Maîtriser les audits d'inventaire d'entrepôt : liste de contrôle pratique pour des résultats précis

Pour les gestionnaires d'entrepôt occupés, la perspective de réaliser un audit d'inventaire peut être une tâche intimidante qui pourrait les inciter à couper les coins. Bien qu'il soit tout à fait naturel pour les travailleurs dans ce poste important de vouloir concentrer leur attention uniquement sur les opérations quotidiennes, négliger les données concrètes peut entraîner des erreurs évitables qui pourraient compromettre la croissance, voire la survie de l'entreprise.

Parce que nous voulons que vous et vos employés sortiez de chaque audit en vous sentant déterminés, bien informés et, surtout, énergisés, nous avons compilé une liste des meilleures pratiques conçue pour vous aider à examiner en profondeur votre inventaire de la manière la plus holistique possible. Téléchargez notre liste de contrôle utile d'audit d'inventaire d'entrepôt pour un aperçu interactif des étapes essentielles du processus d'audit d'inventaire. Voici un aperçu de ce à quoi vos étapes devraient ressembler :

1. Définir vos objectifs.
2. Effectuer les comptages d'inventaire de l'entrepôt.
3. Observer les opérations de l'entrepôt.
4. Interroger les employés clés de l'entrepôt.
5. Synthétiser les données d'inventaire.
6. Évaluer les résultats de l'audit d'inventaire.

Définir les objectifs de votre audit d'inventaire

Même si un gestionnaire d'entrepôt a effectué d'innombrables audits dans sa carrière, un bon gestionnaire reconnaîtra que deux audits ne devraient jamais être exécutés exactement de la même manière. Cela signifie qu'avant l'audit, le gestionnaire doit être en contact avec les décideurs pour s'assurer qu'il développe son audit en incluant des points spécifiques que l'entreprise pourrait chercher à améliorer ou à développer.
Chaque audit doit inclure les bases, telles que les comptages d'inventaire et l'analyse de données. Mais au-delà des bases, il peut y avoir des cas où l'entreprise se prépare à de nouvelles réglementations de sécurité, par exemple, ce qui signifie que l'auditeur doit accorder une attention particulièrement soutenue aux protocoles de sécurité actuels et à la manière dont les nouveaux peuvent être mis en œuvre le plus harmonieusement possible.

Effectuer les comptages d'inventaire de l'entrepôt

Que l'entreprise repose sur un système d'inventaire périodique ou perpétuel, il est important qu'elle effectue des vérifications croisées des réseaux même les plus technologiquement avancés pour s'assurer que tous les articles sont pris en compte. Cela peut se faire sous forme de comptage d'inventaire complet ou partiel selon l'organisation de l'entrepôt et la précision des audits passés.
En termes de stratégie, il est essentiel que le gestionnaire d'entrepôt prenne en compte de multiples facteurs, surtout s'il choisit de faire un comptage partiel. Pour un audit plus complet et précis, il doit s'assurer qu'il a pris en considération tout changement majeur d'inventaire dû aux ventes, aux calendriers de fêtes ou aux liquidations.
Par exemple, les auditeurs testent souvent les stocks à rotation lente pour appliquer la règle du plus bas entre le coût et la valeur de marché – une procédure comptable généralement acceptée qui impose aux entreprises d'enregistrer le coût de l'inventaire comme le plus bas des deux chiffres : le coût original réel ou la valeur de marché actuelle. De même, les auditeurs testeront généralement les articles de haute valeur et les articles sujets aux erreurs pour confirmer que les registres sont exacts et que des méthodes comptables cohérentes sont utilisées. Toutes ces variables doivent être notées pour qu'il n'y ait aucune confusion ou possibilité de divergence au moment du prochain audit.

Observer les opérations de l'entrepôt

Même les gestionnaires d'entrepôt les plus attentifs peuvent perdre le contact avec les allées et venues quotidiennes de leur entrepôt pendant les périodes particulièrement chargées. Pour y remédier, il est important qu'une observation attentive et patiente des opérations de l'entrepôt soit réalisée.
Bien sûr, chaque observation variera d'une entreprise à l'autre car aucune n'est exactement identique, mais chacune devrait inclure une visualisation complète du processus d'exécution, s'il y en a un, et des évaluations de sécurité pour garantir que tout le monde reste hors de danger et respecte toutes les mesures réglementaires.
En faisant cela, les gestionnaires d'entrepôt pourraient également vivre un « moment eurêka ». En prenant du recul et en observant les opérations sous un angle externe, ils verront plus facilement les points faibles souvent cachés qui pourraient nuire à l'efficacité. Bien sûr, ce dirigeant doit également prendre des notes complètes pendant ce processus, qu'il utilisera à la dernière étape du processus d'audit.

Interroger les employés clés de l'entrepôt

Cela peut inclure tout le monde, du bras droit du gestionnaire d'entrepôt jusqu'au préparateur de commandes temporaire travaillant sur le terrain. Peu importe le poste, des conversations ouvertes et en face-à-face peuvent être l'étape la plus révélatrice de l'audit, après l'analyse des données concrètes.
Voici quelques questions qui devraient être abordées lors du processus d'entretien :

1. Êtes-vous au clair sur toutes les politiques de conformité en matière de sécurité ? Vous sentez-vous constamment en sécurité sur le travail ?
2. Avez-vous remarqué des accrocs dans le système qui, selon vous, pourraient ralentir le flux de travail ?
3. Êtes-vous au courant de tout inventaire supplémentaire ou fournitures inutilisées qui n'auraient pas fait partie du comptage initial de cet audit ?
4. Comment notez-vous les articles d'inventaire endommagés ou perdus dans le système d'inventaire ? Et, pensez-vous avoir un accès suffisant au système d'inventaire pour faire votre travail efficacement ?

Synthétiser les données d'inventaire

Selon les capacités du système d'inventaire établi, les tâches du gestionnaire d'entrepôt peuvent varier à cette étape, allant de la simple analyse des données collectées via un système automatisé à la saisie manuelle de tous les comptages dans un tableur personnalisé.
Cela dit, il n'y a aucune excuse pour se précipiter pendant la synthèse des données. Le gestionnaire doit veiller à ce que tous les facteurs soient observés, y compris le vol, les pertes, les écarts de comptage, les problèmes de santé et sécurité, et les entretiens avec les employés. Après cela, les résultats peuvent être organisés dans le système d'inventaire pour que l'audit puisse être rapidement et facilement référencé pour comparaison à l'avenir.

Évaluer les résultats de l'audit d'inventaire

Maintenant que l'audit physique est terminé et que tous les résultats de données sont saisis, il est temps d'évaluer les conclusions. Dans cette phase finale, les éléments suivants doivent être pris en compte :

1. Les contrôles de coûts qui pourraient nécessiter des modifications
2. Suggérer des améliorations aux processus établis qui pourraient favoriser la productivité de l'entrepôt
3. Développer des propositions pour les mises à jour logicielles et matérielles de l'entrepôt
4. Prendre le temps d'analyser les heures d'entrepôt et d'apporter d'éventuels changements aux quarts de travail

En fin de compte, les audits réussis se produisent lorsque des gestionnaires d'entrepôt méticuleux font leur part pour tenir des registres quotidiens stricts des activités. Cela permettra un audit d'inventaire beaucoup plus efficace et complet qui pourra servir de modèle à l'avenir. Vous cherchez une liste d'étapes actionnables dans le processus d'audit d'inventaire ? Téléchargez notre liste de contrôle interactive d'audit d'inventaire d'entrepôt.