Débloquer tout le potentiel du logiciel GMAO pour une gestion d'actifs fluide

Nous passons tellement de temps chez Hippo à écrire sur les avantages de notre solution GMAO que nous avons développé notre propre ensemble d'expressions favorites. Parce qu'elles sont courtes et percutantes, elles portent un coup tout en économisant temps et espace.

Mais cela vaut la peine de les examiner en détail pour mieux comprendre exactement quels sont les avantages de la GMAO.

Accès de n'importe où depuis le cloud

Cela revient chaque fois que nous parlons des avantages d'une GMAO moderne soutenue par l'informatique en nuage. Dans de nombreux cas, nous les comparons avec les méthodes traditionnelles papier et tableur, qui sont toutes deux lentes et sujettes à leurs propres frustrations uniques.

Avec le papier, il n'y a qu'une seule copie de l'ordre de travail, et cela signifie que vos données sont souvent incomplètes et toujours fragiles. Incomplètes parce que vous ne pouvez jamais griffonner autant sur une seule feuille de papier. Les techniciens obtiennent une description basique de quel actif travailler et le type de travail à faire. Avec autant de lecture entre les lignes, il y a beaucoup de devinettes. Et les données sont fragiles à cause de la facilité d'égarer une feuille de papier.

Avec les tableurs, vous avez le problème inverse. Au lieu d'avoir une copie, vous en avez un tas. Celui sur votre bureau, plus celui que vous vous êtes envoyé par email en sauvegarde, et puis il y a celui que vous avez envoyé au technicien. Les problèmes commencent dès que vous faites des changements sur n'importe lequel de ces copies parce que maintenant vous n'avez plus de copies, vous avez des versions. Les changements que vous faites dans un fichier ne sont pas reportés sur les autres fichiers, et il devient rapidement impossible de savoir quelle version est la plus récente, laquelle a les bonnes données. Quand vous essayez de mettre à jour l'ordre de travail avec de nouvelles informations, le technicien n'en a aucune idée. Il travaille toujours sur les vieilles données. Et quand il met à jour sa version, en ajoutant des notes ou en clôturant, vous ne le savez pas avant qu'il ne vous le dise. Rappelez-vous, vous ne pouvez voir que vos versions des fichiers.

Le logiciel GMAO moderne prend toutes vos données et les met en un seul endroit. En fait, nous faisons tout le travail informatique lourd pour vous. Nous nous occupons des sauvegardes de données et des mises à jour de sécurité du logiciel. Les changements sont gérés en temps réel ; quand vous affectez un ordre de travail ou qu'un technicien en clôture un, tout le monde peut le voir. Et nous rendons les données accessibles depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet. Au final, « de n'importe où, à tout moment » signifie que peu importe où ils sont, toute votre équipe travaille à partir des mêmes données. L'avantage, c'est que vous travaillez toujours avec des données précises et fiables. Sans effort, vous tenez tout le monde dans la boucle qui doit y être.

Flux de travail d'ordres de travail rationalisés

Dans un sens, celui-ci est un peu un report des avantages d'avoir toutes vos données dans une base de données centrale mise à jour en temps réel. Au lieu de devoir courir au bureau chaque fois qu'ils clôturent un ordre de travail et en ont besoin d'un nouveau, les techniciens peuvent accéder aux tâches en déplacement. Le logiciel d'ordres de travail moderne réduit le temps d'arrêt des techniciens entre les tâches, augmentant la productivité.

Mais ça fait plus que dire aux techniciens où aller et quoi faire. Le logiciel d'ordres de travail leur donne tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement et clore rapidement, incluant :

• Historiques complets de réparation et maintenance des actifs
• Instructions étape par étape
• Listes de contrôle personnalisables
• Listes de pièces et matériaux associés
• Schémas numériques, images, manuels d'utilisation et maintenance
• Plans de site et d'étage interactifs

Également lié à l'idée de travailler plus vite, avoir des listes de pièces et matériaux associées intégrées dans les ordres de travail évite aux techniciens des retards inattendus quand ils doivent courir chercher de l'inventaire. Ils arrivent sur site avec tout ce dont ils ont besoin. Mais cela aide aussi le département à contrôler les niveaux d'inventaire globaux, assurant que vous avez les bonnes pièces au bon moment, et au bon prix. Quand un technicien clôture un ordre de travail, les pièces et matériaux sont automatiquement retirés de vos comptes d'inventaire. Et quand vous atteignez des niveaux minimums personnalisables, le logiciel envoie une alerte, vous avertissant de passer une commande. Plus de temps à attendre l'arrivée des pièces.

Les gens ont tendance à considérer le logiciel d'ordres de travail comme une rue à sens unique, avec l'information allant du responsable maintenance aux techniciens du département. Mais une bonne GMAO supporte une communication claire dans les deux sens, et cela aide le département à en faire plus, et plus vite. Quand un technicien a une question sur une tâche, il peut rapidement joindre des commentaires, demandant de l'aide ou plus d'explications. Quand ils sont sur le point de clore un ordre de travail, ils peuvent télécharger des images numériques de leur travail, demandant une inspection visuelle virtuelle.

Devant la courbe de maintenance avec la maintenance préventive

Celui-ci parle de comment notre solution de maintenance rend tellement plus facile la mise en place, la planification et le suivi d'un programme de maintenance préventive. Au final, vous sortez de sous cette pile d'ordres de travail à la demande et restez quelques étapes en avance. Au lieu d'être réactif, maintenant vous êtes proactif, trouvant et prenant soin des petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de devenir de gros problèmes. Non seulement vous vous épargnez beaucoup de frustration, mais vous épargnez aussi à l'organisation beaucoup d'argent. Exemple rapide : remplacer un engrenage ou un widget bon marché avant qu'il ne casse signifie que l'entreprise ne paie pas les opérateurs pour qu'ils restent à côté d'équipements inactifs et votre département ne paie pas les prix de livraison express pour les pièces par-dessus les taux d'heures supplémentaires pour les techniciens.

Voici comment le logiciel de maintenance préventive fait en sorte que cela arrive. D'abord, il a tous vos enregistrements de réparation et maintenance d'équipements et d'actifs et peut auto-générer des rapports qui vous disent quels actifs mangent les plus gros morceaux du budget du département. En combinant cela avec les recommandations des fabricants, vous pouvez configurer vos MP, qui sont les tâches préventives requises et leurs fréquences. Prochaine étape : planifier la maintenance préventive dans le logiciel, ce qui est facile grâce au calendrier dans l'application. Entrez les tâches une fois et laissez le logiciel générer et affecter automatiquement les MP basées sur compteur et sur temps. Quand vous avez besoin de bouger des choses, glissez-déposez vos MP pour affiner le programme.

Dans certains cas, vous faites de petits ajustements à vos MP pour mieux accommoder les vacances ou la disponibilité des pièces et ressources. Dans d'autres, vous pouvez utiliser le logiciel de maintenance préventive pour ajouter, retirer ou ajuster rapidement de grandes parties du programme. Par exemple, avec la COVID-19, de nombreuses organisations ajoutent des horaires de sanitation horaires ou, dans les cas où les installations sont fermées, mettent en pause leur programme MP entier.

Prise de décision pilotée par les données avec rapports automatisés

La gestion d'actifs se résume à obtenir le plus de valeur possible des équipements et actifs pour le moins d'argent possible, et au final, c'est un exercice d'équilibre. Vous pourriez être capable d'éliminer complètement les ordres de travail à la demande, mais il n'y a aucun intérêt si la seule façon de le faire est avec des MP qui reviennent tous les deux jours. À l'autre extrémité du spectre, vous pourriez économiser de l'argent à court terme en réduisant la maintenance planifiée, mais vous le payez avec des temps d'arrêt non planifiés et des réparations coûteuses à long terme.

La meilleure façon de savoir quoi faire et à quelle fréquence le faire, c'est avec des rapports automatisés robustes. Avant de pouvoir prendre la bonne action corrective, vous devez savoir quels actifs vous coûtent le plus cher à faire tourner et les types de réparations que vous y mettez. Dans certains cas, vous pouvez affiner votre programme de maintenance préventive. Dans d'autres, vous pouvez examiner le changement de fournisseurs. Par exemple, si vous ajoutez régulièrement du lubrifiant à vos pompes mais avez encore des pannes, il est temps de changer de fournisseurs. Et les rapports ne servent pas qu'aux pièces et équipements. C'est aussi les gens. En suivant des KPI liés à la productivité, vous pouvez mieux gérer vos ressources de main-d'œuvre.

Garder la trace avec le contrôle d'inventaire

L'un des grands avantages de la maintenance préventive est que parce que vous savez quand l'équipe fait des tâches spécifiques, vous pouvez facilement vous assurer qu'ils ont les bonnes pièces juste quand ils en ont besoin. Et avec le luxe de commander tôt, vous évitez de dépenser plus sur les livraisons express.

Mais c'est plus que ça. Le logiciel de contrôle d'inventaire de Hippo commence quand vous entrez les données critiques pour tous vos articles d'inventaire : votre approvisionnement actuel et vos niveaux de réapprovisionnement personnalisables. Quand quelqu'un génère un nouvel ordre de travail, à la demande ou maintenance préventive, il peut associer les pièces et matériaux requis avec l'ordre de travail. Plus tard, quand un technicien clôture cet ordre de travail, les pièces et matériaux sont automatiquement retirés de vos comptes d'inventaire.

Et quand vos niveaux tombent en dessous du niveau minimum personnalisable, la GMAO vous envoie une alerte, donc vous savez qu'il faut préparer le prochain bon de commande. Mais c'est aussi un jeu d'enfant parce que vous avez toutes les infos de contact de vos fournisseurs dans la GMAO, et le logiciel vous aide davantage en automatisant partiellement le processus d'achat. Plus tard, quand l'inventaire arrive, il y a un processus simple pour mettre à jour les chiffres dans la GMAO, incluant des façons intuitives de compter les livraisons partielles et complètes.

Modèles d'ordres de travail

Quand vous obtenez un nouvel actif pour la première fois, il est sensé de suivre toutes les recommandations du fabricant. Ce sont eux qui ont conçu l'équipement, donc ils le connaissent le mieux. Aussi, il y a probablement des dispositions dans la garantie qui vous obligent à effectuer (ou éviter d'effectuer) des inspections et tâches spécifiques.

Mais avec le temps, les vrais experts pour cet actif sont les techniciens de votre équipe qui y ont le plus travaillé, apprenant tous ses secrets. À ce moment, il a probablement plus de sens de commencer à faire ce que vous savez qui marche, peu importe ce qu'il y a dans le manuel.

Pensez-y ainsi : quand vous vous mariez pour la première fois, il pourrait être sensé de demander aux parents de votre conjoint des conseils pour un bon cadeau d'anniversaire. Mais une fois que vous êtes mariés depuis une décennie, ces mêmes parents vous demandent maintenant des conseils. Vous connaissez votre conjoint mieux que leurs propres parents ne le connaissent.

Avec les actifs et équipements, cependant, vous pouvez rencontrer des problèmes quand tout ce savoir interne existe seulement dans la tête d'un ou deux techniciens seniors. C'est ce qu'on appelle le « risque de personne clé », et cela signifie que votre département court le risque de perdre tout ce savoir-faire si juste quelques personnes clés partent, soit par mutation, soit par retraite. Quand ils sortent par cette porte, tout ce savoir part avec eux.

La façon d'éliminer le risque est de protéger le savoir-faire de maintenance dans la GMAO, dans des modèles bourrés de listes de contrôle et d'instructions. Chaque fois que vous générez un nouvel ordre de travail, vous pouvez ajouter le modèle en quelques clics, donnant instantanément aux techniciens ce dont ils ont besoin pour résoudre les problèmes en utilisant les POS et meilleures pratiques favorites du département.

Et quand ces techniciens clés quittent le département, vous avez encore tous leurs insights, et c'est sûr et accessible à toute l'équipe.

Montrer la conformité avec le journal d'activité

Ça peut varier entre les secteurs, mais généralement, tout le monde doit trouver des moyens de rester conforme aux réglementations gouvernementales et normes du secteur.

Hippo aide en facilitant la mise en place et la planification d'inspections et tâches de maintenance préventive, la gestion des ordres de travail à la demande, et s'assurer que les techniciens font le travail correctement avec des modèles d'ordres de travail bourrés de listes de contrôle et d'instructions.

Mais cela ne couvre que la première partie de la conformité, qui est de devenir conforme. Il y a une deuxième partie, cependant, et elle peut être tout aussi difficile : prouver que vous êtes conforme.

La mauvaise nouvelle sur la conformité, c'est que c'est un peu comme ces quiz de maths du lycée. Il ne suffit pas d'avoir la bonne réponse ; vous devez aussi « montrer votre travail ».

La bonne nouvelle, c'est que Hippo le rend facile. Rappelez-vous, avec une GMAO moderne, toutes vos données sont en un seul endroit, où elles sont sûres, sécurisées et consultables. Cela signifie que quand vous devez prouver que vous avez fait le bon travail au bon horaire, tout ce que vous avez à faire est d'utiliser le logiciel pour auto-générer quelques rapports pour vous.

Vous pouvez aussi creuser dans les ordres de travail individuels pour vérifier le Journal d'Activité, qui vous dit pour cet ordre de travail exactement qui a fait quoi et quand ils l'ont fait.

L'inspecteur OSHA veut savoir la dernière fois que quelqu'un a inspecté les barrières de sécurité sur la presse ? Vous pouvez regarder ça tout de suite. Un autre inspecteur veut savoir combien de temps il a fallu à votre équipe pour clore un ordre de travail spécifique lié à la sécurité ? C'est là dans le journal.

Augmenter la transparence et imposer la responsabilité avec un meilleur suivi

Quand vous êtes capable de suivre et faire confiance à vos données, vous pouvez enfin voir ce qui se passe dans votre département. Enfin, vous savez ce qui marche et ce qui ne marche pas, vous donnant des insights sur comment corriger au mieux les problèmes avec les actifs, équipements, inventaire, et même les gens.

Une fois que vous savez quel actif vous coûte le plus cher à maintenir en fonctionnement, vous pouvez commencer à regarder pourquoi. Est-ce le moment de mettre l'actif à la retraite ? Devriez-vous regarder un nouveau fournisseur pour les pièces et matériaux ? Ou, devez-vous revoir et mettre à jour vos POS pour les ordres de travail à la demande et MP ?

Et ce que vous apprenez sur vos actifs, vous pouvez aussi l'apprendre sur les techniciens qui travaillent dessus. Les taux de clôture sont-ils à peu près les mêmes entre techniciens ? Y a-t-il quelqu'un dans l'équipe dont les réparations ont tendance à avoir besoin d'être refaites ?

Il y a aussi l'envers, où les insights de données vous montrent ce qui marche bien. En fait, la GMAO est un excellent moyen de mettre en lumière la contribution du département de maintenance au résultat net de toute l'organisation.

Les avantages de la GMAO ne sont pas garantis

Ce n'est pas une phrase qu'on utilise souvent, mais c'est vrai. En fait, il n'est pas rare que les projets GMAO échouent. Cela signifie que vous avez besoin d'un fournisseur GMAO qui est engagé dans votre succès à long terme et qui en sait beaucoup sur les implémentations GMAO réussies. D'abord, vous voulez vous assurer qu'ils ont un processus d'onboarding solide avec des instructeurs dédiés et une variété de ressources, incluant vidéos enregistrées et leçons en ligne en direct. Ensuite, regardez leurs systèmes de support continu.

Prochaines étapes

Le logiciel GMAO peut apporter beaucoup d'avantages. Certains s'appliquent à tous les secteurs, tandis que d'autres sont plus spécifiques à un secteur. Pour avoir une image plus complète des types d'avantages que vous pouvez attendre, vous devez contacter et commencer à parler avec des fournisseurs GMAO. Une fois qu'ils en savent plus sur votre organisation et les défis que vous affrontez actuellement, ils peuvent vous donner une liste d'avantages plus adaptée et expliquer comment ils peuvent travailler avec vous pour vous assurer de les voir.

Hippo a de nombreuses façons de vous aider, peu importe où vous en êtes dans le processus. Nous pouvons répondre à vos questions, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Mais et si votre prochaine étape est de convaincre le patron que votre département a besoin d'une GMAO ? Envoyez-leur la section suivante, un résumé concis écrit juste pour eux.

Résumé des avantages de la GMAO

Il y a beaucoup de mots à la mode autour des avantages du logiciel GMAO, mais qu'est-ce qu'ils veulent vraiment dire ? Comment une GMAO peut-elle vraiment livrer ? Beaucoup des avantages viennent de la façon dont le système est configuré, qui est une base de données centrale accessible via un design UX propre, sans encombrement. Une fois toutes vos données en un seul endroit et accessibles de n'importe où, vous pouvez facilement capturer et partager des données, rendant tout plus rapide et plus fiable. Le travail arrête de passer entre les mailles du filet, et l'équipe de maintenance peut non seulement planifier à l'avance mais aussi voir exactement ce qu'ils ont accompli et comment ils l'ont fait, rendant plus facile de renforcer et recréer les succès. Et tout cela se résume à des économies de coûts non seulement pour le département de maintenance mais pour toute l'organisation. Quand votre équipe de maintenance a une GMAO, ils peuvent délivrer plus de temps de fonctionnement pour moins d'argent. Vous obtenez plus de productivité pour des coûts plus bas dans l'ensemble.