Réussir son projet GMAO : comment obtenir l'adhésion de l'équipe de maintenance

Une implémentation GMAO réussie ne consiste pas seulement à mettre le logiciel en marche. Un bon fournisseur de logiciel GMAO fait cela tout le temps avec des flux de travail soigneusement conçus et clairement établis. Au lieu de cela, le succès dépend souvent de votre capacité à obtenir l'adhésion (buy-in) de toute l'organisation, surtout de l'équipe de maintenance. Vous avez besoin qu'ils soient investis dans la victoire.

Mais si vous n'avez jamais eu à construire l'adhésion, par où pouvez-vous commencer ?

En demandant aux experts. Alors, voyons ce que les entraîneurs les plus prospères du monde disent sur la direction d'équipes vers la victoire. Si une grande partie d'une implémentation GMAO dépend de l'adhésion, cela vaut la peine de regarder ce que les entraîneurs célèbres disent sur l'organisation d'une équipe gagnante.

Commençons par les bases : comprendre le rôle de chacun dans le processus. Parce que avant de pouvoir faire travailler l'équipe ensemble, vous avez besoin d'un sens de la position de chacun, surtout la vôtre.

Penser aux gens et à leurs positions pour construire l'adhésion au logiciel GMAO

« Je pense que la chose la plus importante à propos du coaching, c'est que vous devez avoir un sens de la confiance sur ce que vous faites. Vous devez être un vendeur, et vous devez amener vos joueurs, particulièrement vos leaders, à croire en ce que vous essayez d'accomplir sur le terrain de basketball. »

– Phil Jackson, Basketball

Si vous êtes le vendeur, c'est votre travail de faire acheter à tout le monde les avantages du logiciel GMAO. Alors, quelle est la meilleure façon de vendre à tout le monde ? Ne le faites pas. N'essayez jamais de vendre à tout le monde de la même façon sur la même idée. Au lieu de cela, pensez aux parties prenantes et puis adaptez un nouveau discours pour chacun.

Imaginez que votre équipe de baseball récréative vient de gagner le championnat de la ligue, et vous cherchez à aller dîner pour célébrer.

Tout le monde dans l'équipe est une partie prenante parce qu'ils sont tous affectés par la décision. En même temps, chacun a un niveau d'influence et d'intérêt différent. Pourquoi ?

L'un d'eux a accepté de payer pour tout le monde, donc il a beaucoup de mot à dire sur où vous allez. Aussi, il a envie de chinois. Un autre est allergique au poisson, ce qui lui donne une influence supplémentaire pour choisir où ne pas aller. Le coéquipier facile à vivre pense que n'importe quoi va bien. En fait, il a des restes dans le frigo qu'il pourrait tout aussi facilement réchauffer et manger seul devant la télé. Celui qui a eu le choix la dernière fois que l'équipe est sortie dîner a maintenant près de zéro mot à dire, mais il adore la pizza et espère que c'est là que tout le monde veut aller.

Il y a officiellement quatre types de parties prenantes :

• Faible influence, fort intérêt
• Faible influence, faible intérêt
• Forte influence, faible intérêt
• Forte influence, fort intérêt

Chaque organisation sera un peu différente en termes de qui joue quel rôle, mais vous avez toujours de fortes chances de traiter avec les quatre types.

Votre PDG pourrait être forte influence mais faible intérêt. En gros, ils sont principalement en retrait mais peuvent facilement tuer le projet s'ils n'aiment pas ce qu'ils voient. Donc ils pourraient ne pas assister aux démos logicielles, mais ils examinent les fonctionnalités et coûts avant la décision finale. Et c'est souvent la même chose avec l'équipe informatique interne. Une plateforme GMAO moderne est un service d'abonnement basé sur le cloud. Le fournisseur fait tout le travail informatique lourd, incluant la mise en place de la base de données, l'exécution des serveurs, et la mise à jour du logiciel. Cela signifie que votre département informatique ne sera généralement pas impliqué dans le processus de sélection jusqu'à près de la fin quand ils pourraient avoir des questions sur la sécurité des données et les mots de passe.

Qu'en est-il de faible influence, faible intérêt ? Le gars aux achats qui revérifie vos chiffres de budget d'inventaire pourrait ne pas se soucier de comment vous obtenez vos chiffres, juste que vous les livriez à temps.

En regardant les chances de votre implémentation étant un succès avec des taux d'adoption continus élevés, l'équipe de maintenance est forte influence et fort intérêt. Ils sont directement affectés par la nouvelle GMAO. Et ils ont besoin d'apprendre à l'utiliser et puis de l'utiliser de manière cohérente avant que vous puissiez voir un vrai ROI.

Alors comment pouvez-vous réussir à vendre l'équipe de maintenance sur une nouvelle GMAO ?

Parler aux techniciens de maintenance de façons qui comptent pour le succès de la GMAO

« Si vous avez quelque chose de critique à dire à un joueur, préfacez-le en disant quelque chose de positif. De cette façon, quand vous arrivez à la critique, au moins vous savez qu'il écoutera. »

– Bud Grant, Football américain

Si vous voulez que les gens écoutent, vous devez parler directement à leurs intérêts. Êtes-vous sûr que l'équipe de maintenance se soucie de combien d'argent le département peut économiser avec un nouveau logiciel de gestion d'ordres de travail ? Pensez-vous qu'ils s'inquiètent aussi de l'argent que le département gaspille sur un contrôle d'inventaire faible ?

Probablement pas.

Mais ce dont vous pouvez être sûr, c'est qu'ils sont fatigués de devoir courir aller-retour au bureau de maintenance pour récupérer de nouveaux papiers. Et ils n'aiment pas à quel point ils doivent souvent improviser sur un ordre de travail parce qu'ils n'ont pas un accès facile aux manuels et historiques de maintenance et réparation.

Vous savez qu'ils souhaitent que le département fasse plus de maintenance préventive au lieu de courir partout à éteindre des incendies avec des ordres de travail à la demande infinis et imprévisibles. C'est la nature humaine simple : ne pas connaître votre horaire est stressant. Ils veulent voir le travail venir de semaines à l'avance et savoir qu'ils auront les données et pièces dont ils ont besoin juste quand ils en ont besoin.

Donc quand vous présentez l'équipe de maintenance sur l'idée d'une GMAO, il est important de se concentrer sur les façons dont cela les bénéficie directement.

Et puis une fois que l'équipe est excitée par le nouveau logiciel et veut que l'implémentation soit un succès, vous devez affronter toutes les peurs qu'ils pourraient avoir. Rappelez-vous, l'adhésion est à parts égales excitation et confiance. L'équipe a besoin de vouloir la GMAO et de sentir qu'ils peuvent la maîtriser.

Planifier assez de temps pour la pratique GMAO et viser la pratique parfaite

« La clé n'est pas la volonté de gagner. Tout le monde a ça. C'est la volonté de se préparer à gagner qui est importante. »

– Bobby Knight

La pratique ne rend pas parfait. Seule la pratique parfaite rend parfait.

– Vince Lombardi

Une fois que vous avez vendu l'équipe sur les avantages qui les affectent directement, il est temps de commencer à booster leur confiance avec la formation.

Vous pouvez augmenter significativement vos chances que tout se passe bien en choisissant une GMAO qui est à la fois facile à apprendre et facile à utiliser. Un design UX soigné va loin. Moins c'est compliqué, plus vite l'équipe peut plonger et commencer à l'utiliser. Aussi, assurez-vous que le fournisseur a un bon historique avec la formation.

Assurez-vous de demander :

• Offrent-ils des options sur site aussi bien qu'en ligne ?
• Quelles ressources ont-ils disponibles pour l'auto-étude ?
• Sont-ils capables de travailler avec différents types d'apprenants ?
• Quelles options y a-t-il pour les rafraîchissements et la formation sur les nouvelles fonctionnalités ?
• Ont-ils de l'expérience à former à la fois les férus de tech et les technophobes ?

Il y a une métaphore sportive de plus qu'on peut jeter ici, et c'est l'idée de « gamification ». Vous pouvez aider votre équipe à s'enthousiasmer pour la formation en ajoutant des limites de temps, des points et des prix.

Donc, au lieu de dire à l'équipe qu'ils doivent compléter les vidéos de formation avant une certaine date, vous pouvez attribuer une valeur en points à chaque jalon de formation et attribuer des prix pour les techniciens avec le plus de points. Puis reportez-le au-delà des étapes de formation et d'implémentation pour aider à assurer des taux d'adoption plus élevés. Par exemple, un client Hippo donne des bonus aux techniciens basés sur leurs temps de complétion de ressources suivis dans la GMAO.

Vous pouvez gagner même les plus endurcis réfractaires dans l'équipe de maintenance avec la bonne motivation.

Prochaines étapes

Prêt à en apprendre plus sur la construction de l'adhésion pour une implémentation GMAO réussie ? Ou, êtes-vous encore au début du processus et voulez un aperçu de base de vos options, incluant fonctionnalités et prix ?

Peu importe où vous en êtes dans le processus, Hippo est là pour aider. Contactez-nous et nous pouvons répondre à vos questions, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Un résumé rapide et complet de cet article de blog

Un bon fournisseur a déjà le côté technique au point quand il s'agit de configurer votre GMAO. Mais pour une implémentation réussie, vous avez besoin de plus que la bonne solution technique. Vous devez aussi vous occuper du facteur humain, en construisant l'adhésion à travers l'organisation. Commencez par penser aux gens en termes des quatre types de parties prenantes, et puis assurez-vous de parler aux gens de façons qu'ils peuvent facilement comprendre, ce qui signifie se concentrer sur leurs intérêts personnels. Le PDG veut entendre parler d'économies de coûts. Mais l'équipe de maintenance est gagnée en parlant de meilleure planification qui rend la vie plus prévisible, moins stressante. Et assurez-vous d'organiser assez de temps pour la pratique. L'adhésion est à parts égales excitation et confiance. Vous devez mettre vos joueurs en position de réussir avec la bonne formation.