Choisir le bon CMMS : Web vs Sur site – Avantages, inconvénients et guide de décision

Ces dernières années, les entreprises ont été confrontées au défi de suivre le rythme des exigences de l'industrie et de l'économie. Afin de maintenir leur avantage concurrentiel, elles doivent trouver des moyens d'augmenter leur productivité et leur efficacité tout en étant conscientes des coûts pour ce faire. La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est une solution de plus en plus choisie pour atteindre ces objectifs par des entreprises couvrant une large gamme de secteurs industriels, de services et d'entreprises.

Le marché du CMMS suit également le rythme des demandes de l'industrie en augmentant le nombre de fournisseurs disponibles, ainsi que les gammes de produits qu'ils offrent. Pour ceux qui sont nouveaux dans les systèmes de gestion de maintenance, ils peuvent être décrits comme des programmes logiciels hautement sophistiqués qui utilisent des milliers de points de données qui, à tout moment, peuvent fournir à un utilisateur une vue d'ensemble de l'opération d'une installation ou, alternativement, le statut d'un équipement individuel. En termes de fonctionnalité, les GMAO offrent aux entreprises la capacité de suivre les bons de travail, de générer rapidement des rapports précis et de déterminer instantanément quels actifs nécessitent une maintenance prédictive et préventive. Les différences entre les systèmes concernent généralement les fonctionnalités du produit, la robustesse, la facilité d'utilisation, les options de configuration, le support et le coût.

Bien qu'il y ait un chevauchement considérable dans les produits CMMS disponibles sur le marché, un différenciateur clé qui se démarque est la manière dont le logiciel est déployé ; certains systèmes sont « basés sur le cloud » tandis que d'autres sont « sur site ».

Simplement dit, les systèmes basés sur le cloud, parfois appelés systèmes web, reposent sur le fournisseur pour héberger la base de données du client sur le serveur du fournisseur, rendant l'application accessible via Internet, tandis que les systèmes sur site exigent que l'entreprise cliente héberge ses données sur site, sur son propre matériel.

Le premier repose sur le fournisseur pour maintenir le système tandis que le second repose sur la maintenance du logiciel et du matériel CMMS par le département IT interne. Lors de la décision entre CMMS sur site vs web, les avantages et inconvénients suivants doivent être considérés :

1. Sécurité

La sécurité de tout système dépend largement de l'intégrité des mesures de sécurité ainsi que de la cohérence avec laquelle elles sont respectées par l'utilisateur final. Les systèmes basés sur le cloud ont un chiffrement de données sophistiqué qui est mis à jour régulièrement au fil du temps selon les besoins. Les fournisseurs CMMS offrant un déploiement web font de grands efforts pour garantir que les données de leurs clients sont sécurisées et que les temps d'arrêt sont minimisés. Cela est fait en utilisant des centres de données tiers comme Rackspace, Amazon Web Services ou Microsoft Azure. Les fournisseurs responsables offrant un déploiement basé sur le cloud effectueront également fréquemment des tests de vulnérabilité et de pénétration pour garantir que les données de leurs clients ne sont pas compromises et accessibles par d'autres. Les systèmes sur site peuvent être moins vulnérables aux menaces de piratage mondial, mais ils reposent exclusivement sur le logiciel de sécurité sélectionné par l'entreprise ainsi que sur les compétences du personnel IT interne et la vigilance des utilisateurs du système. Avec les systèmes basés sur le cloud, la maintenance de sécurité, pare-feu, mises à jour, correctifs et logiciels antivirus sont tous fournis par le fournisseur ; les systèmes sur site nécessitent que ceux-ci soient gérés manuellement.

2. Accessibilité

Les systèmes sur site nécessitent que le logiciel soit installé et configuré sur un réseau d'entreprise et ne peut être accessible que dans l'installation. Cela limite les opérations de gestion de maintenance à l'installation réelle pendant les heures de bureau. D'autre part, les CMMS basés sur le cloud peuvent être accessibles depuis n'importe quel ordinateur ou appareil se connectant à Internet.

3. Accès mobile

L'un des avantages les plus attractifs des CMMS basés sur le cloud est leur capacité à s'interfacer avec d'autres appareils tels que tablettes et téléphones mobiles ainsi que des outils de caméra et de scanner. Considérés ensemble, ces fonctionnalités ajoutent de la valeur au système de maintenance car elles étendent ses capacités et permettent au travail de gestion de maintenance d'être effectué sur le terrain. L'accès mobile a permis aux techniciens d'accéder à leur CMMS pendant la réparation ou l'exécution de tâches de maintenance préventive sur l'équipement plutôt que de travailler sur papier et de mettre à jour le logiciel depuis un ordinateur de bureau. Il y a d'énormes gains d'efficacité si utilisé efficacement.

4. Coûts CMMS

Lors de tout achat important, le coût pèse lourd dans le processus de prise de décision. Connaître les coûts initiaux et continus d'un système CMMS est critique, surtout lors de la décision entre plateformes sur site et basées sur le cloud. En commençant par les coûts initiaux, les plateformes sur site ont tendance à coûter trois fois les frais de licence annuels des systèmes web. Cependant, ce coût est un paiement unique car il n'y a pas de frais de système supplémentaires. D'autre part, le coût initial pour un système basé sur le cloud est plus faible mais au fil du temps, les coûts à long terme associés aux frais de licence sont plus élevés (par exemple, frais d'abonnement/licence annuels estimés à 1500 $ par an pour un petit département de maintenance). En termes de coûts associés et/ou continus, les plateformes CMMS sur site nécessitent du matériel, pare-feu et logiciel antivirus ainsi qu'un membre du personnel IT qui maintiendra et gérera tous les aspects du fonctionnement du système, y compris l'installation, la saisie des données, la mise à niveau, la sécurité et la formation du personnel. Les CMMS basés sur le cloud ne nécessitent pas ces coûts additionnels car les supports système, y compris les mises à jour logicielles, les mises à niveau du système, la sécurité, le support technique ainsi que les tutoriels pour la saisie de données interne et l'intégration du personnel sont regroupés dans les frais de licence annuels (à l'exception des audits d'inventaire sur site et de l'intégration du personnel). Alors que les systèmes sur site offrent une autonomie complète pour les acheteurs CMMS, les systèmes basés sur le cloud dépendent d'une relation continue avec le fournisseur pour préserver la disponibilité des données.

5. Commodité

Le principal avantage des CMMS sur site est qu'ils offrent aux entreprises un contrôle total et une personnalisation de leurs systèmes. Ces fonctionnalités CMMS peuvent être importantes pour les entreprises en transition, en croissance ou qui ne correspondent pas nécessairement aux paramètres de ce que les systèmes basés sur le cloud offrent. D'autre part, les systèmes basés sur le cloud sont connus pour être conviviaux, ne nécessitant aucune expérience technique au-delà du clic de souris ou du tapotement sur appareil pour que les employés les utilisent.

Les entreprises cherchant à acheter un logiciel de maintenance doivent soigneusement rechercher les fournisseurs CMMS et leurs produits, et les évaluer en fonction de leurs besoins, objectifs commerciaux, ressources du personnel et budget. Bien que la tendance soit vers les CMMS basés sur le web, cela ne signifie pas que les plateformes sur site sont une option moins viable. Avoir le choix des plateformes de système offre simplement plus d'options parmi lesquelles choisir.