Comment auditer l'inventaire de l'entrepôt (avec liste de contrôle)

Pour les responsables d'entrepôt occupés, la perspective d'effectuer un audit d'inventaire peut être une tâche ardue qui pourrait les inciter à prendre des raccourcis. Bien qu'il soit naturel pour les travailleurs occupant ce poste important de vouloir se concentrer uniquement sur les opérations quotidiennes, négliger les données concrètes peut entraîner des erreurs évitables susceptibles de compromettre la croissance ou même la survie de l'entreprise.

Parce que nous voulons que vous et vos employés repartiez de chaque audit en vous sentant déterminés et bien informés , et surtout, énergisé , nous avons compilé une liste des meilleures pratiques conçue pour vous aider à examiner en profondeur votre inventaire de la manière la plus globale possible. Téléchargez notre liste de contrôle d'audit d'inventaire d'entrepôt pour un aperçu interactif des étapes essentielles du processus d'audit d'inventaire. Voici un aperçu de ce à quoi vos étapes devraient ressembler :

1. Définissez vos objectifs.
2. Effectuer des inventaires d'entrepôt.
3. Observez les opérations de l'entrepôt.
4. Interrogez les principaux employés de l'entrepôt.
5. Synthétiser les données d'inventaire.
6. Évaluer les résultats de l'audit d'inventaire.

Définissez vos objectifs d'audit d'inventaire

Même si un responsable d'entrepôt a effectué d'innombrables audits au cours de sa carrière, un bon responsable reconnaîtra qu'il n'y en a pas deux qui doivent être exécutés exactement de la même manière. Cela signifie qu'avant la réalisation de l'audit, le responsable doit être en contact avec les pouvoirs en place pour s'assurer qu'ils développent leur audit pour inclure des points spécifiques que l'entreprise peut essayer d'améliorer ou de développer.
Chaque audit devrait inclure les éléments de base, tels que les inventaires et l'analyse des données. Mais à part les bases, il peut y avoir des cas où l'entreprise se prépare à de nouvelles réglementations de sécurité, par exemple, ce qui signifie que l'auditeur doit accorder une attention particulière aux protocoles de sécurité actuels et à la manière dont les nouveaux peuvent être mis en œuvre de la manière la plus transparente possible.

Effectuer des inventaires d'entrepôt

Que l'entreprise s'appuie sur un système d'inventaire périodique ou perpétuel, il est important qu'elle effectue des -vérifie même les réseaux les plus avancés sur le plan technologique pour s'assurer que tous les éléments sont pris en compte. Cela peut être effectué sous forme d'inventaire complet ou partiel en fonction de l'organisation de l'entrepôt et de l'exactitude des audits antérieurs.
En termes de stratégie, il est essentiel que le responsable de l'entrepôt tienne compte de plusieurs facteurs, surtout s'il choisit de faire un comptage partiel. Pour un audit plus approfondi et plus précis, ils doivent s'assurer qu'ils ont pris en considération tout changement majeur dans les stocks dû aux soldes, aux calendriers des vacances ou aux liquidations.
Par exemple, les auditeurs testent souvent les stocks à rotation lente pour appliquer le plus bas du coût ou règle du marché - une procédure comptable généralement acceptée qui oblige les entreprises à enregistrer le coût des stocks comme le moindre de deux chiffres :le coût initial réel ou la valeur marchande actuelle. De même, les auditeurs testent généralement les éléments de grande valeur et les éléments sujets aux erreurs pour confirmer que les enregistrements sont exacts et que des méthodes comptables cohérentes sont utilisées. Toutes ces variables doivent être notées afin qu'il n'y ait aucune confusion ou risque de divergence au moment de la prochaine vérification.

Observer les opérations d'entrepôt

Même les responsables d'entrepôt les plus attentifs peuvent perdre le contact avec les allées et venues quotidiennes de leur entrepôt pendant les périodes particulièrement chargées. Pour modifier cela, il est important qu'une observation attentive et patiente des opérations de l'entrepôt soit faite. processus d'exécution, s'il y en a un, et des évaluations de sécurité pour garantir que tout le monde reste hors de danger et respecte toutes les mesures réglementaires.
Ce faisant, les responsables d'entrepôt peuvent également vivre un « moment aha ». En s'asseyant et en regardant les opérations d'un point de vue extérieur, ils verront plus facilement les points faibles souvent cachés qui pourraient nuire à l'efficacité. Bien sûr, ce leader doit également prendre des notes complètes au cours de ce processus, qu'il utilisera lors de la dernière étape du processus d'audit.

Interroger les employés clés de l'entrepôt

Cela peut inclure tout le monde, du bras droit du responsable de l'entrepôt jusqu'au préparateur temporaire travaillant sur le sol. Quel que soit le poste, les conversations ouvertes d'esprit en face à face peuvent être l'étape la plus révélatrice de l'audit, derrière l'analyse des données concrètes.
Voici quelques questions qui devraient être couvertes dans le processus d'entretien :

1. Connaissez-vous clairement toutes les règles de conformité en matière de sécurité ? Vous sentez-vous constamment en sécurité au travail ?
2. Avez-vous remarqué des problèmes dans le système qui, selon vous, pourraient ralentir le flux de travail ?
3. Avez-vous connaissance d'un stock supplémentaire ou de fournitures inutilisées qui n'auraient peut-être pas fait partie du décompte initial de cet audit ?
4. Comment notez-vous les stocks endommagés ou perdus dans le système d'inventaire ? Pensez-vous disposer d'un accès suffisant au système d'inventaire pour faire votre travail efficacement ?

Synthétiser les données d'inventaire

Selon les capacités du système d'inventaire établi, les tâches du responsable d'entrepôt peuvent varier à ce stade, allant de la simple analyse des données collectées via un système automatisé à la saisie manuelle de tous les comptes dans une feuille de calcul personnalisée.
Cela dit, il n'y a pas excuse pour se précipiter pendant la synthèse des données. Le responsable doit veiller à ce que tous les facteurs soient observés, y compris le vol, la perte, les écarts de comptage, les problèmes de santé et de sécurité et les entretiens avec les employés. Après cela, les résultats peuvent être organisés dans le système d'inventaire afin que l'audit puisse être rapidement et facilement référencé pour comparaison à l'avenir.

Évaluer les résultats de l'audit d'inventaire

Maintenant que l'audit physique est terminé et que tous les résultats des données sont entrés, il est temps d'évaluer les résultats. Dans cette phase finale, les éléments suivants doivent être pris en compte :

1. Contrôle des coûts susceptibles de nécessiter des modifications
2. Suggérer des améliorations aux processus établis qui pourraient favoriser la productivité de l'entrepôt
3. Élaborer des propositions pour les mises à jour logicielles et matérielles de l'entrepôt
4. Prenez le temps d'analyser les heures d'ouverture de l'entrepôt et d'apporter d'éventuelles modifications aux équipes

En fin de compte, des audits réussis se produisent lorsque des gestionnaires d'entrepôt méticuleux font leur part pour tenir des registres quotidiens stricts des activités. Cela permettra un audit d'inventaire beaucoup plus efficace et complet qui pourra être utilisé comme modèle à l'avenir. Vous recherchez une liste d'étapes réalisables dans le processus d'audit d'inventaire ? Téléchargez notre liste de contrôle interactive d'audit d'inventaire d'entrepôt.