Étiquetage d'actifs rationalisé : 6 étapes essentielles pour une gestion efficace

Toute organisation utilisant l'étiquetage d'actifs pour gérer ses actifs physiques a besoin d'un processus clairement défini et efficace pour étiqueter les actifs dès leur acquisition et les surveiller tout au long de leur durée de vie utile.

Qu'est-ce que l'étiquetage d'actifs ?

L'étiquetage d'actifs est le processus d'apposition d'étiquettes d'identification ou de labels, également appelés étiquettes d'actifs, sur les actifs. L'étiquetage d'actifs est utilisé pour les actifs fixes et mobiles afin de fournir un moyen d'identifier les actifs individuels tout au long de leur vie utile. Généralement imprimées avec des codes-barres, les étiquettes d'actifs sont scannées à l'aide d'un lecteur de codes-barres portable ou d'un smartphone équipé d'une application de scan de codes-barres, permettant aux utilisateurs d'obtenir et de documenter des données concernant l'emplacement d'un actif, son historique de maintenance ou d'autres détails.

L'étiquetage d'actifs est couramment utilisé pour la gestion d'inventaire, les applications de travail en cours (WIP) et pour gérer les processus de maintenance et de réparation avec des solutions GMAO. L'étiquetage d'actifs est utilisé dans de nombreux secteurs, de la santé à l'éducation, en passant par l'entreposage, la défense, les services publics et la fabrication.

Quel est le but d'un système d'étiquetage d'actifs ?

L'étiquetage d'actifs permet aux entreprises d'attribuer un identifiant unique à chaque actif. Imprimées avec des codes-barres, les étiquettes d'actifs éliminent le besoin de saisie manuelle des données, permettant un suivi d'inventaire précis et efficace et une documentation rationalisée des activités telles que la maintenance et les réparations. En suivant l'emplacement, l'historique de maintenance, l'utilisation et d'autres détails de chaque actif, les entreprises peuvent simplifier la tenue des registres et rationaliser les rapports pour des fins comptables et fiscales. Par exemple, des données d'utilisation complètes facilitent le calcul de l'amortissement pour les actifs d'équipement.

Certains secteurs ont des réglementations qui stipulent les types d'actifs qui doivent être étiquetés, les matériaux requis pour les étiquettes d'actifs et d'autres exigences d'identification d'actifs. L'industrie de la défense, par exemple, exige une identification unique, autrement connue sous le nom de UID ou IUID, selon la norme MIL-STD-130. Les étiquettes d'actifs utilisées pour les applications de défense, appelées étiquettes UID, doivent répondre à des critères stricts, notamment la capacité de résister à des conditions environnementales difficiles et de rester lisibles tout au long de la durée de vie de l'actif. Dans l'industrie de la défense, les systèmes d'étiquetage d'actifs fournissent un outil précieux pour suivre la propriété militaire tout au long de son cycle de vie, de la fabrication à la distribution et à la mise au rebut éventuelle.

Les données collectées pour les actifs individuels permettent aux entreprises de tous les secteurs de prendre des décisions plus intelligentes et basées sur les données, telles que déterminer si l'investissement dans un nouvel équipement est une décision financièrement plus saine que la réparation d'un équipement arrivant à la fin de sa durée de vie utile prévue.

Puisque chaque article est muni d'un identifiant unique et que son historique de localisation est documenté, l'étiquetage d'actifs peut également aider à dissuader le vol et les pertes. Certains types d'étiquettes d'actifs, tels que les étiquettes à code-barres inviolables, ajoutent un élément dissuasif supplémentaire pour décourager le vol.

Pourquoi les étiquettes d'actifs sont-elles importantes ?

Les étiquettes d'actifs sont la base d'un système de suivi d'actifs, fournissant une méthode fiable pour identifier les actifs individuels et un moyen efficace de capturer des données. Sans étiquettes d'actifs, les informations sur l'emplacement et l'historique de l'actif doivent être documentées manuellement, un processus truffé d'erreurs humaines et sujet à l'inexactitude. Les actifs sont plus susceptibles d'être mal identifiés lorsqu'on s'appuie sur des processus manuels, ce qui entraîne également des données peu fiables.

Fixées sur les actifs à l'aide d'adhésif permanent sensible à la pression ou de fixations mécaniques, les étiquettes d'actifs sont conçues pour rester attachées et lisibles tout au long de la durée de vie utile d'un actif. Comme les étiquettes d'actifs sont utilisées pour marquer des actifs qui peuvent rester en service pendant des décennies, il est crucial de tenir compte de l'environnement d'exploitation lors du choix des étiquettes d'actifs.

Bien que les codes-barres puissent être imprimés sur des étiquettes autocollantes, ces étiquettes à base de papier ne sont pas assez durables pour résister à l'exposition à la pluie, à la neige et aux UV pendant plusieurs mois ou années. Les étiquettes d'actifs qui se détachent, se décolorent ou deviennent illisibles doivent être remplacées, ce qui entraîne des coûts plus élevés tout au long de la vie de l'actif par rapport au choix d'une étiquette d'actif durable capable de résister aux conditions environnementales typiques de l'actif dès le départ.

6 étapes pour un système d'étiquetage d'actifs efficace

Voici un aperçu des étapes essentielles du flux de processus d'étiquetage d'actifs.

1. Identifier le type et la catégorie d'actif.
2. Attribuer un numéro d'identification unique.
3. Déterminer le type d'étiquette d'actif requis.
4. Saisir l'actif et toutes les informations associées dans votre système de suivi d'actifs.
5. Appliquer l'étiquette d'actif sur l'article.
6. Mettre en place des processus de vérification des données.

Voici ce que vous devez savoir pour mettre en œuvre un processus d'étiquetage d'actifs rationalisé.

Identifier le type et la catégorie d'actif

Si vous avez déjà mis en place un système de suivi d'actifs, vous disposez probablement d'un système de classification, ou schéma, pour les actifs incluant les catégories et types d'actifs. Si vous mettez en place un système de suivi d'actifs pour la première fois, la création de ce système de catégorisation est une étape essentielle pour garantir une catégorisation cohérente dans le temps. Les actifs peuvent être regroupés par département, coût, utilisation, ou tout autre nombre de variables.
Vous pouvez choisir une méthode de catégorisation qui s'aligne sur le processus utilisé pour catégoriser les actifs à des fins comptables. Même si votre système comptable inclut à la fois des actifs tangibles et intangibles et que votre processus d'étiquetage d'actifs ne concerne que les actifs tangibles, assurer la correspondance entre votre classification d'actifs physiques et votre méthodologie comptable permet une intégration et un reporting plus simples.

Capture d'écran via Corporate Finance Institute

Voici quelques exemples de catégories d'actifs physiques :

• Mobilier
• Équipement informatique (ordinateurs, portables)
• Équipement audiovisuel
• Équipement technique (alimentations, unités de climatisation)

Attribuer un numéro d'identification unique

Au-delà de la catégorisation des actifs et de leur classification par type, chaque actif devrait avoir un numéro d'identification unique pour un suivi précis. Cet ID unique distingue les actifs individuels des autres actifs de la même catégorie et du même type, facilitant la gestion de processus tels que la réapprovisionnement, la maintenance et la comptabilité.
Les numéros d'identification uniques peuvent contenir un codage indiquant le type d'actif ou le département propriétaire. Par exemple, les actifs contrôlés par le département RH peuvent contenir un préfixe tel que 013, tandis que les actifs contrôlés par la comptabilité ont un préfixe de 014. Cette méthode permet de déterminer facilement des informations importantes sur un actif simplement en regardant l'étiquette, tandis que des informations plus détaillées sont à un scan de code-barres.

Déterminer le type d'étiquette d'actif requis

Les étiquettes et tags d'actifs ne sont pas une solution universelle. Il existe une variété d'étiquettes et de tags d'actifs conçus pour s'adapter à des applications spécifiques, telles que des étiquettes d'actifs durables pour les actifs pouvant être exposés à des conditions difficiles ou des étiquettes d'actifs de sécurité pour les actifs de haute valeur pouvant être sujets au vol, au transfert non autorisé ou à la falsification. Les étiquettes d'équipement permanentes sont idéales pour automatiser la collecte de données pendant la vie d'un actif. Tenez compte de la catégorie et du type d'actif, ainsi que des conditions environnementales auxquelles l'actif sera exposé. L'actif sera-t-il nettoyé à l'aide de solutions de nettoyage agressives ? Sera-t-il exposé à des produits chimiques ou solvants ? Sera-t-il exposé aux conditions météorologiques extérieures ? Tous ces facteurs doivent être pris en compte pour déterminer la meilleure étiquette d'actif pour chaque actif.

Saisir l'actif et les informations associées dans votre système de suivi d'actifs

Les actifs doivent être saisis dans le système immédiatement après leur réception. Pour rationaliser ce processus, il est utile d'avoir une documentation de processus écrite décrivant quand les actifs doivent être étiquetés, comment ils sont catégorisés, quels types d'étiquettes d'actifs demander pour certains types d'actifs, et les procédures de saisie des données. Par exemple, l'Université de Washington dispose d'un document de procédure d'étiquetage qui fournit des informations spécifiques sur le flux de processus. Les exigences de saisie de données peuvent varier selon la catégorie et le type d'actif. En général, les données saisies dans un système de suivi d'actifs incluent :

• Numéro d'identification de l'actif
• Numéros de série ou de modèle
• Informations sur le fabricant ou le fournisseur
• Date d'acquisition
• Emplacement ou département propriétaire
• Statut
• Valeur de l'actif

Appliquer l'étiquette d'actif sur l'article

Les méthodes de fixation varient selon le type d'actif et le type d'étiquette. Certaines étiquettes d'actifs utilisent un adhésif sensible à la pression, tandis que d'autres ont des fixations mécaniques. Certaines étiquettes d'actifs offrent les deux méthodes de fixation. Si vous avez le choix entre adhésif ou fixations mécaniques, choisissez la méthode la plus appropriée pour l'actif ou la méthode requise selon la politique de l'entreprise.

Mettre en place des processus de vérification des données

Vérifiez les actifs à partir d'un minimum de deux points de données, tels que le code-barres et le numéro de série de l'article. Lors de la mise au rebut des actifs, cette étape est cruciale pour garantir une « chaîne de possession précise et vérifiable », ce qui peut aider à atténuer les violations de données (en particulier pour la mise au rebut des actifs informatiques) et également à maintenir la conformité avec les réglementations.
La mise en œuvre d'un flux de processus d'étiquetage d'actifs cohérent garantit que tous les actifs reçus par votre entreprise sont classés et suivis de manière cohérente, ce qui facilite la localisation des actifs dans l'entreprise, la mise en place de calendriers de maintenance réguliers et le maintien d'une tenue de registres précise pour les audits et la comptabilité. Le développement de politiques et procédures claires et la formation de vos membres d'équipe sur les procédures d'étiquetage d'actifs approuvées rationalisent les processus et peuvent finalement avoir un impact positif sur votre résultat net, vous permettant d'améliorer l'utilisation des ressources, de réduire la duplication inutile d'actifs et de tirer plus de vie utile de vos investissements.