Hippo a beaucoup de façons d'aider. Nous pouvons répondre à vos questions, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé

Les solutions logicielles GMAO aident les départements de maintenance à garder les actifs critiques en ligne pour moins d'argent en rationalisant les processus et en capturant et exploitant des données fiables. Contrairement aux anciens systèmes de gestion, un GMAO moderne vit dans le cloud, assurant que tout le monde a accès à des données à jour. Les organisations à travers les industries peuvent voir des bénéfices concrets des systèmes, incluant plus de temps de fonctionnement et moins de temps et argent gaspillés. Quand vous choisissez un GMAO, il est essentiel de considérer non seulement les fonctionnalités mais aussi l'expérience utilisateur complète, incluant l'implémentation, la formation, et le support continu.