Passer de la Maintenance Réactive à Préventive : Atteindre des Opérations Fiables

Lorsqu'on fait le saut de la maintenance axée sur les pannes vers la navigation sereine d'un programme de maintenance préventive, rappelez-vous que le succès dépend de la qualité de votre préparation, et une GMAO complète rend la préparation bien plus facile.

Faire passer le message de la maintenance préventive

Vous savez qu'il est grand temps de faire le changement, mais vous devrez peut-être encore convaincre les gens à travers l'organigramme. Cela peut être délicat car il faut parler aux gens de façon qu'ils comprennent facilement. Un exemple pertinent : le processus pour obtenir le soutien d'un projet est décrit différemment dans différentes parties d'une entreprise. Le front office appelle ça « obtenir l'adhésion » (buy-in). Les techniciens s'identifieront mieux à une expression comme « tout le monde rame dans la même direction ».

Quand vous parlez aux gens du front office, vous voudrez arriver avec des chiffres. Vous pourriez commencer par celui-ci : 545 %. C'est le retour sur investissement qu'une entreprise de télécommunications a vu après l'implémentation d'un plan de maintenance préventive. En parlant aux techniciens, vous pouvez aussi utiliser des chiffres, juste différents. Par exemple, 17h. C'est l'heure à laquelle ils pourront rentrer chez eux à la fin de la journée, au lieu de devoir toujours rester tard pour gérer les urgences imprévues.

Si vous utilisez déjà une GMAO complète basée sur le cloud, et vous devriez, c'est un bon moment pour mentionner au DAF que mettre en place un plan de maintenance préventive, c'est comme attacher des fusées à votre ROI GMAO. Plus vous l'utilisez pour économiser de l'argent, mieux l'entreprise rentabilise son investissement dans le logiciel. Si vous n'avez pas encore de GMAO, ou que votre plateforme actuelle n'a pas de module MP, dites au DAF qu'il est temps d'investir. Comme nous le verrons bientôt, une bonne GMAO rend la maintenance préventive bien plus facile.

Vous pourriez tomber sur des gens qui résistent au changement quoi que vous disiez. Si quelque chose est nouveau et différent, ils n'en veulent pas. Ils ne vous croiront peut-être pas au début, mais vous pouvez expliquer que le nouveau logiciel de maintenance préventive ne sera nouveau et différent que peu de temps, juste au début. Après, ce sera juste mieux que ce qu'ils gèrent maintenant.

Définir le succès de la maintenance préventive

Bien sûr, vous n'aimez pas être piégé sous une maintenance axée sur l'échec, réactive. Mais ne pas aimer où vous êtes ne suffit pas ; le succès dépend de savoir où vous voulez aller. Un bon système pour fixer des objectifs est SMART. Le résultat est une image claire de votre succès et une feuille de route pour y arriver.
Dans le système SMART, chaque lettre représente une caractéristique d'un bon objectif.

Spécifique :
Pouvez-vous nommer le qui, quoi, où, et quand de votre objectif ?

Mesurable :
Combien et combien ? Quels KPI allez-vous privilégier ? Y a-t-il des coûts spécifiques que vous voudriez voir baisser ?

Atteignable :
Vos attentes sont-elles trop ambitieuses ? L'idée n'est pas de mettre la barre bas mais de ne pas se préparer à la déception. Par exemple, viser zéro ordre de travail à la demande, même avec un logiciel d'ordres de travail, est irréaliste. Mais avoir près de 80 % des ordres de travail planifiés une semaine à l'avance est un bon objectif.

Relevant :
Est-ce le bon objectif pour moi ? Dans cette situation spécifique, où vous essayez de mettre en place un programme de maintenance préventive, c'est évidemment pertinent. Mais dans d'autres situations, ça vaut le coup de réfléchir si un objectif vaut la peine.

Temporel :
Où voulez-vous être dans six mois ? Un an ? Ne tombez pas dans le piège du « Régime de Demain », où vous remettez constamment les choses à plus tard. Fixez des dates précises pour la préparation, l'implémentation et la vérification des progrès.

En termes de suivi des progrès dans le temps, si vous suivez déjà des choses, continuez. Par exemple, MTTR, niveaux de stock, temps sur clé, et autres KPI (indicateurs clés de productivité). Les données historiques aideront à mesurer votre succès. C'est comme quand vous commencez un nouveau régime ; une photo « avant » aide. Plus tard, vous verrez combien vous avez accompli. Si vous ne suivez rien actuellement, pas de souci. C'est le bon moment pour commencer. En fait, un suivi accru peut être l'un de vos objectifs.

Exemples de choses à suivre pour déterminer le succès relatif de votre planning MP :

• Temps d'arrêt non planifié
• Coût d'expédition prioritaire pour pièces
• Heures supplémentaires de main-d'œuvre
• Durée de vie utile des actifs

Choisir les actifs pour votre planning

Même dans les plus petites opérations, il n'a généralement pas de sens d'inclure tout. Il faut être sélectif. Incluez les actifs qui sont :

• coûteux à remplacer
• bien avancés dans leur vie utile
• connus comme problématiques
• évalués haut en criticité

La criticité est la sévérité des conséquences d'une panne. Si le robinet d'eau froide de votre salle de bain arrête de marcher, ce n'est pas un gros problème. Faible criticité pour l'opération globale de la salle de bain. Mais les toilettes ? Une fois qu'elles ne marchent plus, il faut afficher « Hors Service ».

La criticité est un sujet intéressant à part entière. Voici un article qui l'explique brièvement et examine sa valeur pratique.

Il faut être sélectif pour que votre liste d'actifs ne devienne pas trop longue. En même temps, ne soyez pas trop vite à couper. Vous pouvez toujours faire une liste complète puis ne faire des MP que pour certains actifs. C'est en fait une bonne idée quand on implémente un nouveau programme pour la première fois. Commencez avec un ensemble plus petit d'actifs, puis montez en puissance vers votre liste complète avec le temps.

Collecter les données d'actifs (idéalement dans une GMAO)

Vous savez quels actifs inclure, mais combien en savez-vous sur les actifs eux-mêmes ? Généralement, plus vous en savez, mieux c'est.

Vous voudrez autant que possible, incluant :

• Numéro de série
• Manuel O&M
• Schémas
• Photos de l'actif
• Emplacement
• Historique de réparation
• Matériaux et pièces associés

Avoir une GMAO complète, facile à utiliser, aide vraiment ici car elle permet de rassembler des copies numériques de toute cette information. Maintenant, vous n'avez pas à trimballer ce géant manuel O&M, courir au bureau pour chercher l'historique de réparation, ou demander de l'aide pour trouver un actif.

Ça vaut le coup de regarder pour un audit d'établissement, où votre fournisseur GMAO envoie des gens cataloguer vos actifs. Consultez cet article pour voir si un audit vous convient.

Créer des ordres de travail de maintenance préventive (MP)

Vous pouvez diviser les tâches en deux types : choses à faire et choses à inspecter. Donc, vous pouvez avoir une MP où la courroie principale est changée tous les six mois, mais les rouleaux sont vérifiés pour le jeu tous les trois mois et ajustés seulement si nécessaire.

Un logiciel GMAO complet permet de créer des MP riches en données. Elles peuvent inclure :

• Photos et diagrammes
• Instructions étape par étape
• Check-listes
• Manuels O&M
• Pièces requises
• Plans de sol interactifs

En décidant les tâches à inclure dans chaque MP, il faut regarder :

• Recommandations des fabricants
• Standards de l'industrie et meilleures pratiques actuelles
• L'expérience directe de votre service avec l'actif

La confiance accordée à chaque source peut changer avec le temps. Pour des actifs relativement neufs, il est probablement préférable de coller près des recommandations fabricants. Pour des actifs plus vieux, on peut regarder l'historique de réparation.

Définir la fréquence de maintenance préventive

Encore une fois, vous voudrez regarder les recommandations fabricants, standards de l'industrie pour les meilleures pratiques, et votre propre expérience avec les actifs.

En décidant la fréquence, vous pouvez choisir entre MP fixes et flottantes. Les MP fixes arrivent à des moments précis, peu importe quand la dernière MP a été complétée. Disons que vous avez une MP tous les jeudis. Mais à cause de divers retards, vous n'avez pas complété la plus récente avant le lundi de la semaine suivante. Les MP sont généralement espacées d'une semaine, donc quand devrait arriver la prochaine ? Dans un système fixe, la réponse est dans deux jours, le jeudi à venir. Dans un système flottant, cependant, votre prochaine MP est le lundi suivant. Le fixe maintient des dates spécifiques. Le flottant maintient des intervalles prédéterminés.

Le fixe est bon pour les MP faites assez régulièrement, quotidiennement ou hebdomadairement. Elles tendent à forcer la conformité. Comme il n'y a pas moyen de les reporter, les techniciens sont plus susceptibles de les faire à temps. Elles sont aussi bonnes quand il faut suivre un planning fabricant pour garder la couverture de garantie. D'un autre côté, le flottant est meilleur pour les MP avec de longs intervalles. Être quelques jours en retard ne changera rien si la MP précédente était il y a six mois. Les MP de basse priorité sont souvent planifiées en flottant.

Les intervalles de temps sont une façon de définir la fréquence MP. L'usage en est une autre. Donc, vous pouvez vérifier une pompe tous les trois mois ou chaque fois qu'elle cycle un volume prédéterminé.

Ajuster puis affiner

Il y aura un certain affinage avant que tout ne soit exactement comme vous le voulez. Au début, vous voudrez revoir votre travail souvent, mais avec le temps, de moins en moins fréquemment. À mesure que de nouveaux actifs arrivent et que les vieux atteignent leur fin de vie, vous devrez ajuster.

Prêt à lever l'ancre

Une première étape facile et sympa serait de relire cet article. Ça ne prendra pas longtemps, mais ça aidera à retenir et réfléchir à l'info. Ensuite, commencez à penser comment trouver des alliés haut et bas dans l'échelle hiérarchique. Vous aurez besoin de l'approbation du DAF pour les fonds, mais vous aurez besoin du soutien des techniciens du service pour que les MP soient fiablement clôturées. Puis continuez à suivre les étapes ci-dessus.

Si vous n'avez pas de GMAO complète basée sur le cloud, c'est le moment idéal pour en prendre une. Cela rend l'implémentation et l'exécution de la maintenance préventive bien plus facile. Avec une bonne GMAO, votre fournisseur met à jour et corrige la plateforme en coulisses pour que vous n'ayez jamais à vous soucier de maintenir des serveurs sur site à jour et en marche. Ils protègent aussi vos données avec une sécurité de grade industriel et multiples sauvegardes. Et les données restent vraiment et véritablement votre propriété privée. Quand Hippo GMAO a les données clients, on fait juste du baby-sitting très soigneux.