Optimiser la gestion d'actifs : comment le logiciel GMAO rationalise le suivi des stocks

Imaginez un technicien de maintenance trouvant la pièce dont il a besoin sur site, lui permettant de commencer un bon de travail immédiatement. Imaginez maintenant le même technicien ayant besoin de la même pièce, mais cette fois, la pièce est à deux jours dans l'entrepôt d'un fournisseur.

Laquelle vous coûtera plus d'argent, avoir la pièce sur site à temps ou pas ?

Si vous utilisez un suivi de stock basique, ou pas du tout, vous direz probablement qu'il vaut mieux avoir la pièce sur site. Le temps, c'est de l'argent. Mais ce n'est pas toujours la bonne réponse. Parfois, ne pas avoir une pièce en stock permet d'économiser de l'argent, même en tenant compte d'une attente de deux jours chaque fois que vous en avez besoin. Comment est-ce possible ?

Le stockage des stocks coûte cher

Se procurer des stocks coûte de l'argent. Le processus nécessite :

• Du temps et de l'énergie pour retrouver les fournisseurs et négocier les prix.
• Des coûts de transport pour acheminer les pièces vers vos installations.
• Des frais juridiques ou de traitement pour expédier à travers les frontières ou se conformer aux réglementations.

Et puis, garder cet inventaire coûte aussi de l'argent. Les coûts de possession des stocks proviennent de :

• La maintenance de l'espace physique requis pour le stockage.
• La perte d'opportunités d'investir dans la formation ou de nouveaux équipements parce que le budget du département est immobilisé dans les stocks.
• La dépréciation, car les pièces sont perdues par corrosion, obsolescence et dégradation.

Ces coûts, également appelés « coûts de possession », s'additionnent rapidement. Dans tous les secteurs, ils représentent généralement 20 % à 30 % de la valeur des stocks d'une entreprise. Si une pièce est grande, coûteuse, se dégrade rapidement, ou est « à rotation lente », ce qui signifie que vous en avez rarement ou jamais besoin, et non critique, le coût de la garder en stock pourrait facilement être supérieur au coût d'avoir à attendre pour l'obtenir.

Réduire les coûts de stock est l'objectif

Maintenant que nous savons ce que sont les coûts de possession, nous pouvons voir que dans la gestion de maintenance, il est préférable d'avoir la plus petite quantité de stock possible qui permet encore à votre département de maintenir les installations en marche.

Mais optimiser les stocks est un défi, et de nombreux départements de maintenance luttent. Même s'ils ont beaucoup d'argent investi dans les stocks, annuellement, seulement environ 8 % à 10 % des stocks sont jamais utilisés, selon Wally Wilson, expert en gestion d'usine avec plus de 30 ans d'expérience dans des entreprises du Fortune 500.

La gestion des stocks pour la maintenance d'installations qui est à la fois allégée et réactive est possible. La clé est de faire faire tout le travail lourd à votre logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur.

Avantages du suivi des stocks avec une GMAO

La GMAO basée sur le cloud pour le suivi des stocks vous donne deux capacités de base. Avec une GMAO, vous pouvez :

• Maintenir des informations actuelles pour toutes vos pièces, y compris les prix des fournisseurs et les délais d'approvisionnement, ainsi que les niveaux et emplacements exacts des stocks.
• Rendre ces informations disponibles à tous ceux qui en ont besoin, en temps réel, peu importe où ils se trouvent.

Examinons certaines des façons dont la GMAO peut vous aider à réduire les coûts de stock.

Trouver le point optimal

Un logiciel GMAO peut conserver tous les niveaux de stock, les tenant à jour en suivant leur utilisation via les bons de travail. Au fil du temps, ces données peuvent être utilisées pour établir des niveaux de stock optimaux. En regardant à quelle fréquence vous avez besoin d'une pièce et combien de temps il faut pour commander des remplacements, vous pouvez calculer un point de réapprovisionnement. Une fois que les niveaux de stock pour une pièce tombent en dessous de ce point, vous pouvez configurer la GMAO pour vous envoyer une alerte.

Livraisons juste-à-temps

Les pièces pour la maintenance préventive planifiée sont commandées uniquement quand elles sont nécessaires. Au lieu de prendre la poussière sur les étagères, les pièces arrivent juste avant le début du travail prévu. Cela garantit également que vous utilisez les versions les plus récentes des pièces. Si le produit est périssable, cela assure que vous n'utilisez pas quelque chose qui est passé sa date de péremption.

Suivre les fournisseurs et vendeurs

Le logiciel GMAO peut également conserver les enregistrements de tous vos fournisseurs, y compris leurs listes de prix actuelles et leurs délais d'approvisionnement.

Connaître les prix actuels vous permet de faire des stocks quand les prix sont bas, tandis que connaître les délais d'approvisionnement vous permet de retenir quand les délais raccourcissent et qu'il est plus logique de laisser votre fournisseur assumer le coût de la détention des pièces pour vous.

Répartir les risques

Une GMAO basée sur le cloud vous permet de maintenir un entrepôt virtuel partagé de pièces sur plusieurs sites, où les techniciens peuvent voir rapidement ce qui est disponible à chaque site.

Si un technicien n'a pas une pièce dont il a besoin, il peut vérifier les autres installations avant de passer une commande à un fournisseur situé plus loin. Cela amène les pièces plus rapidement là où elles sont nécessaires, et aide également à garantir que les anciens stocks sont utilisés avant que de nouvelles commandes ne soient passées.

La communication entre divers sites est importante non seulement pour les pièces critiques pour maintenir une installation en marche, mais aussi pour celles qui sont chères et rarement requises. Au lieu d'avoir des duplicatas de stocks coûteux à chaque emplacement, vous pouvez en garder un là où il est le moins cher à stocker, et le déplacer là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin.

Éviter le gaspillage

Le suivi des stocks GMAO vous permet de suivre non seulement où se trouvent les pièces, mais aussi depuis combien de temps elles y sont. Les techniciens utilisent maintenant les stocks selon le principe « premier entré, premier sorti », et les pièces et matériaux ne sont pas perdus par dépréciation.

Des informations sur la façon dont les pièces et matériaux doivent être stockés peuvent également être ajoutées au logiciel GMAO (également connu sous le nom de logiciel de gestion d'installations). Cela aide le département de maintenance à stocker les stocks pour qu'ils durent le plus longtemps possible.

Premiers pas

Implémenter un nouveau système peut être intimidant, car il est souvent difficile de savoir par où commencer. Mais quand un département de maintenance veut prendre le contrôle de ses stocks, les premiers pas sont clairs. Pour réussir la gestion des stocks, vous devez maintenir des enregistrements à jour des pièces que le département de maintenance a en stock et rendre ces enregistrements accessibles aux gestionnaires et techniciens en temps réel et de n'importe où. Les fonctionnalités de la GMAO vous donnent ces capacités, et au fil du temps, tous les avantages qui peuvent en être tirés.