Choisir le bon logiciel de gestion d'installations : IWMS, GMAO, CAFM et GMAE expliqués

Si vous lisez ce blog, les différences entre CAFM et GMAO ne sont pas seulement académiques ; vous avez besoin de le savoir pour décider lequel obtenir. Alors, commençons par changer le titre en Lequel est fait pour moi, logiciel de gestion d'installations assistée par ordinateur ou logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur ?

Oui, ce nouveau titre est trop long, mais il a l'avantage d'être plus précis. Et la meilleure façon de trouver la réponse est de travailler pour y arriver. Commençons par quelques bases.

Le CAFM et la GMAO sont-ils fondamentalement la même chose ?

Non, pas vraiment. Mais il est facile de voir pourquoi les gens pourraient le penser. Dans les grandes lignes, ils effectuent les mêmes tâches. Les deux solutions logicielles vous aident à suivre, gérer et faire des rapports sur vos opérations. Et elles accomplissent ces tâches en exploitant certaines des mêmes technologies. Les versions modernes tendent à utiliser une base de données centrale basée sur le cloud, rationalisant le processus de collecte de données et assurant que tout est maintenu à jour en temps réel et accessible depuis n'importe quel ordinateur de bureau ou appareil mobile connecté à Internet via une application dédiée.

Pour voir au-delà de ces similitudes jusqu'aux différences, cela aide à poser la même question mais en échangeant CAFM et GMAO. Par exemple, on peut demander : Une Tesla et un chariot de golf sont-ils fondamentalement les mêmes ? Dans les grandes lignes, ils effectuent la même tâche. Tous deux déplacent des gens et des choses de A à B. Et ils accomplissent cette tâche en utilisant la même technologie, un moteur électrique. Mais dès que vous sortez cette Tesla sur un terrain de golf, vous sentez les différences tout de suite.

Donc même si les deux solutions logicielles partagent certaines fonctionnalités et technologies, elles sont différentes. Réduit à une ligne, la différence est qu'un CAFM se concentre davantage sur la maximisation de l'utilisation de l'espace tandis qu'une GMAO se concentre davantage sur la maximisation du temps de fonctionnement des actifs.

Donc, ils ne sont pas les mêmes. Et la différence est le focus. À ce stade, cela vaut la peine de travailler quelques définitions de base d'autres plateformes connexes pour éviter la confusion. En fait, nous pouvons regarder quatre plateformes différentes mais liées.

Qu'est-ce qu'un IWMS ?

Système de gestion intégrée du lieu de travail (Integrated Workplace Management System)

Avec des fonctionnalités pour tout, de la gestion de portefeuille immobilier à la création de plans d'étage, c'est votre couteau suisse pour la gestion d'installations.

Qu'est-ce qu'un CAFM ?

Gestion d'installations assistée par ordinateur (Computer Aided Facilities Management)

Vous aide à vous concentrer sur le lieu de travail physique avec des fonctionnalités pour créer des plans d'étage et maximiser l'utilisation de l'espace.

Qu'est-ce qu'une GMAE ?

Gestion d'actifs d'entreprise (Enterprise Asset Management)

Pensez gestion d'actifs du berceau à la tombe, incluant tout, du processus de planification à la maintenance puis élimination et remplacement final. La GMAE tire des données de toute l'organisation pour vous montrer le véritable coût total de possession, ce qui est important pour l'intelligence d'affaires et prendre de dures décisions réparer-ou-remplacer.

Qu'est-ce qu'une GMAO ?

Système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (Computerized Maintenance Management System).

Gardé le meilleur pour la fin. La GMAO est plus étroitement concentrée sur l'organisation du département de maintenance avec la gestion des ordres de travail et la planification et le suivi de la maintenance préventive.

Comment se comparent-ils ?

Et maintenant que nous avons les définitions, il peut être utile de comparer certains d'entre eux pour mieux comprendre comment ils sont quelque peu similaires mais différents. Fondamentalement, vous devez vous assurer que vous obtenez celui qui est le mieux adapté à vos besoins spécifiques.

C'est la même chose que faire du shopping pour une voiture. Disons que vous avez besoin d'un véhicule pour vous déplacer en ville. Tout ne va pas marcher pour vous, cependant. Un deux-places est parfait s'il n'y a que vous deux, mais vous êtes mieux avec une fourgonnette si vous devez trimballer votre famille de cinq.

GMAE vs. GMAO

Dans chaque GMAE il y a une GMAO, donc si vous deviez dessiner la relation, vous auriez la GMAE comme un cercle géant et la GMAO comme un cercle interne plus petit. Cela n'a probablement même pas de sens d'utiliser versus ici ; ce n'est pas vraiment une relation soit-ou. Au lieu de cela, vous pouvez les penser comme « plus » et « un peu moins ».

IWMS vs. GMAO

La GMAO est plus concentrée sur la maintenance, et vous pouvez la considérer comme quelque chose que le département de maintenance utilise pour rationaliser et renforcer leurs flux de travail d'ordres de travail. L'IWMS est probablement mieux comme une solution qui vit une étape plus haut (mais pas meilleure) dans le processus. Donc, un gestionnaire d'installations peut l'utiliser pour organiser les demandes de toute l'organisation, certaines qu'il transmet ensuite au département de maintenance.

IWMS vs. CAFM

Ça dépend qui vous demande, mais une distinction commune est simplement l'échelle. Après avoir grandi au-delà d'une certaine taille et avoir besoin de surveillance supplémentaire, un IWMS a plus de sens.

OK, ils ne sont pas exactement les mêmes, mais il y a beaucoup de chevauchement, donc si j'obtiens un CAFM ou une GMAO, est-ce que j'obtiens essentiellement ce dont j'ai besoin ?

Malheureusement, non. Au lieu de cela, vous finissez par obtenir à la fois pas assez de ce dont vous avez besoin et trop de ce dont vous n'avez pas besoin.

Pas assez de ce dont vous avez besoin : Si ce dont vous avez besoin est un ensemble de fonctionnalités qui rationalise et renforce votre programme de maintenance préventive, un CAFM vous laisse en manque. Et si vous avez besoin de gérer des accords de location immobilière complexes à travers plusieurs installations, une GMAO peine à livrer.

Trop de ce dont vous n'avez pas : Rappelez-vous, les fournisseurs modernes pour le CAFM et la GMAO utilisent le modèle logiciel en tant que service (SaaS), ce qui signifie qu'au lieu d'acheter le logiciel, vous vous inscrivez pour un abonnement. Il y a beaucoup d'avantages à ce système pour vous, incluant le fait que le fournisseur est investi dans votre succès continu autant que vous. Ils ont besoin que vous soyez satisfait de leur logiciel pour que vous renouveliez votre abonnement. Mais SaaS signifie aussi que si vous choisissez un CAFM quand vous avez besoin d'une GMAO, il y a des coûts continus pour des fonctionnalités que vous n'utilisez pas.

Quels sont les cas d'utilisation et fonctionnalités du CAFM ?

Bonne question. Et parce que le terme est devenu une sorte de parapluie pour un certain nombre de types différents de logiciels de gestion d'installations, on peut presque aussi facilement demander : Qu'est-ce qui n'est pas une fonctionnalité d'un CAFM ? Réduisons la liste à deux vraiment importantes.

CAFM et planification de l'espace

Ça commence avec des plans d'étage détaillés de l'espace de bureau, incluant bureaux, actifs et équipements. Les gestionnaires d'installations peuvent s'assurer que l'espace est utilisé efficacement et que les travailleurs sont correctement accommodés. Par exemple, s'il y a une nouvelle recrue dans le département ingénierie, le gestionnaire d'installations peut s'assurer qu'il y a de la place pour un nouveau bureau. Ils peuvent aussi utiliser le logiciel pour faciliter le déplacement d'un bureau du stockage vers le bureau. Pour les travailleurs existants, la planification de l'espace couvre la gestion et le suivi des espaces flexibles, comme les salles de réunion et de détente. Le logiciel collecte des données précieuses sur qui utilise quoi, ce qui est efficacement exploité, et ce qui est gaspillé.

CAFM et distanciation physique

Les gestionnaires d'installations font maintenant face à des défis liés à la lutte contre la propagation de la COVID-19, et une façon est d'assurer la distanciation sociale entre les employés sur le lieu de travail. Parce que le logiciel a déjà des données sur les aménagements de bureau et où les gens sont assis, les gestionnaires d'installations peuvent l'utiliser pour assurer des distances sûres en réaffectant instantanément les bureaux. Les gestionnaires peuvent aussi contrôler l'accès avec la gestion des visiteurs et échelonner les heures d'arrivée des employés. Ils peuvent aussi créer et gérer des contrôles de bien-être et collecter des données pour le traçage des contacts.

Quels sont les cas d'utilisation et fonctionnalités de la GMAO ?

Retour aux grandes lignes. Les responsables maintenance utilisent la GMAO pour prendre le contrôle de leurs programmes de maintenance, incluant :

• Augmenter le temps de fonctionnement
• Réduire les coûts de maintenance
• Contrôler l'inventaire
• Augmenter la visibilité et la responsabilité
• Prolonger les cycles de vie des actifs et équipements

Regardons comment ils font cela avec les modules spécifiques dans une solution GMAO.

GMAO et gestion des ordres de travail

Au cœur de toute bonne GMAO se trouve une gestion complète des ordres de travail. Ça commence avec le portail en ligne ouvert, où les gens peuvent soumettre leurs demandes de maintenance sans avoir à traquer les numéros de téléphone ou adresses email du département de maintenance. L'avantage pour le département de maintenance est qu'ils n'ont plus à gérer des messages aléatoires qui manquent des détails dont ils ont besoin pour correctement générer et prioriser les tâches de maintenance.

Dans le cas d'une tâche à la demande, l'équipe de maintenance peut rapidement générer un ordre de travail bourré de toutes les informations dont les techniciens ont besoin pour travailler efficacement et clore rapidement, incluant :

• Données et historiques complets d'actifs et équipements
• Instructions étape par étape
• Listes de contrôle personnalisables
• Pièces et matériaux associés
• Images numériques, manuels d'utilisation et maintenance, et garanties associées
• Plans de site et d'étage interactifs

La communication fonctionne dans les deux sens, avec les techniciens capables de télécharger des commentaires sur les ordres de travail et les tâches. Ils peuvent aussi télécharger des images, leur permettant de demander des inspections visuelles à distance avant de clore.

GMAO et maintenance préventive

Les départements de maintenance utilisent une variété de stratégies de maintenance sur leurs actifs, et la maintenance préventive est l'une des plus populaires. Au lieu d'attendre que les actifs et équipements fonctionnent jusqu'à la panne, les techniciens utilisent une combinaison d'inspections et de tâches de maintenance préventive pour trouver et corriger les petits problèmes avant qu'ils ne se développent en problèmes plus grands.

Le logiciel GMAO facilite la mise en place, la planification et le suivi d'un programme de maintenance préventive. Une fois les tâches chargées dans le logiciel, les MP basées sur calendrier et sur compteur sont automatiquement générées et affectées. Les métriques de maintenance associées et indicateurs clés de performance (KPI) sont aussi automatiquement suivis, et le logiciel peut générer des rapports bourrés de données pour une meilleure visibilité et responsabilité. Par exemple, le responsable maintenance peut voir exactement combien de MP ont été manquées sur une donnée période.

Regarder les données d'ordres de travail et MP d'actifs aide le département à affiner le programme. Par exemple, vous avez un chariot élévateur qui tombe en panne environ une fois tous les deux mois. Au lieu de garder l'horaire actuel d'inspections et tâches de maintenance préventive tous les trois mois, vous pouvez augmenter la fréquence à toutes les six semaines.

Lequel est fait pour moi, CAFM ou GMAO ?

La réponse à peu près toutes les questions intéressantes de la vie est la même : Ça dépend. Parce que chaque système adresse un ensemble différent de défis, vous devez choisir celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques.

Commencez par regarder les problèmes que vous devez résoudre. C'est la même chose que quand vous allez chez le médecin, et la première question qu'ils posent est « Quel semble être le problème ? » Si vous ne savez pas ce qui ne va pas, choisir le bon médicament est presque impossible.

Une fois que vous avez une liste de problèmes que vous devez résoudre, vous pouvez décider lequel est fait pour vous,

Prochaines étapes

La meilleure façon de décider est de parler avec quelqu'un du secteur. Tout ce que vous avez à faire est de trouver le bon fournisseur.

Hippo a de nombreuses façons d'aider. Nous pouvons répondre à vos questions, vous aider à réserver une démo logicielle en direct, ou même vous configurer avec un essai gratuit.

Résumé du PDG

Choisir la bonne plateforme pour suivre, gérer et faire des rapports sur vos opérations d'installations se résume à trouver celle qui répond le mieux à vos défis actuels. Pour la GMAO et le CAFM, il y a un certain chevauchement, mais les deux sont assez différents pour que vous deviez vous assurer que vous obtenez le bon. Alors, lequel devriez-vous choisir ? Les systèmes GMAO sont les meilleurs pour la gestion des ordres de travail et la mise en place, la planification et le suivi des programmes de maintenance préventive. Les systèmes CAFM sont souvent meilleurs pour la gestion de l'espace, incluant la planification de l'espace et l'assurance de la distanciation physique. Donc, une GMAO vous aide à vous assurer que la clim marche au bureau, tandis qu'un CAFM vous aide à vous assurer que les bureaux sont assez éloignés.