Gestion de la maintenance GMAO et musées :une histoire d'amour

Lorsque les spécialistes de la mise en œuvre d'Hippo, Mike Sokulski, sont arrivés pour mettre en place une nouvelle GMAO à l'USS Intrepid, un porte-avions devenu musée, il a supposé que la maintenance utilisait du papier et un stylo ou des feuilles de calcul. Mais il y a peut-être eu quelque chose d'encore plus effrayant, sous la ligne de flottaison…

Mike craint maintenant que, loin de la lumière du soleil, au plus profond des bols de l'ancien navire de guerre, il y ait eu quelqu'un qui dirigeait le service de maintenance depuis l'Intrepid était revenu de son dernier voyage. Cette seule personne connaissait tous les atouts de fond en comble. Ils ont ajusté la chaudière en plaçant leur main sur un tuyau froid et en "écoutant" du bout des doigts. Lorsque le CVC était parfait, ils pouvaient sentir une ampoule grillée à deux étages. Cette personne aimait ce navire, et à sa manière surnaturellement possessive, ce navire l'aimait en retour…

À ce jour, tout cela fait fermer Mike. Et pas seulement parce que cela ressemble à la prémisse d'une histoire d'horreur médiocre. En tant que professionnel, il sait que garder toutes vos connaissances institutionnelles enfermées dans la tête d'une seule personne est le prélude à un véritable spectacle d'horreur. Dès qu'une personne se déclare malade, change d'emploi ou prend sa retraite, toutes ces connaissances et ce savoir-faire disparaissent avec elle.

Voici quelque chose d'encore plus effrayant :et si cette personne était… vous ? Et si c'était vous qui, au musée, transportiez avec vous ce fragile exemplaire de tout ce savoir et ce savoir-faire ? Eh bien, cela signifie que vous êtes juste un peu malchanceux d'être le héros d'une histoire effrayante de la vie réelle. Ou vous pourriez être le superviseur direct ou indirect du héros. C'est mauvais aussi. Personne ne réussit bien dans une histoire effrayante.

D'ACCORD. Si vous combattiez des vampires, vous chercheriez la bouteille d'eau bénite la plus proche et quelques jolis piquets pointus en bois. Loups-garous :balles en argent. Mais dans ce cas précis, la meilleure arme sera une GMAO complète basée sur le cloud. Cela aidera à résoudre un tas de problèmes en plus de résoudre le problème des connaissances et du savoir-faire enfermés et facilement perdus. Mais rappelez-vous, au début de toute histoire effrayante, les personnages principaux doivent toujours passer du temps à convaincre tout le monde que les monstres sont réels. Cela signifie qu'avant de pouvoir obtenir une GMAO, vous devrez convaincre les gens de haut en bas de l'échelle organisationnelle que vous en avez besoin.

Raisons pour lesquelles les musées ont besoin d'une GMAO

La raison d'être des musées est de protéger et de diffuser le savoir. Garder votre système de maintenance gouvernemental enfermé dans la tête d'une seule personne, griffonné sur des bouts de papier facilement égarés ou piégé dans des feuilles de calcul jointes à des e-mails aléatoires va à l'encontre des objectifs fondamentaux de la muséologie :conservation, préservation et éducation.

Une GMAO complète et basée sur le cloud comme celle d'Hippo, le système que Mike était sur l'Intrepid pour aider à la mise en place, est spécialement conçu pour atteindre ces objectifs.

Curation :accessible, base de données centrale

Une bonne GMAO basée sur le cloud vous aide :

• Conservez toutes vos données ensemble sans versions séparées et individuelles afin que tout soit toujours à jour
• Rendez toutes vos données accessibles via n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet
• Présentez vos données dans des rapports personnalisables

Conservation :Données sauvegardées et sécurisées

Un bon fournisseur de logiciels GMAO corrige et met à jour le logiciel, protège et sauvegarde vos données, et tout se fait de manière transparente, dans les coulisses. Vous ne perdrez jamais rien et tout reste à vous.

Pour les musées, la propriété peut être un peu une question philosophique. Le musée possède-t-il vraiment toutes ces œuvres d'art inestimables, ou est-il simplement le gardien actuel, les détenant en fiducie pour les générations futures ? Eh bien, pour les fournisseurs de GMAO, cela ne fait aucun doute. Les données sont toujours à vous. Le fournisseur le garde simplement pour vous.

Éducation :des ordres de travail qui informent

Un logiciel de bons de travail robuste fournit des bons de travail riches en données qui donnent aux techniciens tout ce dont ils ont besoin pour réduire les temps d'arrêt et augmenter le temps passé sur la clé, notamment :

• Instructions détaillées
• Manuels d'utilisation et d'entretien
• Plans d'étage interactifs
• Listes de contrôle des bonnes pratiques
• Historiques de travail des actifs

Bon, on voit bien que les musées et une bonne GMAO partagent les mêmes principes, mais qu'en est-il au niveau pratique, au quotidien ? Comment une GMAO résout-elle les défis quotidiens auxquels sont confrontés les musées ?

Les cartes interactives facilitent la recherche d'éléments

L'un des plus anciens musées du monde, et actuellement le deuxième plus grand, le musée de l'Ermitage à Saint-Pétersbourg, en Russie, couvre un total de 719 480 pieds carrés répartis sur six bâtiments. La taille est difficile à imaginer, et même en basse saison quand il n'y a pas de foule, il faudrait en moyenne des jours de visiteurs pour traverser tous les bâtiments. En plus du fait qu'il est immense, le musée, comme les musées du monde entier, fait tourner ses collections, proposant des expositions saisonnières, annuelles et ponctuelles tout au long de l'année.

Le fait que les musées soient des labyrinthes en constante évolution pose un véritable défi aux services de maintenance, qui doivent trouver des actifs de manière efficace. Vous ne pouvez pas dire "Vérifiez la prise derrière le sarcophage" dans un PM (ordre de travail de maintenance préventive) si le sarcophage n'est exposé que quelques mois par an. Mais une très bonne GMAO fournit des plans d'étage interactifs pour les ordres de travail planifiés et à la demande. Les techniciens peuvent voir exactement où ils doivent aller, ce qui permet de gagner du temps entre les tâches et d'augmenter le temps passé sur la clé.

Les PM protègent l'inestimable

Le boîtier de haute sécurité, à température et humidité contrôlées, déviant le flash de l'appareil photo autour de la Mona Lisa est peut-être un peu plus que les besoins moyens d'un musée, mais chaque musée doit réfléchir à la manière dont l'environnement de son installation prolonge ou raccourcit la durée de vie de ses collections.

Une GMAO complète dispose d'un module de maintenance préventive, ce qui signifie essentiellement qu'elle vous permet de planifier des ordres de travail de maintenance préventive, en veillant à ce que tout soit vérifié et que les petits problèmes soient résolus avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs.

Un bon exemple serait votre système d'extinction d'incendie. Il n'est même pas nécessaire que ce soit cette mousse high-tech non corrosive qui s'évapore. Peut-être que vous avez juste des extincteurs réguliers positionnés dans les expositions. Vous pouvez programmer des PM pour vérifier que chacun est correctement chargé. Un autre exemple serait votre système CVC. En planifiant des vérifications et des réparations de routine, vous pouvez vous assurer que vos peintures ne sont jamais exposées à une humidité élevée.

Le programme de maintenance préventive que vous pouvez créer et gérer dans une GMAO fait plus que protéger les collections ; il protège également les flux de revenus, qui sont « inestimables » à leur manière. Le Louvre accueille plus de 9 millions de visiteurs par an, dont une grande partie en été. Imaginez ce qui se passerait si la veille de la haute saison, une partie d'un toit s'effondrait. Même si aucune des collections n'était endommagée, le musée connaîtrait une forte baisse de fréquentation. En vérifiant régulièrement et systématiquement les installations, les musées peuvent détecter les problèmes tôt et planifier les réparations au moment où ils causeront le moins de perturbations.

Le module de rapport vous aide à parler avec le conseil d'administration

Bien que beaucoup d'entre eux aient commencé comme des collections privées, de nos jours, les musées sont généralement gérés par des gouvernements, des organisations à but non lucratif ou une combinaison monstre de Frankenstein des deux. En règle générale, l'argent est à la fois serré et étroitement contrôlé, en particulier pour les petits musées. Même lorsqu'il y a de l'argent, les conseils d'administration peuvent être plus intéressés par l'expansion des collections que par le soutien des services de maintenance.

Le module de reporting intégré à une bonne GMAO facilite la communication avec le conseil d'administration car du coup vous pouvez parler leur langage :chiffres, graphiques et tableaux. Par exemple, en suivant les pièces et les matériaux, vous pouvez voir quels actifs vous coûtent le plus cher à exploiter. Maintenant, au lieu de simplement demander de l'argent au conseil d'administration pour remplacer quelque chose, vous pouvez leur montrer les chiffres qui prouvent votre cas.

La GMAO met fin à vos craintes

Les musées et les logiciels de GMAO sont des âmes sœurs, partageant des principes philosophiques. En même temps, sur le plan pratique au quotidien, une GMAO facilite grandement la gestion d'un musée. Vous trouverez des actifs plus rapidement, protégerez les collections ainsi que les sources de revenus et partagerez enfin un langage commun avec le conseil d'administration.

Si vous êtes la personne du département qui porte toutes les connaissances et le savoir-faire dans votre tête, ou que vous travaillez pour cette personne ou qu'elle travaille pour vous, il est temps de vous sortir de cette histoire et de passer à quelque chose sans trop de problèmes tapi dans l'obscurité et la tension au bord de votre siège.