Aider votre équipe à démarrer avec une application de GMAO mobile

Vous avez donc acheté une GMAO. Peut-être que vous utilisez le système depuis un certain temps maintenant, ou peut-être que vous venez juste de le lever - de toute façon, vous ne profitez pas pleinement du système si votre équipe n'utilise pas l'application de maintenance mobile fournie avec la plupart des solutions cloud modernes.

La majorité des équipes de maintenance avec lesquelles nous travaillons chez Fiix ne passent pas leurs journées au bureau. Les techniciens, les entrepreneurs et les gens de métier sont généralement sur le terrain ou dans les coins les plus reculés de l'installation pour faire le travail. C'est là que les applications de maintenance mobiles peuvent vraiment s'intensifier, mais amener votre équipe à télécharger et à utiliser une nouvelle application n'est pas toujours une partie de plaisir.

C'est pourquoi nous avons spécialement conçu notre application de GMAO mobile pour les personnes qui sont sur le terrain et font le travail. Cela signifie 4 choses :

1. L'application fonctionne hors connexion : Nous savons que le WiFi ne fonctionne pas nécessairement partout où vous le faites, donc notre application GMAO passe en toute transparence du mode en ligne au mode hors ligne, synchronisant automatiquement vos données une fois que vous êtes de nouveau en ligne. Vous pouvez extraire des informations sur les actifs et enregistrer le travail sans perdre de temps à attendre le chargement des données.
2. Cela fonctionne de manière intuitive et sécurisée : L'application tire parti des fonctionnalités intégrées de l'appareil telles que la numérisation de codes QR, la dictée vocale et la capture et le téléchargement d'images. Sans oublier qu'il garantit également la sécurité de vos données.
3. Il permet aux utilisateurs de personnaliser leurs données : L'application permet aux utilisateurs de filtrer et d'afficher leur propre liste de bons de travail pour mieux hiérarchiser le travail. Les administrateurs peuvent également configurer l'accès aux fonctionnalités pour les utilisateurs, par exemple qui peut modifier les éléments, qui peut afficher les demandes de travail, et plus encore.
4. Il est conçu en tenant compte de vos commentaires : Des nouvelles fonctionnalités telles que le portail de demande de travail et les tâches d'inspection, aux champs personnalisés et même aux signatures électroniques (à venir bientôt !), nous sommes toujours à l'écoute des commentaires et introduisons de nouvelles fonctionnalités pour simplifier et améliorer votre expérience.

Conseils pour que votre équipe télécharge et utilise une application GMAO

Au cours du processus de mise en place de votre équipe sur l'application, vous devez penser à trois étapes principales :

1. Appareils
2. Formation
3. Poursuite de l'adoption

1. Assurez-vous d'avoir les bons appareils

Il existe généralement deux scénarios ici :soit votre entreprise fournit des appareils à l'équipe, soit les membres de l'équipe utilisent l'application sur leurs appareils personnels.

Si votre entreprise fournit des appareils :

• Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'appareils pour toute l'équipe. Chaque membre de l'équipe a-t-il besoin de son propre appareil ou avez-vous simplement besoin d'assez d'appareils pour chaque quart de travail ?
• Vérifiez auprès du service informatique pour toute exigence de leur part.
  • Vont-ils configurer l'application pour vous ? Assurez-vous de fixer une date pour que l'équipe informatique télécharge la nouvelle application afin que votre équipe sache quand commencer à l'utiliser.
  • Utilisent-ils un outil de gestion des appareils mobiles (MDM) sur les appareils de l'entreprise ? Si tel est le cas, assurez-vous qu'il est configuré pour fonctionner avec l'application Fiix.

Si l'équipe utilise ses propres appareils :

• Notre application est conçue pour les appareils Android et iOS, alors assurez-vous que votre équipe utilise ces appareils et qu'ils disposent des dernières mises à jour et du système d'exploitation.
• Voyez si vous pouvez obtenir un ou deux appareils de rechange au cas où quelque chose arriverait à l'appareil de quelqu'un et que vous en ayez besoin.

2. Investir dans la formation

Lorsque vous présentez une nouvelle technologie à votre équipe, il est important d'investir dans la formation pour vous assurer que tout le monde utilise la technologie de la même manière. Même quelque chose d'aussi petit qu'une application mobile nécessite une formation pour s'assurer que votre équipe est alignée sur les processus à suivre.

Vous pouvez organiser deux types de formation :la formation en groupe ou la « formation du formateur ». Les deux étant tout aussi efficaces, le choix de la bonne méthode dépend du style de travail de votre équipe.

N'oubliez pas :avant de commencer à former votre équipe, assurez-vous que tout le monde a un appareil en main pour suivre.

Formation en groupe

Nous vous recommandons de former votre équipe en groupe si vous pouvez réunir tout le monde dans la salle en même temps. La formation en groupe est particulièrement utile à utiliser comme objectif pour que tout le monde commence à utiliser la nouvelle application en même temps.

• Rassemblez tout le monde dans une salle de réunion (conseil de pro :apportez des pizzas et/ou des beignets pour augmenter la participation) et assurez-vous que tout le monde télécharge la nouvelle application en même temps (si elle n'est pas déjà téléchargée).
• Parcourez l'application à tout le monde (vous pouvez vous inscrire à une session de formation ici ou vous inspirer des sujets de notre centre d'aide).
  • Bonus :attribuez un bon de travail fictif à chaque personne participant à la formation et demandez-leur de suivre toutes les étapes de mise à jour du bon de travail.
• Assurez-vous de fournir des documents lors de la session de formation. Une session de formation n'est généralement pas suffisante pour que quiconque apprenne pleinement un nouveau système, donc les documents donneront à votre équipe quelque chose à quoi se référer lorsqu'elle s'habituera à travailler avec l'application. N'hésitez pas à utiliser certains de ces documents que nous avons créés :
  • Comment télécharger un PDF
  • Guide de démarrage rapide du PDF mobile

Former le formateur

Ce type de formation est généralement utilisé lorsque votre équipe de maintenance travaille par équipes et que vous ne pouvez pas réunir tout le monde dans la même salle de classe pour une session de formation.

• Sélectionnez une personne de chaque équipe ou groupe pour être le formateur principal (le plus souvent, ce sera le responsable de l'équipe). Cette personne est chargée de s'assurer que tout le monde a téléchargé et est formé sur la nouvelle application mobile.
• Formez ce formateur. Vous pouvez les inscrire à l'une des sessions de formation Fiix ou les familiariser avec l'application mobile via les rubriques de notre centre d'aide. Assurez-vous que ce formateur est familiarisé avec les processus que vous souhaitez suivre lorsqu'il utilise l'application.
• Ils feront ensuite la session de formation avec leur groupe. Rappelez-leur de guider tout le monde à travers le téléchargement de l'application et d'imprimer ces documents pour référence future. Ils peuvent également créer un bon de travail fictif et les amener à suivre les étapes de mise à jour du bon de travail.

3. Concentrez-vous sur l'adoption continue

L'application Fiix est dynamique et nous améliorons et ajoutons constamment de nouvelles fonctionnalités en fonction des commentaires de nos clients. En plus de cela, votre équipe change également, nous vous recommandons donc de faire un rappel de temps en temps. Cela aidera les nouveaux membres de l'équipe à être opérationnels et fournira un rappel utile à tous les autres, ce qui garantira que tout le monde utilise l'application de la même manière et profite des mises à jour au fur et à mesure qu'elles sortent.

• Nous vous recommandons de faire une remise à niveau au moins tous les ans, et peut-être même tous les six mois selon votre équipe.
• Gardez l'œil ouvert pour les messages intégrés à l'application et les notes de version de Fiix pour de nouvelles fonctionnalités ajoutées chaque mois !

Pour résumer

Commencez avec une application mobile qui fonctionne réellement pour votre équipe, puis concentrez-vous sur les appareils, la configuration et la formation continue pour une adoption réussie de l'application. Et pour plus d'informations sur l'application mobile de Fiix et sur la façon dont vous pouvez en profiter, rejoignez notre webinaire de formation mobile dès aujourd'hui.