Réduire les risques grâce aux systèmes avancés de gestion de la main-d'œuvre

La gestion de la main-d'œuvre dans la fabrication, ou tout autre secteur d'activité à travers la chaîne d'approvisionnement, est un exercice d'équilibre pour les dirigeants d'entreprise et les professionnels des ressources humaines.

Maintenant plus que jamais, les sites de travail gèrent soigneusement et simultanément la planification des quarts, et aident à assurer la sécurité des travailleurs en suivant la gestion de la main-d'œuvre pour améliorer leur capacité à adhérer aux réglementations de santé et sécurité amplifiées.

De nombreuses organisations s'appuient sur des plans de contingence d'entreprise pour adresser les nouvelles et évolutives réglementations de santé et sécurité au fur et à mesure qu'elles surviennent, ce qui peut laisser des lacunes dans les processus clés et exposer les entreprises à une variété de risques de conformité. Alors que les entreprises entrent dans la prochaine phase de normalité, il est impératif qu'elles continuent de protéger les travailleurs et de réduire les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement en améliorant les procédures opérationnelles standard.

Alors que les fabricants luttent avec des contraintes budgétaires pendant la pandémie, la gestion de la main-d'œuvre réduit les risques du site de travail et adresse les coûts aussi. Spécifiquement, les systèmes de gestion de la main-d'œuvre :

• Diminuent les erreurs. Les tableurs, pointeuses manuelles et feuilles de temps papier sont mûrs pour l'erreur humaine. L'automatisation des fonctions de gestion de la main-d'œuvre rend les erreurs beaucoup moins probables. Une tenue de temps précise peut améliorer la productivité des employés et la rentabilité organisationnelle.
• Améliorent l'efficacité. Les professionnels RH et paie font déjà face à des charges de travail sans précédent. Les fonctionnalités automatisées de gestion de la main-d'œuvre peuvent alléger les fardeaux administratifs en réduisant le temps de traitement de la paie, rationalisant les avantages et inscriptions, et simplifiant les processus de gestion du travail. Une réduction de ces tâches chronophages libère le personnel RH pour se concentrer sur le tableau d'ensemble.
• Maintiennent la conformité. L'automatisation de la gestion de la main-d'œuvre permet le suivi et l'enregistrement des contrôles de température (si applicable), et garantit que les niveaux de capacité sont respectés. En investissant dans une solution de gestion de la main-d'œuvre, les employeurs externalisent leur risque de conformité. Ils peuvent compter sur une technologie dirigée par des experts pour appliquer les calculs appropriés aux moments corrects.
• Réduisent le contact physique. Les solutions de gestion de la main-d'œuvre sans contact réduisent le risque de transmission de virus comme la COVID-19 et la grippe. Lorsqu'elles sont associées à une technologie additionnelle de sécurité et bien-être pour mesurer la distanciation et les interactions des employés, les organisations peuvent optimiser efficacement les dispositions de l'espace de travail, pour s'assurer que les mesures gardent les travailleurs en sécurité sans entraver la production.
• Fournissent des dispositifs de dépistage santé. Les employeurs ont maintenant l'option d'implémenter des dispositifs de dépistage de température directement dans leurs pointeuses, mais devraient choisir un système qui ne stocke pas ou n'affiche pas l'information de température, car cela exposerait l'employeur à d'éventuels litiges HIPAA.

La planification flexible des quarts : un défi critique

Pendant la pandémie, être flexible avec la planification des quarts est devenu critique pour adhérer aux protocoles de distanciation sociale. C'est plus facile à dire qu'à faire, cependant. Donnée les complexités de planification de la fabrication, il est vital d'ouvrir les canaux de communication et de compter sur une automatisation solide.

Sans une stratégie claire pour la planification des quarts, possiblement sur une base 24/7, une chaîne d'approvisionnement court vers des retards, échoue à adhérer aux règles syndicales, ou met en danger la vie des travailleurs. Par exemple, des employés planifiés pour travailler sur un travail spécifique pour lequel ils ne sont pas qualifiés sont en risque pour leur propre sécurité ainsi que celle des autres.

Mis à part s'assurer que les bonnes personnes sont dans les bons rôles, une stratégie efficace de planification des quarts peut impliquer l'incorporation de quarts décalés, de temps de pause amples ou d'heures de travail prolongées.

Comment les dirigeants peuvent adresser ces nouveaux défis

Une façon pourrait être d'instituer une planification basée sur des règles via un outil automatisé qui présente un tableau de bord personnalisable. Avec cette technologie, le système de planification d'une organisation peut automatiquement prendre en considération les certifications et compétences requises, puis planifier les employés qui répondent à ces exigences. De plus, l'automatisation rend plus facile le suivi des règles d'État, locales, fédérales et syndicales qui s'appliquent à une organisation spécifique.

La technologie de planification peut aussi aider à garantir que chaque quart est correctement pourvu de travailleurs qualifiés qui répondent aux réglementations de dotation. Un outil de planification basé sur des règles limite les heures supplémentaires et comble les vides causés par la maladie ou l'absence. À la fin, il assiste les sites de fabrication en évitant le sur- ou sous-effectif, minimisant les coûts et le turnover, et maximisant la productivité et la satisfaction des employés.

Les systèmes de gestion de la main-d'œuvre avec notifications aux employés gardent chaque employé dans la boucle, atténuant l'impact des changements d'horaire de dernière minute et aidant ultimement à retenir les meilleurs travailleurs en diminuant l'interruption de leur vie professionnelle et personnelle. Les notifications permettent aux employés de gérer la garde d'enfants et le transport, tout en se conformant aux lois du travail des villes et états.

Bien que la planification puisse être un équilibre difficile, l'utilisation d'un logiciel de planification automatisé et personnalisable peut garder une organisation sur la bonne voie avec des quarts bien pourvus de personnes qualifiées et satisfaites.

Protéger les travailleurs et réduire les risques de conformité santé et sécurité peut améliorer la capacité d'une entreprise à croître après une année turbulente. En utilisant un système de gestion de la main-d'œuvre, les organisations peuvent améliorer les politiques et réduire les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement.

Jenna Dobrovolny est directrice de produit de groupe chez Ascentis.