Guide d'expert : transformer votre gestion de maintenance pour une efficacité accrue

Besoin d'améliorer votre gestion de maintenance mais pas sûr par où commencer ?

Nous avons parlé avec Lindsey Hawkes, directeur de comptes Hippo CMMS, des grands défis auxquels font face les gestionnaires d'installations et de certaines étapes concrètes que vous pouvez prendre pour vous faciliter la vie.

Arrêter de compter sur la maintenance réactive

Quand vous grandissiez, être pompier semblait le meilleur job du monde. Monter dans un camion géant, sirènes hurlantes. Courir dans les feux pour sauver des gens, tout le monde applaudissant.

Mais avec la maintenance, c'est différent. « La dernière chose que vous voulez, c'est passer toute la journée à courir en éteignant des incendies », dit Lindsey.

La solution est de passer à la maintenance préventive, où vous pouvez trouver et corriger les petits problèmes avant qu'ils n'aient la chance de devenir de gros problèmes. Avec la bonne combinaison d'inspections et de tâches de maintenance, vous pouvez assurer plus de temps de fonctionnement, moins de stress.

Commencer à suivre et exploiter les données

Si vous deviez nommer vos dix outils de maintenance les plus importants actuellement, les données feraient-elles partie de la liste ? Sinon, vous manquez des opportunités de vous améliorer.

« Avec des données fiables, vous pouvez commencer à prendre de meilleures décisions », explique Lindsey.

Comment ça marche ? Faites ce test simple.

Combien de ces questions pouvez-vous répondre sur vos opérations de maintenance ?

• Quel technicien a clôturé le plus d'ordres de travail le mois dernier ?
• Combien de MP l'équipe a-t-elle clôturées la semaine dernière ?
• Combien avez-vous dépensé au total en pièces et matériaux ?
• Quel actif vous coûte le plus cher à maintenir en fonctionnement ?

Avec les bonnes données et des rapports automatisés, vous pourriez répondre à toutes facilement.Et avec les réponses, vous pourriez prendre des mesures concrètes pour améliorer la performance de votre département.

Soutenir les techniciens avec les outils dont ils ont besoin

Au sujet des outils, est-ce que vous soutenez votre équipe de maintenance avec les outils dont ils ont besoin pour travailler plus efficacement ? Quand il s'agit de choses comme marteaux, pièces et matériaux, bien sûr, vous avez les bases couvertes. Mais qu'en est-il des outils plus techniques qu'ils pourraient utiliser pour augmenter le temps sur outil.

« Les applications mobiles de maintenance signifient que les techniciens ne perdent pas de temps à aller et venir chercher du papier », explique Lindsey.

Dans un flux de travail d'ordre de travail traditionnel, les techniciens doivent d'abord passer par le bureau pour récupérer leurs ordres de travail. De là, ils repartent vers l'actif affecté. Si tout se passe parfaitement comme prévu, quand ils sont finis, ils rentrent tout le long pour en prendre un autre.

Si quelque chose va mal et qu'ils ont besoin de clarification ou d'aide, ce sont de multiples allers-retours, perdant du temps et créant des retards.

Avec une application mobile, c'est beaucoup plus facile pour eux de rester en mouvement, en faisant plus en moins de temps. Ils peuvent accéder aux nouveaux ordres de travail directement depuis n'importe quel appareil mobile, comme un téléphone portable ou une tablette connectée. Et s'ils ont des questions, ils peuvent ajouter des commentaires aux ordres de travail ou prendre des photos avec la caméra intégrée avant de les télécharger vers l'ordre de travail.

Et il y a un bonus supplémentaire pour vous aussi, dit Lindsey. Parce que l'application facilite la capture de données en temps réel par les techniciens, vous obtenez de meilleures données, plus fiables. Si les techniciens doivent attendre d'être de retour au bureau avant de pouvoir écrire ou saisir sur un ordinateur de bureau, vous prenez toujours le risque qu'ils oublient ou se trompent sur quelque chose de critique. Avec l'application, ils peuvent ajouter les données au système tout de suite, quand c'est frais dans leur esprit et encore précis.

Implémenter une solution GMAO ou GMAE

Pour la plupart des organisations, le meilleur moyen de passer à la maintenance préventive, commencer à exploiter les données, et tirer plus des techniciens est d'implémenter soit un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) soit une solution de gestion d'actifs d'entreprise (GMAE).

Mais cela crée un nouveau défi : Comment choisir entre une GMAO et une GMAE ?

Le meilleur point de départ est d'examiner de près les problèmes spécifiques que vous voulez résoudre. Avant de pouvoir choisir la bonne solution, vous devez comprendre vos problèmes. C'est comme quand vous allez chez le médecin. Avant qu'ils puissent vous donner le bon médicament, ils doivent d'abord comprendre ce qui vous rend malade.

Connaître vos besoins

« Sachez quels problèmes vous essayez de résoudre », explique Lindsey. À partir de là, vous pouvez décider quelle est la meilleure solution, une GMAO ou une GMAE.

Trouver la bonne réponse (encore une fois, comme avec votre médecin), est à la fois un art et une science, donc votre meilleur pari est de travailler sur le processus avec des professionnels du secteur. Ils ont les connaissances et l'expérience dont vous avez besoin pour obtenir la plateforme qui fonctionne le mieux pour vous.

Mais Lindsey dit que beaucoup de gestionnaires d'installations peuvent commencer par se demander s'ils sentent qu'ils ont des problèmes avec l'équipe ou les machines. En gros, quand vous pensez à où vous aimeriez voir des améliorations, est-ce avec la façon dont l'équipe travaille ou comment les actifs tournent ?

Généralement, une GMAO est excellente pour vous aider à tirer plus de l'équipe grâce à toutes les façons dont elle soutient vos techniciens de maintenance et rationalise vos flux de travail. Les solutions GMAE sont excellentes pour vous aider à tirer plus de vos actifs grâce à toutes les façons dont vous pouvez transformer les données brutes en intelligence d'affaires actionnable.

N'obtenir que ce dont vous avez besoin

Lindsey dit qu'il est important pour les gestionnaires d'installations de ne pas trop viser sur la solution. Comme quand vous allez chez le médecin, vous voulez juste assez de médicament pour guérir. Personne n'a besoin d'opérations lourdes et de poignées de pilules s'ils n'ont qu'un rhume.

« Trouvez la solution la plus simple qui résout encore vos problèmes », explique-t-il.

Si c'est surtout gérer les demandes de maintenance, rationaliser les flux de travail d'ordres de travail, et mettre en place, planifier et suivre les inspections et tâches de maintenance préventive, vous devriez chercher une GMAO facile à apprendre, facile à utiliser, et qui marche droit sorti de la boîte, sans intégrations compliquées et réglages fins.

L'avantage est que vous avez un chemin plus court vers un retour sur investissement solide, dit Lindsey. « Cela réduit le coût de la gestion du changement. »

Avec Hippo, par exemple, l'implémentation peut être aussi rapide que 30 à 60 jours. Les techniciens l'apprennent vite parce que c'est facile. Ils continuent de l'utiliser parce que c'est facile et utile. Et le département de maintenance n'a pas à investir temps et énergie à le modifier pour répondre à vos besoins. Ça marche juste droit sorti de la boîte.

Mais si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires et de rapports plus robustes, ça commence à avoir du sens d'opter pour une GMAE. Retour à l'analogie du médecin : si vous avez quelque chose de plus grave qu'un rhume, vous avez besoin de médicaments plus forts.

Avec une GMAE, votre chemin vers le retour sur investissement est plus long, mais il est important de se rappeler qu'un chemin plus court ne vous mènera pas où vous voulez être.

Prochaines étapes

Maintenant que vous connaissez certaines des bonnes questions que vous devriez vous poser, il est temps de commencer à parler avec des professionnels pour obtenir les meilleures réponses.

Hippo est là pour vous aider à obtenir la solution qui fonctionne le mieux pour vous, y compris répondre à vos questions sur les logiciels de gestion de maintenance, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé

Les gestionnaires d'installations et de maintenance font face à beaucoup de défis, mais il y a des étapes qu'ils peuvent prendre pour améliorer les opérations globales. Premièrement, ils devraient passer à la maintenance préventive et devancer les problèmes avant qu'ils n'aient la chance de se développer en gros problèmes. Deuxièmement, ils peuvent commencer à utiliser les données comme outil pour une meilleure prise de décision. Parlant d'outils, ils peuvent mieux préparer les techniciens au succès en leur donnant une application mobile qui les aide à augmenter la productivité. Une grande partie pour faire tout cela arriver est d'implémenter soit une GMAE soit une GMAO. En examinant de près leurs besoins, les gestionnaires peuvent choisir la plateforme qui résout leurs problèmes avec le retour sur investissement le plus rapide possible.