Construire l'équipe idéale d'implémentation ERP : stratégies éprouvées pour le succès

Si vous lisez une ressource d'information en ligne sur la chaîne d'approvisionnement, vous n'avez probablement besoin de personne pour vous vendre les avantages d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP).

Un bon ERP, offrant une visibilité sur tous les domaines de la chaîne, l'automatisation des processus répétitifs, et une source unique de vérité pour les données commerciales cruciales, fait tourner tout plus harmonieusement.

Aujourd'hui, grâce à une vague de transformation numérique qui revitalise les processus métier dans tous les secteurs, le visage de l'ERP change. Du cloud computing et du big data à l'intelligence artificielle et à l'automatisation, les ERP modernes sont infusés de technologies puissantes et innovantes qui aident leurs utilisateurs à devenir plus productifs.

Le marché devrait valoir près de 42 milliards de dollars d'ici 2021 et avec des développements logiciels de pointe devenant plus accessibles, avoir la puissance des nouvelles technologies à portée de main n'est pas seulement un avantage, c'est une nécessité pour que les entreprises restent compétitives.

Même si vous avez déjà un ERP, il est probable que vous penserez au moins à profiter de la nouvelle vague de révolution qui transforme la technologie — que ce soit en passant à une version cloud de votre solution existante, ou en implémentant une plateforme entièrement nouvelle.

Il y a d'innombrables statistiques horrifiantes flottant autour sur les taux d'échec d'implémentation. Alors, comment les entreprises montent-elles à bord du meilleur de ce que ces nouveaux ERP ont à offrir sans tomber victimes de l'échec du déploiement ? Une grande partie de la réponse réside non pas dans la technologie, mais dans les gens.

L'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour préparer votre entreprise au succès de l'implémentation est de construire une excellente équipe de projet ERP. La taille de votre équipe dépendra, bien sûr, de la taille de votre entreprise et de l'ampleur du projet ERP que vous entreprenez. Mais peu importe le nombre de personnes impliquées, il y a certains rôles et responsabilités clés que vous devrez avoir fermement en place pour aider à mettre votre ERP nouveau ou mis à niveau en service et opérationnel.

Quelle que soit l'option de déploiement que vous choisissez, il y a de fortes chances que vous fassiez appel à un partenaire ERP dédié pour vous aider à implémenter et configurer votre logiciel choisi. Ce partenaire, ou des représentants du fournisseur, formeront une partie majeure de votre équipe de projet, apportant leurs meilleurs consultants, administrateurs et développeurs pour aider à déployer votre ERP à temps et selon les spécifications. Ils fourniront le savoir-faire technique et l'expérience nécessaires pour adapter le système à vos besoins individuels et exécuter votre implémentation.

Mais il y a plus dans l'équipe d'implémentation ERP idéale que des professionnels tiers. Ce que vous visez, c'est l'équilibre parfait entre connaissance externe et ressource interne.

Même avec les meilleurs efforts et intentions, votre partenaire d'implémentation ne pourra pas égaler vos membres d'équipe internes pour la connaissance propriétaire et la compréhension exacte de comment votre entreprise fonctionne.

Avoir des employés motivés et bien organisés travaillant aux côtés de votre partenaire d'implémentation non seulement aidera à communiquer les besoins de votre entreprise ; cela construira aussi une banque de connaissances en interne qui sera essentielle, une fois que votre partenaire d'implémentation aura plié bagage et parti.

La clé pour maintenir l'harmonie au sein de cette équipe mixte est de définir clairement les rôles et responsabilités pour tout le monde tout au long du projet.

Pour aider à garder les choses sur la bonne voie à chaque étape — pré-, mi- et post-implémentation — vous avez besoin de représentants internes forts, non seulement pour communiquer avec les professionnels externes, mais aussi pour tenir le reste de l'entreprise au courant du projet. Cela signifie faire le lien à la fois avec les gens du haut qui financent l'implémentation, et ceux qui deviendront éventuellement les utilisateurs finaux du système.

Voici les rôles de base à garder à l'esprit lors de la construction de votre équipe d'implémentation ERP :

Chef de projet.

Si votre entreprise a la chance d'employer un chef de projet à temps plein pour diriger toutes vos entreprises ad-hoc, vous saurez à quel point il est crucial d'avoir un chef de projet pratique et méthodique à la barre. Si ce n'est pas le cas, c'est le moment d'identifier la meilleure personne de votre équipe interne pour le rôle.

Peu importe le rôle actuel de votre chef de projet désigné dans l'entreprise, et plus ce qu'il peut apporter au projet en portant le chapeau de chef de projet. Il sera responsable de la liaison avec votre partenaire d'implémentation, du suivi des délais, budgets et périmètre, de la validation des livrables, du partage des mises à jour, et du rapport et de l'escalade de tout problème.

Une compréhension de ce que vous essayez d'atteindre avec votre implémentation, et de comment vous prévoyez de le faire, est essentielle pour tout candidat chef de projet, donc un peu de connaissance technique ne nuira pas non plus.

Sponsor exécutif.

Votre chef de projet supervisera le fonctionnement quotidien du projet ERP, mais pour les occasions où l'influence à l'échelle de l'entreprise est nécessaire, ou où il y a une décision au niveau corporate à prendre, vous avez besoin d'un sponsor exécutif.

Les sponsors exécutifs sont le niveau supérieur dans la hiérarchie de l'équipe de projet ERP, et représentent le niveau du conseil d'administration pendant l'implémentation. Ils recevront généralement des mises à jour périodiques du chef de projet, et aideront à obtenir et maintenir l'adhésion des niveaux supérieurs. Ils auront également le pouvoir de valider toute question relative aux revues financières ou budgétaires, d'examiner les efforts de gestion du changement, et de prendre des décisions concernant les processus métier clés.

Une autre partie clé du rôle du sponsor exécutif est d'être un cheerleader pour le projet à l'échelle de l'entreprise, offrant un soutien de haut niveau et encourageant la participation et l'engagement des utilisateurs tout au long du projet. C'est un facteur extrêmement important pour assurer l'adoption par les utilisateurs une fois le système mis en service.

Super utilisateurs.

Tout comme le sponsor exécutif agit comme un pont entre l'équipe de projet et la direction, les super utilisateurs fournissent un soutien vital et de l'encouragement à leurs collègues utilisateurs finaux.

Les super utilisateurs participeront tout au long de l'implémentation, offrant une perspective utilisateur, recueillant des conseils et meilleures pratiques auprès du personnel du partenaire, et défendant le système ERP. S'ils sont correctement engagés pendant le projet, les super utilisateurs deviendront vos utilisateurs les plus connaissants, agissant comme points de contact de référence pour aider à résoudre les problèmes et diffuser l'information auprès de leurs collègues.

Donnée l'importance de l'adoption utilisateur pour les taux de succès ERP, les super utilisateurs sont des outils essentiels et des membres importants de votre équipe d'implémentation. Avoir au moins un super utilisateur désigné de chaque département qui utilisera le système créera un flux de connaissances bidirectionnel pendant le projet. Ils apporteront une compréhension granulaire de comment leur branche de l'entreprise fonctionne, et, en retour, ramèneront des conseils sur la façon dont la fonctionnalité ERP peut les aider à travailler plus intelligemment.

Cherchez des employés qui sont enthousiastes à l'idée d'en apprendre plus sur votre ERP, qui ont une passion pour l'amélioration des processus, et qui sont capables de communiquer sur une multitude de niveaux.

Si vous pensez à déployer une nouvelle plateforme ERP, commencez à considérer à quoi ressemblera votre équipe de projet, et choisissez vos héros d'implémentation internes. Avoir les bonnes personnes dans votre coin peut faire toute la différence pour le succès continu de votre nouvelle application.

Claire Jeacock est gestionnaire d'affaires chez Washington Frank, un fournisseur de services de recrutement ERP.