Atténuer les risques avec les systèmes de gestion des effectifs

La gestion de la main-d'œuvre dans le secteur manufacturier ou dans tout autre secteur d'activité de la chaîne d'approvisionnement est un acte de jongle pour les chefs d'entreprise et les professionnels des ressources humaines.

Aujourd'hui plus que jamais, les chantiers gèrent soigneusement et simultanément les horaires de travail et contribuent à assurer la sécurité des travailleurs en suivant la gestion des effectifs afin d'améliorer leur capacité à respecter les réglementations amplifiées en matière de santé et de sécurité.

De nombreuses organisations s'appuient sur des plans d'urgence pour répondre aux réglementations nouvelles et évolutives en matière de santé et de sécurité au fur et à mesure qu'elles surviennent, ce qui peut laisser des lacunes dans les processus clés et exposer les entreprises à divers risques de conformité. Alors que les entreprises entrent dans la prochaine phase de normalité, il est impératif qu'elles continuent de protéger les travailleurs et de réduire les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement en améliorant les procédures opérationnelles standard.

Alors que les fabricants sont aux prises avec des contraintes budgétaires pendant la pandémie, la gestion de la main-d'œuvre réduit les risques sur le chantier et traite également les coûts. Plus précisément, les systèmes de gestion des effectifs :

• Réduire les erreurs . Les feuilles de calcul, les horloges manuelles et les feuilles de temps papier sont propices à l'erreur humaine. L'automatisation des fonctions de gestion des effectifs rend les erreurs beaucoup moins probables. Un chronométrage précis peut améliorer la productivité des employés et la rentabilité de l'organisation.
• Améliorez l'efficacité. Les professionnels des RH et de la paie sont déjà confrontés à des charges de travail d'une complexité sans précédent. Les fonctions automatisées de gestion de la main-d'œuvre peuvent alléger les charges administratives en réduisant le temps de traitement de la paie, en rationalisant les avantages et les inscriptions et en simplifiant les processus de gestion de la main-d'œuvre. Une réduction de ces tâches chronophages permet au personnel des RH de se concentrer sur la situation dans son ensemble.
• Maintenir la conformité. L'automatisation de la gestion des effectifs permet le suivi et l'enregistrement des contrôles de température (le cas échéant) et garantit le respect des niveaux de capacité. En investissant dans une solution de gestion des effectifs, les employeurs externalisent leur risque de conformité. Ils peuvent s'appuyer sur une technologie dirigée par des experts pour appliquer les calculs appropriés au bon moment.
• Réduire les contacts physiques. Les solutions de gestion des effectifs sans contact réduisent le risque de transmission de virus tels que COVID-19 et la grippe. Lorsqu'elles sont associées à une technologie de sécurité et de bien-être supplémentaire pour mesurer la distance et les interactions des employés, les organisations peuvent optimiser efficacement l'aménagement des espaces de travail, afin de garantir que les mesures assurent la sécurité des travailleurs sans entraver la production.
• Fournir des appareils de dépistage. Les employeurs ont désormais la possibilité de mettre en œuvre des dispositifs de contrôle de la température directement dans leurs horloges, mais doivent choisir un système qui ne stocke ni n'affiche les informations sur la température, car cela exposerait l'employeur à un éventuel litige HIPAA.

Pendant la pandémie, être flexible avec les horaires de travail est devenu essentiel pour adhérer aux protocoles de distanciation sociale. C'est plus facile à dire qu'à faire, cependant. Compte tenu des complexités de planification de la fabrication, il est essentiel d'ouvrir les canaux de communication et de s'appuyer sur une automatisation solide.

Sans stratégie claire de planification des quarts de travail, peut-être 24 heures sur 24, une chaîne d'approvisionnement connaît des retards, ne respecte pas les règles syndicales ou met en danger la vie des travailleurs. Par exemple, les employés qui doivent effectuer un travail spécifique pour lequel ils ne sont pas qualifiés sont en danger pour leur propre sécurité ainsi que celle des autres.

En plus de s'assurer que les bonnes personnes occupent les bons rôles, une stratégie efficace de planification des quarts de travail peut impliquer l'incorporation de quarts de travail échelonnés, de longues pauses ou des heures de travail prolongées.

Alors, comment les chefs d'entreprise peuvent-ils relever ces nouveaux défis ? Une façon pourrait être d'instituer une planification basée sur des règles via un outil automatisé doté d'un tableau de bord personnalisable. Avec cette technologie, le système de planification d'une organisation peut automatiquement prendre en compte les certifications et les compétences requises, puis planifier les employés qui répondent à ces exigences. De plus, l'automatisation facilite le respect des règles nationales, locales, fédérales et syndicales qui s'appliquent à une organisation spécifique.

La technologie de planification peut également aider à garantir que chaque quart de travail est correctement doté de travailleurs qualifiés qui respectent les réglementations en matière de dotation. Un outil de planification basé sur des règles limite les heures supplémentaires et comble les lacunes causées par la maladie ou l'absence. En fin de compte, il aide les sites de fabrication en évitant les planifications excessives ou insuffisantes, en minimisant les coûts et le chiffre d'affaires, et en maximisant la productivité et la satisfaction des employés.

Les systèmes de gestion de la main-d'œuvre avec notifications aux employés tiennent chaque employé au courant, atténuant l'impact des changements d'horaire de dernière minute et aidant finalement à retenir les meilleurs employés en réduisant les interruptions de leur vie professionnelle et personnelle. Les notifications permettent aux employés de gérer la garde des enfants et le transport, tout en respectant les lois du travail des villes et des États.

Bien que la planification puisse être un équilibre difficile, l'utilisation d'un logiciel de planification automatisé et personnalisable peut garder une organisation sur la bonne voie avec des équipes bien dotées en personnel qualifié et satisfait.

La protection des travailleurs et la réduction des risques de conformité en matière de santé et de sécurité peuvent améliorer la capacité d'une entreprise à se développer après une année mouvementée. En utilisant un système de gestion des effectifs, les organisations peuvent améliorer les politiques et réduire les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement.

Jenna Dobrovolny est chef de produit groupe chez Ascentis .