Comment rationaliser le suivi des stocks avec un logiciel GMAO

Imaginez qu'un technicien de maintenance trouve la pièce dont il a besoin sur place, ce qui lui permet de commencer immédiatement un bon de travail. Imaginez maintenant que le même technicien ait besoin de la même pièce, mais cette fois, la pièce est à deux jours d'ici dans l'entrepôt d'un fournisseur.

Qu'est-ce qui vous coûtera le plus cher, avoir la pièce sur place à temps ou non ?

Si vous utilisez un suivi d'inventaire de base, ou aucun, vous direz probablement qu'il est préférable d'avoir la pièce sur place. Le temps, c'est de l'argent. Mais ce n'est pas toujours la bonne réponse. Parfois, ne pas avoir de pièce dans l'inventaire permet d'économiser de l'argent, même après avoir pris en compte une attente de deux jours chaque fois que vous en avez besoin. Comment est-ce possible ?

La gestion des stocks coûte cher

L'inventaire vous coûte de l'argent. Le processus nécessite :

• Du temps et de l'énergie pour rechercher les fournisseurs et négocier les prix
• Frais de transport pour acheminer les pièces vers vos installations.
• Frais juridiques ou de traitement pour expédier au-delà des frontières ou se conformer aux réglementations.

Et puis garder cet inventaire vous coûte de l'argent aussi. Les frais de possession des stocks proviennent de :

• Maintenir l'espace physique requis pour le stockage.
• Perte d'opportunités d'investir dans la formation ou dans de nouveaux équipements, car le budget du service est immobilisé dans l'inventaire.
• Souffrir d'une dépréciation, car les pièces sont perdues à cause de la corrosion, de l'obsolescence et de la dégradation.

Ces frais, aussi appelés « frais de possession », s'additionnent rapidement. Dans tous les secteurs, ils représentent généralement 20 à 30 % de la valeur des stocks d'une entreprise. Si une pièce est volumineuse, chère, se dégrade rapidement ou se déplace lentement, ce qui signifie que vous en avez rarement, voire jamais, besoin et qu'elle n'est pas essentielle, le coût de son inventaire peut facilement être supérieur au coût d'avoir à attendez de le recevoir.

Réduire les coûts d'inventaire est l'objectif

Maintenant que nous savons ce que sont les coûts de possession, nous pouvons voir que dans la gestion de la maintenance, il est préférable d'avoir la plus petite quantité d'inventaire qui permette à votre service de maintenir les installations en état de marche.

Mais l'optimisation des stocks est un défi et de nombreux services de maintenance éprouvent des difficultés. Même s'ils ont beaucoup d'argent investi dans les stocks, seuls 8 à 10 % des stocks sont utilisés chaque année, selon Wally Wilson, un expert en gestion d'usine avec plus de 30 ans d'expérience dans des entreprises du Fortune 500.

Une gestion des stocks pour la maintenance des installations à la fois légère et réactive est possible. La clé est de faire en sorte que votre logiciel informatisé de gestion de la maintenance fasse tout le gros du travail à votre place.

Avantages du suivi des stocks avec une GMAO

GMAO basée sur le cloud pour le suivi des stocks vous offre deux fonctionnalités principales. Avec une GMAO, vous pouvez :

• Tenez à jour les informations sur toutes vos pièces, y compris les prix et les délais des fournisseurs, ainsi que les niveaux et emplacements exacts des stocks.
• Rendez ces informations accessibles à tous ceux qui en ont besoin, en temps réel, où qu'ils se trouvent.

Examinons quelques-unes des façons dont la GMAO peut vous aider à réduire les coûts d'inventaire.

Trouve le bon endroit

Un logiciel de GMAO peut contenir tous les niveaux de stock, les tenir à jour en suivant leur utilisation via des bons de travail. Au fil du temps, ces données peuvent être utilisées pour établir des niveaux de stock optimaux. En examinant la fréquence à laquelle vous avez besoin d'une pièce et le temps qu'il faut pour commander des pièces de rechange, vous pouvez calculer un point de réapprovisionnement.

Une fois que les niveaux de stock d'une pièce descendent en dessous de ce point, vous pouvez configurer la GMAO pour qu'elle vous envoie une alerte.

Livraisons juste à temps

Les pièces pour la maintenance préventive programmée ne sont commandées que lorsqu'elles sont nécessaires. Au lieu de ramasser la poussière sur les étagères, les pièces arrivent juste avant le début des travaux. Cela garantit également que vous utilisez les versions les plus récentes des pièces. Si le produit est périssable, cela garantit que vous n'utilisez pas quelque chose qui a dépassé sa date de péremption.

Suivre les vendeurs et les fournisseurs

Le logiciel GMAO peut également conserver des enregistrements de tous vos fournisseurs, y compris leurs listes de prix et délais actuels.

Connaître les prix actuels vous permet de vous approvisionner lorsque les prix sont en baisse, tandis que connaître les délais de livraison vous permet de vous retenir lorsque les délais de livraison raccourcissent et il est plus logique de laisser votre fournisseur assumer le coût de stockage des pièces pour vous.

Divise les risques

Une GMAO basée sur le cloud vous permet de maintenir un entrepôt virtuel partagé de pièces sur plusieurs sites, où les techniciens peuvent rapidement voir ce qui est disponible sur chaque site.

Si un technicien n'a pas la pièce dont il a besoin, il peut vérifier d'autres installations avant de passer une commande auprès d'un fournisseur situé plus loin. Cela permet d'acheminer les pièces plus rapidement là où elles sont nécessaires et permet également de s'assurer que l'ancien stock est utilisé avant que de nouvelles commandes ne soient passées.

La communication entre les différents sites est importante non seulement pour les pièces essentielles au fonctionnement d'une installation, mais également pour celles qui sont coûteuses et rarement nécessaires. Au lieu d'avoir des doublons d'inventaire coûteux à chaque emplacement, vous pouvez en garder un là où il est le moins cher à stocker et le déplacer là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin.

Évite le gaspillage

Le suivi des stocks CMMS vous permet de suivre non seulement où se trouvent les pièces, mais aussi depuis combien de temps elles y sont. Les techniciens utilisent désormais l'inventaire selon le principe du "premier entré, premier sorti", et les pièces et les matériaux ne sont pas perdus pour dépréciation.

Des informations sur la manière dont les pièces et les matériaux doivent être stockés peuvent également être ajoutées au logiciel CMMS (également connu sous le nom de logiciel de gestion des installations). Cela aide l'inventaire du magasin de maintenance à durer le plus longtemps possible.

Faire les premiers pas

La mise en œuvre d'un nouveau système peut être décourageante, car il est souvent difficile de savoir même par où commencer. Mais lorsqu'un service de maintenance veut prendre le contrôle de son inventaire, les premières étapes sont claires. Pour réussir la gestion des stocks, vous devez conserver des enregistrements à jour des pièces que le service de maintenance a en stock, puis rendre ces enregistrements accessibles aux responsables et aux techniciens en temps réel et de n'importe où. Les fonctionnalités de CMMS vous offrent ces capacités et, au fil du temps, tous les avantages qui peuvent en être tirés.