Comment une gestion intelligente des stocks stimule la croissance des petites entreprises

Une petite entreprise – en fait, toute entreprise – vit et meurt par la gestion des stocks. Mais avant d'examiner sa gestion, nous devons demander : « Qu'est-ce que le stock, au juste ? »

Types de stocks

Avant de nous avancer, établissons une définition fonctionnelle du stock. Nous aurons en fait besoin de plus d'une car, en termes généraux, il y a quatre types, ce qui signifie que les choses peuvent devenir un peu confuses si nous ne sommes pas prudents.

Matières premières (Feedstock)

Ce sont les matières premières que vous allez utiliser pour fabriquer vos produits finis. Disons que vous gérez une pizzeria. La pâte, la sauce et les garnitures individuelles sont les matières premières. Si vous gérez une usine de pagaies de canoë, c'est le bois et la teinture. Vêtements ? Rouleaux de tissu.

Le terme « brut » peut être un peu trompeur car il peut aussi avoir plus d'un sens. En fin de compte, le niveau de « brutalité » de vos matériaux dépendra de votre industrie. Donc, si vous êtes une scierie, votre matière première est les arbres. Mais, si vous êtes une entreprise de planches à roulettes, votre matière première sera des feuilles de contreplaqué (qui proviennent d'une scierie).

En-cours de production (Work in progress)

Revenons à la pizzeria. Vous prenez les ingrédients, la matière première, vous les assemblez tous et les jetez au four. Pendant que tout cuit, c'est à mi-chemin entre la matière première et quelque chose que vous pouvez vendre. Ce type, les choses qui se trouvent sur votre ligne de production, est le stock en-cours de production.

Combien vous en avez à un moment donné dépend de votre industrie. Avec notre pizzeria, nous n'allons jamais en avoir beaucoup. Notre four n'est tout simplement pas assez grand. Il y aura toujours plus de fromage dans le frigo qu'en train de cuire au four. Mais si nous construisions des avions de ligne, nous pourrions avoir du stock sur la ligne pendant des mois. Et à mesure que l'avion se rapproche de l'achèvement, il y aura beaucoup plus de stock en-cours de production que de matière première.

Produits finis (Finished goods)

Le suivant est facile à comprendre dès qu'on l'appelle par son nom plus courant, marchandises. C'est le stock prêt à être vendu. Mais rappelez-vous, les produits finis peuvent aussi être de la matière première pour une autre industrie. Nous pourrions vendre notre produit fini au public ou à une autre entreprise. Repensez à cette entreprise de planches à roulettes achetant des feuilles de contreplaqué à la scierie. Le produit fini de la scierie est la matière première de l'entreprise de planches à roulettes.

L'industrie dicte le ratio

Avant de passer au quatrième type de stock, nous pouvons passer un peu plus de temps à réfléchir aux trois premiers. Plus précisément, nous pouvons examiner comment différentes industries ont des quantités relatives différentes de chaque type.

Donc, encore une fois, retour à notre pizzeria. Il y aura surtout de la matière première, un peu de stock en-cours de production, mais presque pas de produits finis. Parce qu'il faut très peu de temps pour assembler les ingrédients et les cuire, vous pouvez attendre les commandes pour commencer. Vous n'aurez jamais beaucoup de produits finis autour car dès qu'une tarte est finie, elle sort par la porte.

Nous avons déjà parlé de la construction d'avions de ligne. Une grande partie de votre stock sera coincée dans la ligne de production car votre produit implique l'assemblage lent et soigneux d'un nombre astronomique de pièces. Qu'en est-il de la boutique de vêtements locale ? L'industrie du détail a beaucoup de produits finis mais praticamente aucun des deux autres types de stock.

Pièces de rechange et matériaux

Le quatrième type de stock est celui que chaque entreprise dans chaque industrie a, les pièces de rechange et matériaux. C'est tout ce que vous gardez pour quand quelque chose casse. À la pizzeria, c'est l'ampoule de rechange pour la lumière du four. À la scierie, c'est la lame de scie supplémentaire.

Maintenant que nous avons une idée de ce qu'est le stock, plongeons un peu plus loin.

Stocks : concepts clés

FIFO vs LIFO

Imaginez que vous venez de rentrer du magasin avec du lait. Quand vous ouvrez le frigo, vous voyez une cartouche presque vide déjà là. Où mettez-vous le nouveau lait, devant la vieille cartouche ou derrière ? Ou imaginez que vous êtes dans la file d'attente pour le bus. Quand le bus arrive, comment les gens montent-ils, selon qui est arrivé en premier ou qui est arrivé en dernier ?

Dans les deux situations, vous suivez le principe FIFO, qui signifie « premier entré, premier sorti ». Le vieux lait est utilisé en premier. La première personne à l'arrêt de bus est la première dans le bus. Tout (ou qui) arrive en premier est utilisé (ou part) en premier.

OK, deux situations de plus. Vous prenez une assiette dans un restaurant buffet. En prenez-vous une du haut de la pile ou du bas ? Vous chargez votre assiette et commencez à marcher vers votre table quand vous voyez que quelqu'un a volé votre chaise, mais ce n'est pas grave car vous voyez une pile d'entre elles dans le coin. Quand vous en prenez une nouvelle, en prenez-vous une du haut de la pile ou du bas ?

Dans ces situations, vous allez prendre votre assiette et votre chaise du haut des piles. Maintenant, vous suivez le principe LIFO, qui signifie « dernier entré, premier sorti ». La dernière assiette ajoutée est la première utilisée. La dernière chaise ajoutée est la première retirée.

Vous devrez être un peu prudent avec ces deux principes car il existe des termes comptables liés mais différents avec les mêmes noms. Nous n'avons pas le temps d'y entrer maintenant, mais il est important que vous sachiez qu'ils existent et sont liés à la façon dont votre comptable pense au stock.

Analyse A, B et C

Une dernière fois, pensons à notre pizzeria imaginaire, spécifiquement les garnitures. Donc vous avez votre fromage de base, peu coûteux, un fromage plus sophistiqué, plus cher, et puis des truffes, ces champignons souterrains super chers. Ce sont tous de la matière première, mais à cause des différences de valeurs, il est logique de les diviser en catégories. Couramment, les gens optent pour trois, A, B et C, et essaient de les équilibrer en regardant le pourcentage du coût pour l'entreprise et le pourcentage du stock global.

Donc, les truffes sont A. Les acheter prend 70 % de votre budget annuel pour le stock mais elles ne représentent que 20 % de votre stock total.

Le fromage sophistiqué est B. L'acheter prend 25 % de votre budget annuel pour le stock mais il ne représente que 30 % de votre stock total.

Le fromage de base est C. L'acheter ne prend que 5 % de votre budget annuel pour le stock mais c'est 50 % de votre stock total.

L'avantage de l'analyse A, B, C est que maintenant vous pouvez commencer à penser à combien d'efforts vous allez mettre à contrôler – juste une autre façon de dire suivre et protéger – chaque catégorie. Vous pouvez garder des piles de fromage de base dans le frigo principal, le truc sophistiqué caché sur une étagère arrière, et les truffes peut-être verrouillées dans votre bureau. Vous pouvez aussi mettre en place différents plannings de commande. Vous allez toujours passer beaucoup de fromage de base, donc vous pouvez programmer une livraison de quelques boîtes une fois par semaine. Mais pour les truffes chères, vous surveillez de près vos niveaux et commandez seulement exactement ce dont vous avez besoin. Un autre avantage à diviser votre stock en A, B et C vient quand vous faites des comptages physiques. Pour les truffes, parce qu'elles sont A, vous savez que vous allez entrer et compter chaque seule unité. Mais pour le fromage de base, le C, vous pouvez faire un comptage beaucoup plus lâche, peut-être seulement en additionnant le nombre de boîtes en main, au lieu de compter chaque petit sac, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et d'efforts.

Coûts de possession et pertes, alias shrinkage

Ennuyé par la pizzeria, vous retournez au magasin acheter plus de lait. Quand vous voyez le lait en promotion, chargez-vous votre voiture avec autant que vous pouvez en porter ou achetez-vous la même quantité que d'habitude ?

C'est super d'économiser de l'argent, mais vous savez qu'il n'y a que tant de place dans votre frigo, et ce n'est pas comme si vous pouviez stocker les cartons en plus dans votre abri de jardin. Vous pourriez toujours acheter un frigo supplémentaire, mais les coûts à long terme de l'obtenir et de le faire fonctionner seront-ils couverts par l'argent que vous économisez sur le lait aujourd'hui ? Même si vous pouviez obtenir un frigo très bon marché et le faire fonctionner à l'énergie solaire, pourriez-vous boire tout ce lait en plus avant qu'il ne tourne ou que quelqu'un d'autre mette la main dessus ? Probablement pas.

En fin de compte, il est plus sensé d'avoir la plus petite quantité de lait possible sans jamais en manquer. Ainsi, vos coûts de possession sont bas, et vous évitez de perdre quoi que ce soit par détérioration ou vol. C'est là qu'on obtient le système JIT, où le stock est livré juste à temps, ce qui signifie juste avant qu'il ne soit nécessaire. Au lieu de payer pour porter le lait, vous reportez ces coûts sur le magasin. Ne vous inquiétez pas pour le magasin. Ils ont toutes sortes d'économies d'échelle qui rendent cela beaucoup plus facile et moins cher pour eux.

Le suivi rassemble tout

Mettre ces concepts en pratique se résume à un suivi efficace. Vous avez besoin d'un système qui peut vous dire en temps réel combien de stock vous avez. Au fil du temps, vous pouvez alors utiliser ces données historiques pour trouver des tendances et les utiliser pour affiner votre contrôle des stocks.

Une fois que vous avez des enregistrements précis de quand le stock est arrivé, vous pouvez établir un système FIFO ou LIFO.

Garder un œil attentif sur votre stock A est un jeu d'enfant quand votre comptage est toujours précis et à jour.

Réduire les coûts de possession et les pertes n'est possible que quand vous pouvez regarder l'utilisation passée. Si vous regardez combien vous avez maintenant, combien vous utilisez habituellement, et le délai d'approvisionnement, qui est le temps qu'il faut pour commander plus de stock, vous pouvez alors définir un niveau de commande, qui est votre seuil de réapprovisionnement. Une fois que votre stock descend en dessous de ce seuil, vous savez qu'il est temps d'en commander plus.

Prochaines étapes

Il y a un tas de façons de suivre les stocks, mais les traditionnelles sont sujettes aux erreurs et prennent beaucoup de temps. Donc, au lieu d'essayer de tout faire avec du papier et un stylo ou des tableurs, cela vaut la peine de regarder les logiciels de suivi des stocks. Il existe des logiciels dédiés à la gestion des stocks. Votre situation et vos besoins spécifiques dicteront ce qui est le mieux pour vous.

Si vous êtes préoccupé par le maintien de vos données à jour en temps réel et sécurisées – et vous devriez l'être – mais que vous n'avez pas le temps ou l'expertise IT pour mettre quelque chose en place, cherchez une solution d'abonnement basée sur le cloud. Un bon fournisseur met à jour le logiciel et sauvegarde les données pour vous, de manière transparente en arrière-plan. Et les données restent votre propriété. Ils ne font que les garder en sécurité pour vous.