Qu'est-ce que le suivi de maintenance ? – Guide clair pour une gestion proactive des actifs

Avec le suivi de maintenance, vous savez à la fois ce que vous avez et comment le faire fonctionner sans problème.

Sans lui, vous volez à l'aveugle.

Voici quelques définitions rapides pour s'assurer que nous partons tous du même point.

Qu'est-ce que le suivi de maintenance ?

Le suivi de maintenance est la façon dont vous capturez, protégez et exploitez toutes les données liées à vos opérations de maintenance. C'est comme vous pouvez voir ce que vous avez, comprendre ce que vous devez faire pour le maintenir en marche, et ensuite planifier le bon travail.

La plupart des départements de maintenance essaient d'utiliser une combinaison de différents types de données.

Listes d'actifs et d'équipements

Ici, vous commencez avec une liste complète de tous vos actifs et équipements, en veillant à inclure tout ce que vous savez sur chacun, y compris :

• Numéros de série
• Images numériques et schémas
• Manuels O&M
• Garanties

Bien que beaucoup d'éléments sur la liste soient statiques, il peut aussi y en avoir qui changent souvent, y compris les historiques de maintenance et de réparation

Programmes de maintenance préventive

Une fois que vous savez ce que vous avez, vous devez savoir comment en prendre soin. Avec les programmes de maintenance préventive, vous pouvez suivre toutes les inspections et tâches qui vous aident à trouver et corriger les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de se transformer en gros problèmes.

Inventaire MRO

Il n'y a aucune valeur à savoir ce que vous devriez faire à moins d'avoir les pièces et matériaux qui le rendent possible. Sinon, c'est la même chose que d'avoir la recette mais pas les ingrédients. Vous allez avoir faim.

Pourquoi le suivi de maintenance est-il important ?

Tout se résume à cette citation célèbre du monde des affaires : « Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer. » Le suivi de maintenance est la première étape critique, où vous le mesurez. Et à partir de là, vous pouvez commencer à l'améliorer. Une fois que vous savez ce qui se passe dans votre département de maintenance, vous pouvez commencer à tout améliorer.

À quoi ressemble cette amélioration ?

Une transparence accrue impose une meilleure responsabilité. Une fois que vous pouvez voir ce qui se passe avec vos opérations, vous pouvez commencer à investir plus de temps, d'argent et d'énergie dans ce qui fonctionne tout en vous retirant de ce qui ne fonctionne pas.

Et une prévisibilité accrue signifie moins de stress. Si vous ne savez jamais ce qui se cache au coin de la rue, vous vous sentez toujours sur le fil. Mais quand vous pouvez arriver au travail chaque jour avec un solide sentiment de ce qui est dans votre assiette, la vie est simplement meilleure.

Quels secteurs suivent la maintenance ?

La réponse courte est « à peu près tous ».

La réponse longue est que le suivi de maintenance est particulièrement important pour les industries à forte intensité d'actifs, y compris :

• Gestion d'installations
• Fabrication
• Santé
• Alimentation et boissons
• Municipalités

Le suivi de maintenance n'est pas seulement important pour les entreprises. Les lieux de culte et autres organisations à but non lucratif bénéficient aussi d'un meilleur contrôle sur le travail de maintenance.

Que suivent les différents secteurs ?

La plupart suivent les mêmes grandes catégories, y compris :

• Quels actifs et équipements ils ont
• Quel travail ils leur ont fait
• Quel travail ils doivent leur faire
• Quel inventaire ils ont besoin pour ce travail

En plus de cela, il y a beaucoup de métriques de maintenance et d'indicateurs clés de performance (KPI) différents qu'ils peuvent suivre. Dans de nombreux cas, ils les construisent en utilisant des données brutes. Donc, s'ils regardent le MTTR, ils auraient besoin de prendre plusieurs points de données et de les assembler pour obtenir cette métrique de panne.

C'est une autre excellente raison pour laquelle le suivi peut être si puissant. Une fois que vous avez les données brutes, vous pouvez commencer à les exploiter pour obtenir des informations exploitables sur vos opérations.

Pour quelque chose comme le suivi d'équipement de fabrication, les organisations auraient des listes complètes de tous leurs actifs et équipements, y compris des historiques complets sur les bons de travail réalisés et planifiés.

Mais ils pourraient aussi avoir des plans de site détaillés et des plans d'étage où ils ont tracé les emplacements de tous leurs actifs critiques.

Pour le suivi de véhicules de flotte, ils auraient probablement une concentration plus forte sur le suivi de toutes leurs inspections car l'industrie doit faire face à beaucoup de défis de conformité. Ils ont besoin de dossiers précis non seulement pour planifier correctement leur maintenance préventive mais aussi pour éviter des amendes coûteuses.

Pourquoi les anciens systèmes de suivi de maintenance sont-ils si terribles ?

Depuis longtemps et dans tous les secteurs, les gens ont essayé de suivre leur maintenance. Ils savaient que s'ils pouvaient obtenir des chiffres fiables, ils pourraient faire les bonnes maths et voir ce qui se passait vraiment avec leurs départements de maintenance.

Le désir a presque toujours été là. Mais pendant le plus long temps, la livraison était terrible.

Suivi basé sur papier

Avec le suivi de maintenance basé sur papier, le problème principal est qu'il est difficile de générer de bonnes données mais ensuite même si vous le faites, il est facile de les perdre.

Par exemple, si vous avez besoin d'un nouveau bon de travail, vous devez tout copier à la main. Même avec une réparation simple, il y a encore beaucoup de chances d'ajouter des erreurs. Mais même si vous écrivez tout parfaitement, et que vous avez une belle écriture, vous n'avez encore qu'une seule copie, ce qui rend son acheminement au bon technicien un processus lent. Soit vous devez les pourchasser, soit attendre qu'ils viennent au bureau de maintenance.

L'acheminement est un processus lent. Et espérer qu'ils ne l'égarent pas est souvent une cause perdue.

Après tous les efforts que vous devez faire pour générer et protéger vos données, vous êtes encore laissé sans aucun moyen facile de les utiliser. Calculer même la métrique ou les KPI les plus basiques implique de feuilleter beaucoup de papier et de taper des chiffres dans une calculatrice.

Suivi basé sur tableur

Vous penseriez que pouvoir copier-coller rapidement les données rendrait tout meilleur, mais ça ne fait qu'empirer les choses.

Maintenant, vous pouvez générer beaucoup de données, mais vous n'avez aucun moyen de les garder à jour parce que toutes vos données sont déconnectées. Ce qui se passe dans un tableur ne se reporte pas sur un autre tableur à moins que vous n'alliez manuellement faire les mises à jour vous-même. Donc, même si vous pouvez partager rapidement les tableurs, tout aussi rapidement tout le monde a sa propre version.

À la fin, tout le monde pense qu'ils ont les bonnes données, en fait personne ne les a.

Comment le logiciel de suivi de maintenance facilite-t-il votre travail ?

Les solutions logicielles CMMS modernes rendent beaucoup plus facile la capture de données, les garder à la fois sûres et à jour, et puis les rendre accessibles. Deux des nombreuses façons dont il fait cela sont avec une base de données centrale et une application mobile.

Base de données centrale

Avec une solution moderne, vos données ne sont pas piégées sur des bouts de papier, et elles ne sont pas éparpillées dans des fichiers déconnectés.

Au lieu de cela, tout est réuni dans une base de données basée sur le cloud avec tout le monde qui regarde exactement les mêmes données. Tout changement est reflété en temps réel, ce qui signifie que personne n'est jamais hors du coup. Et parce que l'équipe peut accéder aux données à distance, vous n'avez jamais à vous soucier qu'ils égarent un bout de papier ou suppriment accidentellement un fichier.

Application mobile

Généralement, plus tôt vous pouvez mettre les données dans le système, plus elles sont susceptibles d'être fiables.

Pensez-y comme ça : Si quelqu'un vous demande ce que vous avez mangé pour le dîner il y a deux semaines, il y a de bonnes chances que vous donniez la mauvaise réponse. S'ils demandent ce que vous avez mangé hier soir, vous avez une bien meilleure chance d'avoir raison.

Et s'ils demandaient juste après que vous ayez fini le dîner, il n'y a vraiment aucun moyen de vous tromper. Ces assiettes sont encore là devant vous.

C'est la même chose avec les données de maintenance. Plus tôt le technicien peut les entrer dans le système, moins il y a de chances qu'il fasse une erreur et oublie un élément critique de données.

Avec une application de maintenance, les techniciens n'ont jamais à attendre pour l'écrire ou le saisir. Dès qu'ils clôturent, ils peuvent sortir leur appareil mobile et mettre à jour le système.

Prochaines étapes

Prêt à implémenter un suivi de maintenance moderne ?

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui vous convient le mieux, y compris répondre à vos questions sur les logiciels de gestion de maintenance, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé

Le suivi de maintenance est une combinaison de processus et procédures pour capturer, sécuriser et mettre à jour, et exploiter les données sur vos opérations de maintenance. Avec lui, vous pouvez voir ce que vous avez et ce que vous devez faire pour garder tout en marche. Par exemple, de nombreuses organisations gardent des listes d'actifs détaillées, des programmes de maintenance préventive et des comptes sur tout l'inventaire MRO. Il y a beaucoup d'avantages, mais ils se résument tous à ceci : plus vous savez, plus vous pouvez contrôler, et plus vous pouvez contrôler, moins vous avez de surprises à gérer. Bien qu'il y ait beaucoup de similitudes entre les secteurs, il y a aussi des axes spécifiques à l'industrie. Par exemple, pour les aider à éviter des violations de conformité coûteuses, les gestionnaires de flotte ont tendance à investir plus dans le suivi des inspections. Bien que les anciens systèmes étaient encombrants et peu fiables, les solutions logicielles CMMS modernes fournissent des données précises que vous pouvez exploiter pour des informations exploitables sur vos opérations de maintenance, augmentant le temps de fonctionnement et réduisant les retards coûteux.