Avantages et inconvénients d'un logiciel de suivi des bons de travail

Avez-vous vu ces vidéos YouTube sur la configuration de feuilles de calcul pour la gestion et le suivi des bons de travail ? Les responsables de la maintenance qui devaient se soucier de la largeur des colonnes n'étaient pas toujours une énorme perte de temps, mais c'est désormais le cas.

Au début de toute industrie, il y a beaucoup de travail fastidieux mais nécessaire. Hippo est une société de logiciels cmms, prenons donc un exemple tiré de l'informatique. Imaginez :des années d'études assidues suivies de tonnes de temps passé au tableau à élaborer des algorithmes complexes. Un jour, l'inspiration frappe comme un éclair avec "Eureka" sur le côté. Que se passe-t-il ensuite ? La tâche laborieuse et abrutissante de percer de minuscules trous dans des milliers de cartes en papier.

À l'époque, c'était la façon d'écrire des logiciels. Lorsqu'une technologie plus rapide, plus facile et plus fiable a été développée, tout le monde a abandonné les cartes perforées le plus rapidement possible. Le temps et les efforts économisés pourraient être investis dans des travaux plus importants. C'est la même chose avec l'utilisation de feuilles de calcul pour le suivi des ordres de travail.

Avantages du tableur, certains

Les feuilles de calcul étaient un pas en avant par rapport à essayer de tout suivre avec un stylo et du papier. Les disques durs prennent beaucoup moins de place que les classeurs. Tapez quelques formules et le logiciel fait tout le calcul pour vous. Et parce que les feuilles de calcul sont numériques, il est facile de faire et de distribuer des copies. En un clic, vous pouvez les sauvegarder et les partager. En plus de tous les avantages, les responsables de la maintenance utilisaient des feuilles de calcul car la plupart des entreprises en avaient déjà. Les feuilles de calcul sont partout dans les affaires, utilisées par des personnes de haut en bas dans l'organigramme de l'entreprise ; la disponibilité facile en a fait un choix facile.

Inconvénients des feuilles de calcul, beaucoup

Il y avait de vrais avantages. Mais il y a aussi de nombreux problèmes. Pour commencer, vous devez créer une mise en page, puis tout construire vous-même, un processus qui prend beaucoup de temps. Lorsque vous regardez les didacticiels sur YouTube, les gens savent ce qu'ils font et ne font aucune erreur au fur et à mesure, et il faut encore beaucoup de temps pour obtenir quoi que ce soit qui soit même à moitié utile. Pour le responsable de maintenance moyen, la conception d'une feuille de calcul est une tâche lente et difficile. Et même si vous parvenez à élaborer un bon design facile à comprendre avec tous les bons champs regroupés correctement, vous rencontrez toujours rapidement des problèmes.

Imaginez que vous deviez faire un bon de travail pour une pompe cassée. La première chose que vous faites est de vous asseoir devant votre ordinateur (si vous n'êtes pas près de votre bureau, en fait la première chose que vous faites est d'y aller à pied), d'afficher le modèle de bon de travail de la feuille de calcul et de commencer à taper. D'accord. Avez-vous attrapé l'erreur? Tout d'abord, vous devez faire une copie du modèle, puis commencer à taper. Vous ne voulez pas gâcher votre modèle. Donc, vous avez votre bon de travail bien tapé, et maintenant vous devez l'attribuer à un technicien. Vous pouvez soit l'imprimer, soit l'envoyer en pièce jointe.

Si vous l'avez imprimé, vous venez d'effacer tous les avantages de l'utilisation de feuilles de calcul en premier lieu. Vous êtes de retour à l'époque sujette aux erreurs des systèmes stylo et papier. Qu'en est-il de l'envoyer par e-mail en pièce jointe ? Eh bien, c'est une question piège car vous ne pouvez pas l'envoyer par e-mail en pièce jointe. Déjà. Vous ne pouvez en envoyer qu'une copie. Et c'est là que vos problèmes commencent. Dès que vous envoyez cet e-mail, il y a deux copies de votre bon de travail. Mais vous ne pouvez en voir qu'un seul, celui qui est piégé sur votre ordinateur. La copie du technicien est quelque part dans la nature.

Ordres de travail de feuille de calcul :jumeaux séparés à la naissance

En parlant de vidéos YouTube, avez-vous vu celles sur des jumeaux séparés à la naissance puis élevés séparément ? En tant qu'adultes, ils se ressemblent et partagent certaines qualités, mais à bien des égards, ils sont différents. Eh bien, la même chose va arriver à vos bons de travail. Ils commenceront de la même manière, mais avec le temps, ils commenceront à être très différents. Chaque fois que vous mettez à jour votre version, elle devient un peu plus désynchronisée avec la copie du technicien. Et chaque fois qu'ils font quelque chose au leur, par exemple le fermer, cela devient encore plus désynchronisé. Ces ordres de travail ont commencé comme des jumeaux identiques mais se sont terminés comme des cousins ​​​​éloignés.

Les feuilles de calcul, susceptibles d'être généralement horribles

Ce n'est là qu'un des problèmes liés à l'utilisation de feuilles de calcul. Il y en a un tas d'autres. Par exemple, les feuilles de calcul sont notoirement inexactes. Une étude souvent citée a révélé que 88 % des feuilles Excel contiennent des erreurs. Une grande partie du problème réside dans la facilité avec laquelle il est possible de saisir des informations erronées ou d'oublier d'inclure des cellules lors de la configuration des formules. C'est si facile, en fait, que quelques chercheurs célèbres de Harvard ont fait exactement cela avec l'une de leurs études marquantes. Si les feuilles de calcul peuvent faire trébucher les professeurs de Harvard, il y a de fortes chances qu'elles fassent également des ravages dans votre service de maintenance.

GMAO et bons de travail d'aujourd'hui

Pourquoi les gens ont-ils accepté des feuilles de calcul pour suivre les ordres de travail et gérer les services de maintenance ? Ils devaient. Tout comme à l'époque où les programmeurs utilisaient des cartes perforées informatiques et à l'époque où les directeurs financiers utilisaient des bouliers, il n'y avait pas d'alternative. Mais ce n'est plus le cas. Même pas proche.

Une GMAO moderne et complète basée sur le cloud vous permet de générer, hiérarchiser, déléguer, exploiter et suivre rapidement et facilement les ordres de travail. Parce que le logiciel de bon de travail est conçu spécifiquement pour la gestion de la maintenance, un bon logiciel contient déjà tout ce dont vous avez besoin. Vous n'avez pas à vous soucier des solutions de contournement ou à essayer de trouver les formules à ajouter par vous-même. Et comme il s'agit d'une solution basée sur le cloud, tout est disponible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, à tout moment et de n'importe où. Tout le monde accède à la même base de données, il n'y a donc qu'une seule version à jour de vos données. Le bon de travail que vous voyez est le même que celui que voit le technicien. Plus de jumeaux séparés à la naissance.

Générez facilement des bons de travail

Lorsqu'une personne soumet un ticket, vous pouvez l'examiner avant d'en faire un bon de travail actif. Ou, vous pouvez simplement créer vos propres ordres de travail en fonction des besoins actuels. L'important est que vous puissiez faire l'un ou l'autre de n'importe où. Au lieu de retourner au bureau pour tout saisir dans une feuille de calcul, vous pouvez créer et gérer des ordres de travail à partir de votre appareil mobile.

Un bon logiciel de GMAO vous permet d'inclure rapidement tout ce dont un technicien a besoin pour clôturer efficacement, notamment :

• plans d'étage interactifs
• des photographies de l'actif
• manuels et schémas d'exploitation et de maintenance des actifs
• historiques de réparation et d'entretien des actifs
• instructions et listes de contrôle étape par étape
• pièces et matériaux associés

Ils seront en mesure de trouver et d'identifier rapidement l'actif, de savoir comment l'entretenir, de suivre les normes et les meilleures pratiques de votre service et d'avoir toutes les pièces et tous les matériaux appropriés avec eux dès le départ. Finis les allers-retours chronophages au bureau.

Une fois que vous avez créé le bon de travail, vous pouvez facilement l'attribuer via la GMAO. Le technicien voit le même bon de travail, pas une copie. Ceci est crucial pour la prochaine étape, le suivi des bons de travail.

Suivez les bons de travail où que vous soyez

Étant donné que vous et le technicien examinez le même bon de travail, vous pouvez suivre leur progression. Par exemple, vous saurez s'ils ont coché les étapes personnalisables que vous avez configurées pour la tâche et utilisé les pièces et matériaux appropriés. En fin de compte, un suivi efficace des ordres de travail rend tout plus transparent et chacun plus responsable. En un coup d'œil, vous savez ce qui a été fait et ce qu'il reste à faire. Vous saurez qui a fait quoi et combien de temps cela leur a pris.

Générez des rapports d'ordre de travail sans effort

Une GMAO complète fait plus que simplement organiser et suivre vos bons de travail. Il utilise également ces données pour créer des rapports, vous donnant une vue d'ensemble des performances de votre service. En suivant les KPI des bons de travail, vous obtenez des informations sur :

• coûts de main-d'œuvre
• coûts des pièces et des matériaux
• taux de clôture des bons de travail
• dépréciation des actifs

Pouvez-vous répondre à ces questions sur votre établissement ?

• Quel élément a coûté le plus cher pour continuer à fonctionner au cours des six derniers mois ?
• Quel élément est le plus proche de la fin de sa durée de vie utile ?
• Quel technicien a clôturé le plus d'ordres de travail la semaine dernière ?

Le suivi des bons de travail, puis l'utilisation de la GMAO pour générer des rapports pourraient vous aider à répondre à chacun d'entre eux. Par exemple, comme les pièces et la main-d'œuvre sont incluses dans le bon de travail, vous saurez quel actif vous a coûté le plus cher au cours des six derniers mois. Armé des bonnes informations, vous pouvez prendre des mesures concrètes pour réduire les coûts et augmenter la disponibilité.

Étapes suivantes

Bien qu'ils aient leur place dans d'autres départements, les responsables de la maintenance doivent traiter les feuilles de calcul comme des reliques historiques. Auparavant, ils étaient la bonne solution, mais leur heure est révolue.

Si vous n'avez pas encore de GMAO, c'est le moment d'en obtenir une. Les fournisseurs de solutions modernes basées sur le cloud corrigent et mettent à jour le logiciel, protègent et sauvegardent la base de données pour vous. Les défauts ont été résolus par la technologie. Vos données restent à la fois sécurisées et facilement accessibles.