Guide ultime pour choisir un logiciel de gestion d'actifs

Au vu de ses nombreux avantages, la décision d'investir dans un logiciel de gestion d'actifs est facile à prendre. En revanche, trouver la solution qui vous convient le mieux peut s'avérer complexe. Comme pour tout achat, la clé réside dans une liste de critères bien définie.

Les critères indispensables pour votre logiciel de gestion d'actifs

Votre liste doit impérativement inclure :

• Les fonctionnalités
• La facilité d'utilisation
• Le support
• Le prix

Vous pouvez l'étoffer selon vos besoins spécifiques, mais ne la raccourcissez pas : ce sont les piliers fondamentaux. Examinons pourquoi.

Des fonctionnalités qui résolvent vos problèmes

La solution la plus fournie en fonctionnalités n'est pas automatiquement la meilleure. Il ne s'agit pas d'en avoir « le plus possible », mais de trouver la combinaison adaptée à vos besoins réels.

C'est comme pour l'achat d'une voiture : toutes ont une radio, mais seules certaines offrent la radio satellite et des caissons de basses supplémentaires. Avant de dépenser, demandez-vous l'importance de ces options. Avez-vous vraiment besoin de vitres électriques à l'arrière si vous n'y mettez que des courses ?

Prenons un exemple concret en gestion d'actifs : certains logiciels suivent chaque actif individuellement, idéal pour de nombreux secteurs. Si vous avez cinq presses hydrauliques, chacune doit être tracée séparément. Mais pour une école possédant 300 exemplaires du même manuel, il est absurde d'attribuer un ID unique à chaque livre. Mieux vaut un type d'actif avec une quantité ajustable.

Comment distinguer les fonctionnalités indispensables, utiles ou superflues ? Faute d'expérience directe, il est difficile de raisonner en termes de fonctionnalités. Partez plutôt de ce que vous connaissez : les problèmes actuels que vous souhaitez résoudre.

Complétez ces phrases :

• Je déteste quand ________________________.
• Si seulement ________________ ne ______________, je n'aurais pas à __________________.
• Ça nous coûte beaucoup de temps et d'énergie de ____________________.

En identifiant vos problèmes, vous ciblerez plus clairement les fonctionnalités requises. Cela facilite le dialogue avec les fournisseurs, dont la première question sera : « Quels problèmes voulez-vous résoudre ? » Ensemble, vous déterminerez vos besoins fonctionnels.

Un logiciel simple à utiliser

Même doté de toutes les fonctionnalités nécessaires, un logiciel peut ne pas convenir. Si vous ne trouvez pas une fonctionnalité rapidement ou ne l'utilisez pas aisément, elle est inexistante. C'est aussi utile qu'une voiture dont on a perdu les clés.

Pour juger la facilité d'utilisation, vérifiez que l'interface respecte les conventions : emplacement et apparence attendus. Un bon design élimine les devinettes. Sur une télécommande bien conçue, le bouton marche/arrêt est en haut, souvent rouge. Les boutons de volume sont groupés verticalement. S'ils sont écartés ou horizontaux, c'est un mauvais design : ils ne sont pas où l'utilisateur les attend.

Le design ne se limite pas à éviter de petites frustrations. La facilité d'utilisation impacte votre projet du début à la fin. Plus le logiciel est complexe à apprendre, plus le temps et l'argent investis en formation augmentent. Non seulement cela coûte cher au départ, mais cela mine le moral de l'équipe de maintenance. La frustration entraîne une faible adoption.

Un support à la hauteur

Vous n'investissez pas seulement dans un logiciel, mais dans un partenaire. Autrefois, avec les logiciels sur site, vous achetiez la licence et gérez vous-même l'infrastructure IT. Aujourd'hui, les logiciels EAM sont cloud : le fournisseur gère le matériel, les mises à jour et les upgrades. La relation est durable, il faut donc un partenaire fiable sur le long terme.

Le support couvre toute la durée de l'abonnement. Exigez un programme de formation complet : formation initiale lors de l'intégration, puis sessions de perfectionnement et cours avancés. Vérifiez aussi la présence d'un système de support complet : articles, vidéos, et un processus formel pour obtenir de l'aide.

Le bon prix, c'est le bon ROI

Le terme « prix » est trompeur. Pensez « retour sur investissement » (ROI). Le but du logiciel est d'économiser de l'argent. S'il ne génère pas de ROI, quelque chose cloche.

Curieux des chiffres pour calculer le ROI potentiel ? Hippo propose un calculateur de ROI pratique.

Prochaines étapes

Revenez au début et complétez les phrases. Quels sont vos problèmes ? Contactez ensuite les fournisseurs. Demandez des démonstrations pour ressentir l'ergonomie. Comprenez les actifs à suivre et si un logiciel de maintenance de flotte serait plus adapté. Vérifiez la facilité d'utilisation : interface épurée, éléments là où on les attend. Renseignez-vous sur la formation et le support. Posez-vous une question : ce fournisseur est-il investi dans ma réussite ? Enfin, pour le prix, raisonnez en ROI : vous ne dépensez pas, vous économisez. Mais il faut estimer comment et combien.