Les Avantages et Inconvénients des Logiciels de Suivi d'Ordres de Travail : Guide Complet

Avez-vous vu ces vidéos YouTube sur la configuration de tableurs pour gérer et suivre les ordres de travail ? Les gestionnaires maintenance qui s'inquiètent des largeurs de colonnes n'ont pas toujours été une énorme perte de temps, mais c'en est une maintenant.

Au début de toute industrie, il y a beaucoup de travail fastidieux mais nécessaire. Hippo est une entreprise de logiciels GMAO, alors prenons un exemple de l'informatique. Imaginez : des années d'études assidues suivies de tonnes de temps au tableau à résoudre des algorithmes complexes. Un jour, l'inspiration frappe comme un éclair avec « Eureka » écrit sur le côté. Qu'est-ce qui suit ? La tâche laborieuse et abrutissante de percer de minuscules trous dans des milliers de cartes en carton.

 

À l'époque, c'était la façon d'écrire du logiciel. Quand une technologie plus rapide, facile, fiable a été développée, tout le monde a abandonné les cartes perforées aussi vite que possible. Le temps et l'effort économisés ont pu être investis dans un travail plus important. C'est pareil avec l'utilisation de tableurs pour suivre les ordres de travail.

Avantages des tableurs, quelques-uns

Les tableurs étaient un pas en avant par rapport à essayer de tout suivre avec papier et stylo. Les disques durs prennent beaucoup moins de place que des classeurs. Entrez des formules et le logiciel fait tous les calculs pour vous. Et comme les tableurs sont numériques, il est facile de faire et distribuer des copies. En un clic, vous pouvez sauvegarder et partager. Par-dessus tous les avantages, les gestionnaires maintenance utilisaient les tableurs parce que la plupart des entreprises les avaient déjà. Les tableurs sont partout dans les affaires, utilisés par des gens à tous les niveaux ; la disponibilité facile en faisait un choix facile.

Inconvénients des tableurs, beaucoup

Il y avait de vrais avantages. Mais il y a aussi beaucoup de problèmes. Pour commencer, il faut inventer une mise en page et tout construire soi-même, un processus chronophage. En regardant les tutos YouTube, les gens savent ce qu'ils font et ne font pas d'erreurs, et ça prend encore longtemps pour obtenir quelque chose d'approchant de semi-utile. Pour le gestionnaire maintenance moyen, concevoir un tableur est une corvée lente et difficile. Et même si vous arrivez à un bon design facile à comprendre avec tous les bons champs groupés correctement, vous heurtez vite des problèmes.

Imaginez que vous devez faire un ordre de travail pour une pompe cassée. Première chose : vous asseoir à votre ordinateur (si vous n'êtes pas près de votre bureau, la première chose est de marcher jusqu'à là), ouvrir le modèle d'ordre de travail tableur, et commencer à taper. Ok. Avez-vous attrapé l'erreur ? D'abord, il faut faire une copie du modèle, puis taper. Vous ne voulez pas gâcher votre modèle. Donc, vous avez votre ordre de travail bien tapé, et maintenant il faut l'attribuer à un technicien. Vous pouvez soit l'imprimer, soit l'envoyer en pièce jointe par e-mail.

Si vous l'avez imprimé, vous venez d'effacer tous les avantages des tableurs. Vous revenez aux jours sujets aux erreurs du papier-stylo. Qu'en est-il de l'e-mail en pièce jointe ? Eh bien, c'est une question piège car vous ne pouvez pas réellement l'envoyer en pièce jointe. Jamais. Vous ne pouvez envoyer qu'une copie. Et c'est là que vos problèmes commencent. Dès que vous envoyez cet e-mail, il y a deux copies de votre ordre de travail. Mais vous ne pouvez en voir qu'une, celle coincée sur votre ordinateur. La copie du technicien est quelque part dans la nature.

Ordres de travail tableur : jumeaux séparés à la naissance

Parlant de vidéos YouTube, avez-vous vu celles sur les jumeaux séparés à la naissance puis élevés à part ? Adultes, ils se ressemblent un peu et partagent des qualités, mais dans la plupart des façons ils sont différents. Eh bien, la même chose arrive à vos ordres de travail. Ils commencent pareils, mais avec le temps, ils commencent à avoir l'air très différents. Chaque fois que vous mettez à jour votre version, elle devient un peu plus hors sync avec la copie du technicien. Et chaque fois qu'ils font quelque chose sur la leur, par exemple la clôturer, elle devient encore plus hors sync. Ces ordres de travail ont commencé comme des jumeaux identiques mais ont fini comme des cousins éloignés.

Tableurs, enclins à être généralement affreux

C'est juste un des problèmes avec les tableurs. Il y en a d'autres. Par exemple, les tableurs sont notoirement inexacts. Une étude souvent citée a trouvé que 88 % des feuilles Excel contiennent des erreurs. Une grande partie du problème vient de la facilité à entrer de mauvaises infos ou oublier d'inclure des cellules dans les formules. C'est si facile, en fait, que deux chercheurs célèbres de Harvard l'ont fait avec l'une de leurs études marquantes. Si les tableurs peuvent piéger des professeurs de Harvard, il y a de bonnes chances qu'ils fassent des ravages dans votre service maintenance aussi.

La GMAO et les Ordres de Travail d'aujourd'hui

Pourquoi les gens ont-ils supporté les tableurs pour suivre les ordres de travail et gérer les services maintenance ? Ils n'avaient pas le choix. Tout comme quand les programmeurs utilisaient des cartes perforées et bien, bien avant quand les directeurs financiers utilisaient des boulier, il n'y avait pas d'alternatives. Mais ce n'est plus le cas. Pas même proche.

Une GMAO cloud complète moderne vous permet de générer, prioriser, déléguer, exploiter et suivre les ordres de travail rapidement et facilement. Comme le logiciel d'ordres de travail est conçu spécifiquement pour la gestion de maintenance, un bon a déjà tout ce qu'il faut intégré. Vous n'avez pas à vous soucier de contournements ou d'essayer de deviner quelles formules ajouter. Et comme c'est une solution cloud, tout est disponible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, à tout moment et de n'importe où. Tout le monde accède à la même base de données, donc il n'y a qu'une version à jour de vos données. L'ordre de travail que vous voyez est le même que celui que voit le technicien. Plus de jumeaux séparés à la naissance.

Générer des ordres de travail facilement

Quand quelqu'un soumet un ticket, vous pouvez le revoir avant d'en faire un ordre de travail actif. Ou vous pouvez simplement créer vos propres ordres de travail selon les besoins actuels. L'important est que vous pouvez faire l'un ou l'autre de n'importe où. Au lieu de courir au bureau pour tout taper dans un tableur, vous pouvez créer et gérer les ordres de travail depuis votre mobile.

Un bon logiciel GMAO vous permet d'inclure rapidement tout ce dont un technicien a besoin pour clôturer efficacement, notamment :

• plans de sol interactifs
• photos de l'actif
• manuels O&M et schémas de l'actif
• historiques de réparation et maintenance de l'actif
• instructions étape par étape et check-listes
• pièces et matériaux associés

Ils pourront trouver et identifier l'actif vite, savoir comment le servir, suivre les standards et meilleures pratiques de votre service, et avoir toutes les bonnes pièces et matériaux dès le départ. Plus de trajets perdant du temps vers le bureau.

Une fois l'ordre de travail construit, vous pouvez l'attribuer facilement via la GMAO. Le technicien voit le même ordre de travail, pas une copie. C'est crucial pour l'étape suivante, le suivi des ordres de travail.

Suivre les ordres de travail de n'importe où

Puisque vous et le technicien regardez le même ordre de travail, vous pouvez suivre sa progression. Par exemple, vous saurez s'il a coché les étapes personnalisables que vous avez définies pour la tâche et utilisé les bonnes pièces et matériaux. Au final, un suivi efficace des ordres de travail rend tout plus transparent et tout le monde plus responsable. D'un coup d'œil, vous savez ce qui a été fait et ce qui reste. Vous saurez qui a fait quoi et combien de temps ça a pris.

Générer des rapports d'ordres de travail sans effort

Une GMAO complète fait plus qu'organiser et suivre vos ordres de travail. Elle utilise aussi ces données pour créer des rapports, vous donnant la vue d'ensemble de la performance de votre service. En suivant les KPI d'ordres de travail, vous gagnez des insights sur :

• coûts de main-d'œuvre
• coûts des pièces et matériaux
• taux de clôture des ordres de travail
• dépréciation des actifs

Pouvez-vous répondre à ces questions sur votre installation ?

• Quel actif a coûté le plus cher à faire tourner ces six derniers mois ?
• Quel actif est le plus proche de la fin de sa vie utile ?
• Quel technicien a clôturé le plus d'ordres de travail la semaine dernière ?

Suivre les ordres de travail et utiliser la GMAO pour générer des rapports pourrait vous aider à répondre à toutes. Par exemple, comme pièces et main-d'œuvre sont dans l'ordre de travail, vous saurez quel actif vous a coûté le plus ces six derniers mois. Armé des bonnes infos, vous pouvez prendre des mesures concrètes pour réduire les coûts et augmenter le temps de fonctionnement.

Prochaines étapes

Bien qu'ils aient leur place dans d'autres services, les gestionnaires maintenance devraient traiter les tableurs comme des reliques historiques. Ils étaient la bonne solution, mais leur temps est venu et passé.

Si vous n'avez pas encore de GMAO, c'est le moment d'en prendre une. Les fournisseurs de solutions cloud modernes corrigent et mettent à jour le logiciel, protègent et sauvegardent la base de données pour vous. Les bugs ont été résolus. Vos données restent à la fois sûres et facilement accessibles.