Comment constituer l'équipe de mise en œuvre ERP parfaite

Si vous lisez une ressource d'informations en ligne sur la chaîne d'approvisionnement, vous n'avez probablement besoin de personne pour vous vendre les avantages d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP).

Un bon ERP, offrant une visibilité sur tous les domaines de la chaîne, l'automatisation des processus répétitifs et une source centrale de vérité pour les données commerciales cruciales, rend tout plus fluide.

Aujourd'hui, grâce à une vague de transformation numérique qui revitalise les processus métier dans tous les secteurs, le visage de l'ERP est en train de changer. Du cloud computing aux mégadonnées en passant par l'intelligence artificielle et l'automatisation, les ERP modernes sont dotés d'une technologie puissante et innovante qui aide leurs utilisateurs à devenir plus productifs.

Le marché devrait valoir près de 42 milliards de dollars d'ici 2021 et avec les développements logiciels de pointe devenant plus accessibles, avoir la puissance des nouvelles technologies à portée de main n'est pas seulement un avantage, c'est une nécessité pour les entreprises de rester compétitives.

Même si vous possédez déjà un ERP, il est probable que vous songez au moins à tirer parti de la nouvelle vague de révolution qui transforme la technologie, qu'il s'agisse de passer à une version cloud de votre solution existante ou de mettre en œuvre une toute nouvelle plate-forme. .

Il existe d'innombrables statistiques horribles qui circulent sur les taux d'échec de la mise en œuvre. Alors, comment les entreprises peuvent-elles profiter du meilleur de ces ERP de nouvelle génération sans être victimes de la ruine du déploiement ? Une grande partie de la réponse ne réside pas dans la technologie, mais dans les gens.

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour préparer votre entreprise à réussir sa mise en œuvre est de constituer une excellente équipe de projet ERP. La taille de votre équipe dépendra, bien sûr, de la taille de votre entreprise et de l'étendue du projet ERP que vous entreprenez. Mais quel que soit le nombre de personnes impliquées, il y a certains rôles et responsabilités clés que vous devrez avoir fermement en place pour aider à faire fonctionner votre ERP nouveau ou mis à niveau.

Quelle que soit l'option de déploiement que vous choisissez, il est probable que vous feriez appel à un partenaire ERP dédié pour vous aider à mettre en œuvre et à configurer le logiciel que vous avez choisi. Ce partenaire, ou les représentants des fournisseurs, constitueront une partie importante de votre équipe de projet, faisant appel à ses meilleurs consultants, administrateurs et développeurs pour vous aider à déployer votre ERP dans les délais et selon les spécifications. Ils fourniront le savoir-faire technique et l'expérience nécessaires pour adapter le système à vos besoins individuels et exécuter votre mise en œuvre.

Mais l'équipe de mise en œuvre ERP idéale ne se résume pas à des professionnels tiers. Ce que vous visez, c'est l'équilibre parfait entre les connaissances externes et les ressources internes.

Même avec les meilleurs efforts et les meilleures intentions du monde, votre partenaire de mise en œuvre ne sera pas en mesure d'égaler les membres de votre équipe interne en termes de connaissances exclusives et de compréhension du fonctionnement exact de votre entreprise.

Le fait d'avoir des employés motivés et bien organisés travaillant aux côtés de votre partenaire de mise en œuvre vous aidera non seulement à communiquer les besoins de votre entreprise ; il constituera également une banque de connaissances en interne qui sera essentielle, une fois que votre partenaire de mise en œuvre aura fait ses valises et est parti.

La clé pour maintenir l'harmonie au sein de cette équipe mixte est de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun tout au long du projet.

Pour aider à garder les choses sur la bonne voie à chaque étape - avant, mi- et post-implémentation - vous avez besoin de représentants internes solides, non seulement pour communiquer avec les professionnels externes, mais aussi pour maintenir le reste de l'entreprise au courant du projet. Cela signifie assurer la liaison à la fois avec les personnes au sommet qui financent la mise en œuvre et avec celles qui deviendront éventuellement les utilisateurs finaux du système.

Voici les principaux rôles à garder à l'esprit lors de la constitution de votre équipe de mise en œuvre ERP :

Chef de projet. Si votre entreprise a la chance d'employer un chef de projet à temps plein pour diriger toutes vos entreprises ad hoc, vous saurez à quel point il est crucial d'avoir un PM pratique et méthodique à la barre. Si ce n'est pas le cas, le moment est venu d'identifier la meilleure personne de votre équipe interne pour le poste.

Peu importe le rôle actuel de votre PM nommé dans l'entreprise, et plus ce qu'il peut apporter au projet tout en portant le chapeau de PM. Ils seront chargés d'assurer la liaison avec votre partenaire de mise en œuvre, de garder un œil sur les délais, les budgets et la portée, de signer les livrables, de partager les mises à jour, de signaler et de signaler tout problème.

Une compréhension de ce que vous essayez de réaliser avec votre mise en œuvre et de la façon dont vous prévoyez de le faire est essentielle pour tout candidat PM, donc un peu de connaissances techniques ne seront pas de mal non plus.

Sponsor Exécutif. Votre chef de projet supervisera le fonctionnement quotidien du projet ERP, mais pour les occasions où une influence à l'échelle de l'entreprise est nécessaire ou lorsqu'une décision au niveau de l'entreprise doit être prise, vous avez besoin d'un sponsor exécutif.

Les sponsors exécutifs constituent le niveau supérieur de la hiérarchie de l'équipe de projet ERP et représentent le niveau du conseil d'administration lors de la mise en œuvre. Ils recevront généralement des mises à jour périodiques du PM et aideront à obtenir et à maintenir l'adhésion des supérieurs. Ils auront également le pouvoir d'approuver tout problème lié aux examens financiers ou budgétaires, d'examiner les efforts de gestion du changement et de prendre des décisions concernant les processus commerciaux clés.

Un autre élément clé du rôle du sponsor exécutif est d'être une pom-pom girl à l'échelle de l'entreprise pour le projet, offrant un soutien de haut niveau et encourageant la participation et l'engagement des utilisateurs tout au long du projet. C'est un facteur extrêmement important pour garantir l'adoption par les utilisateurs une fois le système mis en ligne.

Super utilisateurs. Tout comme le sponsor exécutif agit comme un pont entre l'équipe de projet et l'exécutif, les super utilisateurs fournissent un soutien et des encouragements essentiels à leurs collègues utilisateurs finaux.

Les super utilisateurs participeront tout au long de la mise en œuvre, offrant une perspective d'utilisateur, recueillant des conseils et les meilleures pratiques du personnel des partenaires et défendant le système ERP. S'ils sont correctement impliqués pendant le projet, les super utilisateurs deviendront vos utilisateurs les plus avertis, agissant comme points de contact privilégiés pour aider à résoudre les problèmes et diffuser des informations à leurs collègues.

Compte tenu de l'importance de l'adoption des utilisateurs pour les taux de réussite de l'ERP, les super utilisateurs sont des outils essentiels et des membres importants de votre équipe de mise en œuvre. Le fait d'avoir au moins un super utilisateur désigné de chaque département qui utilisera le système créera un flux de connaissances bidirectionnel pendant le projet. Ils apporteront une compréhension précise du fonctionnement de leur branche de l'entreprise et, à leur tour, retiendront des conseils sur la façon dont la fonctionnalité ERP peut les aider à travailler plus intelligemment.

Recherchez des employés enthousiastes à l'idée d'en savoir plus sur votre ERP, passionnés par l'amélioration des processus et capables de communiquer à une multitude de niveaux.

Si vous envisagez de déployer une nouvelle plate-forme ERP, commencez à réfléchir à ce à quoi ressemblera votre équipe de projet et choisissez vos héros de mise en œuvre internes. Avoir les bonnes personnes dans votre coin peut faire toute la différence pour le succès continu de votre nouvelle application.

Claire Jeacock est chef d'entreprise chez Washington Frank, un fournisseur de services de recrutement ERP.