Optimiser l'Efficacité Municipale : Exploiter un Logiciel EAM pour Rationaliser la Maintenance

Quelle que soit la taille de votre budget municipal, un logiciel de gestion d'actifs d'entreprise (EAM) signifie plus de contrôle, moins de gaspillage. Vous prenez de meilleures décisions, plus vite. La taille du budget n'a pas autant d'importance qu'on pourrait le croire. Peu importe votre point de départ, un logiciel de gestion d'actifs fait fructifier chaque euro.

Les bases de la gestion d'actifs

Avant de voir comment un logiciel EAM facilite la gestion d'actifs municipale, rappelons quelques concepts fondamentaux.

Qu'est-ce qu'un actif ?

Il y a plusieurs façons de le définir. Une idée : si quelque chose casse mais que personne ne se plaint, ce n'est pas un actif. Les actifs peuvent être assez petits, par exemple les bureaux de l'hôtel de ville ou les lampes de lecture à la bibliothèque municipale. Mais ils peuvent aussi être d'importantes infrastructures municipales, notamment :

• routes et trottoirs
• ponts
• réseaux d'égouts
• machines lourdes
• bâtiments
• décharges

Au lieu d'utiliser la taille ou le coût, on peut penser aux actifs en termes de finalité. Les actifs fournissent les services dont les résidents ont besoin et qu'ils attendent.

Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?

À l'échelle individuelle, c'est la façon dont nous entretenons ce que nous possédons au niveau souhaité avec le moins d'argent possible. Faire une analyse antivirus sur votre ordinateur en est un exemple. Vous détectez et corrigez de petits problèmes avant qu'ils ne grossissent. Autre exemple : économiser pour remplacer les vieilles fenêtres de votre maison. Une budgétisation à long terme évite que l'investissement ne fasse faillite. Et changer les fenêtres augmente la valeur de la maison tout en réduisant son coût de fonctionnement.

Au niveau municipal, la gestion d'actifs consiste à trouver des moyens de fournir des services au niveau attendu par les résidents et à un coût durable.

Pourquoi la gestion d'actifs municipale est-elle importante ?

Les municipalités font face à de nombreux défis dus au vieillissement des actifs. Selon la Fédération canadienne des municipalités (FCM) :

« Une grande partie des infrastructures au Canada approche de la fin de sa vie utile… Avec ce vieillissement, les municipalités peuvent s'attendre à une augmentation des coûts de maintenance et d'exploitation, et à des augmentations significatives pour les coûts de renouvellement et de remplacement à venir. »

La gestion d'actifs aide car « avoir une image plus claire de l'état actuel de vos infrastructures municipales peut vous aider à prendre des décisions plus éclairées sur l'exploitation, la maintenance et le renouvellement des actifs. »

Elle aide aussi de façons insoupçonnées. Selon la FCM, un plan robuste de gestion d'actifs vous aide à :

• demander des subventions
• justifier les frais d'usager et fixer les taux d'imposition
• négocier de meilleurs accords et développer des partenariats

Demandes de subventions

Comme vous savez exactement où vous avez besoin de financement et comment vous l'utiliserez, vous pouvez rédiger des demandes de subventions riches en données et persuasives.

Frais d'usager et taux d'imposition

Comme vous connaissez en détail le coût de fonctionnement des actifs, vous pouvez mieux expliquer aux résidents la nécessité des frais d'usager. Comme une bonne planification vous prépare pour l'avenir, vous évitez aussi les augmentations brusques et inattendues. Comme vous avez une idée claire des besoins et coûts futurs d'infrastructure, vous pouvez fixer les taux d'imposition pour financer correctement les budgets locaux.

Accords et partenariats

Comme vous avez une liste complète et détaillée de vos infrastructures, vous pouvez faire des achats groupés auprès de fournisseurs tiers et êtes en position de partager des ressources avec d'autres municipalités.

L'EAM simplifié

Au cœur d'une gestion d'actifs municipale réussie se trouvent les données. Beaucoup, beaucoup de données. Et rien ne stocke et ne traite les données mieux qu'un logiciel. La FCM dresse une longue liste des avantages du logiciel EAM. Il vaut la peine d'en examiner quelques-uns plus en détail.

Une gestion d'actifs appuyée par l'EAM vous aide à :

Centraliser toutes vos données

Au lieu d'avoir des données critiques cachées dans différents tableurs, présentations et fichiers de traitement de texte, le logiciel EAM rend tout facile à trouver. Et maintenir les données à jour est bien plus facile quand cela ne implique plus de fouiller dans d'anciens e-mails pour trouver la version la plus récente d'un fichier qui n'existe plus que comme pièce jointe.

Les anciennes plateformes nécessitaient d'importants investissements initiaux en serveurs, expertise informatique et formation. Mais les solutions EAM cloud déchargent de la mise en place et de la maintenance. En coulisses, les fournisseurs sauvegardent et hébergent les données, corrigent et mettent à jour le logiciel.

Partager les données entre services

Le logiciel EAM résout le problème de chaque service utilisant ses propres méthodes pour collecter, formater et distribuer les données. Comme tout le monde utilise le même système, toutes les données sont entrées de la même façon, permettant un partage sans effort. Les données deviennent non seulement facilement accessibles mais aussi significatives pour chaque service municipal.

Suivre les coûts du cycle de vie

Les coûts du cycle de vie incluent la planification, l'achat, la maintenance, parfois la réhabilitation, puis la mise au rebut d'un actif. Le logiciel EAM aide à suivre les coûts en gardant des registres précis et à jour de tous les travaux effectués sur un actif, qui peuvent ensuite servir à calculer précisément le coût total de possession (TCO).

Imaginez que votre municipalité décide d'ouvrir une piscine communautaire. Cela coûtera de l'argent pour la concevoir et la construire. Mais les coûts ne s'arrêtent pas là. Les coûts continus incluent le nettoyage, la chloration et la dotation en personnel. Pouvoir suivre les coûts est crucial pour fixer les frais d'usager et budgétiser la maintenance future.

Visualiser les données pour renforcer la prise de décision

Il est impossible de prendre de bonnes décisions en regardant d'infinies colonnes de chiffres. Mais une fois que vous avez défini un ensemble d'objectifs, le logiciel EAM peut produire des rapports en utilisant presque n'importe quelle combinaison de points de données, y compris des indicateurs clés de performance (KPI). Vous saurez facilement si vous avancez dans la bonne direction.

Un exemple concret montre comment fonctionnent les KPI. Depuis 2011, Richmond Hill, dans la grande région de Toronto en Ontario, a un plan stratégique axé sur les KPI. Ils définissent un KPI comme « une mesure de performance qui suit les progrès vers un résultat établi dans le but d'un apprentissage et d'une amélioration continus. » Ils suivent l'utilisation des machines lourdes avec un KPI déneigement. L'objectif : l'accessibilité pour les résidents à mobilité réduite. Ils mesurent les progrès en partie par la rapidité du déneigement des trottoirs. L'objectif peut sembler abstrait, mais ils voient leur progression grâce à des données concrètes.

Premiers pas

Vous avez déjà commencé. Faire des recherches en ligne et lire sur la gestion d'actifs et comment un logiciel de gestion de maintenance municipale la facilite est une excellente première étape. Une fois que vous avez une bonne compréhension des avantages d'un plan de gestion d'actifs, la FCM recommande de recruter des collègues. Tout projet réussi a besoin d'adhésion à tous les niveaux, et ici, la fédération explique qu'il vous faut des alliés parmi le personnel et les élus. Finalement, vous voudrez échanger avec des municipalités qui ont déjà des plans en place. Les fournisseurs de logiciels EAM sont aussi d'excellentes sources d'information et de conseils.