Outils du métier :utiliser les données de la GMAO pour prendre de meilleures décisions

La question la plus fréquemment posée chez Fiix est « Comment analyser mes données de GMAO pour pouvoir… »

Pour aider à répondre à ces questions, nous avons rassemblé les meilleures pratiques sur la façon dont la communauté Fiix utilise les rapports, les widgets de tableau de bord et les vues en direct pour établir des références, suivre les progrès et avoir un impact sur l'ensemble de leurs organisations.

Regardez le webinaire complet de 30 minutes sur la prise de décisions fondées sur les données avec l'experte en formation et éducation Fiix, Joanne Wood, et l'ingénieur de solutions, Jason Afara.

Le monde merveilleux des widgets

Dans la GMAO Fiix, plus de 175 configurations de widgets sont disponibles pour vous aider à créer des tableaux de bord personnalisés pour vous et votre équipe. Les tableaux de bord sont parfaits pour répondre rapidement aux questions en temps réel et encourager des actions, telles que « comment réalisons-nous notre conformité » ou « avons-nous des ordres de travail hautement prioritaires auxquels nous devons nous conformer aujourd'hui » ? Les widgets de votre tableau de bord servent également de raccourcis vers vos vues et tâches de GMAO les plus fréquemment consultées.

Conseil de pro : Certains utilisateurs de Fiix copient/collent leur tableau de bord pour partager des mises à jour de statut hebdomadaires ou mensuelles avec les parties prenantes en dehors de leur GMAO et utilisent un tableau de bord en direct pour organiser des réunions d'équipe avec moins de travail de préparation.

Selon Joanne Wood, experte en formation et éducation Fiix, les meilleurs tableaux de bord :

1. Mesurer un objectif dans le temps
2. Répondez à une question en utilisant la règle des cinq secondes
3. Parler à un public spécifique
4. Racontez une histoire captivante
5. Utilisez des titres et des conventions de dénomination clairs

Pour entendre l'explication complète de Joanne sur la façon de créer des tableaux de bord faciles à digérer et super efficaces, passez à 02:20 dans l'enregistrement du webinaire.

Ensuite, nous mettrons en évidence certains des widgets les plus couramment utilisés en examinant trois tableaux de bord personnalisés créés par l'ingénieur de solutions Fiix Jason Afara. Nous avons répertorié les noms de tous les widgets qu'il a utilisés et inclus des captures d'écran pour vous permettre de les recréer vous-même. Pour savoir comment configurer et partager des tableaux de bord avec votre équipe, vous pouvez accéder à des ressources supplémentaires dans notre centre d'aide.

1. Tableau de bord de gestion des bons de travail

Les widgets de gestion des bons de travail les plus populaires sont :

Ordres de travail H&S ouverts + Bons de travail H&S fermés

Ces deux widgets fonctionnent bien ensemble pour garder une trace de tout type de maintenance de clé. Dans cet exemple, il s'agit de la santé et de la sécurité, mais il peut s'agir de tout type d'entretien essentiel pour votre installation.

Demandes de travail

Considérez ce widget comme votre gardien. Les utilisateurs de Fiix constatent une baisse spectaculaire du nombre d'e-mails, d'appels téléphoniques et de SMS lorsqu'ils utilisent le portail de demande de travail en conjonction avec ce widget.

Ordres de travail hautement prioritaires

Utilisez ce widget comme une rampe de lancement pour voir quelles ressources sont nécessaires pour terminer les éléments de haute priorité. Certains utilisateurs utilisent également cette vue pour aider à hiérarchiser les ressources en raison de COVID-19.

Ordres de travail en retard + Ordres de travail en cours

Ces deux widgets gardent une trace du travail en cours qui doit être terminé et aident à établir des priorités.

Ordres de travail fermés + Frais de maintenance

Ces widgets d'analyse comparative rendent compte de ce qui a été réalisé sur une certaine période de temps. Dans notre exemple, c'est mensuel. Complétez-vous le montant prévu? Plus ou moins que ? Êtes-vous hors/en-dessous du budget ?

En attente des bons de travail

Ce widget est directement impacté par les bons de travail dans le système. Gardez à l'esprit qu'un certain arriéré est bon. Mais, êtes-vous en retard ? Avez-vous besoin de ressources supplémentaires? De nombreux utilisateurs de Fiix se sont appuyés sur ces données pour ajuster les niveaux de personnel ou la structure organisationnelle du service de maintenance.

2. Tableau de bord de gestion des stocks

Les widgets de gestion d'inventaire les plus populaires sont :

Articles en stock faible

Ce widget vous aide à suivre l'inventaire afin que vous puissiez éviter les frais de livraison urgente coûteux.

Bons de commande en attente d'approbation + Bons de commande en retard

Ces deux widgets vous permettent d'effectuer un suivi en interne ou avec les fournisseurs pour vous assurer que vous avez les pièces en main pour faire le travail qui doit être fait.

Demandes de devis en retard

De même, ce widget vous permet d'effectuer un suivi auprès des fournisseurs pour les devis. Ceci est souvent utilisé pour garantir que les reconstructions plus importantes ou les projets nécessitant un peu plus de planification ne soient pas retardés.

3. Tableau de bord de planification

Les widgets de planification les plus populaires sont :

Conformité du calendrier

Ce widget est idéal pour déterminer en un coup d'œil si la maintenance planifiée est terminée à temps. Ces informations peuvent vous inciter à revoir votre planification. Envisagez-vous d'en faire trop ? Avez-vous les bonnes ressources en place ?

Pourcentage d'achèvement des tâches PM

Ce widget vous indique si vos techniciens suivent les procédures standard et effectuent toutes les tâches de l'ordre de travail ou sautent certaines étapes.

Taux d'achèvement des bons de travail dans les délais

Ce widget mesure si tous les ordres de travail sont terminés à temps. Fixez-vous des échéanciers réalistes ? La meilleure pratique consiste à s'assurer que tous vos ordres de travail ont une date d'achèvement suggérée.

Maintenance planifiée en retard + Demandes de travail + Ordres de travail ouverts non planifiés

Regrouper ces trois widgets est un excellent moyen pour les installations qui ne produisent que du lundi au vendredi de planifier le «travail du week-end». Cette combinaison de widgets peut être utilisée pour comprendre à quels ordres de travail vous pouvez vous attaquer au cours d'une période spécifique lorsque vous disposez d'équipements disponibles ou de ressources supplémentaires.

Pourcentage de maintenance planifiée

Le tableau de bord personnalisé ci-dessous illustre comment vous pouvez utiliser des filtres et des plages de temps pour configurer l'analyse comparative ou le suivi des objectifs. Dans cet exemple, nous suivons l'augmentation du pourcentage de maintenance planifiée au fil du temps. Un autre exemple courant est l'analyse comparative de ces métriques sur différents quarts de travail.

Ajustez la taille de vos rapports

Dans la GMAO Fiix, plus de 100 rapports prédéfinis sont disponibles que vous pouvez générer et planifier. Les rapports vous aident à prendre des décisions commerciales basées sur les données en compilant des données historiques ou prévisionnelles.

Cependant, il est important de déterminer le résultat commercial auquel vous souhaitez vous attaquer lorsque vous choisissez le meilleur rapport à exécuter. Les rapports sont les meilleurs pour répondre à des questions telles que « sur quoi travaillent mes techniciens » et « le font-ils si efficacement » ? Ils sont également puissants pour justifier une mise à niveau ou le remplacement d'une machine auprès de votre équipe de gestion.

Pour entendre l'explication complète sur la façon de filtrer les rapports et de mettre en vedette vos favoris, passez à 16h50 dans l'enregistrement du webinaire ci-dessus.

Regardez la session de formation à la demande, Rapports de base, animée par l'équipe des services professionnels Fiix.

Regarder maintenant

Selon les utilisateurs de Fiix, certains des rapports les plus fréquemment générés sont :

Informations sur les personnes

Heures détaillées des employés

Vous pouvez utiliser ce rapport pour encourager le développement des employés. Par exemple, montrez à un technicien qui se concentre principalement sur les travaux électriques que vous souhaitez qu'il augmente son travail mécanique. Ou, justifier une promotion !

Utilisation de la GMAO multisite + Ordres de travail fermés avec notes d'achèvement

Ces deux rapports sont parfaits pour mesurer l'adoption de la GMAO. Le rapport multisite vous permet de comparer et de partager les meilleures pratiques sur plusieurs installations. Considérant que le rapport des notes d'achèvement est utile pour encourager l'adoption individuelle dans un établissement.

Informations sur la planification

Maintenance planifiée à venir + Entretien planifié sur deux semaines

Ces deux rapports sont parfaits pour planifier les travaux à venir. La première a une période plus longue et est la meilleure pour la planification mensuelle ou trimestrielle qui peut nécessiter des ressources externes.

Pièces consommées sur les bons de travail

Ce rapport permet d'identifier les valeurs aberrantes. De nombreux utilisateurs de Fiix se réfèrent à ce rapport pour savoir si la même pièce est remplacée encore et encore pour résoudre les problèmes. Cela peut vous amener à faire plus d'enquêtes pour déterminer pourquoi, ce qui peut conduire à des économies opérationnelles.

Fournir une justification

Heures de travail par actif - Top 10 Hits

Ce rapport est aussi parfois appelé le rapport « Mauvais acteurs » ou « Les fruits à portée de main ». Les utilisateurs de Fiix se réfèrent à ce rapport pour justifier le budget Capex lorsqu'il est temps de remplacer un équipement car ils passent trop de temps et d'argent à le réparer.

Carnet de maintenance

Ce rapport a été utilisé par de nombreux utilisateurs de Fiix pour justifier des effectifs supplémentaires. Un utilisateur de Fiix a partagé avec nous comment il a utilisé ce rapport pour embaucher un mécanicien de chantier pour compléter son équipe.

Pour en savoir plus sur les rapports dans Fiix, inscrivez-vous à notre cours de formation en ligne gratuit sur la GMAO « Rapports de base » où nous couvrons l'exécution de rapports commerciaux préconfigurés, la modification de base des rapports préconfigurés et la création d'un rapport de base.

Des moyens de continuer à explorer vos données

Si vous avez un objectif en tête, vos données de GMAO peuvent probablement vous aider à y parvenir. De nombreux utilisateurs de Fiix exportent ou utilisent également des intégrations d'API pour partager et visualiser leurs données de toutes sortes de manières intéressantes - les possibilités sont infinies !