Avantages du logiciel GMAO 

Chez Hippo, nous passons tellement de temps à écrire sur les avantages de notre solution GMAO que nous avons développé notre propre ensemble d'expressions incontournables. Parce qu'ils sont beaux et courts, ils ont du punch tout en économisant du temps et de l'espace.

Mais cela vaut la peine de les regarder plus en détail pour mieux comprendre exactement quels sont les avantages de la GMAO.

Accéder n'importe où depuis le cloud

Celui-ci revient chaque fois que nous parlons des avantages d'une GMAO moderne soutenue par le cloud computing. Dans de nombreux cas, nous les comparons aux méthodes traditionnelles sur papier et tableur, qui sont à la fois lentes et sujettes à leurs propres frustrations.

Avec le papier, il n'y a qu'un seul exemplaire du bon de travail, ce qui signifie que vos données sont souvent incomplètes et toujours fragiles. Incomplète parce que vous ne pouvez jamais griffonner autant sur une seule feuille de papier. Les techniciens obtiennent une description de base de l'actif sur lequel travailler et du type de travail à effectuer. Avec autant de lecture entre les lignes, il y a beaucoup de devinettes. Et les données sont fragiles en raison de la facilité avec laquelle il est possible d'égarer un morceau de papier.

Avec les feuilles de calcul, vous avez le problème inverse. Au lieu d'avoir un exemplaire, vous en avez un tas. Celui sur votre bureau, plus celui que vous vous êtes envoyé par e-mail en tant que sauvegarde, puis il y a celui que vous avez envoyé au technicien. Les problèmes commencent dès que vous apportez des modifications à l'une de ces copies, car maintenant vous n'avez plus de copies, vous avez des versions. Les modifications que vous apportez dans un fichier ne sont pas répercutées sur les autres fichiers, et il devient rapidement impossible de savoir quelle version est la plus récente, laquelle possède les bonnes données. Lorsque vous essayez de mettre à jour le bon de travail avec de nouvelles informations, le technicien n'en a aucune idée. Ils travaillent toujours sur les anciennes données. Et lorsqu'ils mettent à jour leur version, en ajoutant des notes ou en fermant, vous ne le savez pas tant qu'ils ne vous l'ont pas dit. N'oubliez pas que vous ne pouvez voir que vos versions des fichiers.

Un logiciel de GMAO moderne prend toutes vos données et les place au même endroit. En fait, nous faisons tout le gros du travail informatique pour vous. Nous nous occupons des sauvegardes de données et des mises à jour de sécurité des logiciels. Les modifications sont gérées en temps réel ; lorsque vous attribuez un bon de travail ou qu'un technicien en ferme un, tout le monde peut le voir. Et nous rendons les données disponibles à partir de n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet. En fin de compte, « de n'importe où, à tout moment » signifie que, peu importe où ils se trouvent, toute votre équipe travaille à partir des mêmes données. L'avantage est que vous travaillez toujours avec des données précises et fiables. Sans effort, vous tenez au courant tous ceux qui doivent être là.

Flux de travail rationalisés pour les bons de travail 

À certains égards, celui-ci est un peu le report des avantages d'avoir toutes vos données dans une base de données centrale qui est mise à jour en temps réel. Au lieu d'avoir à retourner au bureau chaque fois qu'ils clôturent un bon de travail et en ont besoin d'un nouveau, les techniciens peuvent accéder aux tâches en déplacement. Un logiciel de commande de travail moderne réduit les temps d'arrêt des techniciens entre les tâches, augmentant ainsi la productivité.

Mais il fait plus que dire aux techniciens où aller et quoi faire. Le logiciel d'ordre de travail leur donne tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement et conclure rapidement, y compris : 

• Historiques complets de réparation et de maintenance des actifs 
• Instructions détaillées 
• Listes de contrôle personnalisables 
• Listes de pièces et de matériaux associés 
• Schémas numériques, images, manuels d'exploitation et de maintenance 
• Plans interactifs du site et des étages

Également lié à l'idée de travailler plus rapidement, le fait d'avoir des listes de pièces et de matériaux associées intégrées dans les ordres de travail évite aux techniciens des retards inattendus lorsqu'ils doivent parcourir le suivi des stocks. Ils arrivent sur place avec tout ce dont ils ont besoin. Mais cela aide également le département à contrôler les niveaux d'inventaire globaux, garantissant que vous avez les bonnes pièces au bon moment et au bon prix. Lorsqu'un technicien termine un bon de travail, les pièces et les matériaux sont automatiquement supprimés de votre inventaire. Et lorsque vous atteignez des niveaux minimum personnalisables, le logiciel envoie une alerte vous avertissant de passer une commande. Plus besoin de rester assis à attendre que les pièces arrivent.

Les gens ont tendance à considérer le logiciel de bons de travail comme une voie à sens unique, les informations passant du responsable de la maintenance aux techniciens du service. Mais une bonne GMAO prend en charge une communication claire et bidirectionnelle, ce qui aide le service à en faire plus et à le faire plus rapidement. Lorsqu'un technicien a une question sur une tâche, il peut rapidement joindre des commentaires, demander de l'aide ou des explications supplémentaires. Lorsqu'ils sont sur le point de clôturer un bon de travail, ils peuvent télécharger des images numériques de leur travail, demandant une inspection visuelle virtuelle.

Prenez une longueur d'avance sur la courbe de maintenance grâce à la maintenance préventive

Celui-ci explique comment notre solution de maintenance facilite grandement la configuration, la planification et le suivi d'un programme de maintenance préventive. En fin de compte, vous sortez de cette pile de bons de travail à la demande et gardez quelques longueurs d'avance. Au lieu d'être réactif, vous êtes maintenant proactif, trouvant et réglant les petits problèmes avant qu'ils n'aient une chance de se transformer en gros problèmes. Non seulement vous vous épargnez beaucoup de frustration, mais vous économisez également beaucoup d'argent à l'organisation. Exemple rapide :remplacer un rouage ou un widget bon marché avant qu'il ne casse signifie que l'entreprise ne paie pas les opérateurs pour qu'ils se tiennent à côté de l'équipement inactif et que votre service ne paie pas les prix de livraison urgente pour les pièces en plus des taux d'heures supplémentaires pour les techniciens.

Voici comment un logiciel de maintenance préventive y parvient. Tout d'abord, il dispose de tous vos enregistrements de réparation et d'entretien d'équipements et d'actifs et peut générer automatiquement des rapports qui vous indiquent quels actifs consomment les plus grosses parts du budget du département. En combinant cela avec les recommandations des fabricants, vous pouvez configurer vos PM, qui sont les tâches préventives requises et leurs fréquences. Prochaine étape :planifiez la maintenance préventive dans le logiciel, ce qui est facile grâce au calendrier intégré à l'application. Saisissez les tâches une seule fois et faites en sorte que le logiciel génère et attribue automatiquement des MP basés sur le compteur et le temps. Lorsque vous avez besoin de déplacer des éléments, glissez-déposez vos MP pour affiner le programme.

Dans certains cas, vous apportez de petits ajustements à vos MP pour mieux tenir compte des vacances ou de la disponibilité des pièces et des ressources. Dans d'autres, vous pouvez utiliser le logiciel de maintenance préventive pour ajouter, supprimer ou ajuster rapidement de grandes parties du programme. Par exemple, avec COVID-19, de nombreuses organisations ajoutent des horaires d'assainissement horaires ou, dans les cas où les installations sont fermées, suspendent l'ensemble de leurs programmes de PM.

Prise de décision basée sur les données avec des rapports automatisés 

La gestion des actifs revient à tirer le meilleur parti de l'équipement et des actifs pour le moins d'argent, et en fin de compte, c'est un exercice d'équilibre. Vous pourrez peut-être éliminer complètement les ordres de travail à la demande, mais cela ne sert à rien si la seule façon de le faire est avec des PM qui se reproduisent tous les deux jours. À l'autre extrémité du spectre, vous pourriez économiser de l'argent à court terme en réduisant la maintenance planifiée, mais vous le payez avec des temps d'arrêt imprévus et des réparations coûteuses à long terme.

La meilleure façon de savoir quoi faire et à quelle fréquence est de le faire avec des rapports automatisés robustes. Avant de pouvoir prendre la bonne mesure corrective, vous devez savoir quels actifs vous coûtent le plus cher à exploiter et les types de réparations que vous y apportez. Dans certains cas, vous pouvez affiner votre programme de maintenance préventive. Dans d'autres, vous pouvez envisager de changer de fournisseur. Par exemple, si vous ajoutez régulièrement du lubrifiant à vos pompes mais que vous rencontrez toujours des pannes, il est temps de changer de fournisseur. Et les rapports ne concernent pas seulement les pièces et l'équipement. C'est aussi des gens. En suivant les KPI liés à la productivité, vous pouvez mieux gérer vos ressources humaines.

Gardez une trace grâce au contrôle de l'inventaire 

L'un des grands avantages de la maintenance préventive est que, comme vous savez quand l'équipe effectue des tâches spécifiques, vous pouvez facilement vous assurer qu'elle dispose des bonnes pièces au moment où elle en a besoin. Et avec le luxe de commander tôt, vous évitez de dépenser plus pour des livraisons urgentes.

Mais c'est plus que cela. Le logiciel de contrôle des stocks d'Hippo démarre lorsque vous saisissez des données critiques pour tous vos articles en stock :votre approvisionnement actuel et vos niveaux de parité personnalisables. Lorsque quelqu'un génère un nouveau bon de travail, une maintenance à la demande ou préventive, il peut associer les pièces et matériaux requis au bon de travail. Plus tard, lorsqu'un technicien clôture ce bon de travail, les pièces et les matériaux sont automatiquement supprimés de votre inventaire.

Et lorsque vos niveaux tombent en dessous du niveau minimal personnalisable, la GMAO vous envoie une alerte, afin que vous sachiez préparer le prochain bon de commande. Mais c'est aussi un jeu d'enfant car vous avez toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans la GMAO, et le logiciel vous aide davantage en automatisant partiellement le processus d'achat. Plus tard, lorsque l'inventaire arrive, il existe un processus simple pour mettre à jour les chiffres dans la GMAO, y compris des moyens intuitifs de compter les livraisons partielles et complètes.

Modèles d'ordre de travail 

Lorsque vous obtenez un nouvel actif pour la première fois, il est logique de suivre toutes les recommandations du fabricant. Ce sont eux qui ont conçu l'équipement, donc ils le connaissent le mieux. En outre, il existe probablement des dispositions dans la garantie qui vous obligent à effectuer (ou à éviter d'effectuer) des inspections et des tâches spécifiques.

Mais au fil du temps, les véritables experts de cet actif sont les techniciens de votre équipe qui ont le plus travaillé dessus, apprenant tous ses secrets. À ce stade, il est probablement plus logique de commencer à faire ce que vous savez qui fonctionne, quel que soit le contenu du manuel.

Pensez-y de cette façon :lorsque vous vous mariez pour la première fois, il peut être judicieux de demander aux parents de votre conjoint des conseils sur un bon cadeau d'anniversaire. Mais une fois que vous avez dix ans de mariage, ces mêmes parents vous demandent maintenant des conseils. Vous connaissez votre conjoint mieux que ses propres parents ne le connaissent.

Avec les actifs et l'équipement, cependant, vous pouvez rencontrer des problèmes lorsque toutes ces connaissances d'initiés n'existent que dans la tête d'un ou deux techniciens supérieurs. C'est ce qu'on appelle le « risque lié à la personne clé » et cela signifie que votre service court le risque de perdre tout ce savoir-faire si seulement quelques personnes clés partent, soit par un transfert, soit par un départ à la retraite. Quand ils franchissent cette porte, toutes ces connaissances le font aussi.

La façon d'éliminer le risque est de sauvegarder le savoir-faire de maintenance à l'intérieur de la GMAO, dans des modèles remplis de listes de contrôle et d'instructions. Chaque fois que vous générez un nouveau bon de travail, vous pouvez ajouter le modèle en quelques clics, donnant instantanément aux techniciens ce dont ils ont besoin pour résoudre les problèmes en utilisant les SOP et les meilleures pratiques préférées du service.

Et lorsque ces techniciens clés quittent le service, vous disposez toujours de toutes leurs informations, et elles sont sécurisées et accessibles à toute l'équipe.

Montrer la conformité avec le journal d'activité 

Cela peut varier d'un secteur à l'autre, mais en général, chacun doit trouver des moyens de rester conforme aux réglementations gouvernementales et aux normes de l'industrie.

Hippo aide en facilitant la configuration et la planification des inspections et des tâches de maintenance préventive, en gérant les ordres de travail à la demande et en s'assurant que les techniciens fonctionnent correctement avec des modèles d'ordre de travail contenant des listes de contrôle et des instructions.

Mais cela ne couvre que la première partie de la conformité, qui devient conforme. Il y a une deuxième partie, cependant, et cela peut être tout aussi difficile :prouver que vous êtes conforme.

La mauvaise nouvelle à propos de la conformité est que c'est un peu comme ces quiz de mathématiques du lycée. Il ne suffit pas d'avoir la bonne réponse ; vous devez également "montrer votre travail".

La bonne nouvelle est qu'Hippo vous facilite la tâche. N'oubliez pas qu'avec une GMAO moderne, toutes vos données sont au même endroit, où elles sont sûres, sécurisées et consultables. Cela signifie que lorsque vous devez prouver que vous avez fait le bon travail selon le bon calendrier, tout ce que vous avez à faire est d'utiliser le logiciel pour générer automatiquement des rapports pour vous.

Vous pouvez également explorer les ordres de travail individuels pour consulter le journal d'activité, qui vous indique pour cet ordre de travail exactement qui a fait quoi et quand il l'a fait.

L'inspecteur OSHA veut savoir la dernière fois que quelqu'un a inspecté les rails de sécurité de la presse ? Vous pouvez regarder cela tout de suite. Un autre inspecteur veut savoir combien de temps il a fallu à votre équipe pour clôturer un bon de travail spécifique lié à la sécurité ? C'est juste là dans le journal.

Améliorez la transparence et renforcez la responsabilité grâce à un meilleur suivi 

Lorsque vous êtes en mesure de suivre et de faire confiance à vos données, vous pouvez enfin voir ce qui se passe dans votre service. Enfin, vous savez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ce qui vous donne un aperçu de la meilleure façon de résoudre les problèmes liés aux actifs, à l'équipement, aux stocks et même aux personnes.

Une fois que vous savez quel élément vous coûte le plus cher pour rester opérationnel, vous pouvez commencer à chercher pourquoi. Est-il temps de retirer l'actif ? Devriez-vous chercher un nouveau fournisseur pour les pièces et les matériaux ? Ou avez-vous besoin de revoir et de mettre à jour vos SOP pour les ordres de travail à la demande et les MP ?

Et ce que vous apprenez sur vos actifs, vous pouvez également en apprendre davantage sur les techniciens qui y travaillent. Les taux de clôture sont-ils à peu près les mêmes d'une technologie à l'autre ? Y a-t-il quelqu'un dans l'équipe dont les réparations ont tendance à avoir besoin d'être réparées ?

Il y a aussi le revers de la médaille, où les informations sur les données vous montrent ce qui fonctionne bien. En fait, la GMAO est un excellent moyen de mettre en évidence la contribution du service de maintenance aux résultats de l'ensemble de l'organisation.

Les avantages de la GMAO ne sont pas garantis 

Ce n'est pas une expression que nous utilisons beaucoup, mais c'est vrai. En fait, il n'est pas rare que les projets GMAO échouent. Cela signifie que vous avez besoin d'un fournisseur de GMAO qui s'engage pour votre succès à long terme et qui en sait beaucoup sur les implémentations GMAO réussies. Tout d'abord, vous voulez vous assurer qu'ils disposent d'un processus d'intégration solide avec des instructeurs dédiés et une variété de ressources, y compris des vidéos enregistrées et des cours en ligne en direct. Consultez ensuite leurs systèmes de soutien continu.

Étapes suivantes

Un logiciel de GMAO peut offrir de nombreux avantages. Certains d'entre eux s'appliquent à toutes les industries, tandis que d'autres sont plus spécifiques à l'industrie. Pour obtenir une image plus complète des types d'avantages auxquels vous pouvez vous attendre, vous devez contacter et commencer à parler avec les fournisseurs de GMAO. Une fois qu'ils en savent plus sur votre organisation et les défis auxquels vous êtes actuellement confrontés, ils peuvent vous donner une liste plus personnalisée des avantages et vous expliquer comment ils peuvent travailler avec vous pour s'assurer que vous les voyez.

Hippo a de nombreuses façons de vous aider, peu importe où vous en êtes dans le processus. Nous pouvons répondre à vos questions, vous aider à réserver une démonstration logicielle en direct ou même vous proposer un essai gratuit.

Mais que se passe-t-il si votre prochaine étape est de convaincre le patron que votre service a besoin d'une GMAO ? Envoyez-leur la section suivante, un résumé concis écrit juste pour eux.

Résumé des avantages de la GMAO

De nombreux mots à la mode entourent les avantages d'un logiciel de GMAO, mais que signifient-ils vraiment ? Comment une GMAO peut-elle vraiment livrer ? De nombreux avantages proviennent de la configuration du système, qui est une base de données centrale accessible via une conception UX propre et sans encombrement. Une fois que toutes vos données sont au même endroit et accessibles de n'importe où, vous pouvez facilement capturer et partager des données, ce qui rend tout plus rapide et plus fiable. Le travail cesse de glisser entre les mailles du filet, et l'équipe de maintenance peut non seulement planifier à l'avance, mais aussi voir exactement ce qu'elle a accompli et comment elle l'a fait, ce qui facilite le renforcement et la recréation des succès. Et tout cela se résume à des économies de coûts non seulement pour le service de maintenance, mais pour l'ensemble de l'organisation. Lorsque votre équipe de maintenance dispose d'une GMAO, elle peut offrir plus de disponibilité pour moins d'argent. Vous obtenez plus de productivité pour des coûts réduits à tous les niveaux.