Révolutionner la maintenance des musées : succès de la GMAO à l'USS Intrepid

Lorsque les spécialistes d'implémentation de Hippo, Mike Sokulski, sont arrivés pour configurer une nouvelle GMAO à l'USS Intrepid, un porte-avions transformé en musée, il a supposé que la maintenance utilisait papier et stylo ou tableurs. Mais il y a peut-être eu quelque chose d'encore plus effrayant, sous la ligne de flottaison…

Mike craint maintenant que, loin de la lumière du soleil, au fond des entrailles du vieux navire de guerre, il y ait eu quelqu'un qui dirigeait le département de maintenance depuis que l'Intrepid est revenu de son dernier voyage. Cette personne connaissait chaque actif sur le bout des doigts. Ils réglaient la chaudière en posant leur main sur un tuyau froid et en « écoutant » du bout des doigts. Quand le CVC était parfait, ils pouvaient sentir une ampoule grillée à deux niveaux de distance. Cette personne aimait ce navire, et à sa manière surnaturellement possessive, ce navire l'aimait en retour…

À ce jour, tout cela fait frémir Mike. Et pas seulement parce que cela ressemble à la prémisse d'une histoire d'horreur médiocre. En tant que professionnel, il sait que garder tout votre savoir institutionnel enfermé dans la tête d'une seule personne est le prélude à un véritable spectacle d'horreur. Dès que cette personne appelle malade, passe à un nouvel emploi ou prend sa retraite, tout ce savoir et ce savoir-faire disparaissent avec elle.

Voici quelque chose d'encore plus effrayant : Et si cette personne, c'était… vous ? Et si vous étiez la personne au musée qui transporte cette unique copie fragile de tout ce savoir et savoir-faire ? Eh bien, cela signifie que vous n'êtes qu'à un coup de malchance de devenir le héros d'une vraie histoire effrayante rien qu'à vous. Ou vous pourriez être le supérieur direct ou indirect du héros. C'est mauvais, aussi. Personne ne s'en sort bien dans une histoire effrayante.

OK. Si vous combattiez des vampires, vous chercheriez la bouteille d'eau bénite et quelques bons pieux en bois pointus. Loups-garous : balles en argent. Mais dans ce cas précis, la meilleure arme sera une GMAO complète, basée sur le cloud. Elle va aider avec un tas de problèmes en plus de résoudre le problème du savoir enfermé, facilement perdu. Mais rappelez-vous, au début de toute histoire effrayante, les personnages principaux doivent toujours passer du temps à convaincre tout le monde que les monstres sont réels. Cela signifie qu'avant de pouvoir obtenir une GMAO, vous devrez convaincre les gens de haut en bas de l'échelle organisationnelle que vous en avez besoin.

Raisons pour lesquelles les musées ont besoin d'une GMAO

Toute la raison d'être des musées est de protéger et de diffuser le savoir. Garder votre système de maintenance gouvernemental enfermé dans la tête d'une personne, griffonné sur des bouts de papier facilement égarés, ou piégé dans des tableurs attachés à des e-mails aléatoires va à l'encontre des objectifs fondamentaux de la muséologie : conservation, préservation et éducation.

Une GMAO complète, basée sur le cloud comme celle de Hippo, le système sur lequel Mike était sur l'Intrepid pour aider à configurer, est spécifiquement conçue pour répondre à ces objectifs.

Conservation : Base de données centrale accessible

Une bonne GMAO basée sur le cloud vous aide à :

• Garder toutes vos données ensemble sans versions individuelles séparées pour que tout soit toujours à jour
• Rendre toutes vos données accessibles via n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet
• Présenter vos données dans des rapports personnalisables

Préservation : Données sauvegardées et sécurisées

Un bon fournisseur de logiciel GMAO corrige et met à jour le logiciel, protège et sauvegarde vos données, et tout cela se fait de manière transparente, en arrière-plan. Vous ne perdrez jamais rien, et tout reste à vous.

Pour les musées, la propriété peut être une question philosophique. Le musée possède-t-il vraiment toutes ces œuvres d'art inestimables, ou n'est-il que le gardien actuel, les tenant en fiducie pour les générations futures ? Eh bien, pour les fournisseurs de GMAO, il n'y a aucune question. Les données sont toujours à vous. Le fournisseur ne fait que les garder pour vous.

Éducation : Bons de travail qui informent

Un logiciel de bons de travail robuste fournit des bons de travail riches en données qui donnent aux techniciens tout ce dont ils ont besoin pour réduire les temps d'arrêt et augmenter le temps sur outil, y compris :

• Instructions étape par étape
• Manuels d'exploitation et de maintenance
• Plans d'étage interactifs
• Listes de contrôle des meilleures pratiques
• Historiques de travail des actifs

OK, donc nous voyons que les musées et une bonne GMAO partagent les mêmes principes, mais qu'en est-il au niveau pratique, au quotidien ? Comment une GMAO résout-elle les défis quotidiens auxquels les musées font face ?

Cartes interactives pour trouver les actifs facilement

L'un des plus anciens musées du monde, et actuellement le deuxième plus grand, le Musée de l'Ermitage d'État à Saint-Pétersbourg, Russie, couvre un total de 719 480 pieds carrés à travers six bâtiments. La taille est difficile à imaginer, et même en basse saison quand il n'est pas étouffé par les foules, il faudrait des jours au visiteur moyen pour traverser tous les bâtiments. En plus d'être énorme, le musée, comme les musées du monde entier, fait tourner ses collections, offrant des expositions saisonnières, annuelles et ponctuelles tout au long de l'année.

Le fait que les musées soient des labyrinthes en constante évolution pose un vrai défi pour les départements de maintenance, qui doivent trouver les actifs efficacement. Vous ne pouvez pas dire « Vérifiez la prise derrière le sarcophage », dans un MP (bon de travail de maintenance préventive) si le sarcophage n'est exposé que quelques mois par an. Mais une très bonne GMAO fournit des plans d'étage interactifs pour les bons de travail planifiés et à la demande. Les techniciens peuvent voir exactement où ils doivent aller, gagnant du temps entre les tâches et augmentant le temps sur outil.

Les MP protègent l'inestimable

La vitrine haute sécurité, à température et humidité contrôlées, déviant les flashs d'appareil photo autour de la Joconde est peut-être un peu plus que ce dont le musée moyen a besoin, mais chaque musée doit penser à la façon dont l'environnement de son installation prolonge ou raccourcit la vie de ses collections.

Une GMAO complète a un module de maintenance préventive, ce qui signifie essentiellement qu'elle vous permet de planifier des bons de travail de maintenance préventive, assurant que tout est vérifié et que les petits problèmes sont corrigés avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes.

Un bon exemple serait votre système de suppression d'incendie. Il n'a même pas besoin d'être cette mousse évaporante non corrosive de haute technologie. Peut-être avez-vous juste des extincteurs ordinaires positionnés dans les expositions. Vous pouvez planifier des MP pour vérifier que chacun est correctement chargé. Un autre exemple serait votre système CVC. En planifiant des vérifications et réparations de routine, vous pouvez vous assurer que vos peintures ne sont jamais exposées à une humidité élevée.

Le planning de maintenance préventive que vous pouvez construire et gérer dans une GMAO fait plus que protéger les collections ; il protège aussi les flux de revenus, qui sont « inestimables » à leur manière. Le Louvre accueille plus de 9 millions de visiteurs par an, et une grande partie de cela est pendant l'été. Imaginez ce qui se passerait si, la veille de la haute saison, une partie du toit s'effondrait. Même si aucune des collections n'était endommagée, le musée verrait une grosse baisse de fréquentation. En vérifiant de manière routinière et systématique l'installation, les musées peuvent détecter les problèmes tôt et planifier les réparations pour quand elles causeront le moins de perturbations.

Module de rapports pour parler au conseil d'administration

Bien que beaucoup aient commencé comme des collections privées, de nos jours, les musées sont généralement gérés par des gouvernements, des organisations à but non lucratif, ou quelque combinaison frankensteinienne des deux. Généralement, l'argent est à la fois serré et étroitement contrôlé, surtout pour les petits musées. Même quand il y a de l'argent, les conseils peuvent être plus intéressés à agrandir les collections qu'à soutenir les départements de maintenance.

Le module de rapports intégré dans une bonne GMAO facilite la communication avec le conseil car soudain vous pouvez parler leur langage : chiffres, graphiques et tableaux. Par exemple, en suivant les pièces et matériaux, vous pouvez voir quels actifs vous coûtent le plus cher à faire fonctionner. Maintenant, au lieu de simplement demander de l'argent au conseil pour remplacer quelque chose, vous pouvez leur montrer les chiffres qui prouvent votre cas.

La GMAO met vos peurs au repos

Les musées et les logiciels GMAO sont des esprits apparentés, partageant des principes philosophiques. Au même moment, sur un plan pratique, au quotidien, une GMAO rend la gestion d'un musée beaucoup plus facile. Vous trouverez les actifs plus rapidement, protégerez les collections ainsi que les flux de revenus, et partagerez enfin un langage commun avec le conseil.

Si vous êtes la personne du département qui porte tout le savoir et le savoir-faire dans sa tête, ou si vous travaillez pour cette personne ou qu'elle travaille pour vous, il est temps de vous sortir de cette intrigue et de passer à quelque chose sans tant de problèmes tapis dans l'obscurité et de tension à couper le souffle.