Exploiter le logiciel EAM pour optimiser les opérations de maintenance dans les municipalités

Quelle que soit la taille de votre budget municipal, un logiciel de gestion des actifs d'entreprise (EAM) signifie plus de contrôle, moins de gaspillage. Vous prenez de meilleures décisions, plus rapidement. La taille du budget n'a pas autant d'importance que vous ne le pensez. Quel que soit votre budget de départ, un logiciel de gestion d'actifs vous permet d'économiser chaque dollar.

Gestion d'actifs 101

Avant de discuter de la façon dont le logiciel EAM facilite la gestion des actifs municipaux, il convient de couvrir certains concepts de base.

Qu'est-ce qu'un atout ?

Il existe de nombreuses façons de réfléchir à la réponse. Une idée :si quelque chose casse mais que personne n'appelle pour se plaindre, ce n'est pas un atout. Les actifs peuvent être assez petits. Par exemple, les bureaux de l'hôtel de ville ou les lampes de lecture de la bibliothèque municipale. Mais il peut également s'agir d'infrastructures municipales importantes, notamment :

• routes et trottoirs
• ponts
• réseaux d'égouts
• machinerie lourde
• bâtiments
• décharges

Au lieu d'utiliser la taille ou le coût, vous pouvez penser aux actifs en termes de finalité. Les actifs fournissent les services dont les résidents ont besoin et auxquels ils s'attendent.

Qu'est-ce que la gestion des actifs ?

Au niveau individuel, c'est la façon dont nous maintenons les choses que nous possédons au niveau que nous voulons en utilisant le moins d'argent possible. L'exécution d'une analyse antivirus sur votre ordinateur en est un exemple. Vous trouvez et résolvez de petits problèmes avant qu'ils n'aient une chance de se développer. Un autre exemple est d'économiser pour remplacer les vieilles fenêtres de votre maison. La budgétisation à long terme signifie que votre investissement ne fera pas sauter la banque. Et la mise à niveau des fenêtres augmente la valeur de votre maison tout en réduisant le coût de son fonctionnement.

Au niveau municipal, la gestion des actifs consiste à trouver des moyens de fournir des services à la fois au niveau auquel les résidents s'attendent et à un coût durable.

Pourquoi la gestion des actifs municipaux est-elle importante ?

Les municipalités sont appelées à faire face à de nombreux défis en raison du vieillissement des actifs. Selon la Fédération canadienne des municipalités (FCM) :

"Une grande partie de l'infrastructure au Canada approche de la fin de sa durée de vie utile... Avec cette infrastructure vieillissante, les municipalités peuvent s'attendre à une augmentation des coûts d'entretien et d'exploitation, ainsi qu'à des augmentations importantes des coûts de renouvellement et de remplacement à l'avenir."

La gestion des actifs est utile car « avoir une image plus claire de l'état actuel de votre infrastructure municipale peut vous aider à prendre des décisions plus éclairées concernant l'exploitation, l'entretien et le renouvellement des actifs ».

Cela aide également d'une manière que vous ne réalisez peut-être pas. Selon la FCM, un solide plan de gestion des actifs vous aide à :

• demander des subventions
• défendre les frais d'utilisation et fixer les taux d'imposition
• négocier de meilleurs accords et développer des partenariats

Demandes de subventions

Parce que vous savez exactement où vous avez besoin de financement et comment vous l'utiliseriez, vous êtes en mesure de rédiger des demandes de subvention convaincantes et riches en données.

Frais d'utilisation et taux d'imposition

Parce que vous connaissez en détail le coût d'exploitation des actifs, vous pouvez mieux expliquer aux résidents la nécessité des frais d'utilisation. Parce qu'une bonne planification vous prépare pour l'avenir, vous pouvez également éviter des augmentations brutales et inattendues. Parce que vous avez une idée claire des besoins et des coûts futurs en matière d'infrastructure, vous pouvez définir des taux d'imposition pour financer correctement les budgets locaux.

Accords et partenariats

Parce que vous avez une liste complète et détaillée de votre infrastructure, vous êtes en mesure d'effectuer des achats groupés auprès de fournisseurs tiers et d'être en mesure de partager des ressources avec d'autres municipalités.

EAM simplifié

Les données sont au cœur d'une gestion réussie des actifs municipaux. Beaucoup, beaucoup de données. Et rien ne stocke et n'analyse mieux les données qu'un logiciel. Le FCM a une longue liste d'avantages du logiciel EAM. Cela vaut la peine d'en examiner quelques-uns un peu plus en détail.

La gestion des actifs soutenue par EAM vous aide à :

Conservez toutes vos données au même endroit

Au lieu d'avoir des données critiques cachées dans différentes feuilles de calcul, diaporamas et fichiers de traitement de texte, le logiciel EAM rend tout facile à trouver. Et garder les données à jour est beaucoup plus facile lorsqu'il n'est plus nécessaire de faire défiler les anciens e-mails à la recherche de la version la plus récente d'un fichier qui n'existe plus qu'en pièce jointe.

Les plates-formes plus anciennes nécessitaient d'importants investissements initiaux dans les serveurs, le savoir-faire informatique et la formation. Mais les solutions EAM basées sur le cloud prennent le poids de la mise en place des choses et les font fonctionner sur vos épaules. Dans les coulisses, les fournisseurs sauvegardent et hébergent les données, corrigent et mettent à niveau le logiciel.

Partager les données entre les services

Le logiciel EAM résout le problème de chaque département en utilisant ses propres méthodes idiosyncrasiques de collecte, de formatage et de distribution des données. Parce que tout le monde utilise le même système, toutes les données sont saisies de la même manière, ce qui permet aux départements de les partager sans effort. Les données deviennent non seulement facilement accessibles, mais aussi significatives pour chaque service municipal.

Suivez les coûts du cycle de vie

Les coûts du cycle de vie comprennent la planification, l'achat, l'entretien, parfois la réhabilitation, puis la cession d'un actif. Le logiciel EAM vous aide à suivre les coûts en conservant des enregistrements précis et à jour de tous les travaux effectués sur un actif, qui peuvent ensuite être utilisés pour calculer avec précision le coût total de possession (TCO).

Imaginez que votre municipalité décide d'ouvrir une piscine communautaire. Il en coûtera de l'argent pour le concevoir et le construire. Mais les coûts ne s'arrêteront pas là. Les coûts permanents comprennent le nettoyage, la chloration et le personnel. Il est essentiel de pouvoir suivre les coûts pour fixer les frais d'utilisation et budgétiser la maintenance future.

Consultez les données d'une manière qui facilite la prise de décision

Il est impossible de prendre de bonnes décisions en regardant des colonnes interminables de chiffres. Mais une fois que vous avez décidé d'un ensemble d'objectifs, le logiciel EAM peut produire des rapports en utilisant presque n'importe quelle combinaison de points de données, y compris les indicateurs de performance clés (KPI). Vous saurez facilement si vous vous dirigez dans la bonne direction.

Un exemple concret peut montrer comment fonctionnent les KPI. Depuis 2011, Richmond Hill, qui fait partie de la région du Grand Toronto en Ontario, a un plan stratégique axé sur les KPI. Ils définissent un KPI comme "une mesure de performance qui suit les progrès vers un résultat établi dans le but d'un apprentissage et d'une amélioration continus". Ainsi, ils suivent l'utilisation de la machinerie lourde avec un KPI de déneigement. L'objectif est l'accessibilité pour les résidents à mobilité réduite. Ils suivent les progrès en partie en mesurant la rapidité avec laquelle ils déneigent les trottoirs. L'objectif est peut-être un peu abstrait, mais ils peuvent voir à quel point ils s'en approchent en utilisant des données concrètes.

Mise en route

Vous avez déjà commencé. Faire des recherches en ligne et lire sur la gestion des actifs et sur la façon dont le logiciel de gestion de l'entretien des municipalités facilite la tâche est une excellente première étape. Une fois que vous sentez que vous avez bien compris les avantages d'un plan de gestion des actifs, la FCM recommande de recruter des collègues. Tout projet réussi a besoin d'un niveau d'adhésion de haut en bas de l'échelle, et dans ce cas, explique la fédération, vous aurez besoin d'alliés parmi le personnel et les élus. Éventuellement, vous voudrez discuter avec les municipalités qui ont déjà des plans en place. Les fournisseurs de logiciels EAM sont également d'excellentes sources d'informations et de conseils.