Pourquoi les institutions religieuses mettent en place un logiciel de gestion des installations

Toutes les églises ne peuvent pas être la chapelle Sixtine. Mais même les lieux de culte modestes bénéficient d'un logiciel de gestion des installations correctement mis en œuvre.

Contrairement à de nombreuses entreprises commerciales, les organisations religieuses doivent souvent faire face à une incertitude financière accrue et à une main-d'œuvre composée de bénévoles enthousiastes mais transitoires. Dans chaque cas, un logiciel de gestion des installations vous aide à vous mettre sur la bonne voie.

Économisez de l'argent

Lorsque les gens s'assoient pour planifier un budget familial, la première chose qu'ils font est d'additionner tout l'argent qui rentre chaque mois. Ensuite, ils répartissent cette somme entre leurs diverses dépenses, tout ce qui reste étant épargné. Mais le lieu de culte moyen n'a souvent pas le luxe de savoir combien d'argent il y aura d'un mois à l'autre. Il y a toujours un montant différent dans la boîte de dons. Parfois, la vente de pâtisseries est un grand succès. D'autres fois, la participation est moins importante que prévu. Les familles de la congrégation peuvent soudainement avoir besoin d'une aide financière. Alternativement, un membre peut profiter d'une aubaine inattendue et décider de faire un don important.

Parce que leur situation financière peut changer rapidement, les lieux de culte doivent toujours être économes, épargnant aujourd'hui contre l'incertitude de demain. Les lieux de culte économisent de l'argent avec un système de gestion des installations en :

• Augmentation de la durée de vie des actifs grâce à la maintenance préventive
• Réduire les coûts grâce au suivi des stocks
• Établir un budget à l'avance pour les réparations et les remplacements

Augmenter la durée de vie des actifs

L'une des grandes forces d'un logiciel de gestion des installations complet est qu'il vous permet de planifier des ordres de travail de maintenance préventive (PM). Au lieu d'attendre que les choses se cassent, le modèle de maintenance préventive vous permet de garder une longueur d'avance, vous permettant de trouver et de résoudre les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants et coûteux. C'est la même idée derrière la vérification de l'huile et la permutation des pneus de votre voiture.

Les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation de votre bâtiment en sont un bon exemple. Ils nécessitent des inspections périodiques et, dans la plupart des cas, un nettoyage saisonnier. Vous pouvez définir des PM qui vous rappelleront ensuite avec des alertes par e-mail que le travail est dû. Le logiciel peut également envoyer des MP à des fournisseurs tiers.

Réduire les coûts grâce au suivi des stocks

Remplacer même une petite pièce bon marché peut devenir coûteux lorsque vous devez la faire expédier du jour au lendemain. Le suivi des stocks vous aide à éviter ce problème en vous assurant d'avoir ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Lorsque vous configurez votre système de gestion des installations pour la première fois, vous effectuez un audit de votre inventaire de pièces et de matériaux, puis chargez ces numéros dans le logiciel. Chaque fois que vous générez un bon de travail, vous pouvez lister ce que vous prévoyez d'utiliser. Lorsque le bon de travail est clôturé, les pièces et les matériaux sont automatiquement soustraits de vos totaux. Voici la meilleure partie :vous pouvez définir des seuils pour chacun. Dès que l'inventaire descend en dessous du point de consigne, vous recevez une alerte par e-mail. Dans un système de gestion des installations complet, vous pouvez configurer le logiciel pour qu'il commande automatiquement plus de fournitures auprès des fournisseurs.

Un logiciel de gestion des installations de l'église s'assure également que vous n'avez pas plus que ce dont vous avez besoin. Il est facile d'oublier qu'avoir trop d'inventaire peut être tout aussi coûteux que d'en avoir trop peu. Prenez les sacs sous vide, par exemple. Vous ne voulez jamais être pris sans suffisamment de sacs, alors vous en commandez autant que votre budget le permet. Vous avez résolu un problème mais en avez créé deux autres. Tout d'abord, vous savez maintenant comment trouver un endroit pour ranger tous ces sacs. Le terme technique pour cela est les coûts de portage. Deuxièmement, vous courez le risque que votre ancien aspirateur soit remplacé avant d'avoir terminé votre approvisionnement. Et rappelez-vous, ces sacs ne conviennent qu'à ce modèle. Une fois que vous avez remplacé l'ancienne machine par quelque chose de plus récent et de plus agréable, les sacs deviennent inutiles.

Mais avec un système automatisé en place, vous pouvez voir combien de sacs vous avez utilisés en moyenne (et combien de temps il reste probablement dans cet ancien aspirateur) et commander en conséquence. Avec un peu de chance, vous remplissez votre dernier sac juste au moment où l'aspirateur crache son dernier souffle.

Budget à l'avance pour les réparations et les remplacements

Au cœur d'un système de gestion des installations se trouvent les ordres de travail, qui incluent une description du problème et toute information supplémentaire requise pour effectuer la réparation ou terminer le remplacement. Étant donné que le système conserve une trace de tout le travail effectué, il est beaucoup plus facile d'examiner n'importe quel actif et de prévoir quand il devra être remplacé.

Prenez le système de sonorisation. En regardant les ordres de travail pour cet actif, vous pouvez voir une tendance claire. Pendant les trois premières années, tout ce que vous aviez à faire était de remplacer un peu de câble effiloché ici et là. Mais au cours des six derniers mois, vous avez eu des problèmes avec le microphone et l'un des haut-parleurs s'est interrompu pendant les services. Avec l'historique des bons de travail affiché devant vous, vous pouvez prédire qu'il devra bientôt être remplacé et commencer à économiser. Au lieu d'être frappé par une facture inattendue que vous devrez peut-être couvrir avec un prêt ou en faisant des coupes ailleurs dans le budget, vous serez financièrement prêt.

Organiser des bénévoles

L'entreprise à but lucratif moyenne bénéficie d'une main-d'œuvre stable qui lui permet d'établir et de maintenir des flux de travail cohérents. Les lieux de culte, cependant, dépendent souvent fortement des bénévoles. Ces organisations ont besoin de processus simples en place qui fournissent beaucoup de conseils à leur main-d'œuvre transitoire.

Un logiciel de gestion des installations aide les lieux de culte à faire leur travail en gérant les ordres de travail de manière cohérente et en préservant la mémoire institutionnelle.

Gérer les bons de travail de manière cohérente

Lorsqu'un membre de la congrégation remarque une ampoule grillée près de la porte arrière, existe-t-il un moyen simple et cohérent pour lui de vous le faire savoir ? Ou en parleront-elles à la responsable de l'auxiliaire féminine, qui promettra d'en parler à son mari, le responsable de la pastorale des jeunes, qui l'oubliera aussitôt ?

Le logiciel de gestion des installations résout ce problème en créant un système simple et fiable pour signaler les problèmes. À l'aide d'un portail Web ouvert accessible via le site Web de l'organisation, les membres de la congrégation peuvent soumettre un ticket, qui n'est qu'une brève description du problème et de son emplacement. Alternativement, les tickets peuvent être créés par le membre du personnel qui est le premier à entendre parler du problème. Une fois le ticket soumis, il est automatiquement transmis au responsable de la maintenance. Il peut ensuite être intégré dans un ordre de travail complet, avec des informations supplémentaires, notamment des plans d'étage interactifs, des listes de contrôle et les matériaux et pièces requis. Le bon de travail est prêt à être attribué, accepté et, une fois le travail terminé, clôturé.

Sauvegarder la mémoire institutionnelle

Avec autant de bénévoles qui vont et viennent, il est facile pour une organisation d'oublier collectivement comment accomplir certaines tâches. Mais parce que vous pouvez regrouper autant d'informations dans les ordres de travail, le logiciel de gestion des installations crée un savoir-faire collectif durable.

Nous pouvons revenir à cette ampoule grillée près de la porte arrière par exemple. Lorsqu'un bénévole consulte le bon de travail, il peut voir les étapes spécifiques qu'il devra suivre, toutes présentées dans une liste de contrôle. Il y a des informations sur l'emplacement de l'ampoule morte, mais aussi sur l'endroit où trouver les pièces de rechange. S'il y a deux échelles dans le bâtiment et que seule la plus petite tient dans le couloir arrière, cette information peut également figurer dans le bon de travail.

Étapes suivantes

La mise en œuvre d'un logiciel de gestion des installations peut sembler décourageante au premier abord, mais les avantages sont évidents. Vos efforts sont récompensés et cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur les parties de la mission de votre organisation qui vous tiennent le plus à cœur.